Fuhrparkverwaltungssoftware

Der eigene Fuhrpark erfordert viel Übersicht – deshalb benötigen Firmen eine gute Verwaltung. Fällige Miet- oder Leasingraten, TÜV-Prüfungen oder Wartung: Durch eine geeignete Fuhrparkverwaltungssoftware kann der jeweilige Fuhrpark effizient organisiert werden.

Im Artikel erfahren Sie:

  1. Effiziente Organisation und Verwaltung: Fuhrparkverwaltungssoftware ermöglicht eine effiziente Organisation und Verwaltung von Fahrzeugflotten, einschließlich der Überwachung von Miet- oder Leasingraten, TÜV-Prüfungen, Wartungen und anderen wichtigen Fahrzeugdaten.

  2. Automatisierung und Optimierung von Prozessen: Die Software bietet Funktionen wie automatische Erinnerungen an wichtige Termine, GPS-gestützte Fahrzeugortung, digitale Führerscheinüberwachung und Schadensmanagement, was zur Optimierung von Arbeitsprozessen und zur Kosteneinsparung beiträgt.

  3. Umfassende Funktionalitäten: Neben der Stammdatenverwaltung und Fahrzeugortung unterstützt die Software auch Aufgaben wie Termin- und Auftragsmanagement, elektronisches Fahrtenbuch, Kostenanalyse und Tankkartenintegration, was eine ganzheitliche Verwaltung des Fuhrparks ermöglicht.

Die Vorteile einer Fuhrparkverwaltungssoftware

Wer mehrere Firmenwagen im Einsatz hat, kann schnell den Überblick verlieren. Verpasste Wartungstermine oder unnötige Standzeiten kosten viel Geld. Mit einer Fuhrparkverwaltungssoftware lassen sich Fahrzeuge wie Pkw, Lkw und sogar Bagger einfacher organisieren. FahrzeugverwalterInnen legen die Stammdaten digital an und hat so jederzeit und von egal welchem Standort Zugriff auf diese. Durch automatische Erinnerungen werden keine Termine wie z. B. für Hauptuntersuchungen mehr vergessen. 

Fuhrparkverwaltungsoftware

Vertragsmanagement mit Fuhrparkverwaltungssoftware

Doch Fuhrparkverwaltungssoftware kann in der Regel noch viel mehr. Neben der Einordnung von Verträgen und der Verwaltung von Leasingfahrzeugen zählt auch das Erfassen von Tankdaten dazu. Zusätzlich sind viele weitere Informationen abrufbereit. Etwa welche Modelle geleast oder gekauft wurden und an welcher Stelle im Fuhrpark die meisten Kosten entstehen. Wer eine Software für die Verwaltung des Fuhrparks nutzt, verfügt über ein zuverlässiges Instrument zur Optimierung der Koordination.

Prozesse optimieren mit einer Fuhrparkverwaltungssoftware

Die Übersicht über die Fahrzeugflotte des Fuhrparks zu behalten, kann zur Herausforderung werden. Es gilt, stets für die gesamte Flotte über sämtliche Parameter Bescheid zu wissen: Welche MitarbeiterInnen sind gerade unterwegs, wie weit ist er noch vom Ziel entfernt, wann kann das Fahrzeug wieder zur Verfügung stehen? Ob Servicewagen von Dienstleistungsunternehmen, Mietwagenanbieter, Carsharing-Pools oder in der Logistik – eine leistungsstarke Fuhrparkverwaltungssoftware ist unverzichtbar.

Kosten und Zeit sparen

Kostenersparnis durch Fuhrparkverwaltungsoftware

Und sie dient nicht allein der besseren Übersicht: Umfangreiche Programme bieten Leistungen an wie die digitale Führerscheinüberwachung, GPS-gesteuerte Fahrzeugortungen inklusive Auswertung aller erhobenen Daten, Erinnerungen an fällige Wartungstermine und die Erfassung von Tankdaten.

So hilft das System Unternehmen jeglicher Größe dabei, Ressourcen und Kosten zu sparen, MitarbeiterInnen effektiv einzusetzen, Routen effizient zu planen und Routen rechtskonform zu dokumentieren. In die Fuhrparkverwaltung sind zudem in der Regel mehrere Personen eingebunden: Leiter der Fahrzeugflotte, der Einkauf, MitarbeiterInnen, Dienstleister und KundInnen. Greifen sie alle auf die für sie relevanten Daten zu, lassen sich Prozesse und Abstimmungen beschleunigen – zur Zufriedenheit aller.

Beispiel aus der Praxis

Kunden eines Carsharing-Anbieters finden auf einer digitalen, auf dem Smartphone verfügbaren Karte das nächstgelegene Fahrzeug binnen Sekunden und reservieren es für eine vom Anbieter vorgegebene Zeitspanne auf ihren Account. Der Standort wird via GPS an das Verwaltungssystem geleitet, nach der Reservierung markiert das System das Fahrzeug als geblockt. Damit ist es für andere Nutzer unsichtbar. Stellt der Kunde das Fahrzeug ab, gibt die Software es frei. Zudem meldet das System leere Tanks, fällige TÜV-Termine und eventuelle Defekte.

Funktionen einer Fuhrparkverwaltungssoftware

Die Verbesserung von Arbeitsprozessen spart Nerven, viel Kosten und steigert die Zufriedenheit der KundInnen. Projekte können so perfekt getaktet werden – und AußendienstmitarbeiterInnen erhalten auf diese Art zur gewünschten Zeit ihre Fahrzeuge. Ein weiteres großes Plus der Fuhrparkverwaltungssoftware liegt im umfassenden Schadensmanagement. Sie erkennt ganz genau, ob ein Fahrzeug in einen Unfall verwickelt wurde und wie hoch der Gesamtschaden war. Sie schlüsselt auf, ob die Schäden von bestimmten FahrerInnen verursacht wurden, zu welchem Zeitpunkt und an welchem Ort der Unfall passiert ist. Dank einer digitalen Anbindung an die betriebliche Finanzbuchhaltung, behalten UnternehmerInnen stets die Übersicht in der Fuhrparkverwaltungssoftware über alle anfallende Kosten, die der Fuhrpark im laufenden Betrieb dauerhaft verursacht. 

Fahrzeugortung

Folgende Funktionen kann eine Fuhrparkverwaltungssoftware haben:

Welche Vorteile hat eine Fuhrparkverwaltungssoftware?

Schlankere Prozesse sparen Zeit, Geld und erhöhen die Zufriedenheit von MitarbeiterInnen, Kunden, PartnerInnen und Dienstleistenden. Eine Fuhrparkverwaltungssoftware zu implementieren, lohnt sich daher bereits bei wenigen Fahrzeugen. Mit diesen Funktionen vereinfachen Sie Ihr Flottenmanagement:

Fuhrparkverwaltungssoftware am PC
  • Überblick über sämtliche Flottenfahrzeuge in Echtzeit
  • Anzeigen von Bewegungsdaten und Fahrtrichtung
  • Anbindung an verschiedenen Schnittstellen für Weiterverarbeitung erhobener Daten
  • Zugriff für alle beteiligten Personen möglich
  • Diebstahlschutz
  • rechtssichere Einhaltung von Straßenverkehrsregeln und Vorgaben durch das Finanzamt
  • Einsparpotenziale durch Kostenfresser transparent machen
  • sichere Dokumentation von Arbeits- und Fahrzeiten
  • datenschutzkonforme Speicherung aller relevanter Daten

Mit modernen Fuhrparkverwaltungssystemen arbeiten Sie auf dem PC im Unternehmen sowie über eine App für Smartphones und Tablets. Cloud-basierte System benötigen keinen Speicherplatz auf Ihren stationären Rechnern oder den firmeneigenen Servern. Sie greifen von jedem Standort der Welt auf die zentral gespeicherten – und mehrfach gesicherten – Daten zu.

Wie funktioniert eine Fuhrparkverwaltungssoftware?

Das Herzstück jeder Flottenmanagementsoftware ist die GPS-gesteuerte Fahrzeugüberwachung. GPS (Global Positioning System) ist eines der wichtigsten Ortungsverfahren und hat sich seit seiner Entwicklung in den 70er-Jahren durch das US-Militär weltweit etabliert. Es basiert auf Satelliten, die permanent ihren Standort und die aktuelle Uhrzeit an einen Empfänger senden. Das System errechnet anhand dieser Daten seinen eigenen Standort und übermittelt ihn an angeschlossene Softwaresystem – wie eben eine Fuhrparkverwaltungssoftware.

Alle angeschlossenen Fahrzeuge der Flotte sind mit einem GPS-Modul ausgestattet. Es findet je nach Bauart und Art der Fahrzeugnutzung Platz im Motorraum oder im Fahrzeuginneren. Von dort aus sendet es seine Position sowie weitere Daten an einen zentralen Server, der sie an die Fuhrparkverwaltungssoftware weiterleitet.

Was eine Fuhrparkverwaltungssoftware alles kann, erfahren Sie in folgender Broschüre. Fleet Admin bietet intelligente Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten, Kostenanalyse, Kontrolle des Tankverbrauchs und vieles mehr.

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Einblick in eine Fuhrparkverwaltungssoftware:

FAQ

1. Was ist der Hauptzweck einer Fuhrparkverwaltungssoftware?

Eine Fuhrparkverwaltungssoftware dient der effizienten Organisation und Verwaltung eines Fuhrparks. Sie ermöglicht die digitale Erfassung und Überwachung von Fahrzeugdaten, Verträgen, Wartungsterminen und anderen relevanten Informationen.

2. Welche Vorteile bietet eine Fuhrparkverwaltungssoftware?

Die Software hilft, den Überblick über den Fuhrpark zu behalten, Prozesse zu optimieren und Kosten zu sparen. Funktionen wie GPS-gesteuerte Fahrzeugortung, digitale Führerscheinüberwachung und automatische Erinnerungen an Wartungstermine tragen zur Effizienzsteigerung bei.

3. Wie unterstützt die Software das Vertragsmanagement?

Die Fuhrparkverwaltungssoftware ermöglicht die Verwaltung von Leasingverträgen und anderen Fahrzeugdokumenten. Sie bietet einen Überblick über geleast oder gekaufte Modelle und hilft, Kostenquellen im Fuhrpark zu identifizieren.

4. Welche Funktionen sind typisch für eine Fuhrparkverwaltungssoftware?

Typische Funktionen umfassen Stammdatenverwaltung, GPS-gestützte Fahrzeugortung, digitale Fahrerunterweisung, elektronische Führerscheinkontrolle, Termin- und Auftragsmanagement, elektronisches Fahrtenbuch, Kostenanalyse und Tankkartenintegration.

5. Wie trägt die Software zur Kosten- und Zeiteinsparung bei?

Durch die Automatisierung von Prozessen und die Bereitstellung von Echtzeitdaten ermöglicht die Software eine effizientere Fahrzeugnutzung, verbesserte Routenplanung und eine transparente Kostenkontrolle, was zu erheblichen Einsparungen führen kann.

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