Eine Tracking-Software im Fuhrpark dient nicht nur zur Übermittlung des Standortes. Mit ihr verringert man das Ausfallpotenzial der Flotte, verbessert den Workflow und kann Diebstahl verhindern.

Ursprünglich wurde das GPS-Satellitennetz (Global Positioning System) einmal für rein militärische Zwecke eingerichtet. Doch mittlerweile orientiert sich die gesamte Welt an dieser Technik. Ohne GPS wüssten unsere Navigationssysteme nicht, wo sie sich – und damit die Fahrzeuge im Fuhrpark – gerade befinden. Dank GPS-Empfänger und Mobilfunksender wissen wir ganz genau, wo in Hintertupfingen die nächste Tankstelle liegt. Und genau auf dieser Technologie basiert eine Tracking Software.

Immer wissen, wo die Flotte ist

Person hält Landkarte in der Hand
Eine Tracking Software kann viel mehr als nur den Standort zu übermitteln.

Ob im Stau oder am Strand: Die Tracking Software übermittelt den Aufenthaltsort an einen mit dem Internet verbundenen Empfänger am PC oder Mobiltelefon. Für die Echtzeit-Darstellung und Auswertung der Trackerdaten gibt es leistungsstarke Software, die das Flottenmanagement erheblich unterstützen kann. Neben dem Aufenthaltsort speichern moderne Tracking Systeme zusätzlich Bewegungsprofile und können – wenn sie mit Fahrzeugsensoren verbunden sind – sogar Auskunft über den Fahrstil der Mitarbeiter liefern, Verschleiß erkennen und die exakte Arbeitszeit aufzeichnen. Kunden wiederum bevorzugen immer eine schnelle Lieferung, einen schnellen Service und die Möglichkeit ihre wichtigsten Sendungen zu verfolgen. Die beste Lösung für alle Unternehmen ist die Verwendung von GPS-Tracking Software mit denen sich ihr Geschäftsziel effizienter erzielen lässt.

So funktioniert eine Tracking Software

Um Fahrzeuge unter Kontrolle zu behalten, benötigen Unternehmer drei Komponenten.

  • Hardware: Der GPS-Tracker wird entweder in den Fahrzeugen eingebaut oder durch einen Stecker im Zigarettenanzünder angeschlossen. Dann ist der Dienstwagen automatisch und überall zu verfolgen.
  • Tracking Software: Die Tourenplanungssoftware ermöglicht es, Routen optimal zu planen, und verarbeitet in Echtzeit die gesammelten Daten des Senders.
  • App: Viele Anbieter von Fuhrparkmanagement-Software ergänzen diese durch eine App für das Smartphone der Außendienstmitarbeiter.

Vorteile der Tracking Software

Fuhrparkleiter schaut in Tracking Software am Laptop
Die Tracking software kann der Fuhrparkleiter bequem am Laptop einsehen.

Fuhrparkmanagement-Software hilft also dabei, den täglichen Workflow im Unternehmen zu verbessern. Alle Vorteile lassen sich so zusammenfassen:

  1. Erhöhte Mitarbeiterproduktivität: Die GPS-Überwachung motiviert Mitarbeiter exakter zu arbeiten, da sie wissen, dass das Unternehmen genaue Zeitaufzeichnungen führt.
  2. Mehr Pünktlichkeit von Service und Lieferungen dank effizientere Planung.
  3. Geringere Ausfälle der Flotte durch ständige Zustandsanalyse der Fahrzeuge.
  4. Schnelle Reaktionszeiten bei Kundenanfragen dank Standortanzeige in Echtzeit.
  5. Verlässlichere Kalkulationsgrundlage wegen GPS-Trackers und Tourenplanungssystems.
  6. Verbesserte Erfüllung der Nachweispflicht durch integriertes elektronische Fahrtenbuch.
  7. Automatische Aufzeichnung der Grenzübertritte.
  8. Überwachen von Bordspannung, Akkuladung, GPS-Signalstärke, Zündung und Geschwindigkeit

Tracking Software und ihre Funktionen im Fuhrpark

Eine gute Tracking Software vereint verschiedene Funktionen. Die Möglichkeit, den Standort des Fahrzeugs zu verfolgen, ist nur Funktionsmerkmal. Zu den weiteren Bausteinen der Software können die elektronische Führerscheinkontrolle, ein elektronisches Fahrtenbuch und eine praktische Kostenverwaltung gehören. Der Vorteil einer kombinierten Fuhrpark- und Tracking Software liegt darin, dass alle Optionen in einer Software vereint sind. Die Steuerung und Bedienung der Software ist einfach und selbsterklärend. Die einheitliche Bedienung aller Funktionen ist ein weiterer Vorteil.

Funktionen, die eine Tracking Option auf den ersten Blick hat, sind folgende:

  • GPS-Fahrzeugortung
    Tracking Software auf Smartphone geöffnet
    Eine Tracking Software auf einem Smartphone geöffnet.
  • Historische Routendokumentation
  • Fahrzeugfinder
  • Umkreiserkennung
  • Diebstahlschutz dank Geofencing 
In Kombination mit einer Fuhrparksoftware, sind folgende Funktionen möglich:

  • Elektronisches Fahrtenbuch
  • Kostenmanagement & -analyse
  • Elektronische Führerscheinkontrolle
  • Fahrerunterweisung 
  • Stammdatenverwaltung
  • Tankkartenintegration
  • Aufgabenmanagement
 

Fuhrpark- und Tracking Software - unverzichtbar für Unternehmen

Das digitale Fuhrparkmanagement ist für viele Unternehmen mittlerweile unverzichtbar geworden. Oftmals notieren Fuhrparkleiter alle Aufzeichnungen per Hand in Büchern. Das erfordert jedoch einen großen Aufwand. Alle Berechnungen müssen manuell oder in Excel-Dateien durchgeführt werden. Dabei können sich Fehler einschleichen. Durch den Einsatz einer digitalen Fuhrpark- und Tracking Software werden Prozesse automatisiert. Die Eingaben können einfach und schnell über eine Maske realisiert werden. Dies bringt nicht nur eine enorme Zeitersparnis, sondern es spart auch Geld. So können gegebenenfalls Mitarbeiter die Organisation des Fuhrparks neben der Haupttätigkeit übernehmen.

Tracking Software gegen Diebstahl

Fahrzeug wird aufgebrochen
Eine Tracking Software ermöglicht eine Diebstahlsicherung.

Laut Kfz-Diebstahlreport des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft wurden 15.037 kaskoversicherte Autos 2018 in Deutschland gestohlen. Das bedeutet alle 35 Minuten verschwindet ein PKW in unserem Land. Der wirtschaftliche Schaden für die Beklauten liegt bei durchschnittlich gut 19.800 Euro. Im Fokus der Diebe befinden sich besonders teure Autos, deshalb ist der Schaden so immens. Die mit Abstand höchste Diebstahlrate verzeichnen große Städte wie Berlin, Leipzig, Hamburg und Hannover.

Völlig verhindern kann Tracking Software einen Diebstahl zwar nicht, aber immerhin warnen. Denn neben der Ortung kommt es bei GPS-Trackern auf die Alarmfunktionen an – wie Erschütterungsmelder oder ein Geofence: Beim Verlassen eines Gebietes oder der Fahrt in ein bestimmtes Areal gibt es einen Alarm. Doch einige Diebe sind auf die technische Absicherung vorbereitet und arbeiten mit Störsendern. Die legen das Mobilfunknetz um das Auto herum lahm und verhindern, dass es zum Alarm kommt. Aber auch dagegen haben einige Anbieter von Tracking Software bereits wirksame technische Abwehrmittel gefunden.

Elektronisches Fahrtenbuch

Das elektronische Fahrtenbuch gehört zu einer weiteren Funktion einer Tracking Software. Die Führung eines Fahrtenbuches ist aus verschiedenen Gründen bei mehrheitlich genutzten Fahrzeugen im Fuhrpark erforderlich. Sind die Fahrzeuge im gewerblichen Einsatz, können die Kosten für eine Fahrt steuerlich abgesetzt werden. Voraussetzung ist jedoch die Führung eines Fahrtenbuches. Wenn das Finanzamt die Fahrtkosten akzeptieren soll, muss der Beamte jede Fahrt nachvollziehen können. Die elektronische Variante spart Zeit. Die für die Abrechnung notwendigen Daten können innerhalb der Tracking Software einfach übermittelt werden. Auch die Aufzeichnung gestaltet sich einfach, denn sie verläuft vollautomatisch im Hintergrund. Die Anzahl der Kilometer und die Route müssen nicht manuell ermittelt werden. Auch die Fahrzeit wird elektronisch erfasst. Dies ist für Fuhrunternehmen ein wichtiger Aspekt. Die Fahrer müssen nach einer gewissen Fahrzeit eine vorgeschriebene Pause einlegen. Die Software dokumentiert den Fahrverlauf, sodass ein exakter Nachweis jederzeit möglich ist.

Führerscheinkontrolle dank Tracking Software

Ein wichtiger Baustein einer Tracking Software ist die elektronische Führerscheinkontrolle. Der Führerschein des Fahrers ist sicher in dem System hinterlegt. Der Fuhrparkleiter kann die Prüfintervalle automatisch einstellen. Das System zeigt an, ob und wann eine Führerscheinkontrolle erfolgt ist. Weiterhin ist in der Tracking Software ein Eskalationsempfänger integriert. Dieser warnt, wenn die Führerscheinkontrolle ausgeblieben ist. Alle Funktionen der elektronischen Führerscheinkontrolle können einfach eingestellt werden. Der Status ist auf einen Blick sichtbar. Mit der Verwendung der Führerscheinkontrolle entfällt die manuelle Kontrolle des Führerscheins. Daraus erfolgt eine enorme Zeitersparnis. Die notwendigen Dokumente liegen digital vor und können bei Bedarf jederzeit abgerufen werden.

Tracking Software von Vimcar

Tracking Software Vimcar Fleet
Routendokumentation in der Tracking Software Vimcar Fleet.

Es gibt zahlreiche Anbieter von Tracking Software für den Fuhrpark. Das Unternehmen Vimcar bieter eine Tracking Software als Fuhrparksoftware inklusive Hardware sowie Desktop-App an. Die Software basiert auf GPS-gestützten Funktionen, die die Echtzeit-Verfolgung der Flotte ermöglichen. Die Hauptfunktionen sind dabei folgende: Routendokumentation, Fahrzeugortung und Bewegungsmelder.

Mit der Fahrzeugortung kann der Fuhrparkleiter den Standort aller Flottenfahrzeuge abrufen. Wo befindet sich gerade welches Fahrzeug? Bewegt es sich oder steht es still? Die Funktion hilft dabei, bei kurzfristigen Terminänderungen den nächstgelegenen Mitarbeiter zum Einsatzort zu schicken. Auch wenn ein Unfall oder eine Fahrzeugpanne geschehen kann der Fuhrparkleiter schnell Hilfe schicken. 

Die Routendokumentation der Tracking Software hilft dem Fuhrparkleiter dabei, Touren bestmöglich zu planen und vergangene Routen zu analysieren. Das ist wichtig, um doppelte Fahrstrecken der Mitarbeiter zu verhindern. Gleichzeitig hilft es dabei, die Fahrzeugauslastung zu verbessern. Welche Fahrzeuge stehen lange ungenutzt, während andere weite Strecken zurücklegen? Manchmal muss der Fuhrparkleiter bei dem Kunden rechtfertigen, dass der Mitarbeiter pünktlich zum Termin eintraf. Auch hier hilft die Routendokumentation als Kundennachweis. 

Bewegungsmelder als Diebstahlschutz

Mit der Bewegungsmelder-Funktion der Tracking Software von Vimcar Fleet kann der Fuhrparkleiter einen Diebstahlschutz einstellen. Über zeit- und gebietsbasierte Fenster (Geo Fencing) können Zeiträume und Gebiete festgesteckt werden, zu und in welchen die Fahrzeuge nicht bewegt werden dürfen. Wird das Fahrzeug entwendet, erhält der Fuhrparkleiter automatisch eine Benachrichtigung. Jetzt kann er sofort eingreifen und die Koordinaten an die Polizei übermitteln.

Übrigens: Die Tracking Software Vimcar Fleet Geo beinhaltet auch eine Tracking App. Die App kann  der Fuhrparkleiter nutzen, um am Smartphone jederzeit die Flottenfahrzeuge zu orten. So hat er selbst bei Termin und außerhalb des Büros eine Möglichkeit, einen schnellen Einblick in den Fuhrpark zu erhalten.

Die Fuhrparksoftware Fleet Geo für Betriebe​

Ich stimme den AGB & Datenschutzbedingungen der Vimcar Gmbh zu.

Datenschutz bei Tracking Software

Der Datenschutz ist ein sehr wichtiger Aspekt, wenn eine Tracking Software eingesetzt werden soll. Die Daten, die in der Tracking Software gesammelt werden, müssen den Datenschutzbestimmungen gerecht werden. Das System muss so programmiert sein, dass Dienstwagen nicht geortet werden können. Nur mehrheitlich genutzte Fahrzeuge (Poolfahrzeuge) dürfen durch die Tracking Software verfolgt werden. Wichtig ist außerdem, dass die Mitarbeiter zu dem Einsatz einer GPS-gestützten Fahrzeugortung informiert werden. 

So funktioniert eine Tracking Software im Fuhrpark

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