Mit digitalen Fahrtenbüchern zum Erfolg

Fahrtenbuch auf Smartphone geöffnet

Das Fahrtenbuch als Nadelöhr im Unternehmen: Sowohl FahrerInnen als auch Fuhrparkverantwortliche verbringen viel Zeit mit der Pflege und der Lösung von Problemen. Digitale Fahrtenbücher bieten viele Vorteile für den Fuhrpark – und vermeiden Fehler.

Wie viel Zeit die Verwaltung des Fuhrparks verschlingt, mag überraschen. Deutlich über ein Drittel der FuhrparkmanagerInnen verbringt zehn Stunden pro Woche mit der Fuhrparkverwaltung. Das ist ein Ergebnis der Vimcar-Umfrage in der Baubranche im letzten Jahr. 103 Fuhrparkverantwortliche aus kleinen und mittleren Unternehmen der Branche äußerten sich zu ihren Herausforderungen im Alltag. Sicherlich nur Mosaiksteinchen aller Fuhrparks – gleichzeitig aber auch stellvertretend für unterschiedliche Unternehmen.
Im Zentrum der Probleme: Das aufwändige Schadenmanagement. Viel Zeit beanspruchen auch Fahrtenbücher, Routendokumentationen und Routenplanung, sowie das Auffinden von Dokumenten. Mehr als drei Stunden pro Woche investieren 73 Prozent der Verantwortlichen in die Fuhrparkverwaltung. 37 Prozent benötigen dafür über zehn Stunden. Immerhin 64 Prozent der UmfrageteilnehmerInnen teilen sich die Aufgabe mit KollegInnen.

Lückenhafte Fahrtenbücher ärgern Fuhrparkverantwortliche

Immer wieder blockieren Probleme mit Fahrtenbüchern den reibungslosen Ablauf im Fuhrpark – und werden damit zum Hemmschuh eines Unternehmens. 61 Prozent der Teilnehmenden finden, die Fahrtenbücher seien lückenhaft geführt. Auch Tankberichte sind der Umfrage nach in jedem zweiten Fuhrpark unvollständig. Die Gesamtkosten haben nur 54 Prozent der FuhrparkmanagerInnen wirklich vor Augen. Warum das so ist, kann nur vermutet werden. Möglicherweise ist die Verwaltung über Excel-Tabellen ein Grund dafür. Rund 81 Prozent der Befragten nutzen Excel noch immer als alleiniges Werkzeug oder in Kombination. Nur neun Prozent der befragten FuhrparkmanagerInnen arbeiten rein digital, gar zehn Prozent nutzen noch händisch ausgefüllte Dokumente.

Typische Fehler vermeiden

Ungenauigkeit gilt als der Hauptfeind, wenn um das Ausfüllen von Fahrtenbüchern geht. Natürlich ist es menschlich, Aufgaben zu verschieben oder lästige Einträge später hinzuzufügen. Doch die Vorgaben vom Finanzamt sind genauso glasklar wie die Gesetzgebung in Sachen Fahrtenbuch. Lücken und falsche Angaben können zu empfindlichen Strafen führen. Das Fahrtenbuch muss über das gesamte Jahr korrekt geführt werden. Was in das Fahrtenbuch gehört, haben wir hier zusammengefasst:

  • Datum der Fahrt
  • Bezeichnung und Kennzeichen des Fahrzeugs
  • Kilometerstand vorher und nachher
  • Genaues Fahrtziel, Zweck der Fahrt und aufgesuchter GeschäftspartnerInnen
  • Für den Arbeitsweg zur ersten Arbeitsstätte und private Fahrten: Datum und Kilometerstände
  • Das Fahrtenbuch ist stets zeitnah zu führen – am besten direkt nach Beendigung der Fahrt.
  • Die Aufzeichnungen dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Man muss alle Einträge darin lesen können. Zudem sollen sie übersichtlich und leicht nachvollziehbar sein.
Eine Person füllt eine Dokument aus

Wer diese wichtigen Punkte befolgt, steht eigentlich immer auf der richtigen Seite. Sollten Prüfende das Fahrtenbuch dennoch ablehnen, wird in jedem Fall pauschal besteuert. Das kann sich nicht unbeträchtlich summieren, also zu hohen Kosten führen. Doch hier lohnt sich eine genauere Prüfung. Treten nur wenige Mängel auf, sollten Sie nicht aufgeben. Das zeigt ein älteres Urteil des BFH aus dem Jahre 2008, das auch heute noch aktuell ist (BFH, Urteil vom 10.04.2008, Az.: VI R 38/06). Danach führen kleinere Mängel nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und sofortigen Anwendung der 1-Prozent-Regelung, wenn die Angaben plausibel sind.

Bei bewussten Falschangaben im Fahrtenbuch droht darüber hinaus ein Strafverfahren und Geldstrafe. Um das zu verhindern, lohnt sich ein digital geführtes Fahrtenbuch, das die gleichen Mindestangaben erfüllt.

Alles in bester Ordnung – dank digitalem Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch spart Zeit und hilft, im Gegensatz zur Ein-Prozent-Regelung, Steuern zu sparen. Im Vergleich zum händischen Aufzeichnen, sorgt das digitale Fahrtenbuch für klare und dauerhafte Ordnung. Die Vorteile:

  • Automatisches Aufzeichnen von allen Fahrten
  • Angabe einer Dienstfahrt auf Knopfdruck
  • Ausdruck eines manipulationssicheren Fahrtenbuch-Dokuments für das Finanzamt
  • In der Regel Anerkennung durch das Finanzamt
  • Routenaufzeichnung und Routenplanung
  • Dokumentenverwaltung

Verwaltung in der Hosentasche

Fuhrpark Verwaltung

Da die ganz großen Flotten in Deutschland eher die Ausnahme sind, fehlen meist auch Fuhrparkverantwortliche: Immerhin 80 Prozent der Firmenwagen in Fuhrparks sind laut ExpertInnenschätzungen mit weniger als 50 Fahrzeugen unterwegs. Genau diese Zielgruppe benötigt eine proaktive Software, die klare Entscheidungshilfen liefert und leicht zu bedienen ist. Ist der Kraftstoffverbrauch eines Fahrzeugs zu hoch oder der Leasing-Vertrag läuft bald aus – dann meldet sich der digitale Helfer. Routendokumentationen, Routenplanung sowie das Auffinden von Dokumenten ist alles kein Problem. Vimcar bietet entweder Lösungen über den Web-Browser, oder als App-Anwendung auf dem Smartphone. Verwaltung in der Hosentasche – einfacher geht es nicht.

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Fahrtenbuch auf Bildschirm

Immer die Übersicht behalten

Neben Zeit- und Kostenersparnis können moderne Software-Lösungen aber noch mehr. So öffnen sie die Autos per Smartphone – der Schlüsseltausch muss also nicht mehr über einen Empfang organisiert werden. Vor allem kennen digitale FuhrparkleiterInnen jedes einzelne Fahrzeug genau. In einem Report erfahren KundInnen sogar, welche Strecken er relativ einfach mit E-Autos befahren kann und wo er eine Ladestation installieren soll. Über den Diagnose-Stecker (OBD) werden dafür automatisch die Fahrgestellnummer und die Fahrtzeiten ausgelesen. Zudem gibt das digitale Logbuch auch Antwort auf die Frage, ob sich ein Fahrzeug komplett durch Synergien einsparen lässt. Das hilft auch bei der Verbesserung der CO2-Bilanz und spart pro Fahrzeug etwa 10 000 Euro pro Jahr.

Einrichtung des eines digitalen Fahrtenbuches

Wie einfach die Einrichtung eines elektronischen Fahrtenbuches sein kann, wird im folgenden Video zum Fahrtenbuch Beispiel veranschaulicht. Schritt für Schritt kann nachvollzogen werden, wie die Installation des Vimcar Fahrtenbuches funktioniert. 

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2 Antworten

    1. Hallo Herr Deibl,
      inwiefern kommen Sie nicht klar? Vielleicht können wir Ihnen weiterhelfen!
      Viele Grüße,
      Nora Emig
      Vimcar Boxenstopp Team

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