- Februar 6, 2020
- Lesedauer: 11 Minuten
Egal ob klein, mittelständischer oder großer Baubetrieb – nur wenige sind mit dem Kauf einer Fuhrparksoftware vertraut. Vermutlich haben Sie bereits erkannt, dass eine digitale Lösung benötigt wird. Um die Herausforderungen speziell in Ihrem Unternehmen zu bewältigen, liegt der nächste Schritt darin, die unternehmenseigenen Anforderungen zu definieren und Anbieter zu vergleichen. Betriebe wissen oft noch nicht, welche bestehenden Prozesse vereinfacht werden können. Deswegen ist es ratsam, sich mit den verschiedenen Anbietern auf dem Markt auseinanderzusetzen, um herauszufinden, welches Optimierungspotential im Fuhrpark besteht.
Im Artikel erfahren Sie:
- Auswahlhilfe: Der Artikel bietet eine detaillierte Übersicht und Vergleich verschiedener Flottenmanagement-Anbieter, um Unternehmen bei der Auswahl zu unterstützen.
- Anbietermerkmale: Es werden spezifische Funktionen und Vorteile einzelner Anbieter wie Ari Fleet, Fleetster und Vimcar hervorgehoben.
- Individuelle Bedürfnisse: Der Artikel betont die Wichtigkeit, die Software nach den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens auszuwählen, mit Hinweisen auf Funktionen und Paketlösungen.
Fuhrparkmanagement Anbieter erleichtern den Fuhrparkalltag
Eine gute Fuhrparksoftware hilft, die Fuhrparkverwaltung zu erleichtern. Sie eignet sich für kleine und große Fuhrparks gleichermaßen. Die elektronische Aufzeichnung aller Fahrten hat verschiedene Vorteile. Auswertungen können mit einem Knopfdruck vorgenommen werden. Die Suchfunktion erleichtert das Auffinden einer bestimmten Fahrt oder eines Transportes. Und nicht zuletzt ist es wichtig, für das Finanzamt Nachweise zu erbringen. Alle Fahrten, die ein Unternehmen gewerblich durchführt, können steuerlich als Belastung abgesetzt werden. Für die Anerkennung dieser Belastung ist die Führung eines Fahrtenbuches unerlässlich. Eine Fuhrparksoftware bietet die Möglichkeit, alle Fahrten automatisch in die Belege für das Finanzamt einzuarbeiten. So ist die separate Führung eines Fahrtenbuches nicht notwendig. Die Fuhrparksoftware übernimmt somit alle Aufgaben, die mit dem Flottenmanagement im Zusammenhang stehen. Dies vereinfacht die Buchhaltung, die Herausgabe der Fahrzeuge, den Einsatz der Fahrer und die gesamte Logistik.
Die Kunst, den richtigen Flottenmanagement Anbieter auszuwählen
Auf dem Markt gibt es verschiedene Fuhrparkmanagement Anbieter, die sich mit der Entwicklung und mit dem Vertrieb einer Fuhrparksoftware befassen. Betriebe mit Fuhrpark stehen hier vor einer Wahl aus verschiedensten Anbieter. Um die passende Fuhrparksoftware zu finden, müssen Unternehmen verschiedene Schritte durchführen. Dazu zählt auch der Vergleich der verschiedenen Anbieter und gegebenenfalls Tests der Systeme. Je nach Unternehmensgröße sind unterschiedliche Funktionen nötig. Gerade bei großen Fuhrparks ist es anspruchsvoll, die Einsatzpläne zu koordinieren. Doch auch bei klein und mittelständischen Unternehmen können Aufgaben wie die Unterweisung des Fahrpersonals bereits zeitintensiv werden.
Fuhrparkmanagement Anbieter - Welche gibt es auf dem Markt?
Neu auf dem Markt erschienen ist der Anbieter Ari Fleet, welcher für die Bewältigung mehrerer Fuhrparkprozesse im einheitlichen Verfahren steht. Bei der Bündelung von mehreren Prozessen im Fuhrparkmanagement lassen sich Teile der Gesamtkosten einsparen. Fleetster ist eine Option, wenn es um Carsharing geht, weshalb diese Software von mehreren Flottenverwaltern genutzt werden kann. Die meisten Fuhrparkmanagement Anbieter unterscheiden sich voneinander durch das Vorhandensein einzelner Funktionen. Wer besonderen Wert auf eine GPS Live Ortung legt, der findet diese Funktion bei Vimcar. Die Bedienung der Flottenmanagement Software des Anbieters Vimcar ist unkompliziert und bleibt auch bei der Verwaltung einer großen Anzahl von Fahrzeugen überschaubar. Mit Funktionen wie der Fahrzeugortung, Routendokumentation, digitalen Führerscheinkontrolle und Unterweisung bietet der Anbieter eine rundum digitale Fuhrparkverwaltung. Das Programm ist über App und PC-Browser nutzbar. Vimcar bietet auch die Option des digitalen Fahrtenbuches. Der Vorteil: Die Funktionen können individuell als Pakete zusammengestellt werden. Dadurch zahlen Betriebe nur für das, was sie wirklich brauchen.
Die besten Flottenmanagement Anbieter
Es existerien verschiedenste Fuhrparkmanagement Anbieter auf dem Markt. Hier finden Sie eine Übersicht aller gängigen Anbieter:
Fleetster:
Mit Fleetster können Fuhrparkleiter ihre Flotte einfach und bequem via App steuern. Dank der Corporate Carsharing Software kann die Auslastung des Fuhrparks so schnell und zuverlässig auf mobilen Weg optimiert werden. Diese webbasierte sowie stets verfügbare Umsetzung ist auf allen gängigen Smartphones funktionsfähig und wird regelmäßig vom Entwickler aktualisiert.
Carano:
Die volle Kostenkontrolle besitzen und so den Fuhrpark optimieren, bei gleichzeitiger Ausgabenminimierung, das bietet nur ein Fuhrparkmanagement Anbieter in Form einer hoch entwickelten Software. Mit Carano erhalten Fuhrparkleiter ein maßgeschneidertes Produkt, welches beispielsweise Corporate Carsharing oder eine UVV Fahrerunterweisung beinhaltet. Jedes Unternehmen, dass die Fuhrpark- oder Beschaffungs-Software nutzt, bekommt kein fertiges Standardprodukt, sondern eine Umsetzung, welche den persönlichen Bedürfnissen entspricht.
FleetOne:
Mit der Fleetone-Enterprise Edition erhalten Fuhrparkleiter eine Software, womit sich Fahrzeugakten sehr einfach verwalten lassen. Was früher noch via Tabellenkalkulation erfolgte, kann man nun virtuell mit Fleetone auf modernste Art und Weise handhaben. Dank dieser hoch entwickelten Fuhrparkverwaltungssoftware können Fuhrparkleiter beispielsweise verschiedene Statistiken zum Fahrverhalten und den Autos einsehen sowie aktiv steuern.
Azowo:
Mit Azowo lassen sich Echtzeit-Fahrzeugdaten zu jeder Zeit auslesen, um den eigenen Fuhrpark auf diesem Weg zu optimieren. Viele Unternehmen nutzen die Software beispielsweise als Mobilitäts-Cloud, um interne Vorgänge im Rahmen des vorhandenen Fuhrparks transparenter zu gestalten. So können Fuhrparkleiter stets eine Übersicht darüber erhalten, wann das jeweilige Fahrzeug auf welche Weise und von wem gefahren wurde.
Webfleet:
Dank Webfleet, dem Premium Flottenmanagement Anbieter, erhalten Unternehmen die volle Kostenkontrolle und Übersicht bezugnehmend auf den vorhandenen Fuhrpark. Neben der Optimierung von Geschäftsprozessen können die Fahrzeuge getrackt und so mögliche Ausgaben sowie Kosten minimiert werden. Obendrein ist so eine Optimierung der Arbeitszeiten von FahrerInnen in die Tat umsetzbar. Durch die Ermittlung von exakten Ankunftszeiten lassen sich so mehr Aufträge bei gleichzeitigem Zeitersparnis generieren.
YellowFox:
Durch eine ausgeklügelten Telematik können Fuhrparkleiter mit YellowFox als Flottenmanagement Anbieter auf ein stets aktuelles Programm zählen. Dieses besitzt Anwendungen, welche skaliert und modular gestaltet sind. So können zum Beispiel Spesen überblickt, Tachos ausgelesen und Fahrtrouten nachvollzogen werden. Ein implementiertes Tracking-System hilft, den aktuellen Standort des jeweiligen Fahrzeugs herauszufinden.
Fleetexpert:
Mithilfe der Fleetoffice Pro/365-Software von Fleetexpert werden Fuhrparkleiter-Träume war. Diese dient dazu, dass interne Prozesse beschleunigt und Kosten gesenkt werden. Die Software selbst ist ohne Schulung nutzbar. Obendrein enthält diese ein ausgefeiltes Schnittstellensystem, wodurch der Import sowie Export von Daten stark vereinfacht wird.
Vimcar:
Vimcar bietet individuelle Paketlösungen für Kunden und Kundinnen an. Dadurch brauchen diese nur für die Funktionen zahlen, die sie wirklich nutzen. Neben einer Fahrzeugortung und digitalen Fahrzeugverwaltung samt Führerscheinkontrolle und Unterweisung gibt es auch ein digitales Fahrtenbuch. Die Hardware ist im Preis mit inbegriffen und kann selbstständig innerhalb weniger Minuten installiert werden. Die Software kann sowohl per Smartphone, als auch PC oder Tablet geöffnet werden. Dadurch erhalten Fuhrparkverantwortliche maximale Flexibilität. Vimcar hat klare Vorteile gegenüber anderen Flottenmanagement Anbietern: einen Support mit Sitz in Deutschland, kostenloses Onboarding, transparente Preise und individuelle AnsprechpartnerInnen.
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Fuhrparkmanagement Anbieter Vergleich lohnt sich
Es gibt auf dem Markt verschiedene Anbieter für eine Fuhrparkmanagement Software. Diese unterscheiden sich in den Funktionen. Der Funktionsumfang kann stark variieren. Bei einigen Lösungen handelt es sich um ein Komplettpaket, in denen alle Funktionen enthalten sind. Andere Lösungen basieren auf Paketen, die der User für sich selbst zusammenstellen kann. Welcher Flottenmanagement Anbieter die richtige Wahl ist, entscheidet der Unternehmer individuell. Die Komplettlösung ist eine gute Option, wenn es sich um einen großen Fuhrpark handelt. Transporte von Handelswaren oder Rohstoffen benötigen eine umfangreichere Abrechnung als die Dokumentation eines Fuhrparks, der Mietwagen für private und gewerbliche Einsätze zur Verfügung stellt. Hier wäre eine Komplettlösung mitunter zu groß dimensioniert und damit auch zu teuer. Da es ein großes Angebot auf dem Markt gibt, kann jeder Unternehmer die für seinen Bedarf passende Fuhrparkmanagement Software finden. Es ist empfehlenswert, vorab einen Fuhrpark Software Vergleich durchzuführen. So ist es möglich, die einzelnen Funktionen direkt gegenüber zu stellen und die Softwarelösung zu finden, die sich ideal auf den Bedarf des Unternehmens abstimmen lässt.
Mehr Klarheit
Sie haben jetzt die Ist-Situation und die individuellen Ansprüche in Ihrem Fuhrpark analysiert. Das hilft Ihnen bereits dabei festzustellen, welche Anforderungen speziell für Ihre Flotte benötigt werden. Der nächste Schritt ist, sich über verschiedene Anbieter zu informieren. Diese können Sie über die Suche im Internet, Branchenmagazine oder womöglich über Ihren Steuerberater ermitteln.
Fragen vor dem Softwarekauf
Bevor Sie sich für den Kauf einer Software entscheiden, müssen Sie die Rahmenbedingungen festlegen und die Ist-Situation in Ihrem Fuhrpark analysieren.
- Wie viele Fahrzeuge möchten Sie ausstatten?
- Sind die Fahrzeuge Firmenwagen oder Poolfahrzeuge?
- Wer ist für die Verwaltung der Fahrzeuge verantwortlich? Wird sich das ändern?
- Wer soll alles Zugriff auf das System haben?
- Müssen Ihre Fahrer für die Nutzung des Systems geschult werden?
- Welche Methode zur Firmenwagenversteuerung (1-%-Methode oder Fahrtenbuch) nutzen Sie bereits oder wollen Sie in Zukunft verwenden?
- Welches Budget möchten Sie für die Software ausgeben?
- Welche Probleme und Herausforderungen müssen das System lösen können?
- Welche Prozesse müssen digitalisiert werden
- Brauchen Sie einen Account Manager vor Ort oder reicht ein telefonischer Support?
Funktionen vergleichen
Eine gute Fuhrparksoftware bietet eine Vielzahl an Funktionen, die sich an den individuellen Bedarf anpassen lassen. Da jedes Fuhrparkmanagement eine eigene Ausrichtung hat, ist es wichtig, dass die Software entsprechend konfigurierbar ist. Diese Konfiguration sollte einfach und selbsterklärend sein, sodass der Unternehmer oder der verantwortliche Mitarbeiter die notwendigen Einstellungen selbst vornehmen und bei Bedarf anpassen kann. Folgende Funktionen könnten für Sie hilfreich sein.
1. Elektronisches Fahrtenbuch
Das elektronische Fahrtenbuch ist ein wichtiges Element der Fuhrparksoftware. Alle Fahrten werden gespeichert und können jederzeit einer Auswertung zugeführt werden. Der Beginn und das Ende der Fahrt werden im Fahrtenbuch dokumentiert. Ebenso der Fahrer, das Ziel und eventuelle Probleme oder Vorkommnisse. Anhand der grundlegenden Eingaben kann die Software die Kosten für jede einzelne Fahrt und den Kraftstoffverbrauch ausrechnen. Dies ist für die Abrechnung der Fahrten beim Kunden oder für die Geltendmachung von Betriebsausgaben beim Finanzamt sehr wichtig.
2. Fahrzeugbuchung
Die Buchung von Fahrzeugen durch einen Kunden oder durch einen Mitarbeiter ist ein wichtiger Verwaltungsprozess in einem Fuhrpark. Der Unternehmer oder der Fuhrparkleiter erhält auf einen Blick eine Übersicht, welche Fahrzeuge frei und welche im Einsatz sind. Die Software überwacht alle Einsätze, sodass Doppelbuchungen gar nicht möglich sind. Die Koordinierung wird durch den Einsatz der Software einfacher und übersichtlicher. Alle relevanten Informationen können mit wenigen Klicks abgerufen werden.
3. Routendokumentation
Jede einzelne Route wird durch die Fuhrpark Software dokumentiert. Datum und Uhrzeit der Fahrt können ebenso nachgewiesen und verfolgt werden wie die genaue Strecke. Sollte es Abweichungen von der ursprünglichen Streckenführung geben, können diese hinterlegt und kommentiert werden.
Flottenmanagement Anbieter - welche sind die besten?
Das kommt auch auf die Anzahl und den Umfang der Flotten im Unternehmen an. Wichtig ist es bei der Auswahl des Anbieters, dass dieser auf die Anforderungen an das Flottenmanagement im jeweiligen Unternehmen zugeschnitten ist. Wer nur eine einzelne kleine Flotte zu verwalten hat, der ist auch mit einer Software gut bedient, bei der zum Beispiel nur 1 Paket gebucht werden kann. Die Flottenmanagement Anbieter mit den meisten Features und der größten Anzahl von buchbaren Paketen dürften vor allem im Logistikbereich größerer Unternehmen Anwendung finden. Ein Favorit ist hier ohne Zweifel das Berliner Urgestein Vimcar vom Baujahr 2013, welches die umfangreichsten Features für alle Fuhrpark- und Flottengrößen im Gepäck hat. Eine digitale Fahrzeugakte und eine Testphase sind bei allen Anbietern Standard. Jedoch geht Vimcar hier als der stärkste Kandidat hervor, denn Flotten- bzw. Fuhrparkbesitzer und -Verwalter können hier bis zu 3 Pakete separat buchen. Comm.fleet bietet zwar gute Preisoptionen, jedoch nicht die Funktion der Führerscheinkontrolle. Obwohl eigentlich alle Anbieter steuerrechtskonform sein dürften, ist die reibungslose Überprüfung seitens des Finanzamtes bei der Software von Vimcar mit Sicherheit gegeben, da hier alle Fahrten im Fahrtenbuch besonders übersichtlich und detailliert festgehalten werden können. Es ist immer ratsam, den Flottenmanagement Anbieter auch nach steuerrechtlichen Gesichtspunkten zu wählen.
Kosten einer Software
Die Preise sind von Anbieter zu Anbieter verschieden, ebenso der Umfang der Pakete. Vimcar bietet sein Monatsabo für ab 4,90 Euro pro Fahrzeug und Nutzer an. Bei Fleetster fällt ein jährlicher Mietpreis bei einer unbegrenzten Anzahl von Nutzern an. Die Software Comm.fleet kann mit einer Jahresmiete abonniert oder auch einmalig gekauft werden. Der Preis ist variabel und von der Anzahl der Fahrzeuge abhängig. Als vierter Fuhrparkmanagementanbieter ist die Software Fleet+ des Anbieters Carano zu nennen, der seine Pakete mit den entsprechenden Kosten nach den Bedürfnissen des Kunden anpasst. Beim Preis ist auch die Anwendungsart und der Schwierigkeitsgrad der Anwendung der Software zu berücksichtigen. Vimcar ist de facto für alle arten der Flotten- und Fuhrparkverwaltung geeignet und bietet für seine 4,90 € im Monat auch die besten und meisten Funktionen.
FAQ
1. Was sind die Hauptvorteile einer Fuhrparksoftware?
Eine Fuhrparksoftware vereinfacht die Fuhrparkverwaltung, indem sie die elektronische Aufzeichnung aller Fahrten ermöglicht. Dies erleichtert Auswertungen, die Suche nach spezifischen Fahrten und die Erstellung von Belegen für das Finanzamt. Sie übernimmt alle Aufgaben, die mit dem Flottenmanagement zusammenhängen, und vereinfacht damit Buchhaltung, Fahrzeugausgabe, Fahrereinsatz und Logistik.
2. Wie wählt man den richtigen Flottenmanagement-Anbieter aus?
Die Auswahl des richtigen Anbieters hängt von den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens ab. Es ist wichtig, die unternehmenseigenen Anforderungen zu definieren und Anbieter zu vergleichen. Unterschiedliche Anbieter bieten verschiedene Funktionen, daher sollten Unternehmen ihre Bedürfnisse analysieren und entsprechende Anbieter vergleichen, um die passende Software zu finden.
3. Welche Funktionen bieten Flottenmanagement-Anbieter?
Verschiedene Anbieter bieten unterschiedliche Funktionen. Einige wichtige Funktionen sind elektronisches Fahrtenbuch, Fahrzeugbuchung und Routendokumentation. Diese Funktionen helfen bei der Verwaltung von Fahrten, der Koordination von Fahrzeugbuchungen und der Dokumentation von Routen.
4. Was sollte man vor dem Kauf einer Fuhrparksoftware beachten?
Vor dem Kauf sollten Unternehmen ihre Ist-Situation analysieren und die Anforderungen ihres Fuhrparks festlegen. Wichtige Überlegungen umfassen die Anzahl der Fahrzeuge, die Art der Fahrzeuge (Firmenwagen oder Poolfahrzeuge), wer Zugriff auf das System haben soll, das Budget und welche Probleme die Software lösen muss.
5. Wie unterscheiden sich die verschiedenen Flottenmanagement-Anbieter?
Die Anbieter unterscheiden sich in den angebotenen Funktionen und Paketen. Einige bieten Komplettlösungen mit allen Funktionen, während andere modulare Pakete anbieten, die individuell zusammengestellt werden können. Die Wahl des richtigen Anbieters hängt von der Größe des Fuhrparks und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab.
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