Nutzung eines Dienstwagens durch Dritte

Eine regelmäßige Unterweisung der DienstwagennutzerInnen ist wesentlich für die Arbeits- und Betriebssicherheit. Wie aber unterscheidet sich die Unterweisung von Dritten, die als „erlaubte“ Fahrzeugführer bei betrieblichen und privaten Fahrten teilnehmen?

Wie wichtig eine regelmäßige Unterweisung von Mitarbeitenden bei der Fahrzeugnutzung ist, darüber haben wir hier schon ausführlich berichtet. Welche Regeln gelten aber bei der Unterweisung dritter Personen, die als „erlaubte“ FahrzeugführerInnen bei betrieblichen und privaten Fahrten teilnehmen? Bei der Nutzung des Firmenwagens durch Dritte betrachten wir drei Teilbereiche. 

  • Weitere Mitarbeitende des Arbeitgebers
  • Fremdfirmen im Fuhrpark
  • Andere Dritte bei Privatnutzung

Jede Situation erfordert besondere Maßnahmen. Das machen unsere drei Beispiele deutlich:

1. Unterweisung von weiteren Mitarbeitenden des Arbeitgebers

Der einfachste Fall zu Anfang: In Nutzungsüberlassungsverträgen gilt üblicherweise, dass Dienstwagenberechtigte ihre Fahrzeuge „zu dienstlichen oder betrieblichen Zwecken“ auch anderen Mitarbeitenden – also „Dritten“ – überlassen darf. 

Voraussetzung: Sie sind im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis, selbst dienstwagenberechtigt und auf das Handling des Fahrzeugtyps unterwiesen. Nicht zulässig ist in den meisten Fällen die Privatnutzung durch Mitarbeitende als Dritte. Falls doch, haben wir im letzten Absatz einige praktische Tipps für die Privatnutzung.

Unterweisung von Dritten, Fahrer mit Maske

2. Unterweisung von Fremdfirmen im Fuhrpark

Besteht ein regelmäßiges Auftragsverhältnis zwischen Unternehmen und der Fremdfirma, könnte die Fremdfirma Poolfahrzeuge des Auftraggebers zu betrieblichen Zwecken nutzen. Auch hier scheidet eine Privatnutzung aus. Prinzipiell sind Mitarbeitende einer Fremdfirma nicht Arbeitnehmer des Auftraggebers. 

Deshalb liegt die Unterweisung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Fremdfirma – und nicht beim Auftraggeber. Trotzdem kann es sinnvoll sein, sich mit einem Unterweisungsprotokoll abzusichern. Dabei wird nicht nur auf die Pflichten des Verantwortlichen in der Fremdfirma hingewiesen. Zusätzlich erfolgt eine allgemeine Fahrzeugeinweisung samt Führerscheinkontrolle und Protokoll.

3. Unterweisung anderer Dritter bei Privatnutzung

Betriebliche Arbeitsschutz gilt nur im Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Das bedeutet, dass andere Dritte, die den Dienstwagen privat nutzen dürfen, nicht in den Arbeitsschutzbestimmungen aufgeführt sind. Dazu zählen Ehe- oder LebenspartnerInnen des Mitarbeitenden oder Kinder mit gültiger Fahrerlaubnis. Sie sind zwar Privatnutzungsberechtigte, allerdings keine Mitarbeitende des Arbeitgeber-Unternehmens. Somit entfallen die gesetzlichen Vorgaben aus dem ArbSchG und der BetrSichV – und eine Unterweisungsverpflichtung in Bezug auf Privatnutzungsberechtigte Dritte entfällt. Aber auch hier raten Experten zur Absicherung.

Arbeitsrechtliche Übertragung ist wichtig

Dokumente für Unterweisung von Dritten

Nutzt nun ein Dritter, der nicht zur Familie zählt, den Dienstwagen für erlaubte private Transporte, gelten wiederum andere Vorgaben. In dieser Situation sollten Mitarbeitende den Dritten in die sichere Handhabung der unterschiedlichen Fahrzeuge einweisen. Wichtig ist in diesem Fall eine arbeitsvertragliche Übertragung entsprechender Pflichten. 

Kommt es dann im Rahmen der Privatnutzung zu Verstößen wie etwa einem Unfall, kann es zu einer arbeitsrechtlichen Abmahnung des Dienstwagenberechtigten kommen. Durch entsprechende Regelungen in Nutzungsüberlassungsvertrag könnte der Mitarbeitende ebenfalls haftungstechnisch für Schäden durch dritte Personen am Dienstwagen zur Verantwortung gezogen werden.

Neue Fahrzeugtypen erfordern Einweisung

Zu guter Letzt ein allgemeiner Tipp, der häufig vergessen wird, aber eigentlich selbstverständlich ist. Ob nun Elektro- oder Hybrid-Elektrofahrzeuge: Bei besonderen technischen Anforderungen sollten FahrerInnen des Dienstwagens auf die möglichen Schwierigkeiten bei der Bedienung hingewiesen werden. Dazu zählen alle Fahrzeuge, auf denen bislang keine Schulung stattfand und die anspruchsvoll zu lenken sind. Zum Beispiel Fahrzeuge mit Anhängern. 

Deshalb ist es ratsam, den dienstwagenberechtigten Mitarbeitenden zu verpflichten, im Rahmen der erlaubten Privatnutzung Dritte selbstständig einzuweisen. Hört sich kompliziert an, ist es aber nicht: Denn das Prozedere entspricht der Ersteinweisung in das Fahrzeug. Das kennt der Mitarbeiter bereits durch seinen Arbeitgeber und kann es gegebenenfalls noch einmal auffrischen. 

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