Der Begriff Car Policy lässt sich am besten mit Firmen- oder Dienstwagenrichtlinie übersetzen. Dabei geht es darum, einheitliche Regeln und Richtlinien für die Nutzung von beruflich genutzten Fahrzeugen aufzustellen. Eine durchdachte Car Policy kann Kosten in Schach halten und Konfliktpotenziale minimieren. Worauf es bei der Erarbeitung der Richtlinien ankommt und welche Faktoren zu beachten sind, ist Thema dieses Beitrags.
Car Policy – das ist bei der Dienstwagenrichtlinie zu beachten
Welche Mitarbeitenden sind berechtigt, welches Firmenfahrzeug zu nutzen, welche Voraussetzungen sind dafür zu erfüllen und um welchen Autotyp soll es sich handeln? Antworten auf diese Fragen gibt die Car Policy des Unternehmens. Sie legt fest, unter welchen Bedingungen Beschäftigte dazu berechtigt sind, einen Firmenwagen oder Poolfahrzeug zu nutzen. Dazu lassen sich weitere Faktoren hinzufügen, zum Beispiel welche Art und Ausstattung die Wagen haben und um welche Antriebsart es sich handeln soll.
Definition der Car Policy
Die Car Policy kann je nach Art und Branche des Betriebs unterschiedliche Aspekte umfassen. Einheitliche Regeln oder Gesetze, wie sie formuliert sein sollte und was darin stehen muss, gibt es nicht. Wichtig: Der Begriff Car Policy ist nicht mit dem Dienstwagenüberlassungsvertrag zu verwechseln. Während dieser individuelle Rechte und Pflichten einer einzelnen beschäftigten Person regelt, gilt die Car Policy unternehmensübergreifend, ist also von allen Mitarbeitenden zu befolgen.
Die essentiellen Bestandteile einer Car Policy
Es gibt zahlreiche Aspekte, die sich in die Dienstwagenrichtlinie aufnehmen lassen. Allerdings ist es sinnvoll, vor allem ökologische und wirtschaftliche Kriterien einfließen zu lassen. Sie betreffen die Fahrzeugauswahl inklusive der Klasse, Leistung, Motorisierung und Wert. Dabei ist es grundsätzlich möglich, für unterschiedliche Abteilungen jeweils andere Automodelle vorzusehen. Im Vertriebsaußendienst etwa werden Autos benötigt, die lange Strecken zuverlässig zurücklegen, Servicemitarbeitende, die beim Kunden vor Ort arbeiten, benötigen häufig Transporter, um ihr Equipment sicher von A nach B zu bringen.
1. Car Policy: Klare Regeln für die Nutzung von Dienstfahrzeugen und private Nutzung
Des Weiteren enthält die Car Policy Regelungen, welche Kriterien Mitarbeitende erfüllen müssen, um Dienstfahrzeuge nutzen zu dürfen, zum Beispiel eine bestimmte Dauer der Firmenzugehörigkeit. Es ist außerdem ratsam, Vorgaben zur privaten Nutzung in der Richtlinie festzuhalten, sprich, ob der Dienstwagen außerhalb der Arbeitszeit verwendet werden darf und unter welchen Bedingungen, etwa ob auch EhepartnerIn oder Kinder das Fahrzeug lenken dürfen oder ob es eine Kilometerbegrenzung für Privatfahrten gibt. Die Nutzungsdauer festzuhalten, kann Unternehmen vor Diskussionen und Ärger im Nachhinein bewahren. Maßgeblich können hier etwa Leasinglaufzeiten sein. Unter Umständen ist bei Beschäftigten, die häufig und lange beruflich unterwegs sind, auch ein kürzeres Tauschintervall sinnvoll.
2. Vollständige Kostenaufstellung in der Car Policy
Ein relevanter Teil der Car Policy ist der Kostenfaktor der Fahrzeuge. Hier kann festgelegt werden, welche Aufwendungen die Firma und welche die Mitarbeitenden tragen, wie zum Beispiel selbst verschuldete Aufwendungen wie Bußgelder, Kraftstoffe oder Energiekosten bei Privatfahrten. Für eine optimale Kalkulation ist es wichtig, die Gesamtkosten eines Fahrzeugs einfließen zu lassen. Neben dem Kaufpreis beziehungsweise dem Leasing– oder Finanzierungswert gehören dazu unter anderem Wartungs- und Inspektionskosten, Kraftstoffe, Steuern und Versicherungen. Was passiert, wenn es zu einem Schaden kommt, etwa nach einem Unfall oder durch fahrlässiges Verhalten, und wer haftet, gehört ebenfalls in eine vollständige Car Policy.
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3. Berücksichtigung individueller Bedürfnisse in der Car Policy
Hilfreich ist es, auch die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeitenden bei der Erstellung der Car Policy zu berücksichtigen. Ein typisches Beispiel dafür ist, den Fahrzeugtyp entsprechend der Hierarchie innerhalb des Unternehmensgefüges auszuwählen: Führungskräfte und die Managementebene erhalten Autos in höheren Klassen als reguläre Angestellte. Nach einer Beförderung steigen diese auch in Sachen Automodell auf. Das Vorgehen sorgt für Transparenz und kann zuletzt motivieren.
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Die Bedeutung einer Car Policy für die Fuhrparkkosten
Die Formulierung einer Firmenwagenrichtlinie erfordert ein wenig Aufwand, der sich jedoch lohnt. Die Car Policy trägt dazu bei, die Fuhrparkkosten in Schach zu halten, indem sie etwa Richtlinien zur Fahrzeugauswahl und damit einhergehend zum Kraftstoffverbrauch formulieren. Im Vorfeld festgelegte Regeln verringern zudem das Haftungsrisiko. Das nämlich trägt prinzipiell die Fahrzeug besitzende Person, bei Firmenfahrzeugen ist das häufig die Fuhrparkleitung. Gibt es eine Car Policy, kann es unter bestimmten Umständen auf die Fahrenden übertragen werden. Missverständnisse und Konflikte lassen sich so vermeiden – schließlich ist allen Beteiligten dank Richtlinie klar, wer für welche Vorkommnisse haftet. Auch stellt eine fair formulierte Firmenwagenverordnung die Gleichbehandlung aller Beschäftigten sicher. Sie legt fest, unter welchen Bedingungen sie Dienstautos nutzen dürfen.
Fachkundige Car Policy: Die Rolle der Fuhrparkleitung bei der Erstellung individueller Richtlinien
In der Regel formuliert die Fuhrparkleitung eine Car Policy, unter Umständen in Abstimmung mit dem Controlling, wenn es um die Kostenkalkulation geht. Sie verfügt üblicherweise über die Expertise und Erfahrung, eine individuelle, auf die Bedürfnisse und Erfordernisse des Betriebs abgestimmte Richtlinie zu erarbeiten. Es kann sinnvoll sein, sich für die Car Policy externe Unterstützung zu suchen. Vor allem kleinere Fuhrparks oder Betriebe mit wenigen Fahrzeugen verfügen mitunter nicht über entsprechende Kompetenzen im eigenen Haus, was die rechtlichen Aspekte angeht. Juristische Hilfe bei der Formulierung der Regeln erspart Unstimmigkeiten, wenn es etwa zu einem Unfall kommt. Auch die werktätigen Personen in die Car Policy einzubeziehen, sichert die Motivation und Bereitschaft, sich an die Vorgaben zu halten. Umfragen oder Workshops bieten sich an, um eine Tendenz innerhalb der Belegschaft zu ermitteln, zum Beispiel was die Fahrzeugtypen oder die private Nutzung und die damit verbundenen Kosten angeht.
Wie eine Car Policy Ärger im Fuhrpark verhindert
Ohne Car Policy fehlt die Kostenkontrolle. Gibt es keine Regelungen zur Art und zum Kraftstoffverbrauch der Fahrzeuge, kann theoretisch jede berechtigte Person sein oder ihr Wunschfahrzeug aussuchen – auch wenn dieses wenig effizient oder für den Einsatzzweck nicht geeignet ist. Wartungsintervalle werden womöglich vernachlässigt, was eine kürzere Lebensdauer der Wagen zur Folge hat. Zudem steigt die Gefahr, dass die Dienstwagennutzung immer wieder neu diskutiert wird, wenn nicht klar festgelegt ist, wer und unter welchen Umständen ein Firmenfahrzeug nutzen darf. Bleibt die Haftungsfrage offen, können gerichtliche Auseinandersetzungen das Ergebnis sein – und die kosten neben Zeit auch Geld.
Fazit – Car Policy, das unverzichtbare Dokument im Fuhrpark
Eine Car Policy schützt das Unternehmen wie die Beschäftigten vor rechtlichen oder nutzungsbedingten Missverständnissen. Sie macht deutlich, was bei der Überlassung und der Verwendung von Firmenautos zu beachten ist und ermöglicht optimale Transparenz. Letztendlich sorgt sie damit für eine höhere Zufriedenheit unter den Dienstwagennutzenden, spart im Fuhrpark Kosten und vereinfacht die gesamte Administration der Fahrzeuge.