Bei einem Poolfahrzeug handelt es sich um eine spezielle Form des Dienstwagens. Dieser wird nicht nur einem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. Vielmehr befindet sich das Fahrzeug im Besitz des Unternehmens und kann bei Bedarf von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden. Die steuerliche Behandlung dieser Fahrzeuge entspricht zunächst der des Dienstwagens. Hierin unterscheidet es sich deutlich von einem klassischen Dienstwagen, der in der Regel an eine bestimmte Person gebunden ist. Das Sharing-Modell macht die Haltungskosten eines Fuhrparks deutlich günstiger. Notwendige Reservierungen können von den berechtigten Mitarbeitern übrigens elektronisch vorgenommen werden. Probleme gibt es hingegen bei der Abrechnung privater Fahrten. Außerdem ist für die Poolfahrzeuge private Nutzung ausgeschlossen. Sie kann nur im Ausnahmefall gestattet werden und ist mit dem Arbeitgeber abzusprechen.
Was ist ein Poolfahrzeug?
Im Gegensatz zu einem klassischen personengebunden Dienstwagen, ist ein Poolfahrzeug generell für mehrere Mitarbeiter verfügbar. Es befindet sich innerhalb des Fuhrparks und kann von den verschiedenen Berechtigten per Anmeldung für Dienstfahrten, teilweise sogar für private Touren gegen Geldzahlung ausgeliehen werden. Alle Fahrten, die im Auftrag der Firma erfolgen, sind selbstverständlich kostenfrei. Bei klassischen Poolfahrzeugen ist es erforderlich, dass ein Fuhrparkleiter darauf achtet, wer sich wann das entsprechende Kfz ausleiht. Er muss Reservierungen entgegennehmen und den Verleih vermerken. Zudem ist bei der Übergabe die schriftliche Erstellung eines Protokolls und u.U. eine Sicherheitseinweisung notwendig. Vorteilhaft ist, dass durch das Sharing-Modell der Fuhrpark vergleichsweise klein gehalten wird und man so allzu hohe Investitionen vermeidet.
Keinen Anspruch auf das gleiche Poolfahrzeug
Die Zusage, dass ein Mitarbeiter immer den gleichen Poolwagen zur Nutzung gestellt bekommt, kann das Unternehmen in der Regel nicht machen. Das bedeutet, dass eine nächste Fahrt mit dem Firmen Poolfahrzeug durch einen anderen Mitarbeiter durchgeführt werden kann. Die Beschäftigen haben also keinen Anspruch auf die immer Nutzung des immer gleichen Poolfahrzeugs. Dies ist ein weiterer Unterschied zum Dienstwagen, bei dem ein Mitarbeiter Anspruch auf die dauerhafte Nutzung hat.
Privatfahrten bei Poolfahrzeugen
Mit der Nutzung von Poolfahrzeugen wird außerdem der Anteil an privaten Fahrten, z. B. der Weg zum Arbeitsplatz, gesenkt. Der Mitarbeiter holt sich das Poolfahrzeug am Firmenparkplatz oder in der Garage ab und bringt es nach Ende seiner Dienstfahrt auch wieder dorthin zurück. Ebenfalls praktisch ist ein solches Verfahren in Bezug auf den Datenschutz. Wenn der Wagen ausschließlich arbeitsbezogen genutzt wird, kann ggf. auch ein GPS-Tracker eingebaut werden. Fuhrparkverantwortliche müssen dies dem Mitarbeiter jedoch mitteilen und dieser muss in die Verarbeitung seiner Daten einwilligen. Sind private Fahrten dennoch genehmigt und Mitarbeiter dürfen das Poolfahrzeug mit nach Hause nehmen, sollte eine entsprechende Lösung für nicht-dienstliche Nutzungszeiten, z. B. das Ausstellen des Trackers, gefunden werden.
Steuerrechtlich müssen Fuhrparkleiter zudem den geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer beachten. Dieser kann z. B. mithilfe der Ein-Prozent-Regel aus der Gesamtheit der Poolfahrzeuge berechnet. Die Summe des Fuhrparkwertes wird durch alle berechtigten Mitarbeiter geteilt. Ein Prozent dieses Durchschnittswertes muss vom Arbeitnehmer unabhängig von der tatsächlichen Nutzung für private Fahrten versteuert werden.
Alternative: Poolfahrzeuge mit Fahrtenbücher versteuern
Eine Alternative ist es, ein Fahrtenbuch zu führen, bei dem alle dienstlichen und privaten Fahrten eins zu eins dokumentiert werden. In diesem Fall wird gerecht nach gefahrenem Kilometer abgerechnet. Wenn die Aufzeichnung händisch erfolgt, ist dabei mit einem erhöhten Arbeitsaufwand zu rechnen. Elektronische Lösungen wie digitale Fahrtenbücher, die per App geführt werden können, sind eine Option, um diesen zu verringern. Mit der Vorlage einer unterzeichneten Dienstanweisung oder einer Ausschlussklausel im Arbeitsvertrag ist dieses Thema für die Steuerbeamten jedoch vom Tisch.
Was in eine Poolfahrzeug Vereinbarung gehört
In eine Poolfahrzeug Vereinbarung gehören wichtige Daten, welche die Nutzung des jeweiligen Autos reglementiert. Neben den Pflichten sowie Aufgaben des oder der Angestellten mit Bezug zu dem Fahrzeugumgang gehören andere Inhalte mit in die Vereinbarung. Zum Beispiel: Was nach einem Unfall passiert oder wie mit Beschädigungen umgegangen wird. Auf diesem Weg möchte sich der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin beziehungsweise Fuhrparkverantwortlichen absichern, um nicht selbst auf dem entstandenen Schaden sitzen zu bleiben. Im Grunde sind in der Poolfahrzeug Vereinbarung alle Rechte und Pflichten aufgezählt, welche neben dem Besitzer oder der Besitzerin auch die Angestellten absichert.
Bei Verstößen gegen einzelne Punkte aus der vorher vereinbarten Regelung können die Angestellten in Zukunft von dem Führen eines Kraftfahrzeuges aus einem betriebsinternen Fuhrpark ausgeschlossen werden. Wird beispielsweise ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin dabei erwischt, wie diese das Betriebsauto privat nutzt, obwohl dies laut Poolfahrzeug Vereinbarung nicht erlaubt ist, kann eine Abmahnung, Kündigung oder im schlimmsten Fall eine Schadensersatzforderung drohen. Es ist also immer wichtig, solche und andere Punkte klar zu regeln.
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Anforderungen an eine Poolfahrzeug Vereinbarung
FuhrparkleiterInnen sind in der Lage, selbst bestimmen zu können, welche Personen das jeweilige Auto aus einem Fahrzeugpool nutzen dürfen. Wenn beispielsweise also ein Angestellter oder eine Angestellte ein Fahrzeug aus dem Pool erhält, so wird schriftlich eine Nutzungsvereinbarung getroffen, welche übersichtlich und klar verständlich verschiedene Fakten enthalten muss, beispielsweise:
- Wann das Auto entgegengenommen wurde, sollte drin stehen.
- Sämtliche Pflichten, welche sich mit der Nutzung des PKW ergeben.
- Es muss abgeklärt und in der Vereinbarung inkludiert sein, ob eine Nutzung im privaten Sektor erlaubt ist.
- Im Fall eines Unfalls muss geregelt sein, wer dafür aufkommt (Schadensersatzpflicht).
- Die Rück- und Abgabe des Fahrzeugs muss geregelt werden.
- Regelung in Bezug auf den Entzug oder das ungültig werden der Fahrerlaubnis.
Warum sollte ein Unternehmen eine Poolfahrzeu Vereinbarung erstellen?
Es ist wichtig, dass Unternehmen eine solche Poolfahrzeug Vereinbarung schriftlich erstellen. Man stelle sich vor, das Fahrzeug wird in einen Unfall verwickelt und keiner weiß, wie es dazu kam. Die daraus entstehenden Reparaturkosten können dann im schlimmsten Fall auf die FuhrparkbesitzerInnen umgelegt werden, was das dazugehörige Unternehmen in finanzielle Schieflagen bringen kann. Daher sollten Verantwortliche auf jeden Fall auf ein Poolfahrzeug Vereinbarungsmuster zurückgreifen.
Gerade bei der Regulierung von Schäden und dem Erstellen von Ausgabenposten muss man als Fuhrparkverantwortliche nachvollziehen können, wie das Auto vorher genutzt wurde. ArbeitnehmerInnen, welche ein Auto aus dem firmeneigenen Pool nutzen, müssen im Vorfeld wissen, was sie dürfen oder auch nicht. Die Poolfahrzeug-Vereinbarung stellt eine Art Vertrag beziehungsweise Handbuch dafür dar, um die Rahmenbedingungen dafür zu definieren, wie, wann und wo das Auto genutzt werden darf.
Obendrein kann mithilfe so einer Vereinbarung der Arbeitgeber beziehungsweise Fuhrparkleiter immer beweisen, dass dieser den Arbeitnehmer in der Nutzung unterrichtet hat. Die Unterschrift unter dieser Vereinbarung suggeriert zudem, dass die aufgezählten Punkte verstanden sowie akzeptiert wurden. Dies kann für die Schadensregulierung bei einem Versicherungsanbieter von Relevanz sein.
Versteuerung von Poolfahrzeugen
Grundsätzlich wird der Poolwagen in Bezug auf die Steuer behandelt wie der Firmenwagen. Die Kosten für das Fahrzeug kann das Unternehmen steuerlich geltend machen. Die Abrechnung gestaltet sich als einfach, wenn der Poolwagen ausschließlich betrieblich genutzt wird. Die Kosten für die Leasingrate, die Versicherungen, die Wartung und den Betrieb trägt das Unternehmen. Es setzt diese Kosten als Betriebskosten ab.
Private Nutzung mit dem Poolwagen
Ob private Fahrten mit dem Poolfahrzeug gestattet sind, entscheidet zunächst das Unternehmen. Wenn die Firma den privaten Betrieb des Fahrzeugs untersagt, ist es wichtig, dass sich der Mitarbeiter daran hält. Andernfalls können empfindliche Strafen verhängt werden. Problematisch werden private Fahrten mit dem Poolfahrzeug in Bezug auf die steuerliche Behandlung.
Poolfahrzeug über Fahrtenbuch versteuern
Die steuerliche Behandlung eines Poolwagens, der für private Fahrten freigegeben wird, gestaltet sich als kompliziert und führt häufig zu Streitigkeiten des Unternehmens mit dem Finanzamt. Abhilfe schafft die Führung eines Fahrtenbuches für Poolfahrzeuge. In einem Fahrtenbuch können die Fahrer alle privaten und dienstlichen Fahrten dokumentieren. Dank dieser Methode zahlt dann jeder Nutzer des Poolfahrzeugs nur die Privatkilometer, die er tatsächlich gefahren ist. Damit für Poolfahrzeuge das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, müssen die Gesamtkosten des Fahrzeugs durch Belege im Einzelnen nachgewiesen werden und das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt werden.
Tipp: Mit digitalem Tool Steuern bei Poolfahrzeugen sparen!
Da der Aufwand hoch ist, nehmen viele Unternehmen vom manuellen Fahrtenbuch Abstand und gestatten private Fahrten nur mit einem klassischen Dienstwagen. Für Poolfahrzeuge ohne Fahrtenbuch muss der Fuhrparkleiter dann ein privates Nutzungsverbot erteilen. Dürfen Privatfahrten doch durchgeführt werden, muss die 1-%-Methode genutzt. Um den Schreibaufwand zu verringern und die private Nutzung zu ermöglichen, können Unternehmen auf ein elektronisches Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge umsteigen. In der Broschüre lesen Sie, wie einfach die Firmenwagenversteuerung von Poolfahrzeugen mithilfe einer Fuhrparksoftware funktioniert.
Poolfahrzeuge pauschal oder per Fahrtenbuch versteuern
Poolfahrzeuge ohne Fahrtenbuch
Entscheiden sich Fuhrparkverantwortliche gegen das Fahrtenbuchführen, bleiben nur wenige andere Alternativen: Es können beispielsweise eine Abgabe der Fahrzeugschlüssel am Abend verpflichtend veranlassen oder mit monatlichen Unterschriften bestätigen, dass keinerlei private Nutzung erfolgt ist. Grundsätzlich ist hier ein klar verzeichnetes privates Nutzungsverbot für die Poolfahrzeuge im Arbeitsvertrag jedes Mitarbeiters oder sogar beim Geschäftsführer ein Muss. Zudem ist es notwendig, dass Verstöße gegen das Verbot unterbunden und entsprechend bestraft werde — mit einer Abmahnung oder sogar einer Kündigung.
Ein-Prozent-Regel beim Poolfahrzeug
Wird dem Mitarbeiter ein Dienstwagen zur alleinigen Nutzung zur Verfügung gestellt, sind private Fahrten in der Regel erlaubt. Die privaten Fahrten dürfen steuerlich aber nicht geltend gemacht werden. Um eine finanzielle Trennung von privaten und dienstlichen Fahrten in Bezug auf die Steuer sicherzustellen, gibt es die sogenannte Ein-Prozent-Regel. Der Besitzer des Dienstwagens versteuert pauschal ein Prozent des Neupreises des Fahrzeugs im Rahmen der Einkommenssteuer. Dafür wird der Wert des Fahrzeuges mit einem Prozent als Verdienst angerechnet und nach dem individuellen Steuersatz versteuert. Beim Poolwagen wird der geldwerte Vorteil dann zu gleichen Teilen auf alle Mitarbeiter umgelegt, die Zugang zum Poolfahrzeug haben. Oft wird diese Methode allerdings als unfair empfunden, weil alle den gleichen Anteil bezahlen müssen egal, ob sie den Gemeinschafts-Pkw viel oder wenig privat genutzt haben.
Die Umsetzung des privaten Nutzungsverbots
Entscheiden sich Arbeitgeber dafür, ein privates Nutzungsverbot für die von ihnen bereitgestellten Pool- und Firmenfahrzeuge festzulegen, dann muss diese Maßnahme schriftlich und klar im Arbeitsvertrag jedes Angestellten festgelegt werden. Dies gilt übrigens auch für Führungskräfte. Eine mündliche Aussprache reicht in keinem Fall aus. Das private Nutzungsverbot für die Poolfahrzeuge muss so angelegt und festgehalten werden, dass das Finanzamt nicht den Verdacht erheben kann, dass das Verbot verletzt wurde oder verletzt werden kann. Besteht auch nur die kleinste Möglichkeit, dass ein Angestellter ein Firmenfahrzeug privat nutzen könnte, liefert das dem Fiskus den Grund, auf Basis von Erfahrungswerten, einen geldwerten Vorteil — und damit eine höhere Steuerlast für die Firma — anzunehmen.
Mit einem Absatz zum Nutzungsverbot im Arbeitsvertrag ist es daher also nicht getan. Der Arbeitgeber ist darüber hinaus verpflichtet, das Nutzungsverbot regelmäßig und angemessen zu überwachen und kontrollieren. Wird dies nicht zur Zufriedenstellung des Finanzamtes getan, geht es davon aus, dass eine Privatnutzung unerkannt möglich gewesen wäre. Allein diese Möglichkeit zur privaten Nutzung des Firmenwagens gilt als geldwerter Vorteil. Auf die tatsächliche Nutzung kommt es dann nicht an. Der Arbeitgeber sollte daher unbedingt Maßnahmen bilden, aus denen die rechtmäßige Überwachung des Verbots hervorgeht.
Überwachung des Privatnutzungsverbot
Wer also ein Privatnutzungsverbot für den Dienstwagen vereinbart hat und sicher gehen möchten, dass kein geldwerter Vorteil zu versteuern ist, sollte eine Fahrtendokumentation durchführen oder nachweisen, dass der Arbeitgeber die Einhaltung des Privatnutzungsverbots regelmäßig überwacht. Das Führen eines Fahrtenbuchs ist eine sichere Lösung zur ordnungsgemäßen Fahrtendokumentation. Sind die Eintragungen korrekt, lückenlos und zeitnah, lässt sich daraus die tatsächliche Nutzung des Dienstwagens ablesen und es ist für das Finanzamt ersichtlich, dass keine Privatnutzung stattgefunden hat.
Wer die Fahrtenbuchführung umgehen möchte, dem bleibt als einzige Alternative, das Fahrzeug nach Ende der Dienstfahrt auf dem Unternehmensgelände abzustellen und Fahrzeugpapiere sowie Schlüssel nach Dienstschluss abzugeben. Wird das vereinbarte Privatnutzungsverbot nicht überwacht oder durch eine Fahrtenbuchführung belegt, kann das Finanzamt von einer privaten Mitbenutzung ausgehen und ist berechtigt, einen geldwerten Vorteil nach der Ein-Prozent-Methode zu versteuern.
Doch lieber kein Verbot?
Werden diese genauen Bedingungen des Finanzamts eingehalten, so können Unternehmen mit einem privaten Nutzungsverbot einiges an Steuern sparen. Ist dies jedoch ein zu großer Aufwand oder die Privatnutzung der Fahrzeuge wird den Angestellten erlaubt, dann muss eine Entscheidung zwischen der Ein-Prozent-Methode oder einem Fahrtenbuch getroffen werden.
Die Vorteile von Poolfahrzeugen für Personal und Firma
Aus Firmenwagen Poolfahrzeuge zu machen, wirkt sich positiv auf das Geschäft aus. Diese fünf Möglichkeiten erklären, wie Poolfahrzeuge insbesondere während der aktuellen Pandemie sinnvoll sein können.
Firmenwagen oder Poolfahrzeug - Kostenvorteile
Es spart Geld, ein Poolfahrzeug für mehrere Mitarbeiter zu kaufen oder zu leasen, als separate Fahrzeuge für alle Mitarbeiter zu finanzieren. Durch die gemeinsame Nutzung von Fahrzeugen wird Geld bei Kraftstoff, Wartungskosten und Servicegebühren gespart. Studien zeigen, dass sich durch die Investition in Poolfahrzeuge statt Firmenwagen durchschnittlich 9.100 EUR sparen lassen.
Vorteile für Mitarbeiter
Die Fahrzeuge können einer größeren Anzahl von Mitarbeitern zugutekommen, während Firmenwagen nur von wenigen Auserwählten genutzt werden können. Fahrgemeinschaften werden gefördert, was zu mehr bessere Pünktlichkeit aller Mitarbeiter und der Verbesserung der Umweltbilanz des Unternehmens als Ganzes führen kann. Ganz zu schweigen stärkt es den Teamgeist. Beim Poolfahrzeug ist private Nutzung ausgeschlossen und nur in Ausnahmefällen möglich.
Vorteile für die Umwelt
Je weniger Autos ein Unternehmen nutzt, desto weniger Kraftstoff wird verwendet. Poolfahrzeuge sind eine einfache Möglichkeit, CO2-Emissionen zu reduzieren und auf einen umweltfreundlichen Fuhrpark hinzuarbeiten. Abhängig von den Anforderungen eines Unternehmens bieten sich auch Elektrofahrzeuge als Poolfahrzeuge an, um die Umwelt zu schützen.
Steuern gelten fahrzeugbezogen
Im Gegensatz zu Firmenwagen gilt die 1-%Methode bei Poolfahrzeugen nicht personen-, sondern fahrzeugbezogen. Damit beträgt der steuerpflichtige Nutzungswert nur 1 % des Bruttolistenpreises. Die Umstellung von Firmenfahrzeuge auf Poolfahrzeuge ist im aktuellen Klima sinnvoll. Immer mehr Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus, während die Dienstwagen ungenutzt in der Einfahrt stehen und dabei Kosten verursachen. Wenn diese Wagen in Poolfahrzeuge verwandelt werden, spart es Geld, CO2-Emissionen und Steuern.
Trends und Entwicklungen bei Poolfahrzeugen
Immer häufiger wird die Reservierung von einem Poolfahrzeug in Firmen per App geregelt. Alle Berechtigten werden in eine Gruppe aufgenommen und können über das Online-Programm ihre zukünftigen Fahrten eintragen. Dies ist selbstverständlich auch mit Hilfe eines PCs oder Tablets möglich. Auf diese Weise entfallen der Weg zum Fuhrparkleiter und die Eintragung vor Ort. Das System zeigt automatisch an, welches Kfz zu welchem Zeitpunkt noch frei verfügbar ist. Prinzipiell besteht kein Anspruch auf die Nutzung desselben Fahrzeugs. Dennoch können sich die Kollegen natürlich untereinander absprechen, welcher Pkw von einer bestimmten Person bevorzugt wird. Die Reservierung einmal eingetragen, kann das Auto auf dem Firmenparkplatz abgeholt werden – es lässt sich entweder elektronisch per Zugangscode öffnen oder wird vom Fuhrparkleiter übergeben. Letzteres ist für die Erstellung eines Übergabeprotokolls sicherlich praktischer. In diesem Fall erhält die Firma einen besseren Überblick über den Zustand der im Pool vorhandenen Wagen.
Firmenwagen in Poolfahrzeug umwandeln
Viele Unternehmen begeben sich weiterhin ins Home Office und lassen Firmenwagen ungenutzt stehen. Mit dem Umstieg vom Firmenfahrzeug zum Poolfahrzeug können diese Wagen wieder in Betrieb genommen werden. So funktioniert es.
Die meisten Angestellten benötigen aufgrund der andauernden Pandemie keinen Firmenwagen und lassen ihn ungenutzt zuhause stehen. Dennoch sind die Unternehmen weiterhin mit Steuern und anderen Abgaben auf die nicht ausgelasteten Fahrzeuge konfrontiert. Es ist daher von Vorteil, sie in Poolfahrzeuge umzuwandeln.
Poolfahrzeuge werden mehr als nur einem Mitarbeiter eines Unternehmens zur Verfügung gestellt, anders als Firmenwagen, die lediglich von einer Person genutzt werden. Für beide Arten fallen andere Steuern an. Die Umwandlung kann dem Unternehmen einige Ausgaben ersparen.