Fuhrparkverwaltungssoftware

Flotte
Eine große Flotte zu verwalten ist ohne eine Fuhrparkverwaltungssoftware schwierig.

Der eigene Fuhrpark erfordert viel Übersicht – deshalb benötigen Firmen eine gute Verwaltung. Fällige Miet- oder Leasingraten, TÜV-Prüfungen oder Wartung: Durch eine geeignete Fuhrparkverwaltungssoftware kann der jeweilige Fuhrpark effizient organisiert werden.

Wer mehrere Firmenwagen im Einsatz hat, kann schnell den Überblick verlieren. Verpasste Wartungstermine oder unnötige Standzeiten kosten viel Geld. Mit einer Fuhrparkverwaltungssoftware lassen sich Fahrzeuge wie PKW, LKW oder Bagger und deren Stammdaten schnell kategorisieren. Genau aus diesem Grund ist die Implementierung einer Fuhrparkverwaltungssoftware besonders wichtig. So können Fahrzeuge, die zum TÜV oder in die Werkstatt müssen, nicht automatisch disponiert werden. Missverständnisse werden dadurch bereits im Vorfelde vermieden, Abläufe deutlich vereinfacht.

Vertragsmanagement mit Fuhrparkverwaltungssoftware

Doch Fuhrparkverwaltungssoftware kann in der Regel noch viel mehr. Neben der Einordnung von Verträgen und der Verwaltung von Leasingfahrzeugen zählt auch das Erfassen von Tankdaten dazu. Zusätzlich sind viele weitere Informationen abrufbereit. Etwa welche Modelle geleast oder gekauft wurden und an welcher Stelle im Fuhrpark die meisten Kosten entstehen. Wer eine Software für die Verwaltung des Fuhrparks nutzt, verfügt über ein zuverlässiges Instrument zur Optimierung der Koordination.

Prozesse optimieren mit einer Fuhrparkverwaltungssoftware

Die Übersicht über die Fahrzeugflotte des Fuhrparks zu behalten, kann zur Herausforderung werden. Es gilt, stets für die gesamte Flotte über sämtliche Parameter Bescheid zu wissen: Welcher Mitarbeiter ist gerade unterwegs, wie weit ist er noch vom Ziel entfernt, wann kann das Fahrzeug wieder zur Verfügung stehen? Ob Servicewagen von Dienstleistungsunternehmen, Mietwagenanbieter, Carsharing-Pools oder in der Logistik – eine leistungsstarke Fuhrparkverwaltungssoftware ist unverzichtbar.

Und sie dient nicht allein der besseren Übersicht: Umfangreiche Programme bieten Leistungen an wie die digitale Führerscheinüberwachung, GPS-gesteuerte Fahrzeugortungen inklusive Auswertung aller erhobenen Daten, Erinnerungen an fällige Wartungstermine und die Erfassung von Tankdaten.

So hilft das System Unternehmen jeglicher Größe dabei, Ressourcen und Kosten zu sparen, Mitarbeiter effektiv einzusetzen, Routen effizient zu planen und Routen rechtskonform zu dokumentieren. In die Fuhrparkverwaltung sind zudem in der Regel mehrere Personen eingebunden: Leiter der Fahrzeugflotte, der Einkauf, Mitarbeiter, Dienstleister un Kunden. Greifen sie alle auf die für sie relevanten Daten zu, lassen sich Prozesse und Abstimmungen beschleunigen – zur Zufriedenheit aller.

Ein Beispiel aus der Praxis: Kunden eines Carsharing-Anbieters finden auf einer digitalen, auf dem Smartphone verfügbaren Karte das nächstgelegene Fahrzeug binnen Sekunden und reservieren es für eine vom Anbieter vorgegebene Zeitspanne auf ihren Account. Der Standort wird via GPS an das Verwaltungssystem geleitet, nach der Reservierung markiert das System das Fahrzeug als geblockt. Damit ist es für andere Nutzer unsichtbar. Stellt der Kunde das Fahrzeug ab, gibt die Software es frei. Zudem meldet das System leere Tanks, fällige TÜV-Termine und eventuelle Defekte.

Funktionen einer Fuhrparkverwaltungssoftware

Die Verbesserung von Arbeitsprozessen spart Nerven, viel Kosten und steigert die Zufriedenheit der Kunden. Projekte können so perfekt getaktet werden – und Außendienstmitarbeiter erhalten auf diese Art zur gewünschten Zeit ihre Fahrzeuge. Ein weiteres großes Plus der Fuhrparkverwaltungssoftware liegt im umfassenden Schadensmanagement. Sie erkennt ganz genau, ob ein Fahrzeug in einen Unfall verwickelt wurde und wie hoch der Gesamtschaden war. Sie schlüsselt auf, ob die Schäden von einem bestimmten Fahrer verursacht wurden, zu welchem Zeitpunkt und an welchem Ort der Unfall passiert ist. Dank einer digitalen Anbindung an die betriebliche Finanzbuchhaltung, behält der Unternehmer stets die Übersicht in der Fuhrparkverwaltungssoftware über alle anfallende Kosten, die der Fuhrpark im laufenden Betrieb dauerhaft verursacht. 

Folgende Funktionen kann eine Fuhrparkverwaltungssoftware haben:

Fahrzeugortung
Eine Fuhrparkverwaltungssoftware ortet Fahrzeuge per GPS.

Welche Vorteile hat eine Fuhrparkverwaltungssoftware?

Schlankere Prozesse sparen Zeit, Geld und erhöhen die Zufriedenheit von Mitarbeitern, Kunden, Partnern und Dienstleistern. Eine Fuhrparkverwaltungssoftware zu implementieren, lohnt sich daher bereits bei wenigen Fahrzeugen. Mit diesen Funktionen vereinfachen Sie Ihr Flottenmanagement:

Person nutzt Fuhrparkverwaltungssoftware am PC
Eine Fuhrparkverwaltungssoftware ermöglicht die Fahrzeugkoordination vom Laptop aus.
  • Überblick über sämtliche Flottenfahrzeuge in Echtzeit
  • Anzeigen von Bewegungsdaten und Fahrtrichtung
  • Anbindung an verschiedenen Schnittstellen für Weiterverarbeitung erhobener Daten
  • Zugriff für alle beteiligten Personen möglich
  • Diebstahlschutz
  • rechtssichere Einhaltung von Straßenverkehrsregeln und Vorgaben durch das Finanzamt
  • Einsparpotenziale durch Kostenfresser transparent machen
  • sichere Dokumentation von Arbeits- und Fahrzeiten
  • datenschutzkonforme Speicherung aller relevanter Daten

Mit modernen Fuhrparkverwaltungssystemen arbeiten Sie auf dem PC im Unternehmen sowie über eine App für Smartphones und Tablets. Cloud-basierte System benötigen keinen Speicherplatz auf Ihren stationären Rechnern oder den firmeneigenen Servern. Sie greifen von jedem Standort der Welt auf die zentral gespeicherten – und mehrfach gesicherten – Daten zu.

Wie funktioniert eine Fuhrparkverwaltungssoftware?

Das Herzstück jeder Flottenmanagementsoftware ist die GPS-gesteuerte Fahrzeugüberwachung. GPS (Global Positioning System) ist eines der wichtigsten Ortungsverfahren und hat sich seit seiner Entwicklung in den 70er-Jahren durch das US-Militär weltweit etabliert. Es basiert auf Satelliten, die permanent ihren Standort und die aktuelle Uhrzeit an einen Empfänger senden. Das System errechnet anhand dieser Daten seinen eigenen Standort und übermittelt ihn an angeschlossene Softwaresystem – wie eben eine Fuhrparkverwaltungssoftware.

Alle angeschlossenen Fahrzeuge der Flotte sind mit einem GPS-Modul ausgestattet. Es findet je nach Bauart und Art der Fahrzeugnutzung Platz im Motorraum oder im Fahrzeuginneren. Von dort aus sendet es seine Position sowie weitere Daten an einen zentralen Server, der sie an die Fuhrparkverwaltungssoftware weiterleitet.

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