Eine effiziente Tourenplanung ist im Außendienst, in der Logistik sowie in vielen weiteren Branchen essenziell: Sie spart Zeit, Geld und wertvolle Ressourcen. Nicht zuletzt erhöht sie die Kundenzufriedenheit. Mit Excel-Vorlagen lassen sich Fahrt- und Ankunftszeiten planen. Noch besser geht es jedoch mit einer Tourenplanungssoftware, welche dabei hilft Touren bestmöglich zu optimieren. Die Tourenplanung ermöglicht so nicht nur benötigte Lagerflächen freizuhalten, sondern hat weitere zahlreiche weitere Vorteile.
Tourenplanung mit Excel Vorlage
Viele Betriebe erledigen ihre Tourenplanung mit Excel. Das gilt vor allem für sehr kleine Betriebe, aber auch vereinzelt mittelständische Unternehmen arbeiten nach wie vor mit der Tabellenkalkulation, um Einsatzpläne und die Verfügbarkeiten der Fahrzeuge zu koordinieren. Die kostenfreie Excel-Version ist ein guter Ansatzpunkt, um die Tourenplanung durchzuführen. Doch stößt sie schnell an ihre Grenzen. Gerade bei mehreren Fahrzeugen kann die Tourenoptimierung chaotisch werden. Wer eine Fuhrparksoftware zur Tourenplanung nutzt, ist auf der sicheren Seite. Die Software unterstützt nicht nur bei der vorausschauenden Routenplanung. Kommen kurzfristige Aufträge rein, zeigt eine integrierte Live-Ortung an, welche Fahrzeuge am nächsten zu den KundInnen ist. Dadurch bleiben Betriebe flexibel und planen auch in Echtzeit ihre Touren wirtschaftlich.
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Notwendig: die Tourenplanung im Fuhrpark
Größere Unternehmen, Behörden und Organisationen verfügen meist nicht nur über ein Fahrzeug, sondern über einen ganzen Fuhrpark. Die Lkws und Dienstwagen legen jeden Tag größere oder kleinere Strecken zurück, um Kunden zu beliefern oder Waren von Partnerbetrieben abzuholen. Auch für Dienstleistungen und Kundenservice rücken Mitarbeitende jeden Tag aus. So ist eine Tourenplanung beispielsweise auch in der ambulanten Pflege notwendig.
Wie lässt sich die Tourenplanung im Fuhrpark optimieren?
Die vorhandenen Ressourcen so einsetzen, dass sie bei einem Minimum an Kosten maximalen Ertrag erzielen: Das ist das Ziel einer effektiven Tourenplanung. Zu den Ressourcen gehören sowohl die Fahrzeuge im Fuhrpark als auch die MitarbeiterInnen. So ist es Aufgabe der Fuhrparkverantwortlichen, beide Faktoren optimal miteinander in Einklang zu bringen. Doch wie gelingt das?
Mit Tourenplanungssoftware mehr Überblick im Alltag
Sobald mehrere Fahrzeuge verwaltet werden sollen, ist eine Software zur Tourenplanung die bessere Wahl. Sie erlaubt es, alle Fahrzeuge im Fuhrpark auf einen Blick zu verwalten. So sieht die Fuhrparkverwaltung mithilfe der GPS-Anbindung, wo sich welches Fahrzeug gerade befindet, in welche Richtung es unterwegs ist und wann es sein Ziel erreicht. Diese Daten lassen sich auch mit Personaleinsatzprogrammen verknüpfen. So ist eine effektive Einsatz- und Tourenplanung gewährleistet und es stehen stets ausreichend Mitarbeiter für die notwendigen Fahrten zur Verfügung.
Eine Tourenplanungsoftware kann übrigens meist an die Bedarfe des Unternehmens angepasst werden. So ist es beispielsweise möglich, den aktuellen Standort eines bestimmten Fahrzeugs auf einen Klick abzurufen und durch die Tourenplanung Software Mitarbeitende spontan einzusetzen. Die professionelle Tourenplanung im Außendienst trägt damit auch zum guten Ruf eines Unternehmens bei.
Sicherheitsregeln bei der Tourenplanung
Nicht zuletzt spielen Sicherheits- und Arbeitsschutzregeln wichtige Rollen. Werden Fahrten zeitlich so eng geplant, dass sie unter üblichen Verkehrsbedingungen sowie bei Einhaltung der Verkehrsregeln nicht in der vorgesehenen Frist absolviert werden können, kann es zu Verstößen kommen. So können unter Umständen Ruhezeiten nicht eingehalten werden und die Unfallgefahr erhöht sich. Zugleich wird die Einhaltung von Ankunftszeiten erschwert, was für Unmut bei Kunden führt und denen mitunter höhere Kosten verursacht – zum Beispiel, wenn Lagerflächen frei gehalten und nicht genutzt werden.
Rundum Transparenz mit der Tourenplanung
Darüber hinaus können Verantwortliche mit der Tourenplanung alle Fahrzeuge auf einen Blick erfassen, wobei relevante Daten wie der Kilometerstand automatisch aktualisiert werden. Ist eine Wartung oder ein Service fällig, erscheint eine Erinnerung. Eine Software zur Tourenplanung erleichtert somit nicht nur die Termineinhaltung, sie punktet auch in Sachen Diebstahlschutz: Wird ein Fahrzeug in Ruhezeiten bewegt, schlägt die Software Alarm.
Eine Tourenplanungssoftware, die einen transparente Übersicht über alle gefahrenen Strecken ermöglicht, ist zum Beispiel Fleet Geo. FuhrparkleiterInnen haben durch die akkurate GPS-Ortung stets einen Überblick über alle Fahrzeuge und Fahrer. In der Tourenplanungssoftware optimieren sie Routen und erhalten alle Daten für digitale Arbeitszeit- und Kundennachweise.
Welche Vorteile bietet die Tourenplanung?
In vielen Unternehmen übernehmen die Tourenplanung Fachkräfte für Lagerlogistik oder Fuhrparkverantwortliche. Sie behalten den Überblick über sämtliche Fahrten und koordinieren deren Einsatz mit dem Arbeitsaufkommen, den notwendigen Touren und bringt sie in Einklang mit Kundenwünschen sowie Lieferterminen.
Dabei gilt: Je mehr Ziele angefahren und folglich je mehr Kunden beliefert werden, desto komplexer gestaltet sich die Tourenplanung. Das gilt vor allem dann, wenn die Reihenfolge der Lieferungen eine Rolle spielt, etwa aufgrund von Zeitplänen oder der Packfolge in den Fahrzeugen. Dazu kommen Faktoren wie stetig steigende Kosten für Treibstoff, Personal und unter Umständen Mautgebühren. Eine Tourenplanung so durchzuführen, dass diese Aufwendungen so niedrig wie möglich gehalten werden, erhöht folglich den Umsatz und ist ein wichtiger Baustein hin zu einer höheren Wettbewerbsfähigkeit.
Individuelle Funktionen
Eine passende Tourenplanungssoftware lässt sich so individualisieren, dass sie exakt auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten arbeitet. Damit kann sie mehr, als nur die Routenplanung. Sie errechnet die kürzeste Strecke anhand der Verkehrssituation in Echtzeit, bietet dabei effektive Touren mit mehreren Zielen an und errechnet in Echtzeit die Ankunftszeit. Oftmals ist die Tourenplanung auch ein Teil einer Fuhrparksoftware, die viele weitere Funktionen beinhaltet: angefangen von einem digitalen Fahrtenbuch über die Unterweisung der FahrerInnen bis hin zur Kostenverwaltung.
Beispiel: Tourenplanung für ambulante Pflegedienste
Ein Beispiel für die funktionalen Vorteile einer Software ist die Tourenplanung für ambulante Pflege Dienste. Sie steigert sowohl die Effizienz als auch die Arbeitsbelastung für die MitarbeiterInnen. So bedeutet eine gut geplante Route schließlich auch mehr Zeit für die einzelnen PatientInnen. Ein Tourenplan für die ambulante Pflege als Muster berücksichtigt die Arbeitszeit des Personals und plant die notwendigen Fahrzeuge sowie gefahrenen Kilometer ein. Sie berücksichtigt auch eventuelle Notfälle und plant ausreichend Zeit bei den PatientInnen ein. Ein Ausfallmanagement sichert Verfügbarkeiten bei Krankheit oder der Abwesenheit von Personal aus anderen Gründen.
Eine Tourenplanungssoftware lässt sich auf zahlreiche Branchen und Betriebe hin optimieren. Die einfach skalierbaren Programme arbeiten mit GPS-Anbindung in Echtzeit und berücksichtigen zahlreiche individuelle Anwendungsfälle wie Zeiten bei KundInnen, PatientInnen oder für die Be- und Entladung. Dank Schnittstellen zu Personaleinsatzplanungen erleichtern sie zudem die Abrechnung und die Erstellung von Schichtplänen.
Was macht die Tourenplanung so wichtig?
Ein kleines Unternehmen kann eine Excel Routenberechnung verwenden und damit zurechtkommen. Sobald der Planungsaufwand eine gewisse Schwelle überschreitet, wird eine professionelle Tourenplanungssoftware allerdings unabdingbar. Unter Umständen ist solch ein Tourenplanungsprogramm kostenlos. Doch was macht die digitale Tourenplanung so wichtig?
Zufriedenere Kunden dank Tourenplanungssoftware
Ein Hauptpunkt ist, dass eine Tourenplanungssoftware die Zufriedenheit der KundInnen erheblich steigern kann. Durch eine automatische Sendungsverfolgung mithilfe von Geolokation, die heute in guten Softwares gang und gäbe sind, sind die KundInnen immer auf dem aktuellen Stand. Dauernde Nachfragen können so mithilfe der Tourenplanungssoftware vermieden werden. Dies spart sowohl dem versendenden als auch dem empfangenden Unternehmen Zeit und Geld. Die KundInnenzufriedenheit wird erhöht, da Vorausplanung in Sachen Warenannahme deutlich vereinfacht wird. Eine Excel Routenberechnung kann diese Leistungsfähigkeit nicht erreichen.
Tourenplanung mit Cloud und Daten
Durch integrierte Cloud-Technologie haben sowohl FahrerInnen als auch Mitarbeitende in der Zentrale zu jeder Zeit und an jedem Ort direkten Zugriff auf alle benötigten Informationen. Auch dies erspart allen Beteiligten ständige Rückfragen – und somit Zeit und Geld. Häufig verwende moderne Tourenplanungssoftware Verkehrsdaten, um Routen schon im Voraus mit Berücksichtigung eventueller Hindernisse wie Staus, Verkehrskontrollen oder Unfällen zu planen. Dies ermöglicht eine präzisere Routenplanung und somit genauere Informationen sowohl für KundInnen als auch für die eigene Firma. Garantierte Fristen und vertragliche Verpflichtungen können somit einfacher eingehalten und die Risiken von Strafzahlungen oder eventuellen Verlusten von zukünftigen Aufträgen verringert werden.
Generell werden Daten von Tag zu Tag wichtiger. Sämtliche großen Firmen nutzen gesammelte Daten wie bei der Tourenplanung sinnvoll. Akribische Analyse, Aufbereitung und anschließende Schlussfolgerungen können zur Verbesserung von Prozessen genutzt werden. Eine gute Tourenplanungssoftware vereinfacht diese Prozesse. Bestimmte Datensätze werden automatisch gesammelt und visuell aufbereitet präsentiert. Teilweise werden relevante Indikatoren sogar in Echtzeit dargestellt.
Kosten einer Tourenplanungssoftware
Die Kosten für eine entsprechende Tourenplanungssoftware amortisieren sich in der Regel schnell. Es ist deshalb nicht immer eine gute Idee, die Tourenplanung kostenlos zu erstellen – jedenfalls nicht, wenn viele Fahrzeuge, mehrere Haltepunkte und komplexe Verkehrssituationen zu berücksichtigen sind. Wer dabei noch weitere Funktionen einer Fuhrparksoftware nutzen möchten, kann bei vielen Anbietern aus einer Reihe von Paketen auswählen. Einige Anbieter haben Preismodelle, bei welchen Betriebe nur für die Funktionen zahlen, die sie auch wirklich nutzen möchten.
Von analog zu digital
Analoge Prozesse verursachen hohe Kosten. Sei es z. B. durch Papier, Druckerpatronen oder Telefonkosten. Eine Tourenplanungssoftware reduziert diese Kosten. Statt dem manuellen Erstellen von Plänen können Fuhrparkverantwortliche vergangene Routen innerhalb der Tourenplanungssoftware einsehen und so vorausschauend neue Planen. Mithilfe einer Live-Ortung zeigt die Software auf, wo sich nächstgelegene FahrerInnen zu Kunden oder neuen Aufträgen befinden. Dadurch wird auch die Echtzeit-Tourenplanung vereinfacht.
Fazit zur digitalen Tourenplanung
In vielen Unternehmen gestaltet sich die Fuhrparkverwaltung noch kompliziert. Die aufwendige Tourenplanung per Excel Tabelle bringt dabei zahlreiche Nachteile mit sich. Excel erweist sich zur Tourenplanung gerade bei einer größeren Fahrzeuganzahl als wenig übersichtlich. Somit kommt es zu Fehlern und FahrerInnen müssen aufgrund der ineffizienten Tourenplanung viele Kilometer umsonst zurücklegen. Das ist nicht nur unwirtschaftlich, sondern kostet das Unternehmen auch unnötig viel Zeit. Zusätzlich kostet jeder Kilometer, der im Außendienst zu viel zurückgelegt wird, Geld. Einerseits muss das Personal auch während unnötiger Fahrten bezahlt werden, andererseits entstehen am Fahrzeug höhere Treibstoff- und Wartungskosten. Abhilfe schafft die digitale Tourenplanung. Sie hilft Verantwortlichen dabei, die Fahrzeuge und MitarbeiterInnen optimal auszulasten. Mit einer Tourenplanung Software werden die Verwaltungsprozesse optimiert.
Trends und Entwicklungen bei der Tourenplanung
Durch ein immer dichteres Verkehrsaufkommen und immer mehr Waren, die versandt werden, ist eine detaillierte, automatisierte Echtzeit-Tourenplanung heutzutage wichtiger als jemals zuvor. Die Investition in eine gute Datenanalysesoftware lohnt sich also definitiv.
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