der Flottenmanagement Anbieter Vimcar Fleet auf einem Tablet geöffnet

Egal ob klein, mittelständischer oder großer Baubetrieb – nur wenige sind mit dem Kauf einer Fuhrparksoftware vertraut. Vermutlich haben Sie bereits erkannt, dass eine digitale Lösung benötigt wird. Um die Herausforderungen speziell in Ihrem Unternehmen zu bewältigen, liegt der nächste Schritt darin, die unternehmenseigenen Anforderungen zu definieren und Anbieter zu vergleichen. Betriebe wissen oft noch nicht, welche bestehenden Prozesse vereinfacht werden können. Deswegen ist es ratsam, sich mit den verschiedenen Anbietern auf dem Markt auseinanderzusetzen, um herauszufinden, welches Optimierungspotential im Fuhrpark besteht.

Flottenmanagement Anbieter - die richtige Fuhrparksoftware finden

Auf dem Markt gibt es verschiedene Anbieter, die sich mit der Entwicklung und mit dem Vertrieb einer Fuhrparksoftware befassen. Der Unternehmer oder Selbstständige kann durch einen Fuhrpark Software Vergleich herausfinden, welche  am besten zu seinem eigenen Unternehmen passt. Wichtige Elemente für die Verwaltung des Fuhrparks sollten enthalten sein und auf die individuellen Vorgaben angepasst werden können. Wichtig ist außerdem, dass gesetzliche Bestimmungen zur Abrechnung via Update regelmäßig aktualisiert werden.

Hohe Anforderungen an eine Fuhrpark Software

An die Logistik eines Flottenmanagements werden hohe Anforderungen gestellt. Gerade bei großen Fuhrparks ist es anspruchsvoll, die Einsatzpläne zu koordinieren. Es muss aufgeführt werden, welcher Mitarbeiter das Fahrzeug zu welchem Zeitpunkt gefahren hat. Das Ziel der Fahrten ist ebenso zu dokumentieren wie die gefahrene Strecke. Des Weiteren werden Verladungen und Transporte dokumentiert. Sollte es während der Fahrt Zwischenfälle geben, gehört dies ebenfalls in die Kommunikation. Und nicht zuletzt ist es wichtig, im Falle eines Verkehrsverstoßes oder eines Unfalls den jeweiligen Fahrer zuordnen zu können.

Eine Fuhrparksoftware erleichtert das Management

Eine gute Fuhrparksoftware hilft, die Fuhrparkverwaltung zu erleichtern. Sie eignet sich für kleine und große Fuhrparks gleichermaßen. Die elektronische Aufzeichnung aller Fahrten hat verschiedene Vorteile. Auswertungen können mit einem Knopfdruck vorgenommen werden. Die Suchfunktion erleichtert das Auffinden einer bestimmten Fahrt oder eines Transportes. Und nicht zuletzt ist es wichtig, für das Finanzamt Nachweise zu erbringen. Alle Fahrten, die ein Unternehmen gewerblich durchführt, können steuerlich als Belastung abgesetzt werden. Für die Anerkennung dieser Belastung ist die Führung eines Fahrtenbuches unerlässlich. Die Fuhrparksoftware bietet die Möglichkeit, alle Fahrten automatisch in die Belege für das Finanzamt einzuarbeiten. So ist die separate Führung eines Fahrtenbuches nicht notwendig. Da die Dokumentation einfach und unkompliziert auf mobile Geräte übertragen werden kann, gilt sie auch als Nachweis bei einer Verkehrskontrolle. Die Fuhrparksoftware übernimmt somit alle Aufgaben, die mit dem Flottenmanagement im Zusammenhang stehen. Dies vereinfacht die Buchhaltung, die Herausgabe der Fahrzeuge, den Einsatz der Fahrer und die gesamte Logistik.

Fuhrparkmanagement Software Vergleich durchführen

Einblick in die Software eines Flottenmanagement Anbieters am PC
Einsicht in die Software des Flottenmanagement Anbieters Vimcar.

Es gibt auf dem Markt verschiedene Anbieter für eine Fuhrparkmanagement Software. Diese unterscheiden sich in den Funktionen. Der Funktionsumfang kann stark variieren.  Bei einigen Lösungen handelt es sich um ein Komplettpaket, in denen alle Funktionen enthalten sind. Andere Lösungen basieren auf Paketen, die der User für sich selbst zusammenstellen kann. Welcher Flottenmanagement Anbieter die richtige Wahl ist, entscheidet der Unternehmer individuell. Die Komplettlösung ist eine gute Option, wenn es sich um einen großen Fuhrpark handelt. Transporte von Handelswaren oder Rohstoffen benötigen eine umfangreichere Abrechnung als die Dokumentation eines Fuhrparks, der Mietwagen für private und gewerbliche Einsätze zur Verfügung stellt. Hier wäre eine Komplettlösung mitunter zu groß dimensioniert und damit auch zu teuer.  Da es ein großes Angebot auf dem Markt gibt, kann jeder Unternehmer die für seinen Bedarf passende Fuhrparkmanagement Software finden. Es ist empfehlenswert, vorab einen Fuhrpark Software Vergleich durchzuführen. So ist es möglich, die einzelnen Funktionen direkt gegenüber zu stellen und die Softwarelösung zu finden, die sich ideal auf den Bedarf des Unternehmens abstimmen lässt.

Wichtige Funktionen einer Fuhrparksoftware

Eine gute Fuhrparksoftware bietet eine Vielzahl an Funktionen, die sich an den individuellen Bedarf anpassen lassen. Da jedes Fuhrparkmanagement eine eigene Ausrichtung hat, ist es wichtig, dass die Software entsprechend konfigurierbar ist. Diese Konfiguration sollte einfach und selbsterklärend sein, sodass der Unternehmer oder der verantwortliche Mitarbeiter die notwendigen Einstellungen selbst vornehmen und bei Bedarf anpassen kann. Folgende Funktionen könnten für Sie hilfreich sein.

Elektronisches Fahrtenbuch

Das elektronische Fahrtenbuch ist ein wichtiges Element der Fuhrparksoftware. Alle Fahrten werden gespeichert und können jederzeit einer Auswertung zugeführt werden. Der Beginn und das Ende der Fahrt werden im Fahrtenbuch dokumentiert. Ebenso der Fahrer, das Ziel und eventuelle Probleme oder Vorkommnisse. Anhand der grundlegenden Eingaben kann die Software die Kosten für jede einzelne Fahrt und den Kraftstoffverbrauch ausrechnen. Dies ist für die Abrechnung der Fahrten beim Kunden oder für die Geltendmachung von Betriebsausgaben beim Finanzamt sehr wichtig. 

Fahrzeugbuchung​

Die Buchung von Fahrzeugen durch einen Kunden oder durch einen Mitarbeiter ist ein wichtiger Verwaltungsprozess in einem Fuhrpark. Der Unternehmer oder der Fuhrparkleiter erhält auf einen Blick eine Übersicht, welche Fahrzeuge frei und welche im Einsatz sind. Die Software überwacht alle Einsätze, sodass Doppelbuchungen gar nicht möglich sind. Die Koordinierung wird durch den Einsatz der Software einfacher und übersichtlicher. Alle relevanten Informationen können mit wenigen Klicks abgerufen werden.

Routendokumentation

Jede einzelne Route wird durch die Fuhrpark Software dokumentiert. Datum und Uhrzeit der Fahrt können ebenso nachgewiesen und verfolgt werden wie die genaue Strecke. Sollte es Abweichungen von der ursprünglichen Streckenführung geben, können diese hinterlegt und kommentiert werden.

Abrechnung mit Behörden und dem Finanzamt

Gewerblich durchgeführte Fahrten müssen unter Umständen bei den Behörden dokumentiert werden. Für die Abrechnung der Betriebsausgaben und den Nachweis der Verwendung von Fahrzeugen, die einem gewerblichen Fuhrpark angehören, ist es ebenfalls wichtig, dass Belege die Kosten nachweisen. Die Flottenmanagement Anbieter arbeiten diese Funktionen in ihre Software ein und bieten so die Möglichkeit, alle erforderlichen Nachweise einfach zu übermitteln.

Vor dem Softwarekauf

die Tabelle zum Vergleich von Flottenmanagement Anbietern
Die Tabelle und Checkliste zu dem Vergleich von Flottenmanagement Anbietern.

Bevor Sie sich für den Kauf einer Software entscheiden, müssen Sie die Rahmenbedingungen festlegen und die Ist-Situation in Ihrem Fuhrpark analysieren. 

  • Wie viele Fahrzeuge möchten Sie ausstatten?
  • Sind die Fahrzeuge Firmenwagen oder Poolfahrzeuge?
  • Wer ist für die Verwaltung der Fahrzeuge verantwortlich? Wird sich das ändern?
  • Wer soll alles Zugriff auf das System haben?
  • Müssen Ihre Fahrer für die Nutzung des Systems geschult werden?
  • Welche Methode zur Firmenwagenversteuerung (1-%-Methode oder Fahrtenbuch) nutzen Sie bereits oder wollen Sie in Zukunft verwenden?
  • Welches Budget möchten Sie für die Software ausgeben?
  • Welche Probleme und Herausforderungen müssen das System lösen können?
  • Welche Prozesse müssen digitalisiert werden
  • Brauchen Sie einen Account Manager vor Ort oder reicht ein telefonischer Support?

Checkliste zur Evaluierung von Anbietern

Sie haben jetzt die Ist-Situation und die individuellen Ansprüche in Ihrem Fuhrpark analysiert. Das hilft Ihnen bereits dabei festzustellen, welche Anforderungen speziell für Ihre Flotte benötigt werden. Der nächste Schritt ist, sich über verschiedene Anbieter zu informieren. Diese können Sie über die Suche im Internet, Branchenmagazine oder womöglich über Ihren Steuerberater ermitteln.

Laden Sie die Checkliste und Tabelle zum Aufstellen eines Anbietervergleichs hier herunter:

Die Software Vimcar Fleet

Der Anbieter Vimcar bietet verschiedene Fuhrpark-Pakete an, die die Herausforderungen von klein- und mittelständischen Unternehmen löst. Folgende Infobroschüre gibt Ihnen einen Einblick in die Funktionen der Software:


Die Software Vimcar Fleet

Vorlagen zur Fuhrparkverwaltung

Neben einer Fuhrparksoftware helfen auch Formulare bei der alltäglichen Fahrzeugverwaltung. Hat die Software eine digitale Fahrzeugakte, können die Formulare hier online abgelegt werden. 

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