Fuhrparkleiter müssen den Überblick über die Fuhrparkkosten behalten. Doch das ist gar nicht so einfach, im Alltagsstress bleibt selten Zeit für aufwendige Analysen. Um trotzdem   die Kosten unter Kontrolle zu behalten, ist es wichtig, dass ein Überblick über die wichtigsten Kostentreiber vorhanden ist. Welche Kosten im Fuhrpark eine Rolle spielen und welche Hilfsmittel Fuhrparkleiter nutzen können, erfahren Sie hier.

Inhaltsverzeichnis:

Einen Überblick über die Kosten verschaffen

Bevor ein Fuhrparkleiter kosten senken kann, müssen erst einmal die verschiedenen Kostenbereiche aufgestellt werden. Welche Kosten verursachen die Fahrzeuge und Mitarbeiter? Die sogenannte Total Cost of Ownership Analyse hilft Fuhrparkleitern, einen Überblick über die Kosten, die pro Fahrzeug entstehen, zu behalten. Anhand einer Excel Tabelle dokumentiert der Fuhrparkleiter die Fahrzeugkosten und erkennt so, welche Bereiche die größten Kostentreiber sind.

Beschaffung: Fahrzeuge kaufen oder leasen?

Werden weitere Fahrzeuge im Fuhrpark oder für neue Mitarbeiter benötigt, entstehen natürlich Kosten. Bei der Beschaffung hat der Fuhrparkleiter oft einen direkten Einfluss auf die Kosten. Er kann entscheiden, ob Fahrzeuge gekauft, gemietet oder geleast werden. Welche Finanzierung sich lohnt, ist jedoch von Fuhrpark zu Fuhrpark unterschiedlich. 

Die Finanzierungsmodelle:

Allerdings liegt es meist nicht nur in der Hand des Fuhrparkleiters, wie die

Reifeneinlagerung: Beim Reifenmanagement können Kosten gespart werden.
Reifeneinlagerung: Beim Reifenmanagement können Kosten gespart werden.

Fahrzeuge finanziert und ob Neufahrzeuge oder Gebrauchtfahrzeuge gekauft werden. Die Geschäftsführung entscheidet oftmals darüber, welches Budget ausgegeben darf.

Hinzu kommt die Frage, ob die Beschaffung inhouse abgewickelt werden soll oder sich ein Outsourcing lohnt:

Vorlagen für die Beschaffung: 

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Die Firmenwagenversteuerung

Dürfen Mitarbeiter Fahrzeuge auch für Privatfahrten nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Dabei kann zwischen der 1-%-Methode und dem Fahrtenbuch gewählt werden.

Taschenrechner
Mit einem Taschenrechner sollten Sie die Methoden der Firmenwagenversteuerung berechnen.

Welche Methode sich eher lohnt, ist von verschiedenen Faktoren wie dem Bruttolistenpreis und dem Anteil der Privatfahrten abhängig. Elektrofahrzeuge erhalten z. B. gesonderte Steuervorteile. Um eine bessere Einschätzung durchzuführen, helfen folgende Vergleichsrechnungen: 

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Nicht zu vernachlässigen: Risiko- und Schadenmanagement

Fuhrparkleiter müssen sich auch um das Risiko- und Schadenmanagement kümmern. Liegen keine Prozesse für die Schadensabwicklung vor, wird es schnell  chaotisch. 

Viele entscheiden sich deswegen dafür, Fahrzeuge über Full-Leasing-Verträge zu beschaffen wurden. Das ist einfacher, unter Umständen jedoch sehr viel teurer.

Werkstattbesuch
Unnötig häufige Fahrzeugreparaturen sollten verhindert werden.

Einführung in die Thematik:

Vorlagen für die Schadensabwicklung:

Schritt 1: Kosten analysieren

Neben der Kostenaufstellung ist es wichtig, große Kostenblöcke zu analysieren. Welche Fahrzeuge oder Prozesse verursachen besonders große Kosten? Fuhrparkleiter müssen nachvollziehen können, ob es sich hierbei um Fixkosten wie bei der Fahrzeugbeschaffung dreht oder variable Kosten, wie z. B. der Spritverbrauch und Reparaturen, die Kostentreiber sind.

Schritt 2: Fuhrparkkosten optimieren

Nachdem Fuhrparkleiter Kostentreiber analysiert haben, geht es an die Optimierung. Es gibt verschiedene Maßnahmen, die schnell umgesetzt werden können. Z. B. hilft die Sensibilisierung der Fahrer auf ein umwelt- und kostenfreundliches Fahren hin dabei, Kosten schnell zu beeinflussen. Andere langfristige Maßnahmen, wie der Einsatz einer Fuhrparksoftware, ermöglichen es, dauerhaft Kosten zu senken und gleichzeitig Alltagsaufgaben zu vereinfachen.

Ein Überblick über mögliche Maßnahmen: Fuhrparkkosten senken.

Fahrzeugauslastung optimieren

Eine Möglichkeit, die Fahrzeugauslastung zu optimieren ist Carsharing. Laut dem Bundesverband Carsharing (BSC) können durchschnittlich 20 bis 30 % der Fahrzeuge abgeschafft und gleichzeitig die Effizienz gesteigert werden. Nicht jeder Mitarbeiter braucht einen eigenen Firmenwagen. Oft ist die Bereitschaft dafür da, Fahrzeuge miteinander zu teilen oder sogar ganz auf alternative Fortbewegungsmittel umzusteigen.

Dienstrad
Ein Dienstrad.

Begriffserklärungen:

Schon gewusst? Der Staat fördert Elektrofahrzeuge durch verschiedene Maßnahmen. Scheint der Bruttolistenpreis auf den ersten Blick hoch, können die Gesamtkosten auf den zweiten Blick deutlich weniger sein: Förderungen von Elektrofahrzeugen.

Umstieg zum Carsharing, Tipps und Vorteile:

Durch Fahrerverwaltung Kosten sparen

Die Fahrer sind das Rückgrat vieler Unternehmen. Sie führen das Alltagsgeschäft aus und stellen sicher, dass Kundentermine wahrgenommen werden sowie Lieferung rechtzeitig ankommen. Natürlich entstehen dadurch Kosten, die optimiert werden können. Hier muss der Fuhrparkleiter jedoch behutsam vorgehen: Er darf nicht nur die Kosten im Auge haben, sondern auch das Wohl und die Befindlichkeiten seiner Fahrer. Nur dann können Kosten sinnvoll und langfristig eingespart werden.

  • Fahrsicherheitstraining schützen Fahrer und verhindern, dass Unfälle entstehen sowie ein hoher Fahrzeugverschleiß entsteht: Fahrsicherheitstraining
  • Gleichzeitig hilft die Sensibilisierung zu einem umweltfreundlichen Fahrverhalten hin dabei, Geld zu sparen: wirtschaftliches Fahren

  • Fahrverhalten analysieren und langfristig verbessern: Fahrstilanalyse

Mitarbeiter zur richtigen Ladungssicherung trainieren und so Unfälle verhindern: Ladungssicherung

Firmenwagenwünsche regulieren

Damit Mitarbeiter sich erst gar nicht den teuersten Firmenwagen aussuchen und keine Konflikte entstehen, sollte der Fuhrparkleiter eine Car Policy und Dienstwagenüberlassungsverträge einsetzen. Die Car Policy gibt Rahmenbedingungen zur Fahrzeugsauswahl vor. Der Dienstwagenüberlassungsvertrag regelt im Detail, wie die Fahrzeuge zu behandeln sind. 

HinweisRegeln Sie in dem Dienstwagenüberlassungsvertrag auch, wie Mitarbeiter sich bei Unfällen verhalten sollen. Müssen die Fahrer einen Teil des Unfallschadens übernehmen, fühlen sie sich eher dazu verpflichtet, das Fahrzeug vorsichtig zu behandeln und unnötige Reparaturen zu verhindern.

Tankkarten einsetzen und Tankverhalten beeinflussen

Beim Tanken können Fahrer durch ein wirtschaftliches Fahren sparen.

Der Spritverbrauch ist ein großer Kostenblock, den Fuhrparkleiter bereits mit kleinen Maßnahmen optimieren können. So hilft alleine der Tankstellenvergleich dabei, 10 bis 25 % Kosten zu sparen. 

  • Mit Tankkarten festlegen, welches Benzin wie oft getankt werden darf und gleichzeitig die Abwicklung vereinfachen: Tankkarten
  • Durch einen Tankstellenvergleich zur richtigen Zeit tanken und Kosten sparen: Tankstellenvergleich 
  • Tankbetrug aufdecken und verhindern: Tankbetrug

Verhindern, dass Fahrer den falschen Sprit tanken: Falsch getankt! Was nun?

Digitale Lösungen als langfristige Hilfe

Fuhrparkkosten langfristig zu senken ist schwierig, wenn keine digitale Lösung eingesetzt wird. Alltägliche Analysen und die Kontrolle von Fahrern und Prozessen ist unmöglich, wenn diese händisch erfolgen. Durchschnittlich können 15-20 % Kosten mit einer Software gespart werden. Daher setzen Betriebe vermehrt auf den Einsatz einer Fuhrparksoftware.

Einführung in die Kostenverwaltung mit einer Fuhrparksoftware:

Eine Fuhrparksoftware kann durch verschiedene Funktionen bei der Kostenoptimierung helfen. Mindestens muss eine Software jedoch die Kostenanalyse ermöglichen und Kostenausreißer aufzeigen. GPS-gestützte Funktionen helfen darüber hinaus, die Fahrzeugauslastung durch eine Tourenplanung zu optimieren und Fahrzeuge vor einem Diebstahl zu schützen. Auch eine Koordination von Fahrzeugen, Mitarbeitern und Aufgaben hilft dabei, Prozesse zu optimieren und letztlich Zeit sowie Kosten zu sparen.

Mögliche Funktionen:

  • Digitale Fahrzeugakte

  • Stammdatenverwaltung

  • Elektronisches Fahrtenbuch

  • Tankkartenintegration

  • Kostenausreißer-Analyse

  • Führerscheinkontrolle

Broschüre zu der Fuhrparksoftware Vimcar Fleet

Um eine bessere Vorstellung zu bekommen, was eine Fuhrparksoftware so alles kann und wie Fuhrparkleiter diese einsetzen können, erfahren Sie in der Infobroschüre zu der Fuhrparksoftware Vimcar Fleet. 


Wie funktioniert eine Fuhrparksoftware?

Das kann von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich sein. Oftmals spielt der Einsatz von Telematik eine Rolle. So kann z. B. ein OBD-Stecker, der im Fahrzeug installiert ist, Fahrzeugdaten zu Standort, Geschwindigkeiten etc. an das Telematiksystem schicken. Ein solches Gerät wird oftmals auch als 

GPS Tracker Auto bezeichnet. Das System ist dann als eine Software vom Fuhrparkleiter einsehbar. Oft wird es z. B. auch als GPS Ortungssystem bezeichnet, da die GPS-Daten bei der Ortung und Routenoptimierung helfen. Vorteilhaft ist dabei, wenn die Tracking Software auch als Tracking App auf einem Smartphone einsehbar ist. 

Wenn Sie eine Fahrzeugortung einsetzen möchten, müssen Sie die Fahrer dazu informieren: Mitarbeiterinformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung

Infobox: Antrag zum Digitalisierungszuschuss

Das Sofortprogramm Pflege ermöglicht Pflegebetrieben, die Anschaffung einer digitalen Lösung teilweise erstattet zu bekommen. Das Gesetz soll die Digitalisierung vorantreiben und eine schnelle Hilfe für Pflegeeinrichtungen bieten: Antrag und Merkblatt zum Sofortprogramm Pflege

Weitere Infos für Firmenwagenfahrer

Sind Sie Unternehmer oder ein Arbeitnehmer, der einen Firmenwagen fährt? Dann sind folgende Artikel und Definitionen für Sie interessant. Denn auch Firmenwagenfahrer selbst können bei der Fahrzeugnutzung Kosten sparen.

Infobox: Das 1×1 der Unternehmensgründung

Brauchen Sie eine Starthilfe und Tipps für die Unternehmensgründung, finden Sie in unserer Experten-Sammlung alle wichtigen Artikel und Vorlagen: Gründer.

Mehr tipps

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