Telematiksystem Lexikonartikel

Der effektive und effiziente Einsatz von Fahrzeugen ist in Unternehmen von großer wirtschaftlicher Bedeutung. In Fahrzeug-Telematiksystemen sind zwei Datenverarbeitungssysteme mit einem Telekommunikationssystem unter ständigem Datenaustausch miteinander verbunden. Ziel von Telematiksystemen ist, das Steuern, Planen, Überwachen und Verwalten der Fahrzeugflotten einfach und kostensparend zu gestalten und den Einsatz von Fahrer und Fahrzeug zu optimieren.

Einsatzmöglichkeiten von Telematiksystemen im Fuhrpark

Ein Telematiksystem ist ein hocheffizienter Bordcomputer, der sich an GPS koppeln und für viele verschiedene Anwendungen nutzen lässt. Zu den wichtigsten Einsatzmöglichkeiten gehört bspw. die Routenplanung, welche sich mit Hilfe der Borddaten und GPS-gestützten Routendokumentation optimieren lassen. Auf diese Weise verbessert der Fuhrparkleiter mit dem Telematiksystem die Logistik und plant die Fuhrparkabläufe wesentlich effizienter. Deutlich weniger Aufwand ist außerdem bei der Planung der Fahrzeugnutzung durch das Personal zu erwarten. Durch einen in Telematiksysteme integrierten GPS Car Tracker erhält der Fuhrparkleiter außerdem Warnmeldungen zu Fahrzeugdiebstählen. Die Pkw werden elektronisch und digital auf ihrem Weg überwacht. Gleichzeitig können Kundennachweise über Dienstleistungen erstellt werden – z.B. über eine Echtzeitverfolgung eines Lieferwagens.

Nutzen eines Telematiksystems im Fuhrparkmanagement

Automatisierung von Prozessen (Geschäftsprozessmanagement)
Fahrermanagement
Werkstatt- und Fahrzeugmanagement
Einsparung von Wartungskosten
Transparente Zeiterfassung
Zusammenführung und Verarbeitung aller erhobenen Daten innerhalb einer Software
Externe Hard- und Software kann optional in das System integriert werden
Datenarchivierung
günstige Versicherungstarife

Mit Telematiksystem Fuhrpark verwalten

Die Grundfunktion eines Telematiksystems ist, die Fahrzeuge, Touren und Transportaufträge effizient einzuteilen und somit die Prozessabläufe zu optimieren. Die Standortortung erfolgt mit GPS, einem globalen Navigationssatellitensystem zur Positionsbestimmung. Jederzeit kann somit die Position eines Fahrzeugs in Ist-Zeit ermittelt werden. Ein Telematiksystem ermöglicht ebenso, die Ladung eines Transports genau zu identifizieren. Gesetzliche Vorgaben beim Fahrermanagement wie Lenk- und Ruhezeiten werden leicht mit dem System überwacht und eingehalten. Ebenso ermöglicht das Telematiksystem eine Kommunikation des Fahrers mit dem Unternehmen und umgekehrt. Dies erfolgt über ein Textnachrichtensystem, über das beispielsweise Transportaufträge mit Lieferadresse gesendet werden können. Idealerweise besitzt das Telematiksystem eine erweiterte Funktion für die Nutzung der Daten bei der Personalabrechnung. Beim Werkstattmanagement hat der Fuhrparkleiter seine Fahrzeuge stets im Blick und das Telematiksystem erinnert und plant anfallende Inspektionen oder den Reifenwechsel.

Die wichtigsten Funktionalitäten eines Telematiksystems

Echtzeitinformationen über die Flotte dank GPS-Ortung
Effektive Touren- und Routenplanung
Identifikation der Ladung
Effiziente Einteilung der Fahrer
Einfache Fahrerkommunikation
Elektronische Führung des Fahrtenbuchs
Übersicht über das Fahrverhalten
Überwachung von Werkstattterminen

Kostensenkung mit Telematiksystemen

Das Telematiksystem eröffnet somit dem Betreiber einen vielfältigen Nutzen bezüglich der Optimierung des Fahrzeugs und des Einsatzes der Fahrer. Dies bedeutet für das Unternehmen ein reibungsloser Ablauf und vor allem die Einsparung von Kosten. Durch die Daten können beispielsweise Leer- und Umwegfahrten reduziert werden und der Kraftstoffverbrauch optimiert werden. Ein Telematiksystem erhöht somit die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens enorm und macht es auf dem Markt konkurrenzfähiger.

Mit dem Bordsystem Routen planen

Eine der wichtigsten Funktion eines Telematikssystems für Flottenfahrzeuge ist die Planung von Routen. Nehmen wir ein Beispiel: Ein Fuhrparkleiter leitet den Fuhrpark eines Logistikunternehmens, welches über die gesamte Woche hinweg durch verschiedene Mitarbeiter Waren ausliefert. Im klassischen Fall verliert dieser bei händischer und selbst bei computerunterstützter Routenplanung schnell den Überblick. Der Fuhrparkleiter muss aus dem Kopf wissen, welche Lieferorte nah beieinander liegen, um eine Route für den Fahrer auszuarbeiten.

Für einen effizienten Ablauf

Mit der technischen Ausstattung und einem integrierten Fahrtenbuch geht diese Arbeit automatisch vonstatten. Der Computer speichert alle Karten, verknüpft sofort Orte miteinander, verfolgt Lieferaufträge und Fahrten in Echtzeit. Das Telematiksystem ermittelt, in welcher Reihenfolge sich die Lieferorte am besten anfahren lassen. So erstellt es einen Routenplan, der besonders effizient ist. Die Technik sieht auf diese Weise genau, auf welcher Tour noch Kapazitäten bestehen – z. B., um auf dem Rückweg bestimmte Güter abzuliefern oder abzuholen. Selbstverständlich betreffen solche Vorteile vom Telematiksystem nicht nur die typische Logistikbranche innerhalb einer Stadt oder Region, sondern lassen sich ebenso im internationalen Warenverkehr nutzen.

Mit Telematiksystem den Fuhrpark schützen

Ein Teil des Telematiksystems ist das GPS, mit dem die Position des Fahrzeugs auf den Meter genau bestimmt werden kann. Ist das Gerät eingeschaltet, verfolgt der Sender und Empfänger in Echtzeit, wo sich das Flottenfahrzeug aktuell befindet. Bei privater Nutzung durch die Mitarbeiter sowie bei Dienstwagen muss es abgestellt werden, da eine Verfolgung der Fahrzeuge außerhalb der Arbeitszeit rechtlich unzulässig ist. Im Parkmodus empfiehlt es sich jedoch, die Ortung aktiviert zu lassen. Der Fuhrparkleiter wird automatisch durch das Telematiksystem gewarnt, wenn das Fahrzeug unerlaubt entwendet wird. Jetzt kann er schnell eingreifen und Kontakt mit der Polizei aufnehmen. Die Chance auf Aufklärung des Falles steigt so immens.

Kundennachweise mit einem Telematiksystem erstellen

Die Daten, welche das Telematiksystem ermittelt, lassen sich visualisieren und bspw. mit dem Kunden teilen. Genutzt wird dies bereits bei einigen Anbietern von Lebensmittel-Lieferungen sowie bei Postservices wie DHL und Hermes. Der Käufer kann dann über eine virtuelle Karte mitverfolgen, wo sich der Lieferant im Augenblick befindet. Noch bevor dieser an der Tür klingelt, weiß der Empfänger über den sich nähernden Mitarbeiter Bescheid und kann sich entsprechend vorbereiten. Zudem ist es möglich, eine E-Mail oder SMS mit dem geplanten Liefertermin 24 Stunden zuvor zu versenden. Ein Telematiksystem sorgt somit dafür, dass sich der Kunde nicht den gesamten Tag, sondern nur ein Zeitfenster freihalten muss.

Günstige Kfz-Versicherungstarife dank Telematiksystem

Durch den Einsatz eines Telematiksystems lassen sich auch die Versicherungskosten für die Fahrzeuge senken. Viele Versicherungen bieten spezielle Tarife an, wenn ein Telematiksystem im Fahrzeug genutzt wird. Wichtige Parameter des Fahrstils (Fahrstilanalyse) wie Beschleunigungs- und Kurvenverhalten, Geschwindigkeiten, Lenk- und Bremsvorgänge werden an die Versicherung weitergeleitet. Diese berechnet aus den Daten einen Punktewert, den sogenannten Score, der für die Höhe des Rabatts verantwortlich ist. Je besser und vorausschauender das Fahrverhalten ist, desto höher ist der Rabatt für die Kfz-Flottenversicherung.

Telematiksysteme mit einer Fuhrparksoftware kombinieren

Auch für die Führung der Fahrtenbücher ist ein Telematiksystem ein immenser Fortschritt. Das Personal muss die Nutzung der Pkw nämlich nicht mehr händisch notieren und an den Fuhrparkmanager weiterreichen. Das Telematiksystem zeichnet automatisch auf, wo sich der Wagen während der Dienstzeit befindet und sendet die Informationen direkt an den zentralen Computer. Die Daten sind auf diese Weise ohne jeglichen Aufwand bereits in der Datenbank vorhanden und können nun verarbeitet werden.

Neben dem Fahrtenbuch können Fuhrparkleiter auch viele andere Funktionen einer Fuhrparksoftware mit dem Telematiksystem nutzen. So ist es möglich, allein die Fahrzeugortung oder die Stammdatenverwaltung mit Kosten- und Fahrzeugmanagement in Anspruch zu nehmen. Auch eine App zur Fahrzeugbuchung kann Teil einer Fuhrparksoftware sein.

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Telematiksystem für den Fuhrpark

Funktionsweise von Telematiksystemen

Ein Telematiksystem besteht grundsätzlich aus einem Bordrechner und einer ortsfesten EDV-Anlage, die über einen Datenaustausch in beide Richtungen über GPS miteinander kommunizieren. Der Bordrechner ist entweder eine sogenannte Telematik-Box oder eine Smartphone-App. Aufwendige Telematiksysteme bieten auch für den Fahrer eine separate App an, um die erhobenen Daten einsehen und nutzen zu können. Die Hauptaufgaben des Telematiksystems bestehen in der möglichst automatischen Erfassung aller relevanten Fahrzeugdaten, der schnellen Übertragung dieser Daten an das Unternehmen sowie die Aufbereitung und Visualisierung der erfassten Informationen. Zu den erweiterterten Funktionen eines Telematiksystems zählen das Personalmanagement, das technische Fahrzeugmanagement und das Geschäftsprozessmanagement. Folgende Daten werden unter anderem dabei von dem Telematiksystem erhoben:

Standort der Fahrzeuge
Geschwindigkeit
Bremsverhalten
Beschleunigungsverhalten
Fahrverhalten in Kurven
Fahrtzeit
Kraftstoffverbrauch