Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen ist in jeder Unternehmensgröße sinnvoll. Sie spart wertvolle Arbeitszeit und vereinfacht Aufgaben. Zusätzlich gibt es zahlreiche Förderprogramme, die Betriebe bei der Digitalisierung unterstützten.
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Hilfreiche Programme für das digitale Arbeiten im Unternehmen
Digitale Kompetenzen: Prozesse einfacher darstellen können, Analysen schneller erstellen oder Dokumente digital aufbewahren. Die Vorteile können durch die Digitalisierung im Mittelstand verbessert oder optimiert werden. Auf dem Markt existieren bereits zahlreiche Online-Tools für das Organisieren oder Ausführen verschiedenster Aufgaben im Unternehmen und vor allem im Fuhrpark. Wir haben Ihnen hier einige der effizientesten Tools zusammengestellt:
1. Starten Sie einen Video Anruf
In vielen Fällen können in einem kurzen Gespräch Probleme schneller gelöst werden als durch endlose E-Mails. Verwenden Sie zusätzlich die Video Funktion, hat das entscheidende Vorteile. Sehen Sie Ihren gegenüber, erhöht das automatisch die Konzentration auf das Gespräch, zusätzlich wird die persönliche Bindung gestärkt. Außerdem gibt es bei Videokonferenzen die Möglichkeit seinen eigenen Computerbildschirm zu teilen. So können Präsentationen ohne Probleme auch vom Home Office aus gehalten werden.
Wichtig: Vereinbaren Sie vorher mit Ihren Kollegen einen festen Termin für den Anruf, so können sich alle optimal vorbereiten.
Diese Programme ermöglichen beispielsweise Videoanrufe:
- Skype
- Google Hangout
- FaceTime
- Slack
- Microsoft Teams
2. Arbeiten Sie gemeinsam an einem Dokument
Stellen Sie sich vor, Sie und Ihre Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an einer Excel-Tabelle. Um immer auf dem aktuellsten Stand zu bleiben, war es in der Vergangenheit nötig das Dokument nach jeder Aktualisierung abzuspeichern und per E-Mail an den zuständigen Kollegen zu senden. Lange E-Mail Ketten und ein großes Dokumentenchaos waren die Folge. Doch auch hier bringt die Digitalisierung Erleichterung.
Viele Programme ermöglichen es, gemeinsam Dokumente zu bearbeiten. Aktualisierungen werden automatisch gespeichert und alle Kollegen erhalten die Änderungen in Echtzeit.
Mit diesen Programmen können Sie gemeinsam an Dokumenten arbeiten:
3. Tauschen Sie sich mit Ihren Kollegen unkompliziert und schnell aus
E-Mails sind nach wie vor großartig und aus dem Arbeitsalltag in Zeiten der Digitalisierung nicht mehr wegzudenken. In E-Mails ist genug Platz um komplizierte Problemstellungen genau auszuführen. Das Problem: E-Mails verlieren sich oft im Posteingang und werden nicht sofort entdeckt. Manchmal ist jedoch Schnelligkeit gefragt. Haben Sie auch des öfteren Fragestellungen, die eine zügige Rückmeldung erfordern? Für diese Angelegenheiten sind Chats unabdingbar. Ähnlich wie bei What’s App hat man hier die Möglichkeit seine Kollegen unverzüglich zu erreichen. Außerdem können Bildschirmaufnahmen, Links oder Dokumente rasch weitergeleitet werden.
Die Chat-Programme in der Übersicht:
4. Arbeiten Sie gemeinsame To-Do Listen ab
Gemeinsame Projekte erfordern eine enge Zusammenarbeit. Dabei ist es essentiell, dass jeder der Kollegen in etwa weiß woran die anderen arbeiten und wie weit der Stand der Dinge ist. Hier können digitale To-Do Listen eine enorme Arbeitserleichterung schaffen. Mit dem richtigen Organisationstool schaffen Sie den nötigen Überblick.
Tool zur Planung der Arbeitsplätze: Gerade in der jetzigen Zeit ist es wichtig, die Sitzplätze der Mitarbeiter zurückzuverfolgen. Auch hierfür gibt es digitale Tools, wie das von Rimoto.
Digitalisierung jetzt: das Starterpack
Wollen Sie Ihren Mitarbeitern das Einrichten eines Home Offices ermöglichen? Um die vorgeschlagenen Programme nutzen zu können, wird folgende Ausstattung benötigt:
- entsprechendes Endgerät wie Smartphone, Laptop oder Desktop-Computer
- eine sichere und schnelle Internetverbindung
- eine Webcam*
- Lautsprecher und Mikrofon
- unsere Tipps zur erfolgreichen Digitalisierung von KMU
- so überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter von einer Fuhrparksoftware
Tipps für das Home Office
Sind Sie von den Vorteilen des Home Office überzeugt und verfügen über die nötige technische Ausstattung? Wir möchten Ihnen und Ihren Mitarbeitern einen kleinen Leitfaden an die Hand geben, wie ein Arbeitstag im Home Office effizient gestaltet werden kann.
- Richten Sie sich einen festen Arbeitsplatz ein.
- Machen Sie sich eine Liste mit den wichtigsten Aufgaben, die Sie während eines Arbeitstages erledigen wollen.
- Behalten Sie Ihre Routine bei. Machen Sie sich wie gewohnt für die Arbeit fertig, nehmen Sie sich genug Zeit für ein Frühstück und behalten Sie Ihre Arbeitszeiten wie gewohnt bei.
- Frische Luft sorgt für neue Energie. Nutzen Sie die Mittagspause um einen kleinen Spaziergang zu machen. Verbringen Sie Ihre Pause keinesfalls vor dem Computer, Sie benötigen nach wie vor eine erholsame Auszeit.
- Lassen Sie sich nicht ablenken. Geben Sie den Mitgliedern Ihres Haushalts Bescheid, dass Sie nicht gestört werden wollen und verzichten Sie auf Störfaktoren wie Fernseher oder Smartphone.
Digitalisierung des Fuhrparks
Kommen in Ihrem Unternehmen Poolfahrzeuge zum Einsatz? Dann kann die digitale Schlüsselverwaltung von großem Nutzen sein. Stellen Sie sich vor, Mitarbeiter Huber ist im Home Office. Sie können sich auf ihn verlassen, er ist ständig erreichbar und erledigt seine Arbeit tadellos. Es gibt nur ein Problem: Er hat nach Feierabend den Schlüssel des Poolfahrzeuges versehentlich mit nach Hause genommen. Mitarbeiter Müller hat jetzt jedoch einen wichtigen Termin zu dem er nicht zu spät kommen sollte. Klar, Mitarbeiter Huber kann den Schlüssel im Büro vorbeibringen, bei einem Anfahrtsweg von 22 km braucht er dafür jedoch mindestens 20 Minuten Zeit. Große Hektik bricht aus, Mitarbeiter Müller kommt zu spät zum Termin und die gesamte Belegschaft ist gestresst. Doch es geht einfacher: Verwendet die Firma ein System zur digitalen Schlüsselverwaltung, wird Mitarbeiter Müller vor Nutzung des Poolfahrzeugs ein digitaler Schlüssel auf seinem Smartphone erstellt. Mit einem einfachen Klick wird der Wagen für ihn aufgeschlossen. Die Suche nach dem verlorenen Schlüssel wird überflüssig und es kommt zu keinen Verzögerungen im Arbeitsalltag. Ein Unternehmen, das diese Lösung anbietet, ist Vimcar. Lesen Sie hier mehr zu der digitalen Schlüsselverwaltung mit Vimcar Fleet Share.
Förderung der Digitalisierung durch Home Office
Auch wenn die Digitalisierung erstmal eine Umstellung bedeutet, ist der Aufwand geringer als gedacht. Zahlreiche Dienstleister haben sich auf Aspekte der Digitalisierung spezialisiert und werden mit Rat und Tat an Ihrer Seite stehen. Fürchten Sie sich nicht davor den nächsten Schritt zu wagen. Schaffen Sie durch die Möglichkeit des Home Office ein attraktiveres Arbeitsumfeld für Ihre Mitarbeiter. Zusätzlich werden Sie in Zeiten der Krise optimal gewappnet sein.
Sind Sie verantwortlich für die Verwaltung eines Fuhrparks? Erfahren Sie in folgendem Artikel wie Vimcar Sie dabei unterstützen kann: Home Office mit Vimcar.
Digitales Fuhrparkmanagement ermöglichen
Eine Möglichkeit der Digitalisierung im Fuhrpark ist die Integration einer Tankkarte. Mit der Vimcar Tankkarte oder einer der teilnehmenden Tankkarten, können Sie sich Ihre Kosten übersichtlich darstellen lassen. Doch nicht nur das: Außerdem können Sie mit Hilfe der Kostenanalyse feststellen, wo Kosten nicht optimal genutzt werden oder sogar falsch eingesetzt werden. Mehr dazu erfahren Sie im Lexikon unter: Tankkarten.
Ein weiteres großes Thema in der Fuhrparkverwaltung ist die Ordnung der Dokumente. Hier kann erheblich viel Zeit gespart werden, wenn die Verwaltung effizient und sortiert erfolgt. Auch dieser Prozess kann digitalisiert und somit auch optimiert werden. Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Dokumentenverwaltung im Fuhrpark.
Auch im Bereich der Sicherheit kann die Digitalisierung in Ihrem Fuhrpark einen Beitrag leisten. Somit können Sie einen digitalen Diebstahlschutz für Ihre Fahrzeuge nutzen, um diese optimal und jederzeit zu schützen. Wie das funktionieren kann erfahren Sie hier auf unserem Blog unter: GPS Diebstahlschutz.
Im Allgemeinen Bereich der Fuhrparkverwaltung können Sie digitale Medien ebenfalls nutzen. Teilen Sie Ihre Fahrzeuge effizienter mit Hilfe von Digitalisierung ein und haben alle Kosten und Zuständigkeiten für jeden Fahrzeug übersichtlich dargestellt. Wie Sie dies umsetzen können, lesen Sie hier auf dem Blog: Fahrzeugverwaltung mit App.
Jetz Infomaterial herunterladen!
Erste Schritt Richtung effizienter Fuhrpark.
Zeit- und Kostenersparnisse mit Hilfe von Digitalisierung
Neben den zeitsparenden Aspekten, die ein digitales Fuhrparkmanagement mit sich bringen kann, ist die Einsparung von Kosten ebenfalls ein nennenswerter Vorteil. Hier können Sie durch den Einsatz von digitalen Medien erheblich Kosten einsparen. Wie das funktionieren kann, erfahren Sie hier auf unserem Blog im Artikel: Fuhrparkkosten senken.
Insbesondere Geo-Tracking kann die Digitalisierung in der Bauindustrie, sowie anderen Industrien voran treiben. Hier können nicht nicht Kosten, sondern auch wertvolle Zeit eingespart werden indem Routen für Fahrzeuge optimal geplant werden können.
Zeit und Geld sparen mit Hilfe von Digitalisierung
Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Förderungen für Digitalisierung
Der digitale Unternehmer
Um die Digitalisierung im Unternehmen umsetzen zu können, fehlen den meisten kleinen und mittelständigen Unternehmen sowie auch Start-Ups meist die finanziellen Kapazitäten. Damit dies nicht das Aus für den Fortschritt in Richtung digitalen Unternehmen bedeutet, gibt es Förderungen, die Unternehmen bei der Optimierung unterstützen. Alle Förderungen finden Sie hier unter: Förderungen für Gründer und KMU.
Weitere Fördermittel zur Digitalisierung
Neben den Förderungen zur Digitalisierung können außerdem weitere wichtige Bereiche im Bezug auf die Optimierung des Fuhrparks und des gesamten Unternehmens gefördert werden. Von Förderungen für Elektrofahrzeuge über Soforthilfeprogramme für den Pflegebereich gibt es viele Hilfspakete, die Unternehmen bei der Umsetzung und Verbesserung der Unternehmensoptimierung unterstützen können. Eine Übersicht über die Förderprogramme der verschiedenen Branchen und Unternehmensbereiche finden Sie hier: Förderungen für Unternehmen.
Für Unternehmen mit dem Firmensitz in Berlin gibt es desweiteren noch eine weitere besondere Förderung. Alle Informationen, Voraussetzungen und Förderbereiche können unter Digitalprämie Berlin gefunden werden.
