Mitteilungsbedürftig: Das muss der Arbeitgeber dem Finanzamt preisgeben

Ihre Angestellten möchten ihren Firmenwagen nicht mehr über die 1-%-Regelung versteuern, sondern Fahrtenbuch führen? Als Aárbeitgebende Person sind auch Sie in diesem Fall an Pflichten gebunden – zum Beispiel bei den Fahrzeugkosten.

Wenn die ArbeitnehmerInnen mit Firmenwagen sich entscheidet von der Ein-Prozent-Methode zum Fahrtenbuch zu wechseln, ändern sich auch einige Dinge für die ArbeitgeberInnen. Die Ein-Prozent-Methode ist bürokratisch gesehen relativ unkompliziert: Keine Nachweise über private Nutzung müssen erbracht, keine Belege müssen gesammelt und keine Kilometerkosten müssen am Ende des Jahres berechnet werden. Einzig der Bruttolistenpreis und der Arbeitsweg sind relevant und notwendig, um den Firmenwagen nach der Ein-Prozent-Methode zu versteuern. Was ist dann jedoch der Vorteil der Fahrtenbuch-Versteuerung?

So wird die Steuerlast mit dem Fahrtenbuch berechnet

Wird Fahrtenbuch geführt, sieht die Sache auf den ersten Blick doch schon komplizierter aus. Der Bruttolistenpreis direkt ist nicht relevant, stattdessen wird aber mit der Abschreibung, den Fixkosten, Betriebskosten, Werkstatt, Versicherung usw. gerechnet. Die Abschreibung bezeichnet in diesem Fall die Anschaffungskosten des Fahrzeuges aufgeteilt auf sechs Jahre Nutzung, von denen in der Regel ausgegangen wird. Mit all diesen Parametern wird schließlich berechnet, wie viel es kostet, das Fahrzeug über einen Kilometer zu bewegen. Mithilfe des Fahrtenbuches kann anschließend ermittelt werden, wie hoch die Kosten der Privatnutzung – und damit der geldwerte Vorteil – sind. Über diese genaue Ermittlung der tatsächlichen Kosten, kann die Steuerersparnis größer ausfallen, als bei der 1%- Regelung. In diesem Sinne ist das Fahrtenbuch auch wesentlich präziser als die pauschale Methode. Sie als ArbeitgeberInnen haben genau im Überblick wie hoch die Ausgaben und der Verschleiß des Fahrzeuges ist.

Die Fahrzeugkosten müssen mitgeteilt werden

Fahrzeugkosten

Wollen Arbeitnehmende, die dem Firmenwagen zugeschrieben ist, nun von der Ein-Prozent-Methode zur Fahrtenbuchführung wechseln, müssen all jene relevanten Daten vorhanden sein. Als arbeitgebende Person wären Sie daher verpflichtet, ihren MitarbeiterInnen die kompletten Fahrzeugkosten mitzuteilen. Es kann aber auch der Fall sein, dass sich Ihre Angestellten finanziell mit einer Selbstbeteiligungspauschale an den anfallenden Fahrzeugkosten beteiligt. Hier gilt: Übernimmt der Arbeitnehmer Straßenbenutzungskosten wie Vignetten oder Mautgebühren, zählt dies als Zuwendung des geldwerten Vorteils. Dieser wird damit verringert. Informieren Sie sich also vorab, welche Variante für Sie am preisgünstigsten ist, oder inwiefern Sie Ihren Mitarbeitern mit Dienstwagen entgegenkommen kommen wollen.

Fahrtenbuchdaten einfach mit dem Finanzamt teilen

Vorteile von Auswahl zwischen 1-%- vs. Fahrtenbuch für ArbeitnehmerInnen

Wer den Dienstwagen auch für Privatfahrten nutzen will, muss diesen Nutzungswert beim Finanzamt als Arbeitslohn versteuern. Gibt es ein generelles privates Nutzungsverbot des Dienstfahrzeugs, gilt dies selbstverständlich nicht. Ein Nutzungsverbot muss dann allerdings von Arbeitgebenden überwacht und kontrolliert werden. Generell kommt es allerdings dazu, dass sich das Finanzamt den Nutzungsvorteil einbehält. Diesen Vorteil errechnet das Finanzamt entweder mittels der ein Prozent Regelung oder aber über einen Fahrtenbuchnachweis. Gibt es kein Nutzungsverbot für Privatfahrten, dann sollte vorab mit den ArbeitgeberInnen festgelegt werden, welche Verfahrensmethode gegenüber dem Finanzamt gewählt werden soll. Jede Entscheidung hierzu gilt immer für ein Steuerjahr. Ein Wechsel der Verfahrensmethode bei demselben Fahrzeug innerhalb eines Steuerjahres ist nicht möglich. Dürfen sich ArbeitnehmerInnen die Methode selbst aussuchen, dann sind Korrekturen im Nachhinein nicht mehr erforderlich und der Mehraufwand besteht nicht.

Wann lohnt sich für Arbeitnehmer das Fahrtenbuch Arbeitnehmer und wann die 1-%-Regel?

Wird der Dienstwagen sehr häufig privat gefahren oder hat das Dienstfahrzeug einen sehr niedrigen Bruttolistenpreis, dann sollten ArbeitnehmerInnen nicht das Fahrtenbuch wählen. In diesen Fällen ist es empfehlenswert, die 1-%-Prozent-Regelung zu nutzen. Sie ist leichter zu errechnen und im Rechenergebnis auch günstiger als das Fahrtenbuch. Werden allerdings nur wenige private Fahrten mit dem Dienstwagen vorgenommen oder ist der Bruttolistenpreis des Dienstfahrzeugs sehr hoch, dann sollte für den Nutzungsnachweis gegenüber dem Finanzamt besser das Fahrtenbuch durch ArbeitnehmerInnen geführt werden. Dieses Fahrtenbuch für ArbeitnehmerInnen kann in handschriftlicher oder aber auch in elektronischer Form dem Finanzamt vorgelegt werden.

Fuhrpark Steuern FAhrzeugkosten

Als ArbeitgeberInnen die Versteuerungsmethode festlegen

Bei Firmenwagen wählt die Versteuerungsmethode der DienstwagenfahrerInnen selbst aus. Kommt es dazu, dass die ArbeitgeberInnen den Nutzungsvorteil des Dienstwagens für private Fahrten gegenüber dem Fiskus einfach mit der ein 1-%-Prozent-Methode versteueren, dann kann nachträglich immer noch eine Korrektur der ArbeitnehmerInnen gegenüber dem Finanzamt erfolgen. Hierzu muss allerdings ein Fahrtenbuch geführt worden sein. Das kann sich für die ArbeitnehmerInnen durchaus lohnen. Denn wenn der Bruttolistenpreis des Dienstwagens sehr hoch ist oder nur wenige private Fahrten mit dem Dienstfahrzeug unternommen wurden, dann ist die Fahrtenbuch für ArbeitnehmerInnen vorteilhafter. Hierzu können die ArbeitnehmerInnen mit dem Fahrtenbuch einfach den Bruttoarbeitslohn in der Einkommensteuererklärung korrigieren. Hierzu wird der Bruttoarbeitslohn der ArbeitnehmerInnen laut Bescheinigung vorgelegt. Abgezogen wird der darin enthaltene Nutzungswert des Dienstwagens, den die ArbeitgeberInnen bereits einbehalten und versteuert hat. Dieser Summe wird sodann der wahre Nutzungswert für die ArbeitnehmerInnen nach dem vorzulegenden Fahrtenbuch ArbeitnehmerInnen addiert. Als Ergebnis erhält man dann einen korrigierten Bruttoarbeitslohn, wenn das Fahrtenbuch ArbeitnehmerInnen vorgelegt wird.

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2 Antworten auf „Mitteilungsbedürftig: Das muss der Arbeitgeber dem Finanzamt preisgeben“

Hallo, ich habe eine Frage zur Abrechnung mit Fahrtenbuchmethode:
reicht es, wenn ich dann einfach ein Mal am Ende des Jahres den Geldwerten Vorteil versteuere.
Muss dann monatlich (Privat-KM, Fahrt zur Arbeit) nichts verrechnet werden?ß

Hallo Frau Berndl,
die Fahrten müssen täglich über das ganze Jahr hinweg aufgezeichnet werden, also auch alle Privatfahrten und die Fahrten von Zuhause zur Tätigskeitsstätte (Büro).
Bei der Steuererklärung muss das Fahrtenbuch vom Vorjahr dann mit abgegeben werden. Da das manuelle Dokumentieren der Fahrten recht zeitaufwendig ist, lohnt sich eine digitale Variante, welche die Fahrten automatisch aufzeichnet.

Ich hoffe ich konnte hiermit weiterhelfen.

Viele Grüße,
Susanna Hufnagl
Boxenstopp Team

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