Beim Dienstwagenprivileg geht es im Prinzip um die Frage, ob sich für die jeweiligen ArbeitnehmerInnen ein Dienstwagen lohnt oder nicht. Manche Betriebe bieten ihren Angestellten einen Dienstwagen an. Das Dienswagenprivileg kann für ArbeitnehmerInnen und ArbeitgeberInnen zum Vorteil sein, muss es aber nicht. Was das Dienstwagenprivileg genau bedeutet und wie die Firmenwagenversteuerung aussieht, erfahren Sie hier.
Definition Dienstwagenprivileg
Beim Dienstwagenprivileg handelt es sich um jenen geldwerten Vorteil, der bei der Mitbenutzung im Privatbereich bzw. für private Fahrten entsteht. Zum Beispiel brauchen DienstwagennutzerInnen sich nicht um Wartung, Reparatur und Instandhaltung des Wagens zu kümmern, denn das übernimmt die Firma. Da dies einen erheblichen Vorteil für die Angestellten bedeuten kann, muss dann dieser geldwerte Vorteil als Lohneinnahme versteuert werden. Deshalb müssen beide Seiten hier genau abwägen, ob und inwiefern sich der Dienstwagenvorteil durch die Privatnutzung des Dienstwagens rentiert, oder ob die Angestellten besser dabei wegkommen, wenn sie stattdessen mehr Lohn bekommen.
Versteuerung nach dem Dienstwagenprivileg
Für die Versteuerung des Dienstwagenprivilegs gibt es zwei Methoden, die die NutzerInnen des Wagens wählen können. Bei der gewählten Methode müssen sie konsequent und konstant ein Jahr lang bleiben und können nicht zwischendurch wechseln. Diese 2 Optionen beim Dienstwagenprivileg sind die 1-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch.
Firmenwagen vs. Fuhrpark
Wenn es um den Dienstwagenprivileg geht macht es einen Unterschied, ob von einem Firmenwagen oder Poolfahrzeug die Rede ist. Firmenwagen werden in der Regel nur von einer Person genutzt. Häufig darf die Person, der ein Wagen zugeteilt wurde, diesen auch privat nutzen. Ob sich ein Dienstwagen für die Person wirklich lohnt, sollte diese zuvor einmal abwägen. Poolfahrzeuge im Fuhrpark hingegen können von unterschiedlichen MitarbeiterInnen genutzt werden. Diese dürfen ggf. auch für Privatfahrten genutzt werden.
Für beide Arten von Fahrzeugen gelten die gleichen Versteuerungsmethoden. Doch trotzdem gibt es ein paar Unterschiede, die eine Auswirkung auf die Mitarbeitenden haben. Ein wichtiger Unterschied: Beim Firmenwagen können die FahrerInnen selbst entscheiden, nach welcher Methode sie den dadurch entstehenden geldwerten Vorteil versteuern. Bei Poolfahrzeugen entscheidet dies hingegen die Firma.
Generelle Regeln bei der Fahrzeugversteuerung
Darf ein Dienst- oder Poolfahrzeug auch für Privatfahrten genutzt werden, entsteht hierdurch ein sogenannter geldwerter Vorteil. Dieser Vorteil muss durch die ArbeitnehmerInnen versteuert werden. Dabei gibt es zwei verschiedene Methoden: die 1-%-Methode und das Fahrtenbuch. Welche Methode für wen die günstigere Variante ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Daher entscheiden sich häufig Privatpersonen oder Unternehmen auch dazu, sich durch SteuerberaterInnen vorerst beraten zu lassen.
Wichtig: Möchte man verhindern, dass ein geldwerter Vorteil entsteht, muss ein privates Nutzungsverbot für den Firmenwagen erstellt werden. Dieses bedeutet, dass das Fahrpersonal die Fahrzeuge nicht für private Zwecke nutzen darf. Damit ein solches Verbot auch wirklich gilt, muss es jedoch im Dienstwagenüberlassungsvertrag oder einem ähnlichem Vertrag schriftlich festgehalten werden.
Firmenwagenversteuerung nach dem Dienstwagenprivileg
1-%-Methode
Die sogenannte 1-%-Methode benutzt eine pauschale Rechnung. Hier wird 1-% des Bruttolistenpreises des Dienstwagens pro Monat zum Gehalt dazu gerechnet. Dabei ist es egal, wie häufig das Fahrzeug privat genutzt wurde. Dies kann sich vor allem dann lohnen, wenn der Wagen sehr hochpreisig war, jedoch nur dann, wenn Treibstoffkosten, Versicherungen und Steuern von der Firma bezahlt werden und dies unter dem Strich eine erhebliche finanzielle Entlastung bedeutet. Der Vorteil: Das Fahrpersonal muss keine Dokumentation zu den zurückgelegten Fahrten machen. Der Nachteil: Die Methode ist kostenspielig, wenn das Fahrzeug einen hohen Neupreis hatte.
- Mehr Informationen zur Methode erfahren Sie hier: 1-%-Methode
Wechsel von 1-% zu Fahrtenbuch
Übrigens: Beim Firmenwagen entscheidet das Fahrpersonal selbst, welche Versteuerungsmethode sie nutzen möchten. Häufig kommt es jedoch vor, dass Betriebe eine Methode vorschreiben. Möchte der Fahrer oder die Fahrerin diese aber nicht nutzen und stattdessen ein Fahrtenbuch führen, muss ein Antrag bei der Steuererklärung abgegeben werden.
- Zum kostenlosen Antrag geht es hier: Antrag zur Korrektur des geldwerten Vorteils
- Von der 1-%-Methode zum Fahrtenbuch
- Das muss die Firma dem Finanzamt mitteilen
Fahrtenbuch
Beim Fahrtenbuch müssen die FahrerInnen alle Fahrten dokumentieren und in die Kategorien Privatfahrt, Arbeitsweg und Betriebsfahrt einteilen. Das ist notwendig, damit das Finanzamt für die Versteuerung nur die Privatfahrten einbezieht, die wirklich getätigt wurden. Zusätzlich zählen zu den Steuern die tatsächlich angefallenen Kosten, also die Anschaffungskosten sowie die jährliche Abschreibung des Fahrzeugs. Der Vorteil: Der oder die FirmenwagenfahrerIn zahlt nur für die tatsächlichen Aufwendungen und Privatfahrten. Der Nachteil: Die manuelle Dokumentation kostet Zeit.
- Hier finden Sie eine kostenlose Vorlage fürs Fahrtenbuch: Fahrtenbuch Vorlage
- Günstiger unterwegs mit dem Fahrtenbuch
Wer sich für die Fahrtenbuchmethode entscheidet, sollte sich mit allen Regeln des Finanzamtes auseindersetzen. Dieses schreibt nämlich vor, dass Fahrtenbücher manipulationssicher, lückenlos und zeitnah geführt werden müssen. Alle Regeln zum korrekten Fahrtenbuchführen gibt es hier:
Dienstwagenprivileg per digitales Fahrtenbuch nutzen
Wer ein Fahrtenbuch nutzen möchte aber keine Lust hat, täglich Buch zu führen kann auf eine digitale Variante zurückgreifen. Digitale Fahrtenbücher zeichnen alle Fahrten automatisch auf. Dadurch entfällt die Schreibarbeit auf FahrerInnen-Seite. Diese müssen im Nachgang die Fahrten nur noch in die richtige Kategorie in einer Smartphone- oder Web-App einteilen. Elektronische Varianten haben zusätzlich den Vorteil, dass sie dabei helfen können, ein rechtskonformes Fahrtenbuch zu führen. Hält das digitale Tool z. B. alle Regeln des Finanzamts ein, müssen sich die FahrerInnen keine Sorgen um die Anerkennung durch diese machen. Hier finden Sie mehr Infos:
- Vergleich zweier Anbieter: Vimcar Fahrtenbuch vs. Pace – das sind die Unterschiede
- Vergleich mehrere Anbieter: Vergleich elektronischer Fahrtenbücher
- Digitales Tool in Kombination mit WISO
- Datenschutz bei digitalen Fahrtenbüchern
Digitale Tools können nur aus einer Fahrtenbuch App bestehen oder aber aus einer Kombination einer Hardware sowie App. Bei der Hardware handelt es sich häufig um einen OBD Stecker, der in die OBD Schnittstelle eingesetzt wird. Bei Fahrzeugen ohne Schnittstelle gibt es mittlerweile auch Anbieter mit anderen Geräten.
Richtige Methode zur Versteuerung des Dienstwagenprivilegs auswählen
Welche Methode ist aber nun die Richtige? Das hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. dem Anteil an Privatfahrten, dem Bruttolistenpreis etc. Deshalb ist ein Vergleich beider Methoden anhand einer Beispielsrechnung immer sinnvoll.
Sonderfälle
Bei der Firmenwagenversteuerung gibt es einige Sonderfälle. Hier finden Sie eine Übersicht aller Ausnahmen:
Fuhrparkversteuerung nach dem Dienstwagenprivileg
1-%-Versteuerung
Beim Fuhrpark funktioniert die 1-%-Methode gleichermaßen. Es wird 1-% des Bruttolistenpreises für die Bemessungsgrundlage genutzt. Der Unterschied hier ist, dass die Abrechnung basierend auf dem Fahrzeug und nicht dem Fahrpersonal beruht. Egal wie viele MitarbeiterInnen das Fahrzeug nutzen, es gilt immer 1-%. Bei mehreren Fahrzeugen im Fuhrpark, auf die die FahrerInnen Zugriff haben, werden dann 1-% eines jeden Listenpreises des jeweiligen Fahrzeugs berechnet und summiert. Die Summe wird dann durch die Anzahl der FahrerInnen geteilt. Jede Person muss dann den gleichen Anteil bezahlen – egal wie viele Privatfahrten sie zurückgelegt haben. Das kann schnell zu Ärger führen, denn wenn manche Personen die Fahrzeuge sehr selten nutzen und andere hingegen viel, gibt es ein Ungleichgewicht.
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Fahrtenbuch
Als Alternative gibt es auch im Fuhrpark das Fahrtenbuch. Hier werden alle Fahrten aufgezeichnet und der geldwerte Vorteil individuell für die einzelnen FahrerInnen errechnet. Der Vorteil: Die FahrerInnen müssen nur für die Privatfahrten zahlen, die sie wirklich mit den Fahrzeugen tätigen. Der Nachteil: Es müssen Fahrtenbücher von dem Fahrpersonal geführt werden. Das kann ggf. zu Ärger führen, wenn diese die Fahrtenbücher nicht lückenlos ausfüllen oder die Schrift unleserlich ist. Gerade für die Fuhrparkverantwortliche bedeutet das Fahrtenbuch häufig viel Arbeit, denn versuchen sie nachzuvollziehen, welche FahrerInnen welche Fahrt getätigt haben. Eine einfache Hilfe bietet hier das digitale Fahrtenbuch.
Übrigens: Bei Lkws kommen sogenannte Fahrtenschreiber fast immer zum Einsatz, denn müssen bei diesen die Lenk- und Ruhezeiten dokumentiert werden.
Elektronisches Fahrtenbuch
Auch im Fuhrpark sind digitale Fahrtenbücher eine gute Alternative zur manuellen Aufzeichnung. Sie stellen sicher, dass alle Fahrten dokumentiert werden – egal wer mit dem Fahrzeug unterwegs war. Alle FahrerInnen können dann per App die Fahrten kategorisieren, die sie selbst zurückgelegt haben. Das erleichtert den Aufwand auf FahrerInnen Seite erheblich, doch auch für die Fuhrparkverantwortlichen hat das viele Vorteile. Sie können z. B. automatische Statistiken zu der Fahrleistung erhalten und sehen auf einen Blick, welche FahrerIn mit welchem Fahrzeug unterwegs waren. Es gibt zusätzliche Tools, die automatisch erkennen, welche Angestellten eine bestimmte Strecke zurückgelegt haben. Mehr Informationen zum digitalen Fahrtenbuch für Fuhrparks gibt es hier:
Sonderfälle
Auch im Fuhrpark gibt es ein paar Sonderfälle bei der Firmenwagenversteuerung:
Vor- und Nachteile beim Dienstwagenprivileg
Sowohl für die ArbeitgeberInnen als auch für die Angestellten kann der Dienstwagen Vorteil von Nutzen sein. ArbeitnehmerInen sollten die Vor- und Nachteile jedoch gründlich abwägen – je nach den persönlichen Umständen.
Für die Firma
- Firma kann den geldwerten Vorteil vom Gehalt abziehen
- Mehr Kosten sind von der Steuer absetzbar wie Kfz-Steuer, monatliche Versicherungen, Wartungs-, Reparatur- und Unterhaltskosten für das Auto, auch Tüv etc.
- Günstig, wenn die Angestellten den Wagen nur selten privat nutzt
- Am Anfang höhere Kosten, zum Beispiel durch Anschaffung
- Erheblicher Arbeitsaufwand
- ArbeitgeberInnen sind vertraglich gebunden
Für die Angstellten
- Muss nicht selbst für die Kosten der Instandhaltung, der Kfz-Steuer, und der Treibstoffkosten aufkommen
- Günstig bei häufiger privater Nutzung des Wagens
- Braucht keinen Zweitwagen
- Einbuße beim Lohn, welche bei einem teuren Wagen erheblich sein kann
- Wenig oder kein Vorteil, wenn der Wagen selten privat genutzt wird
- Hoher Verlust im Falle des Wegfalls des Dienstwagenvorteils, vor allem bei fehlender vorheriger Übereinkunft mit den ArbeitgeberInnen
Auswirkungen des Dienstwagenprivilegs
Für die Automobilindustrie
Das Dienstwagenprivileg wirkt sich auch erheblich auf die Autoindustrie aus. Je mehr Dienstwagen angeschafft werden, desto mehr floriert das Automobilgeschäft. Zudem sind manche Firmen an Leasingverträge gebunden, die ebenfalls der Automobilindustrie zugutekommen. Da der Dienstwagen immer noch als Statussymbol angesehen wird, dient zu diesem Zwecke oftmals ein hochpreisiges Modell. Dies bringt der Automobilindustrie erhebliche Gewinne ein. Fiele das Dienstwagenprivileg weg, würde dies viele Einbußen in den Bilanzen der Automobilindustrie bedeuten. Dies könnte wiederum Entlassungen und eine Streichung von Arbeitsplätzen zur Folge haben.
Folgen für Gesellschaft und Umwelt
Allerdings gibt es auch soziale Einwände gegen das Dienstwagenprivileg, da gerade Besserverdienende davon besonders profitieren, denn gering bezahlte Beschäftigte würden auch vom Betrieb nur ein kleines Auto zur Verfügung gestellt bekommen. Ein anderer Aspekt ist die Belastung der Umwelt durch hohe CO2-Ausstöße durch Autos mit hohem Spritverbrauch, denn das sind meist Luxuswagen. Ob der Dienstwagenvorteil wirklich ein Vorteil ist – und das gilt für die Firma sowohl als auch für die Angestellten – hängt immer von der individuellen Situation der NutzerInnen, vom Beruf, von der Branche und den persönlichen Umständen ab, wie zum Beispiel der prozentuale Anteil der privaten Nutzung des Wagens an der Gesamtnutzung.
Alternativen zum Dienstwagenprivileg
E-Mobilität
Neben dem klassischen Verbrenner können Unternehmen Angestellten auch Elektro- oder Hybrid-Autos zur Verfügung stellen. Für das Fahrpersonal bedeutet das einen steuerlichen Vorteil, denn muss nur 0,5 oder 0,25 % des Listenpreises bei der pauschalen Methode versteuert werden. Auch beim Fahrtenbuch wird die Abschreibung und – falls vorhanden – Leasing- oder Mietkosten halbiert oder geviertelt. Alle Regeln auf einen Blick:
Diensträder, Mobilitätsbudgets & Co.
Eine weitere Alternative zum klassischen Firmenwagen ist das Dienstrad. Gerade in Städten fordern Angestellte diese immer häufiger, denn lohnt sich hier ein eigenes Firmenfahrzeug nicht. Als zusätzliches Gehalt ist ein Dienstfahrrad steuerfrei. Ist es gleichzustellen mit einer Gehaltsumwandlung, gilt bei diesem auch 0,25 % für die Versteuerung des geldwerten Vorteils. Wenn MitarbeiterInnen sich nicht auf ein Fortbewegungsmittel festlegen möchten kann ein Mobilitätsbudget Sinn machen. Alle Möglichkeiten auf einen Blick:
