Tourenplanung Excel Vorlage

Eine effiziente Tourenplanung ist im Außendienst, in der Logistik sowie in vielen weiteren Branchen essenziell: Sie spart Zeit, damit Geld und wertvolle Ressourcen. Nicht zuletzt erhöht sie die Kundenzufriedenheit. Mit ausgeklügelten Systemen lassen sich Fahrt- und Ankunftszeiten sicher planen und Lieferungen minutengenau ankündigen. Das ermöglicht es etwa, benötigte Lagerflächen freizuhalten. Und eine durchdachte Tourenplanung hat zahlreiche weitere Vorteile.

Wie lässt sich die Tourenplanung im Fuhrpark optimieren?

Die vorhandenen Ressourcen so einsetzen, dass sie bei einem Minimum an Kosten maximalen Ertrag erzielen: Das ist das Ziel einer effektiven Tourenplanung. Zu den Ressourcen gehören sowohl die Fahrzeuge im Fuhrpark als auch die Mitarbeiter. So ist es Aufgabe des Fuhrparkmanagers oder Einsatzleiters, beide Faktoren optimal miteinander in Einklang zu bringen. Doch wie gelingt das?

Tourenplanung

Tourenplanung Excel Vorlage

Zunächst sollte ein Blick auf die verwendeten Systeme geworfen werden. Viele erledigen ihre Tourenplanung mit Excel. Das gilt vor allem für kleine Betriebe, aber auch Mittelständler arbeiten nach wie vor mit der Tabellenkalkulation, um Einsatzpläne und die Verfügbarkeiten der Fahrzeuge zu koordinieren. Sonderlich effektiv ist das jedoch nicht. Excel eignet sich aufgrund der vergleichsweise starren Arbeitsweise kaum dafür, Personal und Fahrzeuge zu verwalten. Die notwendigen manuellen Eingaben macht die Tourenplanung mit Excel Vorlage zudem fehleranfällig. Dazu kommt, dass die Anbindung an Fuhrparkmanagementsysteme häufig nicht oder nur eingeschränkt möglich ist. Zum Beispiel ist eine Tourenplanung im Außendienst mit Excel wenig flexibel und kann weder die aktuelle Verkehrslage berücksichtigen und Ankunftszeiten definieren noch verschiedene Routen berücksichtigen.

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Tourenplanungssoftware
Einblick in die Fuhrparksoftware Fleet Geo

Die Alternative: Tourenplanungssoftware

Sobald mehrere Fahrzeuge verwaltet werden sollen, ist eine Tourenplanung Software die bessere Wahl. Sie erlaubt es, alle Fahrzeuge im Fuhrpark auf einen Blick zu verwalten. So sieht das Management dank GPS-Anbindung, wo sich welches Auto gerade befindet, in welche Richtung es unterwegs ist und wann es sein Ziel erreicht. Diese Daten lassen sich mit Personaleinsatzprogrammen verknüpfen. So ist eine effektive Einsatz- und Tourenplanung gewährleistet: Es stehen stets ausreichend Mitarbeiter für die notwendigen Fahrten zur Verfügung.

Broschüre zur Fuhrparksoftware Fleet Geo

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Welche Vorteile bietet eine clevere Tourenplanung für Logistik, Außendienst, Carsharing und Co.?

In vielen Unternehmen übernimmt die Tourenplanung die Fachkraft für Lagerlogistik. Sie behält den Überblick über sämtliche Fahrten und koordiniert deren Einsatz mit dem Arbeitsaufkommen, den notwendigen Touren und bringt sie in Einklang mit Kundenwünschen und Lieferterminen.

Dabei gilt: Je mehr Ziele angefahren und folglich je mehr Kunden beliefert werden, desto komplexer gestaltet sich die Tourenplanung. Das gilt vor allem dann, wenn die Reihenfolge der Lieferungen eine Rolle spielt, etwa aufgrund von Zeitplänen oder der Packfolge im Lkw. Dazu kommen Faktoren wie stetig steigende Kosten für Treibstoff, Personal und unter Umständen Mautgebühren. Routen so zu planen, dass diese Aufwendungen so niedrig wie möglich gehalten werden, erhöht folglich den Umsatz und ist ein wichtiger Baustein hin zu einer höheren Wettbewerbsfähigkeit.

Sicherheitsregeln bei der Tourenplanung

Nicht zuletzt spielen Sicherheits- und Arbeitsschutzregeln wichtige Rollen. Werden Fahrten zeitlich so eng geplant, dass sie unter üblichen Verkehrsbedingungen sowie bei Einhaltung der Verkehrsregeln nicht in der vorgesehenen Frist absolviert werden können, kann es zu Verstößen kommen. So können unter Umständen Ruhezeiten nicht eingehalten werden und die Unfallgefahr erhöht sich. Zugleich wird die Einhaltung von Ankunftszeiten erschwert, was für Unmut bei Kunden führt und denen mitunter höhere Kosten verursacht – zum Beispiel, wenn Lagerflächen frei gehalten und nicht genutzt werden.

Vorteile einer Tourenplanungssoftware

Die Kosten für eine entsprechende Tourenplanungssoftware amortisieren sich in der Regel schnell. Es ist deshalb nicht immer eine gute Idee, die Tourenplanung kostenlos zu erstellen – jedenfalls nicht, wenn viele Fahrzeuge, mehrere Haltepunkte und komplexe Verkehrssituationen zu berücksichtigen sind.

Eine passende Tourenplanungssoftware lässt sich so individualisieren, dass sie exakt auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten arbeitet. Damit kann sie mehr, als nur die Routenplanung. Sie errechnet die kürzeste Strecke anhand der Verkehrssituation in Echtzeit, bietet dabei effektive Touren mit mehreren Zielen an und errechnet die Ankunftszeit ebenfalls in Echtzeit.

Person an Laptop

Tourenplanung für ambulante Pflegedienste

Ein Beispiel für die funktionalen Vorteile einer Software ist die Tourenplanung für ambulante Pflege Dienste: Sie steigert sowohl die Effizienz als auch die Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter. So bedeutet eine ausgeklügelte Route schließlich auch mehr Zeit für den einzelnen Patienten. Ein Tourenplan für ambulante Pflege als Muster berücksichtigt die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters, plant die notwendigen Fahrzeuge und gefahrenen Kilometer ein. Sie berücksichtigt auch eventuelle Notfälle und plant ausreichend Zeit beim Patienten ein. Ein Ausfallmanagement sichert Verfügbarkeiten bei Krankheit oder der Abwesenheit eines Mitarbeiters aus anderen Gründen.

Eine Tourenplanungssoftware lässt sich auf zahlreiche Branchen und Betriebe hin optimieren. Die einfach skalierbaren Programme arbeiten mit GPS-Anbindung für die Routenplanung in Echtzeit und berücksichtigen zahlreiche individuelle Anwendungsfälle wie Zeiten beim Kunden, Patienten oder für die Be- und Entladung. Dank Schnittstellen zu Personaleinsatzplanungen erleichtern sie zudem die Abrechnung und die Erstellung von Schichtplänen.

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