Beschaffung im Fuhrpark: Outsourcen oder Inhouse?

Den Fuhrpark inhouse betreuen oder auslagern? Viele Unternehmen stehen vor dieser Frage. Ob eine große Anzahl an Fahrzeugen betreut werden muss oder ein Kleinbetrieb mit wenigen Dienstwagen auskommt: Einen Fuhrparkmanagement Dienstleister zu beauftragen, kann sich lohnen. Doch funktioniert Fuhrparkmanagement besser? Vimcar Fleet ist beispielsweise ein Tool, mit dem sich Fuhrparkmanagement günstig und unkompliziert inhouse abdecken lässt. Trotzdem gibt es manchmal Gründe, die Fahrzeugverwaltung an Externe abzugeben.

Inhouse oder Outsourcing des Fuhrparks: Vor- und Nachteile

Laut VMF – dem Verband markenunabhängiger Fuhrparkmanagementgesellschaften – sind in Deutschland aktuell rund 4,5 Millionen PKW und Kleintransporter als Flottenfahrzeuge unterwegs. Die erste Frage für Unternehmen lautet: Soll ich das Fuhrparkmanagement an einen Fuhrparkmanagement Dienstleister auslagern (Outsourcing) oder doch lieber in der Firma ansiedeln (Inhouse über einen Fuhrparkleiter)? Die Antwort nach Outsourcing oder Inhouse-Fuhrparkmanagement ist dabei eng verbunden mit Kostenoptimierung bei bestmöglichen Service. Es geht also darum, die Unternehmensziele und die Wettbewerbsfähigkeit immer im Blick zu behalten. Vor- und Nachteile des Outsourcings müssen bei Entscheidungen stets gegeneinander abgewogen werden. Erschwerend kommt hinzu, dass es in vielen Unternehmen am notwendigen Fuhrpark Know-how fehlt. Bei einigen fehlt das Wissen völlig, bei anderen ist es mit der Entscheidung zugunsten des Outsourcings verloren gegangen. Das ist aber kein Problem. Fuhrparksoftware-Anbieter bieten Tools zur Selbstverwaltung und vermitteln schnell das notwendige Know-how. So lässt sich der Fuhrpark kostenoptimal und frei von externen Zwängen betreiben.

Übersicht über die Fuhrparksoftware auf einem Laptop.
Eine Fuhrparksoftware unterstützt bei der Fahrzeugverwaltung.

Vorteile Inhouse

Die Optimierung von Kosten, ökologischen Werten und einer perfekten Fahrzeugauslastung sind Motivationstreiber für Flottenleiter. Dazu zählen nicht nur die Überwachung des Kraftstoffverbrauchs mithilfe einer geeigneten Fuhrparkmanagement-Software, sondern auch der Umstieg auf sparsame, kleinere Motoren und alternative Antriebstechniken. Effektive Optimierungs-Helfer können digitale Managementsysteme sein. Software-Anbieter etwa bieten kleinen und mittleren Fuhrparks schlanke Lösungen für die alltäglichen Herausforderungen der Fahrzeugverwaltung, Fahrzeugortung und Fahrtenbuchführung. Im Mittelpunkt stehen dabei einzelne Module anstatt überfrachtete Software-Lösungen – einfach, unkompliziert und komplett digital. So greift die eingesetzte Fuhrpark- Software auf Daten aus dem Global Positionierung System (GPS) zu, um die aktuelle Position von Fahrzeugen abzurufen. Aus diesen Informationen lassen sich unter anderem optimierte Wegstrecken ableiten. Das Resultat: Die automatisierte Einsatzplanung der Flotte führt zu Ressourcenersparnis und Kostensenkungen im Flottenmanagement.

Mehr Kontrolle, mehr Fachwissen

Wer seinen Fuhrpark intern managet, reduziert seine Abhängigkeit von externen Fuhrparkmanagement Dienstleistern. Gleichzeitig erhöht sich die Qualität der Prozesse rund um den Fuhrpark. Warum? Weil Sie direkten Einfluss auf Gestaltung und Abläufe nehmen können. Zusätzlich stärkt man mit dem Aufbau von fuhrparkspezifischem Fachwissen die Kompetenz seiner Mitarbeiter. So lässt sich solide planen und auch ohne Outsourcing aufs Kerngeschäft konzentrieren. Die Vorteile, neben der Kostenreduzierung, liegen auf der Hand: 

  • Kostenmanagement mit Überblick über Kostenfresser.
  • Tankkarten-Integration für eine kontinuierliche Übersicht über Tankverhalten und Kosten.
  • Laufzeitrechner, um Extrakosten bei der Überschreitung von maximalen Laufzeiten aus Leasingverträgen zu vermeiden.
  • Fahrzeugbuchung für eine optimale Auslastung.

Entscheiden Sie sich für das interne verwalten des Fuhrparks, müssen Sie sicher stellen, dass der verantwortliche Fuhrparkleiter sich mit Begriffen wie der HalterhaftungUnfallverhütungsvorschriftenCO2 Obergrenze uvm. auskennt. 

Inhouse managen mit einer Fuhrparksoftware

Da nicht jedes Unternehmen einen Fuhrparkleiter einstellen kann, der hauptberuflich die Fahrzeuge verwaltet, besteht die Möglichkeit eine Flottenmanagment Software einzusetzen. Diese unterstützt den zuständigen Fahrzeugverwalter, den Überblick über die Fahrzeuge, Kosten und Fuhrparkauslastung zu behalten. Ist die Software besonders praktisch und einfach zu handhaben, ist es so auch für Laien möglich, die Fahrzeuge im Blick zu behalten. Wie solch eine Software aussehen könnte, zeigt das folgende Video:

Fuhrparkmanagement Dienstleister: Warum kann Outsourcing sinnvoll sein?

Die Aufgaben eines Fuhrparkmanagers sind komplex: Es gilt, die gesamte Flotte im Auge zu behalten. Dazu gehört, Einsatzpläne der Fahrzeuge und Mitarbeiter zu koordinieren, den Überblick über Lebenszyklen, Leasingverträge und Reparaturen zu behalten – und das zu möglich minimalen Kosten. Diese können für die Unterhaltung eines Fuhrparks explodieren, wenn keine ausgeklügelten und zum Unternehmen passenden Strategien gefahren werden. Das wiederum kostet Zeit und Ressourcen. Insbesondere kleine Betriebe verfügen oftmals nicht über das erforderliche Know-how für die kostenbewusste, rechtssichere und effiziente Organisation des Fuhrparks. Dabei lohnt sich eine straffe Planung bereits für wenige Fahrzeuge.

Viele Unternehmen geben den Fuhrpark aus diesen Gründen an externe Fuhrparkmanagement Dienstleister ab. Ob das aus finanzieller und organisatorischer Hinsicht sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab. Fest steht: Ob Outsourcing oder inhouse, das Flottenmanagement, sprich, die Steuerung, Planung und Kontrolle der Dienstwagen und Poolfahrzeuge, sollte im eigenen Haus bleiben. Vielmehr gilt es, Aufgaben zu delegieren. Dazu gehören etwa die Buchung und Ausgabe der Fahrzeuge, die Organisation von Reparaturen, TÜV- und Wartungsterminen sowie der UVV (Unfallverhütungsvorschrift für Fahrzeuge).

Welche Vorteile haben Fuhrparkmanagement Dienstleister?

Ein sorgfältig ausgewählter Outsourcer kann die Fuhrparkosten minimieren und wertvolle Zeit für die Konzentration auf das Kerngeschäft sparen. Gerade bei kleinen, selbst verwalteten Fuhrparks sind die Fixkosten ziemlich hoch. Meist erledigen Mitarbeiter die Fuhrparkverwaltung oft nebenbei – die umfassenden Kompetenzen in der Materie fehlen den Verantwortlichen dann. Unter Umständen lassen sich auch Vorteile durch die Bündelung von Leistungen nutzen. Große Dienstleister profitieren oftmals von niedrigen Preisen, etwa von Rabatten auf Kraftstoff oder notwendigen Ersatzteilen. Je nach Vertragsgestaltung sind mitunter auch rechtliche Vorteile möglich, wenn Zuständigkeiten auf den Fuhrparkmanagement Dienstleister übertragen werden.

Worauf gilt es beim Outsourcing zu achten?

Die Praxis abgeben, die Kontrolle behalten: Wer einen Fuhrparkmanagement Dienstleister beauftragt, legt einen großen Teil der täglichen Aufgaben in die Hände Dritter. Das bedeutet zugleich, dass mindestens ein Verantwortlicher weiterhin den Überblick hat, und zwar über den Dienstleister. Zudem ist es wichtig, ein erfahrenes Unternehmen zu beauftragen. Idealerweise verfügt es über Know-how der jeweiligen Branche. Eine regelmäßige, transparente Kommunikation ist darüber hinaus wesentlich für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Ein Fuhrparkmanagement Dienstleister soll Ressourcen sparen. Ein Blick auf die gesamten finanziellen Aufwendungen ist daher essenzieller Bestandteil der Kosten-Nutzen-Rechnung. Dabei sind die tatsächlichen Rechnungen des Outsourcers zu beachten und die Zeit für die Organisation und Überwachung seiner Leistungen. So deckt eine sorgfältige Dokumentation eventuelle Kostentreiber auf, zudem sollten die Aufgaben des Dienstleisters regelmäßig hinsichtlich ihrer Sinnhaftigkeit auf den Prüfstand gestellt werden. Ändert sich etwa die Mitarbeiterzahl, können Anpassungen der Flottengröße notwendig werden, eine geschwächte oder gestiegene Auftragslage hat veränderte Einsatzplanungen zur Folge.

Der Kontrollverlust an den Fuhrparkmanagement Dienstleister kann zu Auseinandersetzungen führen. Dann muss im ungünstigsten Fall das Outsourcing mühevoll und kostenintensiv wieder zurückgenommen werden. Zudem lässt sich weniger flexibel auf geänderte Einflüsse reagieren und entschieden. Die Prozesse werden auf externe Belange eingestellt und können nicht oder nur bedingt an interne Vorgaben angepasst werden. Nicht zu vergessen ist auch, dass Kostenvorteile oft durch ein erhöhtes Qualitäts- und damit Preisniveau aufgehoben werden. Für welche Variante Sie sich auch entscheiden: Wer vorher alles sinnvoll kalkuliert hat, wundert sich später auch nicht über versteckte Kosten und unangenehmen Überraschungen.

Gibt es Alternativen zum Outsourcing?

Ein Fuhrparkmanagement Dienstleister hat das Potenzial, die Flottenkosten sowie den Organisationsaufwand zu senken. Die Organisation und Überwachung des beauftragten Serviceunternehmens erfordert jedoch im eigenen Haus Ressourcen und Know-how. Eine Fuhrparkmanagementsoftware mit Schnittstellen zu Personaleinsatzplanungen und Trackingsystemen überwacht die Auslastung, die Einsatzplanungen, das Wartungsmanagement und viele weitere Aufgaben. So behalten selbst Laien den Überblick über die Flotte – und das zu überschaubaren Kosten und ohne Risiko.

Alles zum Thema Beschaffung:

Blick auf einen großen Fuhrpark.Wollen Sie noch mehr zu dem Thema Beschaffung erfahren? Dann lesen Sie sich folgende Artikel durch:

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