Fahrzeugwartung: Was gehört dazu?

Eine gepflegte Fuhrparkflotte sorgt nicht nur für Vertrauen beim Kunden, sondern auch für die Sicherheit der FahrerInnen. Und nicht zuletzt spart eine gut geplante, gründliche Wartung langfristig Zeit und Geld. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie als Fuhrparkmanager bei der Fahrzeugwartung achten müssen.

Regelmäßige Wartung im Fuhrpark

Schleichender Verschleiß ist nicht zu vermeiden, wenn täglich viele Kilometer gefahren werden – und sorgfältige Wartung des Fuhrparks gehört zu den wichtigsten Aufgaben von FuhrparkmanagerInnen. Leider birgt sie Fehlerpotenzial. Je größer die Dienstwagenflotte, desto größer ist auch die Gefahr, kleine Mängel zu übersehen und wichtige Termine zu verpassen. Deswegen ist es oft nicht nur einfacher, sondern letztlich auch kostensparend, statt der eigenen Tabellen zur Planung von Wartung und Pflege ein computergestütztes Fuhrparkmanagement-System zu nutzen. Das leistet die Erinnerungsarbeit und sorgt für Transparenz. So müssen zum Beispiel bei der Nutzung eines Programmes mit Cloud die Kilometerstände nicht mehr regelmäßig bei den Fahrern abgefragt werden, sondern werden entweder von den FahrerInnen selbst aktualisiert oder sogar bequem vollautomatisch übermittelt. Kleine Betriebe mit einem dementsprechend kleinen Fuhrpark nutzen Tabellen, in die jedes Fahrzeug mit den wichtisten Eckdaten eingepflegt wird und hinterlegen dort die wichtigen Termine für regelmäßige Kontrollen und Werkstattbesuche. Je gründlicher die Daten gepflegt werden, umso weniger Probleme gibt es bei der Schadenregulierung mit Versicherungen oder Gewährleistungen vom Hersteller.

Wagenpflege bei Firmenwagen

Auch wenn natürlich auch bei einem Fahrzeug in erster Linie die inneren Werte zählen, ist das Äußere nicht zu vernachlässigen: Wartung fängt mit Pflege an. Wenn ein Wagen sauber ist, seine Karosserie glänzt, dann hinterlässt das nicht nur beim Kunden einen besseren Eindruck – es dient auch der Werterhaltung der Flotte. Die Wagenpflege spielt also im Bezug auf das Erscheinungsbild des Fahrzeuges eine ebenso bedeutende Rolle. Primär trägt eine gute Wagenpflegen dennoch dazu bei, die Firmenwagen gut zu erhalten und somit lange nutzen zu können. Genauso wichtig ist das Fahrverhalten der Fahrzeugnutzer: Starkes Bremsen und unnötiges Beschleunigen gehen beim Kfz auf die Substanz und führen zu mehr Reparaturen. Solche Störfaktoren gilt es zu vermeiden.

Wagenepflege im Fuhrpark

Pflichten bei der Fahrzeugwartung

Während manche Termine und Aufgaben eher selten anstehen, ist die Sichtprüfung vor Fahrtantritt grundsätzlich Pflicht. Das liegt daran, dass Dienstfahrzeuge nach Paragraf 1 Abs. 1 der Betriebssicherheitsverordnung als Arbeitsmittel gilt – und die müssen im Sinne des Arbeitsschutzes regelmäßig einer Gefährdungsbeurteilung unterzogen werden.

Wichtig: Diese Vorgabe muss auch bei der Fahrzeugübergabe in der FahrerInneneinweisung mitgeteilt werden. Bei Nichteinhaltung drohen Probleme mit der Versicherung und Geldbußen.

Junge Frau betreibt Fahrzeugwartung.

Für den gewohnheitsmäßigen Check sollten Beleuchtung, Bremsen, Scheibenwischer und Reifen auf ordnungsgemäßen Zustand und Funktionstüchtigkeit geprüft werden. In der Praxis wird man nicht vor jeder Fahrt nachschauen, ob der Erste-Hilfe-Kasten vollständig bestückt und das Reifenreparaturset noch nicht abgelaufen ist. Dafür empfehlen sich entsprechende Listen, die daran erinnern, wann ein Austausch notwendig wird. Ist das Equipment zur ordnungsgemäßen Lagerungssicherung vollständig?  Auch Kühlflüssigkeit, Kraftstofffüllstand und der Ölstand sollten kontrolliert werden – damit jedes Auto im wahrsten Sinne läuft wie geschmiert. Im Winter gehört noch der Füllstand des Frostschutzmittels auf die Checkliste. Diese Checkliste und klare Richtlinien fertigen Fuhrparkverantworliche am besten für jeden Wagen an und übergeben diese gleich bei der Fahrzeugübergabe – dann haben die FahrerInnen alles im Blick und laufen nicht Gefahr, etwas zu vergessen. 

Bei festgestellten Mängeln müssen die FahrerInnen die Fuhrparkverantwortlichen umgehend darüber informieren, damit dieser Gelegenheit hat, sich fix um die Beseitigung der Schäden zu kümmern. Die Fahrzeugwartung kann mit Hilfe der genannten Checklisten schnell und zeitsparend durchgeführt werden und sorgt gleichzeitig für mehr Sicherheit im Fuhrpark. 

Wichtig: Werden während der Fahrt schwerwiegende Mängel festgestellt, ist die Fahrt sofort zu beenden!

Wenn viele Fahrzeuge gleichen Typs vorhanden sind, kann es sich lohnen, Ersatzteile wie Scheibenwischer, geeignetes Motoröl etc vorzuhalten, damit nicht bei jeder Kleinigkeit eine Werkstatt aufgesucht werden muss.

Verpflichtende Fahrzeugwartung

Bei Bedarf, mindestens aber einmal jährlich, muss ein Sachkundiger die betrieblich genutzten Fahrzeuge im Hinblick auf Arbeits- und Verkehrssicherheit prüfen. Die Ergebnisse dieser Untersuchung müssen schriftlich dokumentiert werden, um etwa Versicherungen oder Herstellern beweisen zu können, dass alles ordnungsgemäß veranlasst und durchgeführt wurde. Die Fuhrparkbeauftragten müssen, sofern sie nicht selbst diejenigen sind, die die Prüfung übernehmen, die Termine dafür veranlassen. Am besten so vorausschauend, dass die Prüf- und Wartungstermine den Arbeitsablauf der FahrerInnen möglichst nicht beeinträchtigen und bei einem ohnehin anstehenden Werkstattbesuch miterledigt werden können. Liegen diese Termine im Frühling oder Herbst, kann zusätzlich auch noch der Reifenwechsel durchgeführt werden. Je nach Auftragsvolumen können mit der Werkstatt günstig zusätzliche Leistungen vereinbart werden: etwa einen Hol- und Bringdienst für Dienstfahrzeuge von MitarbeiterInnen im Innendienst oder Bereitstellung eines Ersatzfahrzeuges für Beschäftigte im Außendienst. 

Wichtig ist aber vor allem, Wartungen kontinuierlich und rechtzeitig durchzuführen. Sonst entstehen erhebliche Mehrkosten aufgrund fehlender Gewährleistungen, der Versicherungsschutz erlischt möglicherweise und Leasinggesellschaften können Nachforderungen stellen. Ganz abgesehen davon, dass nur ein gut gepflegtes Fahrzeug ein sicheres Arbeitsmittel ist.

Diese Vorlage hilft Ihnen bei der Umsetzung der Fahrzeugwartung und der Einhaltung der dazugehörigen Termine:

Vorlage Fahrzeugwartung

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