Spesen bezeichnen die Kosten die ein Arbeitnehmer beispielsweise im Rahmen einer Geschäftsreise hat und die der Arbeitgeber übernehmen muss.

Spesenabrechnung

Teuer ist die Verpflegung unterwegs. Welchen Verpflegungsmehraufwand hat der Arbeitgeber zu erstatten? Welche Spesen werden vom Finanzamt anerkannt? Für Fuhrparkbetreiber und Verantwortliche sind Spesen ein relevanter Posten unter den Betriebsausgaben. Die wichtigsten Informationen über gesetzliche Neuerungen und was es bei der Spesenabrechnung zu beachten gilt, bietet der folgende Überblick.

Als Spesen gelten weitestgehend Kosten für Essen und Unterkunft, die in Ausübung des Berufes während Geschäftsreisen oder Lkw-Fahrten entstehen. Überarbeitete und differenzierte Spesensätze für Auslandsfahrten wurden Januar 2019 vom Bundesministerium für Finanzen länderspezifisch – für mehr als 40 Länder und Landesteile – in Kraft gesetzt. Nach wie vor gelten die beiden Verpflegungspauschalen über acht Stunden und 24 Stunden Abwesenheit in Deutschland und für Geschäftsfahrten ins Ausland. Bei acht bis vierundzwanzig Stunden Unterwegs-sein (Verpflegungspauschale I) gilt nach wie vor die Anrechnung von zwölf Euro und die Pauschale für Übernachtung von nur zwanzig Euro. Bei Abwesenheit von mindestens vierundzwanzig Stunden (Verpflegungspauschale II) gelten weiterhin die vierundzwanzig Euro als erstattungsfähig für Essen und Trinken.

Typische Posten der Abrechnung sind:

  • Essen und Trinken in Gaststätten oder Rastplätzen
  • Kosten für WC-Benutzung oder Duschräume
  • Übernachtungskosten
  • Taxifahrten

Bewirtungen, wie Geschäftsessen oder Geschäftspartner einladen, können nicht in dem Bereich Spesenabrechnung geltend gemacht werden, wohl aber können sie unter betriebliche Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden.

Spesen: Welche Kosten kriegen Sie zurück?

Bei einer Dienstreise fallen viele verschiedene Spesen an: Fahrt, Verpflegung, Übernachtung, Nebenkosten usw. Diese können Sie mit Nachweis in der Regel mit dem tatsächlichen Betrag geltend machen und von Ihrem Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen. Haben Sie keinen Beleg, so greifen die sogenannten Pauschbeträge, die sich je nach Kostenart unterscheiden.

1. Die Fahrtkosten

Spesen sind beispielsweise Fahrtkosten. Denn bei einer betrieblich oder beruflich getätigten Reise haben Sie Anspruch darauf, die anfallenden Fahrtkosten abzusetzen bzw. steuerfrei von Ihrem Arbeitgeber zurück erstatten zu lassen. Achten Sie darauf, dass die Handhabung der Kostenrückerstattung in Ihrem Arbeitsvertrag festgelegt ist. Je nach genutztem Verkehrsmittel gilt der tatsächliche Ticketpreis oder die Kilometerpauschale. Nur durch den Nachweis von Belegen können Sie den vollen Ticketpreis zurückerstattet bekommen.

Im Falle der Kilometerpauschale beträgt der Pauschbetrag auf Geschäftsreisen für Hin- und Rückweg 0,30 Euro; bei dem Arbeitsweg handelt es sich um 0,30 Euro für den einfachen Weg. Legen Sie die Strecke nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln, sondern mit Ihrem Firmenwagen zurück, so können Sie die genaue Kilometerzahl einfach mit einem Fahrtenbuch dokumentieren.

2. Die Verpflegungskosten

Spesen Typ Nummer 2: Seit 2014 gibt es zwei verschiedene Verpflegungspauschalen zur Regelung von sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen, das heißt Essensausgaben, die Sie auf Dienstreisen machen. Bei Dienstreisen im deutschen Inland wird zwischen eintägigen und mehrtägigen Reisen mit Übernachtung unterschieden. Bei eintägigen Reisen müssen Sie sich für mehr als acht Stunden außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte befinden, um einen Pauschbetrag von 12 Euro nutzen zu können. Sollten Sie als Außendienstmitarbeiter über keine Tätigkeitsstätte verfügen, gilt jede berufliche Fahrt als Dienstreise. Halten Sie sich länger als acht Stunden am Stück außerhalb Ihres Homeoffice auf, gilt der Verpflegungsmehraufwand.

Bei mehrtägigen Reisen gilt der Betrag von 12 Euro, unabhängig von der tatsächlichen Stundenanzahl, ebenso für An- und Abreisetag. Für alle Tage dazwischen, an denen Sie sich volle 24 Stunden außerhalb Ihrer Tätigkeitsstätte befinden, gelten jeweils 24 Euro. 
Im Ausland kommen je nach Land andere Pauschbeträge zur Geltung. Beachten Sie außerdem, dass sich der Pauschbetrag mindert, wenn Sie durch den Arbeitgeber Mahlzeiten erhalten oder dieser Mahlzeiten stellen lässt.

3. Die Unterkunftskosten

Auch Unterkunftskosten sind Spesen und können Sie neben der Verpflegung zusätzlich geltend machen. Hier werden in den meisten Fällen die tatsächlichen Kosten steuerfrei erstattet, ansonsten können im Inland pauschal 20 Euro steuerfrei pro Nacht angesetzt werden – beispielweise bei der Übernachtung bei einem Bekannten oder wenn kein Beleg vorhanden ist.

Sind Sie im Ausland unterwegs, so gelten je nach Land und Region verschiedene Pauschbeträge, die jährlich vom Bundesfinanzministerium aktualisiert werden. Als Beispiel: Der Pauschbetrag liegt pro Übernachtung in Paris bei 135 Euro, in Straßburg jedoch nur bei 89 Euro. Achtung: Unternehmer können keine Pauschbeträge anwenden, das Finanzamt akzeptiert in diesem Fall nur Belege mit Originalbetrag. 

Buchen Sie eine Übernachtung mit Frühstück so mindert dies außerdem Ihre Verpflegungspauschale für den betroffenen Tag. Das Taxi zum Hotel und andere weitere Kosten können Sie außerdem als Reisenebenkosten steuerfrei erstatten lassen – vorausgesetzt Sie haben die notwendigen Belege zur Hand. 

Bedenken Sie, dass es sich hierbei um Pauschbeträge handelt, also kein direkter Kostennachweis notwendig ist. Dennoch müssen Sie beweisen, dass Sie sich tatsächlich länger als 8 Stunden auf Dienstreise befunden haben. Das können Sie zum Beispiel ganz einfach mit der Führung eines elektronischen Fahrtenbuches.

Spesenabrechnung Ausland – Was muss beachtet werden? 

Für eine Spesenabrechnung Ausland ist es wichtig, dass alle Kosten in eine Exceltabelle oder ein spezielles Buchhaltungsprogramm eingetragen und dort verrechnet werden. Vor allem für Reisen außerhalb von Deutschland sind Pauschalen bedeutsam, die je Tag bestimmte Verpflegungs- und Übernachtungssätze pro Tag nutzen. Hierdurch wird der Aufwand für die Abrechnung deutlich vereinfacht – Belege sind dann nicht notwendig. 

Spesenrechnung Ausland – das sind die wichtigsten Informationen 

Als Spesenabrechnung versteht man zunächst einmal die Auflistung jener Kosten, die bei einer dienstlichen Reise anfallen. Hierzu zählen u. U., so selbst ausgelegt, die Tankkosten, Mautgebühren, aber auch Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungen. Während im Inland für längere Aufenthalte meist feste Pauschalen gezahlt werden, liegen die Sätze im Ausland je nach Preisniveau mal niedriger und mal höher. Hier kommt es aber auch auf das Unternehmen an, das eventuell damit einverstanden ist, wenn schlichtweg bestimmte Belege für Hotels und Restaurants bis zu einem bestimmten Maximalwert vorgelegt werden. In vielen Fällen kommt die Firma dann sogar finanziell günstiger. Bei der Spesenabrechnung Ausland nutzen die meisten Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern oft vorgedruckte Formulare oder lassen die jeweiligen Arbeitnehmer Kosten über eine App ins System einspeisen.

Später müssen diese Daten jedoch durch physisch vorliegende Belege verifiziert werden. Eine weitere Option ist die Nutzung von speziellen Tank- und Firmenkreditkarten. Hier wird direkt über die Abrechnung ersichtlich, was der Mitarbeiter für welchen Zweck aufgewendet hat. Bei Reisen ins Ausland kann es jedoch u.U. zu Problemen mit bestimmten Kreditkarten und Verträgen mit Tankstellen kommen. Insofern sollte man sich stets die Option einer klassischen Spesenabrechnung vorbehalten. Bei den Spesensätzen orientiert sich die Buchhaltung meist an den gängigen Pauschalwerten nach den Vorgaben des Bundesministeriums für Finanzen. Diese lassen sich problemlos im Internet finden. Sie beziehen sich auf das aktuelle Preisniveau im jeweiligen Land und spiegeln hierdurch ideal die Kosten für Verpflegung und Übernachtung pro Tag wider. Als Beispiel wird für einen Aufenthalt in Belgien pro Tag mit 42 Euro, für bis zu acht Stunden sowie den An- und Abreisetag mit 28 Euro gerechnet. Im Gegensatz dazu liegen die Pauschalen für Bosnien und Herzegowina mit 18 Euro je 24 Stunden deutlich niedriger. 

Trends und Entwicklungen bei der Spesenabrechnung Ausland 

Ganz klassisch werden die Spesen von den jeweiligen Mitarbeitern in ein Formular eingetragen. Hier sind bereits verschiedene Zeilen für Übernachtung, Verpflegung und andere Kosten vorgegeben. Alternativ sind in der Zukunft auch verschiedene Online-Modelle vorstellbar bzw. bereits in Betrieb. Per App reichen die Mitarbeiter auf Dienstreise dann ihre Kosten für Verpflegung und Übernachtung ein. Der Vorteil einer solchen Spesenabrechnung Ausland ist, dass die Daten direkt ins System wandern und nicht erst händisch von der Buchhaltung übertragen werden müssen. Nichtsdestoweniger sollten die Zahlen mit Belegen verifiziert werden. Ohne diese Nachweise kommen Spesenabrechnungen aus, die komplett auf Pauschalen setzen. 

Spesenabrechnung – Änderung bei einigen Auslandsfahrten 2019

Änderungen bei Auslandsfahrten, Erhöhungen und auch Reduzierungen von erstattungsfähigen Spesen, betreffen folgende europäische Länder seit dem 1. Januar 2019:

  • Griechenland
  • Luxemburg
  • Österreich
  • Polen
  • Spanien

Bei Griechenland gibt es unterschiedliche Abrechnungen, bzw. Anrechnungen in Athen und dem Rest des Landes: Für Athen gilt bei 8 bis 24 Std. 31 Euro, bei mindestens 24 Std. 46 Euro und eine Übernachtungspauschale von 132 Euro, im Rest des Landes bei Pauschale I 24 Euro, bei Pauschale II 26 Euro und Übernachtungskosten von 132 Euro.

Für Österreich gelten bei Abwesenheit 8 bis 24 Stunden, 27 Euro als abrechnungsfähig, bei mindestens 24 Stunden Abwesenheit vom Wohnort 40 Euro. Die Übernachtungspauschale ist 108, 00 Euro.

Für Polen sind je nach Landesteil fünf unterschiedliche Abrechnungsmodi vorgesehen. Die erste Zahl bezieht sich auf anerkannten Verpflegungsaufwand 8 bis 24 Stunden in Euro, die zweite auf mindestens 24 Stunden und die dritte Zahl auf die Übernachtungspauschale:

  • Polen – Breslau 22/33 /117
  • Polen – Danzig 20/ 30/ 84
  • Polen – Krakau 18/ 27/ 86
  • Polen – Warschau 20 /29/ 109
  • Polen – Rest 20/ 29/60

Ähnlich verhält es sich bei Auslandsfahrten in Spanien:

  • Spanien – Barcelona 23/ 34/118
  • Spanien- Kanarische Inseln 27/40/ 15
  • Spanien- Palma de Mallorca 24/35/ 121
  • Spanien- Madrid 27/40/118
  • Spanien- Rest 23/34/ 115

Diese Differenziertheit scheint zu erklären, warum das Bundesministerium für Finanzen so ausgelastet ist, und etliche Konzerne scheinbar steuerfrei agieren können. Daher gilt es für Fuhrparkbetreiber und Verantwortliche, das was geht auszuschöpfen. Informationen über Pauschbeträge für Spesenabrechnung in anderen Ländern als aufgeführt sind abrufbar unter „Pauschbeträge – Auslandsreisen 2019“.

Vorlage zur Spesenabrechnung

Laden Sie die kostenlose Vorlage für die Spesenabrechnung herunter und nutzen diese für interne Zwecke im Fuhrpark.



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