Beschaffung im Fuhrpark: Outsourcen oder Inhouse?

Outsourcen oder Inhouse: Wie funktioniert Fuhrparkmanagement besser? Vimcar Fleet ist beispielsweise ein Tool, mit dem sich Fuhrparkmanagement günstig und unkompliziert inhouse abdecken lässt. Trotzdem gibt es manchmal Gründe, die Fahrzeugverwaltung an Externe zu geben.

Laut VMF – dem Verband markenunabhängiger Fuhrparkmanagementgesellschaften – sind in Deutschland aktuell rund 4,5 Millionen PKW und Kleintransporter als Flottenfahrzeuge unterwegs. Die erste Frage für Unternehmen lautet: Soll ich das Fuhrparkmanagement auslagern (Outsourcing) oder doch lieber in der Firma ansiedeln (Inhouse über einen Fuhrparkleiter)? Die Antwort nach Outsourcing oder Inhouse-Fuhrparkmanagement ist dabei eng verbunden mit Kostenoptimierung bei bestmöglichen Service. Es geht also darum, die Unternehmensziele und die Wettbewerbsfähigkeit immer im Blick zu behalten. Vor- und Nachteile des Outsourcings müssen bei Entscheidungen stets gegeneinander abgewogen werden. Erschwerend kommt hinzu, dass es in vielen Unternehmen am notwendigen Fuhrpark Know-how fehlt. Bei einigen das Wissen völlig, bei anderen ist es mit der Entscheidung zugunsten des Outsourcings verloren gegangen. Das ist aber kein Problem. Fuhrparksoftware-Anbieter bieten Tools zur Selbstverwaltung und vermitteln schnell das notwendige Know-how. So lässt sich der Fuhrpark kostenoptimal und frei von externen Zwängen betreiben.

Übersicht über die Fuhrparksoftware auf einem Laptop.
Eine Fuhrparksoftware unterstützt bei der Fahrzeugverwaltung.

Vorteile Inhouse

Die Optimierung von Kosten, ökologischen Werten und einer perfekten Fahrzeugauslastung sind Motivationstreiber für Flottenleiter. Dazu zählen nicht nur die Überwachung des Kraftstoffverbrauchs mithilfe einer geeigneten Fuhrparkmanagement-Software, sondern auch der Umstieg auf sparsame, kleinere Motoren und alternative Antriebstechniken. Effektive Optimierungs-Helfer können digitale Managementsysteme sein. Software-Anbieter etwa bieten kleinen und mittleren Fuhrparks schlanke Lösungen für die alltäglichen Herausforderungen der Fahrzeugverwaltung, Fahrzeugortung und Fahrtenbuchführung. Im Mittelpunkt stehen dabei einzelne Module anstatt überfrachtete Software-Lösungen – einfach, unkompliziert und komplett digital. So greift die eingesetzte Fuhrpark- Software auf Daten aus dem Global Positionierung System (GPS) zu, um die aktuelle Position von Fahrzeugen abzurufen. Aus diesen Informationen lassen sich unter anderem optimierte Wegstrecken ableiten. Das Resultat: Die automatisierte Einsatzplanung der Flotte führt zu Ressourcenersparnis und Kostensenkungen im Flottenmanagement.

Mehr Kontrolle, mehr Fachwissen

Wer seinen Fuhrpark intern managet, reduziert seine Abhängigkeit von externen Dienstleistern. Gleichzeitig erhöht sich die Qualität der Prozesse rund um den Fuhrpark. Warum? Weil Sie direkten Einfluss auf Gestaltung und Abläufe nehmen können. Zusätzlich stärkt man mit dem Aufbau von fuhrparkspezifischem Fachwissen die Kompetenz seiner Mitarbeiter. So lässt sich solide planen und auch ohne Outsourcing aufs Kerngeschäft konzentrieren. Die Vorteile, neben der Kostenreduzierung, liegen auf der Hand: 

  • Kostenmanagement mit Überblick über Kostenfresser.
  • Tankkarten-Integration für eine kontinuierliche Übersicht über Tankverhalten und Kosten.
  • Laufzeitrechner, um Extrakosten bei der Überschreitung von maximalen Laufzeiten aus Leasingverträgen zu vermeiden.
  • Fahrzeugbuchung für eine optimale Auslastung.

Entscheiden Sie sich für das interne verwalten des Fuhrparks, müssen Sie sicher stellen, dass der verantwortliche Fuhrparkleiter sich mit Begriffen wie der HalterhaftungUnfallverhütungsvorschriftenCO2 Obergrenze uvm. auskennt. 

Inhouse managen mit einer Fuhrparksoftware

Da nicht jedes Unternehmen einen Fuhrparkleiter einstellen kann, der hauptberuflich die Fahrzeuge verwaltet, besteht die Möglichkeit eine Flottenmanagment Software einzusetzen. Diese unterstützt den zuständigen Fahrzeugverwalter, einen Überblick über die Fahrzeuge, Kosten und Fuhrparkauslastung zu behalten. Ist die Software besonders praktisch und einfach zu handhaben, ist es so auch für Laien möglich, die Fahrzeuge im Blick zu behalten. Wie solch eine Software aussehen könnte, zeigt das folgende Video:

Für wen ist Outsourcing interessant?

In einigen Fällen kann sich ein Outsourcing auch lohnen. Dafür müssen aber viele Faktoren im Fuhrparkmanagement berücksichtigt werden. Gerade bei kleinen, selbst verwalteten Fuhrparks sind die Fixkosten ziemlich hoch. Ebenfalls wichtig: Meist erledigen Mitarbeiter die Fuhrparkverwaltung oft nebenbei – die umfassenden Kompetenzen in der Materie fehlen den Verantwortlichen dann. Prinzipiell gilt: Je größer die Bündelung von Kundenfuhrparks ist, desto spezialisierter und kostengrünstiger können Beschaffung, Verwaltung und Verwertungen mit Fachpersonal aufgestellt werden. Ebenso sollte man auch auf die Nachteile eingehen.

Der Kontrollverlust an den Dienstleister kann zu Auseinandersetzungen führen. Dann muss im ungünstigsten Fall das Outsourcing mühevoll und kostenintensiv wieder zurückgenommen werden. Zudem lässt sich weniger flexibel auf geänderte Einflüsse reagieren und entschieden. Die Prozesse werden auf externe Belange eingestellt und können nicht oder nur bedingt an interne Vorgaben angepasst werden. Nicht zu vergessen ist auch, dass Kostenvorteile oft durch ein erhöhtes Qualitäts- und damit Preisniveau aufgehoben werden. Für welche Variante Sie sich auch entscheiden: Wer vorher alles sinnvoll kalkuliert hat, wundert sich später auch nicht über versteckte Kosten und unangenehmen Überraschungen.

Alles zum Thema Beschaffung:

Blick auf einen großen Fuhrpark.Wollen Sie noch mehr zu dem Thema Beschaffung erfahren? Dann lesen Sie sich folgende Artikel durch:

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