- Januar 18, 2023
- Lesedauer: 3 Minuten
Sowohl Angestellte als auch Selbstständige nutzen ihren Privatwagen für die Firma. Wie können Sie die betriebliche Nutzung steuerlich geltend machen – und worauf sollte man dabei achten?
Ob nun Angestellte, die den Privatwagen dienstlich nutzen, oder Selbstständige, die sich keinen Firmenwagen anschaffen und geschäftliche Fahrten mit dem Privatauto erledigen: Beide können diese betriebliche Nutzung steuerlich geltend machen. Dabei gibt es jedoch feine Unterschiede, die man kennen sollte. Alle relevanten Infos haben wir hier für Sie kompakt zusammengetragen.
Wie können Angestellte den Privatwagen für die Firma nutzen
Auch Mitarbeitende können, wenn sie den Privatwagen für die Firma nutzen, die betriebliche Nutzung eines Pkw von der Steuer absetzen. Dazu zählen zum Beispiel alle notwendigen Ausgaben sowie Fahrt- und Reisekosten im Zusammenhang mit dem Job. Diese können Mitarbeitende später als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Das gilt auch für die Entfernungs- oder Kilometerpauschale: Sie kann für jeden Arbeitstag und die einfache Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angerechnet werden. So lassen sich 30 Cent pro gefahrenen Kilometer für Pkw und 20 Cent pro Kilometer für motorisierte Zweiräder abrechnen. Ab dem 21. Kilometer gibt es sogar eine Entfernungspauschale von 38 Cent pro gefahrenen Kilometer. Das gilt, wenn Angestellte den Privatwagen dienstlich nutzen, Kundenbesuchen oder Dienstreisen. Allerdings beinhaltet die Pauschale alle ständigen Kfz-Kosten – mehr lässt sich mit dieser Variante nicht abrechnen. Es gibt aber auch eine andere Option, mit der sich die tatsächlichen Kosten der Fahrzeuge berechnen lassen. Die liegen manchmal nämlich deutlich höher.
Abrechnung der tatsächlichen Kfz-Kosten für Angestellte
Die andere Möglichkeit zur Abrechnung umfasst gleich mehrere Posten, die sich steuerlich günstig auswirken können. In der Regel rechnet der Mitarbeitende hier alle angefallenen Kosten des Pkws zusammen. Dazu zählen Benzinkosten, Reparatur-, Wartungs- und Versicherungskosten, Leasingraten oder eine Garagenmiete. Bei der Ermittlung der gefahrenen Kilometer wird es dann etwas umständlicher. Geschäftliche und private Nutzung des Firmenwagens, müssen nämlich prozentual aufgeteilt werden, um den Werbungskostenbetrag für die beruflichen Fahrten aus der Gesamtsumme zu ermitteln. Obwohl es etwas schwieriger ist, lohnt es sich. Vor allem dann, wenn ein teurer Kaufpreis des Pkw vorliegt – oder die laufenden Kosten extrem hoch sind.
Stolperfallen bei der dienstlichen Nutzung des Privatwagens
Zu den Vorteilen des Privatwagen als Dienstwagen für Mitarbeitende gehört zudem, dass sie sich ein Auto nach Wahl zulegen können. Was man jedoch wissen sollte: Alle Zuwendungen für betriebliche Fahrten mit dem Privat-Pkw als Arbeitnehmer/in, müssen voll versteuert werden. Die Zuschüsse unterliegen zudem der Sozialversicherungspflicht. Und noch etwas vergisst man schnell: Wer sein privates Auto regelmäßig für Geschäftsreisen nutzt, darf nicht vergessen, diesen Umstand seinem Versicherer zu melden. Es kann sein, dass Dienstfahrten im Vertrag nicht vorgesehen sind und FahrerInnen Garantien der Autoversicherung anpassen müssen.
Wie als Selbstständige/-r das Privatauto als Firmenwagen nutzen
Wenn Selbstständige ihr privates Kfz für gewerbliche Fahrten nutzen, machen sie die Fahrtkosten als Betriebsausgabe geltend – und nicht als Werbungskosten. Ansonsten läuft die Abrechnung ähnlich wie bei Angestellten. Mit der Entfernungs- oder Kilometerpauschale wird jeder betrieblich gefahrene Kilometer mit 20 oder 30 Cent angesetzt. Der Unterschied hier: Zum Nachweis von Fahrten für berufliche oder private Zwecke drängt sich der Einsatz eines Fahrtenbuches auf. Ein elektronisches Fahrtenbuch zum Beispiel als App erleichtert diese Dokumentation in jedem Fall.
Vom Privatwagen zur Nutzung als Firmenwagen
Sobald geschäftlich mehr als 50 Prozent der gefahrenen Kilometer zurückgelegt werden, ändert sich der Status. Aus dem Privatwagen wird unter steuerlichen Aspekten ein Firmenwagen. Entscheidend ist hier die tatsächliche Nutzung gemäß Fahrtenbuch. Fährt man mehr als die Hälfte betrieblich, dann gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen. Damit entsteht auch die Möglichkeit, sämtliche Fahrzeugkosten als Betriebsausgaben in die Steuererklärung einfließen zu lassen – inklusive Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer. Wer sein Auto weniger als 50 Prozent betrieblich nutzt, sollte alle Fahrten sorgfältig dokumentieren – am besten mit einem digitalen Fahrtenbuch. Darin enthalten müssen zwingend alle Fahrten zu den Kunden mit Datum, Uhrzeit und Kilometerstand versehen sein.
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