Grundlagen der Fuhrparkbeschaffung

Bei der Beschaffung eines Fuhrparks kommen einige Fragen auf:. Welche Formen der Beschaffung gibt es und welche ist die richtige für mein Unternehmen? Was gibt es zu beachten? Welche Kosten fallen im Fuhrpark an? Wir verschaffen einen Überblick bei der Beschaffung.

Überblicke verschaffen

Der erste Schritt dient der Zielsetzung. Was für Fahrzeuge braucht das Unternehmen für sein Geschäftsfeld? Welche Ausstattung ist unbedingt notwendig? Werden Dienstwagen, die nur von einer Person gefahren werden benötigt? Oder doch Poolfahrzeuge, die von mehreren Personen benutzt werden? Wer hier strukturiert und klar vorgeht weiß, welche Themen relevant sind. Checklisten, die wichtige Aufgaben im Fuhrparkmanagement zusammenfassen, können dabei helfen. Ebenso lohnenswert sind Crashkurse im Fuhrparkmanagement.

Wichtige Aufgaben

Ein Fuhrpark muss nicht nur rechtlichen Bestimmungen genügen, sondern auch wirtschaftlich geführt werden. Vor der Beschaffung der Fahrzeuge stehen für das Fuhrparkmanagement wichtige Aufgaben an, die zügig geklärt werden sollten.

  • Wer kümmert sich um die Beschaffung von Fahrzeugbriefen, Kaufverträgen, Leasingverträge, Kfz-Versicherungsunterlagen?
  • Wer kümmert sich um die regelmäßige Wartung der Fahrzeuge?
  • Wer übernimmt die Routenplanung für Poolfahrzeuge, checkt das Tankverhalten und führt die Fahrtenbücher?
  • Wer ist verantwortlich für die  Führerscheinkontrolle der FahrerInnen und die Einhaltung von Sicherheitsregeln?
Aufgaben Beschaffung

Passende Software für das Fuhrparkmanagement

Es soll zwar noch Unternehmen geben, die ihre Fuhrparkverwaltung mit Excel abwickeln. Doch das führt leicht zur Rechtsunsicherheit, Unübersichtlichkeit bis hin zur Gefahr des Löschens von Daten. Nur eine gute Fuhrparksoftware mit Flottenmanagement bietet Unternehmen eine Vereinfachung der Abläufe und die nötige Rechtssicherheit. Dazu zählen:

  • Eine integrierte Führerscheinkontrolle
  • Die Kostenkontrolle durch digitale Belegerfassung
  • Rechtssichere Fahrtenbücher mit automatischer Aufzeichnung von Fahrten 
  • Die Routenplanung sowie Routendokumentation 
  • Die vollständige digitale Verwaltung aller Fahrzeuge

Welche Beschaffungsform ist die Richtige?

Alle AnbieterInnen versuchen heute, KundInnen mit Aktionen und Rabattangeboten für sich zu gewinnen. Besonders Flotten- und GewerbekundInnen können sich die Rosinen zwischen Leasing-, Kauf- oder Miet-Rabatten herauspicken. Immer wieder gibt es im Leasinggeschäft Schnäppchen, bei denen KundInnen mit Komplettservice inklusive sowie keinen Sonderzahlungen bei gesenkten monatlichen Kosten gelockt werden. Das gleiche gilt für die KonkurrentInnen bei Kauf oder Miete. Was nun in Frage kommt, hängt wie immer von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab.

Was macht Leasing interessant?

Zuerst einmal kann die Firmenflotte ohne Eigenkapital aufgebaut werden. Weitere Pluspunkte bieten die Leasingraten mit ihrer hohen und verlässlichen Planungssicherheit. Dazu kommt, dass Reparaturen, Inspektions- und Wartungskosten bei Leasingverträgen großer AnbieterInnen häufig inkludiert sind. Ein Fakt, der unerwartete Kosten weiter reduziert. Zusätzlich bestimmen die LeasingnehmerInnen Marke, Modell, Ausstattung und hinzubuchbare Leistungen wie Werkstattservice, Reifenservice, Treibstoff- und Schadenmangement. Doch für wen lohnt sich Leasing wirklich? Angesprochen werden kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wie Großkonzerne. Für die Entscheidung zählt letztlich die Ausrichtung des Unternehmens. Beim Leasing überwiegen steuerliche Vorteile; der gekaufte Fuhrpark bietet den EigentümerInnen mehr Flexibilität, aber hinsichtlich der Verwertung auch das damit verbundene Risiko. Außerdem kann zur Entscheidungsfindung eine Leasingstrategie entwickelt werden, welche verschiedene Möglichkeiten des Leasings einbezieht.

Kostenübersicht: Leasing
Auto Leasing
  • Anzahlung
  • Überführung und Anmeldung
  • Monatliche Leasingrate
  • Kraftstoff
  • Versicherung
  • KFZ-Steuer
  • Wartung und Reparaturen
  • TÜV-Kosten
  • Winterreifen sowie Reifenwechsel und Lagerung

Lohnt sich der Kauf?

Das ist erster Linie eine Frage der Liquidität. Wer ein Fahrzeug bar bezahlt, kann den günstigsten Kaufpreis aushandeln und mit seinem Fahrzeug machen was er will. Gibt es finanzielle Probleme lässt sich das Fahrzeug jederzeit verkaufen. Größter Vorteil gegenüber dem Leasing dürfte der Fakt sein, dass FuhrparkbesitzerInnen EigentümerInnnen werden und von einer Wertsteigerung des Fuhrparks zu profitieren hoffen. Nachteile gibt es allerdings auch: nämlich den Wertverlust des Fahrzeugs. Abhängig von Fahrleistung und Marke verliert ein Neuwagen im ersten Jahr durchschnittlich rund 24 Prozent seines Wertes, danach noch etwa fünf Prozent pro Jahr. Im Unterschied zum Leasing ist in der Finanzierung keine Rückgabe des Fahrzeugs möglich – es bleibt den EigentümerInnen nur der Verkauf. Und in diesem Fall wiederum wird die Umsatzsteuer fällig, genauso wie Gewinne beim Finanzamt gemeldet werden müssen. Der Fahrzeugkauf ist also für Unternehmen mit ausreichend liquiden Mitteln geeignet. Die Abschreibungen aus Anlagevermögen könnten als Betriebsaufwendungen angesetzt werden. Wer keine langwierigen Leasingverträge abschließen möchte, für den dürfte diese Variante eine willkommene Option sein.

Kostenübersicht: Kauf
  • Anschaffungspreis
  • Überführung und Anmeldung
  • Kraftstoff
  • Versicherung
  • KFZ-Steuer
  • Wartung und Reparaturen
  • TÜV-Kosten
  • Winterreifen sowie Reifenwechsel und Lagerung
KAUF AUTO

Für wen eignet sich Miete?

Hohe Investitionen in eigene Firmenwagen lohnen sich nicht immer. Unternehmen die ihren Bedarf noch nicht genau bestimmen können, wollen ihr Geld lieber punktgenau einsetzen. Hier kommt die Kurzzeit- oder Langzeitmiete ins Spiel. Um Ausfälle zu kompensieren oder kurzfristige Erweiterungen im Fuhrpark zu tätigen, ist die Langzeitmiete eine sinnvolle Alternative, die wenig Kapital bindet. Neben der flexiblen Mobilität ohne lange Wartezeiten ist der administrative Aufwand gering. Auch hier gilt: Wählen Sie ein Modell, das individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wird. Empfehlenswert sind gemietete Firmenwagen vor allem für Unternehmen mit geringem bis mittlerem Mobilitätsbedarf. Bei richtiger Auswahl der Angebote lassen sich die Kosten im Vergleich zum eigenen Firmenwagen deutlich senken. Speziell für Unternehmen, die viele verschiedene Fahrzeuge für einen begrenzten Zeitraum benötigen, sparen ebenfalls. Bei höherem Bedarf kann genau kalkuliert werden, ob die Langzeitmiete eine echte Alternative ist. Zwar lassen sich alle Kosten vollständig als Betriebsausgaben verbuchen. Liegen die Preise für die Langzeitmiete bei monatlich mehreren hundert Euro, könnten Unternehmen die Gelder lieber in eigene Firmenwagen investieren. Wer auf der Suche nach der optimalen Lösung ist, kommt an einer umfangreichen Prüfung aller Angebote nicht vorbei.

Kostenübersicht: Miete
  • Monatliche Miete
  • Kraftstoff

Bedarf analysieren

Um herauszufinden, welches der Angebote letztlich am besten zum Unternehmen passt, muss der individuelle Bedarf kritisch analysiert werden. Der erste Schritt dahin: Die exakte Berechnung, wie viele Kilometer Miet- oder Leasingtage pro Monat erforderlich wären. Zusätzlich zählt die durchschnittliche Mietdauer, die Standorte der Mietstationen und die erforderlichen Fahrzeugklassen. Um die Kosten realistisch gegenüberzustellen, müssen alle Konditionen der Autovermietung aufgeschlüsselt und für den Bedarf errechnet werden inklusive sämtlicher Kosten für Kurz- und Langzeitmiete (je nach Bedarf), Abholung/Lieferung des Fahrzeugs, eventuelle Zusatzgebühren und Selbstbeteiligung bei Schäden. Stehen die potenziellen Ausgaben der Autovermietung fest, lassen sich diese mit den möglichen Kosten eines eigenen Fuhrparks vergleichen.

Kosten des Fuhrparks

Neben laufenden Kosten für die Wartung macht die Versteuerung der Flotte einen erheblichen finanziellen Betrag aus. In der Regel wird der geldwerte Vorteil der privaten Nutzung eines Fuhrparkfahrzeugs mit der Ein-Prozent-Regelung oder dem Fahrtenbuch versteuert. Wird das Fuhrparkfahrzeug allerdings zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, empfiehlt sich die Versteuerung mit dem Fahrtenbuch. Das gilt besonders für Poolfahrzeuge, weil diese nur für betriebliche Zwecke angeschafft wurden. Nur mit einem korrekt geführten Fahrtenbuch lässt sich gegenüber dem Finanzamt die rein betriebliche Nutzung nachweisen. Sollte die Entscheidung auf die Fahrtenbuch- Methode fallen, kann eine Fahrtenbuchsoftware in Betracht gezogen werden. Hier kann neben einer Desktopversion ebenfalls eine Fahrtenbuch App genutzt werden.

Fuhrpark richtig versichern

Das wichtigste vorweg: Die Angebote am Markt ändern sich laufend, der Schutz für Firmenfahrzeuge sollte daher regelmäßig gegengecheckt werden. Daraus ergeben sich möglicherweise immer wieder bessere Konditionen als die bestehenden. Bereits ab drei Firmenfahrzeugen gibt es Gruppenverträge, die gleichzeitig Kostenvorteile bei den Versicherungsbeiträgen beinhalten. Grundsätzlich versichern Flottenversicherungen alle sämtliche Arten von Fahrzeugen – selbst Motorräder, Quads oder Pedelecs fallen darunter.

Welche Versicherung die richtige für Ihren Fuhrpark ist

Bei der Versicherung des Fuhrparks gilt immer: Je größer die Anzahl der Fahrzeuge, desto mehr Rabatte gewähren die Versicherungen. Aber auch kleine Firmen mit wenigen Fahrzeugen fahren mit einem Kleinflottentarif immer noch günstig. Denn bei Einzelpolicen fallen die Prämien der Versicherungen oft sehr unterschiedlich aus. Und trotzdem vertrauen besonders Unternehmen mit schlechter Schadenquote zuweilen auf die Einzelversicherung. Für Firmen mit durchschnittlichem Schadenverlauf ist aber die Flottenpolice unschlagbar. Außerdem sollte auf die Garantie und Gewährleistung geachtet werden, wenn es um die Beschaffung des Fuhrparks geht.

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