- September 19, 2024
- Lesedauer: 4 Minuten
Hat ein Unternehmen Niederlassungen im Ausland oder werden MitarbeiterInnen mit dem Dienstwagen auf Geschäftsreise geschickt, wird es manchmal kompliziert. Denn in Deutschland zugelassene Dienstautos dürfen nicht unbegrenzt im Ausland eingesetzt werden – und eine einheitliche Regelung gibt es dabei leider nicht. Die Richtlinien sind von Land zu Land unterschiedlich. Wir haben die wichtigsten Punkte in der EU für Sie zusammengefasst.
EU-Regulierungen für Firmenwagen im Ausland
Firmenwagen müssen in dem Staat zugelassen werden, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. Klingt ganz einfach, ist es leider aber nicht immer. Dienstwagen mit einer gültigen deutschen Zulassungsbescheinigung dürfen für einen festgelegten Zeitraum in den EU-Mitgliedsstaaten am Straßenverkehr teilnehmen – und nur dann, wenn der Nutzungsort kein regelmäßiger Standort ist. Befindet sich das Fahrzeug zum überwiegenden Teil des Jahres (länger als 185 Tage) in einem anderen EU-Mitgliedsstaat, muss es im Regelfall auch dort angemeldet werden. In einigen Ländern sind die Fristen sogar kürzer. Auskünfte geben hier die jeweiligen nationalen Straßenverkehrsämter . In manchen Ländern, wie etwa Portugal oder Frankreich, kann eine Ausnahme von den Zulassungsbestimmungen beantragt werden. In Polen wiederum bestehen ohnehin keine Beschränkungen für im Ausland zugelassene Dienstwagen. Es bleibt also – trotz EU – kompliziert.
Regelung in der Dienstwagenüberlassungsvereinbarung
Um aber überhaupt mit einem Dienstwagen ins Ausland fahren zu dürfen, ist es wichtig, diese Regelung in der Dienstwagenüberlassungsvereinbarung festzuhalten und eine Auslandsvollmacht (sollte mindestens Marke, Fahrzeug-ID-Nummer und Name des Mitarbeiters enthalten und am besten in mehreren Sprachen ausgestellt sein, mindestens aber in Englisch) auszustellen, die auf jeden Fall als Kopie in den Dokumentenordner im Handschuhfach gehört. Denn besonders, wenn die FahrerInnen regelmäßig zwischen verschiedenen EU-Ländern hin- und herfahren, stehen die Chancen gut, auch kontrolliert zu werden. Die Polizei kann zudem Einsicht in den Beschäftigungsvertrag oder Belege für die Berufstätigkeit in dem betreffenden EU-Land verlangen.
Achtung: Wenn ein Dienstwagen, der den FahrerInnen auch zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt wurde, nicht für private Fahrten ins Ausland – Wochenendtrips über die Grenze oder Urlaubsfahrten – zum Einsatz kommen darf, sollte das in der Dienstwagenüberlassungsvereinbarung vermerkt werden.
Grenzgänger in der EU
Wer in Deutschland arbeitet, aber in einem angrenzenden Land lebt und mindestens einmal pro Woche nach Hause zurückkehrt, darf den Firmenwagen im Wohnsitzland fahren, ohne ihn dort anmelden zu müssen – wenn er vorwiegend beruflich oder für Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Wohnort genutzt wird.
Arbeitnehmer einer ausländischen Niederlassung mit Wohnort im EU-Ausland
Ein Arbeitnehmer einer ausländischen Niederlassung, der auch am Standort wohnt, darf im Regelfall keinen Firmenwagen fahren, der auf die Muttergesellschaft in Deutschland zugelassen ist – weder für Dienst- noch für private Fahrten. Ausnahmen können ggf. beantragt werden.
Ausleihen des Firmenwagens im EU-Ausland an Kollegen oder Angehörige
Andere Personen als der Dienstwagenberechtigte dürfen das in Deutschland angemeldete Dienstauto im EU-Ausland nur dann fahren, wenn der eingetragene Nutzer ebenfalls im Auto sitzt.
Grüne Karte bei Dienstfahrten ins Ausland
Die Haftpflichtversicherung genügt zwar, allerdings ist es sinnvoll, sich Angebote über ergänzende Versicherungen machen zu lassen. Nicht jeder Schaden ist bei einem Auslandsunfall erstattungsfähig. Auch eine Auslands-Verkehrsrechtsschutzversicherung kann ratsam sein. Aber die Grüne Karte als Versicherungsnachweis gehört auf jeden Fall in den Dokumentenordner für die Auslandsfahrten.
Unterschiede von Länderregulierungen
Jedes Land hat seine Regelungen, was die Anzahl der Warnwesten oder das Vorhandensein von Schneeketten angeht. Das Fahrzeug muss also bei längeren Auslandseinsätzen entsprechend ausgestattet sein, damit es nicht bei einer Kontrolle zu Problemen kommt.
A1-Bescheinigung für die Firmenwagennutzung im Ausland
Seit Mitte 2019 müssen ArbeitgeberInnen für ihre Angestellten die A1-Bescheinigung für Auslandseinsätze in der EU digital bei der Krankenkasse beantragen. Das funktioniert entweder mit Hilfe der Abrechnungsprogramme (sofern sie für den Datenaustausch mit den Sozialversicherungen qualifiziert sind) oder mit der systemgeprüften Anwendung sv.net, die das Ausfüllen des Antrags erleichtert. SIe rechtzeitig auch für kurze berufliche Aufenthalte zu beantragen spart Bußgeld und Ärger, falls an der Grenze kontrolliert wird.
Mit Dienstwagen ins Ausland - Reisekosten erfassen
Bei privaten Auslandsfahrten, wie etwa Urlaubsreisen, muss die gesamte Fahrt als private Fahrt im Fahrtenbuch erfasst werden. Es ist wichtig, dass die Reise vollständig und korrekt dokumentiert wird, um potenzielle Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Für geschäftliche Auslandsfahrten gelten ähnliche Vorschriften wie für Inlandsfahrten. Hier müssen alle relevanten Daten festgehalten werden, um die Dienstwagennutzung ordnungsgemäß nachzuweisen. Dies umfasst:
- Start- und Zieladresse,
- Datum und Uhrzeit der Fahrt,
- die gefahrenen Kilometer und
- der Anlass der Reise.
Die Reisekosten sind als Betriebsausgaben absetzbar. Dazu gehören die Posten Benzin, Reparaturen, Maut und Parken. Wenn MitarbeiterInnen den Wohnsitz in Deutschland haben, ist der geldwerte Vorteil weiterhin wie gehabt pauschal oder nach Fahrtenbuchmethode zu versteuern.
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Das Führen eines herkömmlichen Fahrtenbuchs wird von vielen Dienstwagenfahrern und -fahrerinnen als umständlich und zu zeitaufwändig empfunden. Mit dem Fahrtenbuch von VIMCAR geht das auch ganz einfach – digital! Die manuelle Eingabe der Daten entfällt, alles wird automatisch dokumentiert. Das spart bis zu 75 % Ihrer Zeit beim Fahrtenbuch führen.
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