Bei einem Poolfahrzeug handelt es sich um eine spezielle Form des Dienstwagens. Dieser wird nicht nur einem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. Vielmehr befindet sich das Fahrzeug im Besitz des Unternehmens und kann bei Bedarf von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden. Die steuerliche Behandlung dieser Fahrzeuge entspricht zunächst der des Dienstwagens. Hierin unterscheidet es sich deutlich von einem klassischen Dienstwagen, der in der Regel an eine bestimmte Person gebunden ist. Das Sharing-Modell macht die Haltungskosten eines Fuhrparks deutlich günstiger. Notwendige Reservierungen können von den berechtigten Mitarbeitern übrigens elektronisch vorgenommen werden. Probleme gibt es hingegen bei der Abrechnung privater Fahrten. Außerdem ist für die Poolfahrzeuge private Nutzung ausgeschlossen. Sie kann nur im Ausnahmefall gestattet werden und ist mit dem Arbeitgeber abzusprechen.
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Was ist ein Poolfahrzeug
Im Gegensatz zu einem klassischen personengebunden Dienstwagen, ist ein Poolfahrzeug generell für mehrere Mitarbeiter verfügbar. Es befindet sich innerhalb des Fuhrparks und kann von den verschiedenen Berechtigten per Anmeldung für Dienstfahrten, teilweise sogar für private Touren gegen Geldzahlung ausgeliehen werden. Alle Fahrten, die im Auftrag der Firma erfolgen, sind selbstverständlich kostenfrei. Bei klassischen Poolfahrzeugen ist es erforderlich, dass ein Fuhrparkleiter darauf achtet, wer sich wann das entsprechende Kfz ausleiht. Er muss Reservierungen entgegennehmen und den Verleih vermerken. Zudem ist bei der Übergabe die schriftliche Erstellung eines Protokolls und u.U. eine Sicherheitseinweisung notwendig. Vorteilhaft ist, dass durch das Sharing-Modell der Fuhrpark vergleichsweise klein gehalten wird und man so allzu hohe Investitionen vermeidet.
Privatfahrten bei Poolfahrzeugen
Mit der Nutzung von Poolfahrzeugen wird außerdem der Anteil an privaten Fahrten, z. B. der Weg zum Arbeitsplatz, gesenkt. Der Mitarbeiter holt sich das Poolfahrzeug am Firmenparkplatz oder in der Garage ab und bringt es nach Ende seiner Dienstfahrt auch wieder dorthin zurück. Ebenfalls praktisch ist ein solches Verfahren in Bezug auf den Datenschutz. Wenn der Wagen ausschließlich arbeitsbezogen genutzt wird, kann ein GPS-Tracker stets angelassen werden. Dies ist dem Mitarbeiter selbstverständlich mitzuteilen und dieser muss in die Verarbeitung seiner Daten einwilligen. Sind private Fahrten dennoch genehmigt, sollte eine entsprechende Lösung für nicht-dienstliche Nutzungszeiten, z. B. das Ausstellen des Trackers, gefunden werden.
Steuerrechtlich müssen Fuhrparkleiter zudem den geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer beachten. Dieser wird mit Hilfe der Ein-Prozent-Regel aus der Gesamtheit der Poolfahrzeuge berechnet. Die Summe des Fuhrparkwertes wird durch alle berechtigten Mitarbeiter geteilt. Ein Prozent dieses Durchschnittswertes muss vom Arbeitnehmer unabhängig von der tatsächlichen Nutzung für private Fahrten versteuert werden.
Die Alternative: Fahrtenbuch
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Steuerliche Behandlung des Poolfahrzeugs
Grundsätzlich wird der Poolwagen in Bezug auf die Steuer behandelt wie der Dienstwagen. Die Kosten für das Fahrzeug kann das Unternehmen steuerlich geltend machen. Die Abrechnung gestaltet sich als einfach, wenn der Poolwagen ausschließlich betrieblich genutzt wird. Die Kosten für die Leasingrate, die Versicherungen, die Wartung und den Betrieb trägt das Unternehmen. Es setzt diese Kosten als Betriebskosten ab.
Private Fahrten mit dem Poolwagen
Ob private Fahrten mit dem Poolfahrzeug gestattet sind, entscheidet zunächst das Unternehmen. Wenn die Firma den privaten Betrieb des Fahrzeugs untersagt, ist es wichtig, dass sich der Mitarbeiter daran hält. Andernfalls können empfindliche Strafen verhängt werden. Problematisch werden private Fahrten mit dem Poolfahrzeug in Bezug auf die steuerliche Behandlung.
Poolfahrzeug über Fahrtenbuch versteuern
Die steuerliche Behandlung eines Poolwagens, der für private Fahrten freigegeben wird, gestaltet sich als kompliziert und führt häufig zu Streitigkeiten des Unternehmens mit dem Finanzamt. Abhilfe schafft die Führung eines Fahrtenbuches für Poolfahrzeuge. In einem Fahrtenbuch können die Fahrer alle privaten und dienstlichen Fahrten dokumentieren. Dank dieser Methode zahlt dann jeder Nutzer des Poolfahrzeugs nur die Privatkilometer, die er tatsächlich gefahren ist. Damit für Poolfahrzeuge das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, müssen die Gesamtkosten des Fahrzeugs durch Belege im Einzelnen nachgewiesen werden und das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt werden.
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Da der Aufwand hoch ist, nehmen viele Unternehmen davon Abstand und gestatten private Fahrten nur mit einem klassischen Dienstwagen. Für Poolfahrzeuge ohne Fahrtenbuch muss der Fuhrparkleiter dann ein privates Nutzungsverbot erteilen. Dürfen Privatfahrten doch durchgeführt werden, muss die 1-%-Methode genutzt. Um den Schreibaufwand zu verringern und die private Nutzung zu ermöglichen, können Unternehmen auf ein elektronisches Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge umsteigen. In der Broschüre lesen Sie, wie einfach die Firmenwagenversteuerung von Poolfahrzeugen mithilfe einer Fuhrparksoftware funktioniert.
Alternativen zum Fahrtenbuch
Ein-Prozent-Regel beim Dienstwagen
Wird dem Mitarbeiter ein Dienstwagen zur alleinigen Nutzung zur Verfügung gestellt, sind private Fahrten in aller Regel erlaubt. Die privaten Fahrten dürfen steuerlich aber nicht geltend gemacht werden. Um eine finanzielle Trennung von privaten und dienstlichen Fahrten in Bezug auf die Steuer sicherzustellen, gibt es die sogenannte Ein-Prozent-Regel. Der Besitzer des Dienstwagens versteuert pauschal ein Prozent des Neupreises des Fahrzeugs im Rahmen der Einkommenssteuer. Dafür wird der Wert des Fahrzeuges mit einem Prozent als Verdienst angerechnet und nach dem individuellen Steuersatz versteuert. Beim Poolwagen wird der geldwerte Vorteil dann zu gleichen Teilen auf alle Mitarbeiter umgelegt, die Zugang zum Poolfahrzeug haben. Oft wird diese Methode allerdings als unfair empfunden, weil alle den gleichen Anteil bezahlen müssen egal, ob sie den Gemeinschafts-PKW viel oder wenig privat genutzt haben.
Die Umsetzung des privaten Nutzungsverbots
Entscheiden Sie sich als Arbeitgeber dafür, ein privates Nutzungsverbot für die von Ihnen bereitgestellten Pool- und Firmenfahrzeuge festzulegen, dann muss diese Maßnahme schriftlich und klar im Arbeitsvertrag jedes Angestellten festgelegt werden. — Dies gilt auch für Führungskräfte. Eine mündliche Aussprache reicht in keinem Fall aus. Das private Nutzungsverbot muss so angelegt und festgehalten werden, dass das Finanzamt nicht den Verdacht erheben kann, dass das Verbot verletzt wurde oder verletzt werden kann. Besteht auch nur die kleinste Möglichkeit, dass ein Angestellter ein Firmenfahrzeug privat nutzen könnte, liefert das dem Fiskus den Grund, auf Basis von Erfahrungswerten, einen geldwerten Vorteil — und damit eine höhere Steuerlast für die Firma — anzunehmen.
Mit einem Absatz zum Nutzungsverbot im Arbeitsvertrag ist es daher also nicht getan. Der Arbeitgeber ist darüber hinaus verpflichtet, das Nutzungsverbot regelmäßig und angemessen zu überwachen und kontrollieren. Wird dies nicht zur Zufriedenstellung des Finanzamtes getan, geht es davon aus, dass eine Privatnutzung unerkannt möglich gewesen wäre. Allein diese Möglichkeit zur privaten Nutzung des Firmenwagens gilt als geldwerter Vorteil. Auf die tatsächliche Nutzung kommt es dann nicht an. Der Arbeitgeber sollte daher unbedingt Maßnahmen bilden, aus denen die rechtmäßige Überwachung des Verbots hervorgeht.
Überwachung des Privatnutzungsverbot
Wer also ein Privatnutzungsverbot für den Dienstwagen vereinbart hat und sicher gehen möchten, dass kein geldwerter Vorteil zu versteuern ist, sollte eine Fahrtendokumentation durchführen oder nachweisen, dass der Arbeitgeber die Einhaltung des Privatnutzungsverbots regelmäßig überwacht. Das Führen eines Fahrtenbuchs ist eine sichere Lösung zur ordnungsgemäßen Fahrtendokumentation. Sind die Eintragungen korrekt, lückenlos und zeitnah, lässt sich daraus die tatsächliche Nutzung des Dienstwagens ablesen und es ist für das Finanzamt ersichtlich, dass keine Privatnutzung stattgefunden hat.
Wer die Fahrtenbuchführung umgehen möchte, dem bleibt als einzige Alternative, das Fahrzeug nach Ende der Dienstfahrt auf dem Unternehmensgelände abzustellen und Fahrzeugpapiere sowie Schlüssel nach Dienstschluss abzugeben. Wird das vereinbarte Privatnutzungsverbot nicht überwacht oder durch Fahrtenbuchführung belegt, kann das Finanzamt von einer privaten Mitbenutzung ausgehen und ist berechtigt, einen geldwerten Vorteil nach der Ein-Prozent-Methode zu versteuern.
Doch lieber kein Verbot?
Werden diese genauen Bedingungen des Finanzamts eingehalten, so können Unternehmen mit einem privaten Nutzungsverbot einiges an Steuern sparen. Ist dies jedoch ein zu großer Aufwand oder die Privatnutzung der Fahrzeuge wird den Angestellten erlaubt, dann muss eine Entscheidung zwischen der Ein-Prozent-Methode oder einem Fahrtenbuch getroffen werden.
Mitarbeiter hat keinen Anspruch auf Nutzung des gleichen Poolwagens
Die nächste Fahrt kann durch den gleichen Mitarbeiter oder durch einen anderen Beschäftigten durchgeführt werden. Ein Mitarbeiter hat keinen Anspruch auf die Nutzung des gleichen Poolfahrzeugs. In einigen Unternehmen wird dies angestrebt. Die Zusage, dass ein Mitarbeiter immer den gleichen Poolwagen zur Nutzung gestellt bekommt, kann das Unternehmen in der Regel nicht machen. Dies ist ein weiterer Unterschied zum Dienstwagen, bei dem ein Mitarbeiter Anspruch auf die dauerhafte Nutzung hat.
Trends und Entwicklungen bei Poolfahrzeugen
Immer häufiger wird die Reservierung von einem Poolfahrzeug in Firmen per App geregelt. Alle Berechtigten werden in eine Gruppe aufgenommen und können über das Online-Programm ihre zukünftigen Fahrten eintragen. Dies ist selbstverständlich auch mit Hilfe eines PCs oder Tablets möglich. Auf diese Weise entfallen der Weg zum Fuhrparkleiter und die Eintragung vor Ort. Das System zeigt automatisch an, welches Kfz zu welchem Zeitpunkt noch frei verfügbar ist. Prinzipiell besteht kein Anspruch auf die Nutzung desselben Fahrzeugs. Dennoch können sich die Kollegen natürlich untereinander absprechen, welcher Pkw von einer bestimmten Person bevorzugt wird. Die Reservierung einmal eingetragen, kann das Auto auf dem Firmenparkplatz abgeholt werden – es lässt sich entweder elektronisch per Zugangscode öffnen oder wird vom Fuhrparkleiter übergeben. Letzteres ist für die Erstellung eines Übergabeprotokolls sicherlich praktischer. In diesem Fall erhält die Firma einen besseren Überblick über den Zustand der im Pool vorhandenen Wagen.
Firmenwagen in Poolfahrzeug umwandeln
Viele Unternehmen begeben sich weiterhin ins Home Office und lassen Firmenwagen ungenutzt stehen. Mit dem Umstieg vom Firmenfahrzeug zum Poolfahrzeug können diese Wagen wieder in Betrieb genommen werden. So funktioniert es.
Die meisten Angestellten benötigen aufgrund der andauernden Pandemie keinen Firmenwagen und lassen ihn ungenutzt zuhause stehen. Dennoch sind die Unternehmen weiterhin mit Steuern und anderen Abgaben auf die nicht ausgelasteten Fahrzeuge konfrontiert. Es ist daher von Vorteil, sie in Poolfahrzeuge umzuwandeln.
Poolfahrzeuge werden mehr als nur einem Mitarbeiter eines Unternehmens zur Verfügung gestellt, anders als Firmenwagen, die lediglich von einer Person genutzt werden. Für beide Arten fallen andere Steuern an. Die Umwandlung kann dem Unternehmen einige Ausgaben ersparen.
Die Vorteile der Umstellung auf Poolfahrzeuge
Aus Firmenwagen Poolfahrzeuge zu machen, wirkt sich positiv auf das Geschäft aus. Diese fünf Möglichkeiten erklären, wie Poolfahrzeuge insbesondere während der aktuellen Pandemie sinnvoll sein können.
Firmenwagen oder Poolfahrzeug - Kostenvorteile
Es spart Geld, ein Poolfahrzeug für mehrere Mitarbeiter zu kaufen oder zu leasen, als separate Fahrzeuge für alle Mitarbeiter zu finanzieren. Durch die gemeinsame Nutzung von Fahrzeugen wird Geld bei Kraftstoff, Wartungskosten und Servicegebühren gespart. Studien zeigen, dass sich durch die Investition in Poolfahrzeuge statt Firmenwagen durchschnittlich 9.100 EUR sparen lassen.
Vorteile für Mitarbeiter
Die Fahrzeuge können einer größeren Anzahl von Mitarbeitern zugutekommen, während Firmenwagen nur von wenigen Auserwählten genutzt werden können. Fahrgemeinschaften werden gefördert, was zu mehr bessere Pünktlichkeit aller Mitarbeiter und der Verbesserung der Umweltbilanz des Unternehmens als Ganzes führen kann. Ganz zu schweigen stärkt es den Teamgeist. Beim Poolfahrzeug ist private Nutzung ausgeschlossen und nur in Ausnahmefällen möglich.
Vorteile für die Umwelt
Je weniger Autos ein Unternehmen nutzt, desto weniger Kraftstoff wird verwendet. Poolfahrzeuge sind eine einfache Möglichkeit, CO2-Emissionen zu reduzieren und auf einen umweltfreundlichen Fuhrpark hinzuarbeiten. Abhängig von den Anforderungen eines Unternehmens bieten sich auch Elektrofahrzeuge als Poolfahrzeuge an, um die Umwelt zu schützen.
Steuern gelten fahrzeugbezogen
Im Gegensatz zu Firmenwagen gilt die 1-%Methode bei Poolfahrzeugen nicht personen-, sondern fahrzeugbezogen. Damit beträgt der steuerpflichtige Nutzungswert nur 1 % des Bruttolistenpreises.
Die Umstellung von Firmenfahrzeuge auf Poolfahrzeuge ist im aktuellen Klima sinnvoll. Immer mehr Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus, während die Dienstwagen ungenutzt in der Einfahrt stehen und dabei Kosten verursachen. Wenn diese Wagen in Poolfahrzeuge verwandelt werden, spart es Geld, CO2-Emissionen und Steuern.