Wir Menschen kommunizieren rund um die Uhr miteinander. Trotzdem kommt es vor allem im Job immer wieder zu Missverständnissen, die Mitarbeitende und auch die Fuhrparkverantwortlichen frustrieren können. Welche Stolperfallen lauern und welche Tipps und Tools helfen, den Informationsaustausch zu verbessern, erklären wir hier.
Frust im Fuhrpark vermeiden
Die Fahrzeuge können noch so perfekt aufgestellt, die Mitarbeitenden motiviert und gut geschult sein – wenn die Kommunikation nicht klappt, läuft es in keinem Fuhrpark rund. Besonders bei Projekten, die mit der Einführung neuer Prozesse verbunden sind, ist die transparente Vermittlung ein wichtiger Faktor.
Im Mittelpunkt stehen dabei vor allem das richtige Timing und die Art und Weise des Dialogs: Wenn FahrerInnen völlig überraschend von „Das machen wir jetzt so“-Ansagen überrollt oder wenn sich bei ihnen das Gefühl einschleicht, nicht ernst genommen zu werden, steigt der Frustrationspegel. Auf der anderen Seite ärgern sich Fuhrparkverantwortliche, wenn ihre Änderungsvorschläge nicht umgesetzt werden. Der Schlüssel ist die richtige Kommunikation – wenn die reibungslos funktioniert, profitiert das gesamte Unternehmen davon. Folgende Punkte sind dabei wichtig.
1. Auf Augenhöhe kommunizieren
Tauschen Sie sich mit den NutzerInnen Ihres Fuhrparks nicht nur über Regeln und Vorschriften aus. Schaffen Sie Vertrauen, indem Sie auch über andere Themen sprechen. Fragen Sie, wie die FahrerInnen mit einem Fahrzeugmodell oder der Werkstatt zufrieden sind.
So fördern Sie den Informationsaustausch untereinander und erhalten wichtige Anregungen, die bei der Erstellung einer neuen Car-Policy von Nutzen sein können. Und: Begegnen Sie allen KollegInnen mit Freundlichkeit und Respekt. Nur wenn alle höflich und ehrlich miteinander umgehen, lassen sich Konflikte schnell lösen und Intrigen, Lästereien oder gar Mobbing finden erst gar keinen Nährboden.
2. Das „Wie“ macht den Unterschied
Die Welt wird immer digitaler. Smartphones, E-Mails und Chat-Programme sind längst ein fester Bestandteil für den täglichen Austausch im Job. Doch je nach Situation eignen sich gewisse Kommunikationsmittel besser. Wichtige Gespräche sollten nicht schriftlich geführt werden, sondern persönlich. Chat-Programme hingegen eignen sich für spontane Erinnerungen. Für die Organisation von Terminen oder die Verteilung von Informationen empfehlen sich im Job E-Mails. Wer seinen Mitarbeitenden komplexe Themen vermitteln möchte, der kann auch professionelle Online- und Offline-Tools zur Verfügung stellen, wie zum Beispiel E-Learning-Angebote oder Tutorials.
3. Nonverbale Kommunikation
„Man kann nicht nicht kommunizieren“, hat der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick einmal gesagt. Das bedeutet: Überall, wo wir auf andere Menschen treffen, findet Kommunikation statt – ob wir nun miteinander reden oder nicht. Ein großer Teil passiert über unsere Körpersprache, dazu gehören Gesichtsausdrücke, Körperhaltung oder stimmliche Merkmale.
Das sollte man immer im Hinterkopf behalten – und beispielsweise darauf achten, ob man in einem Gespräch die Arme verschränkt oder ob man Blickkontakt hält. Auch der Ton ist entscheidend. Wollen Sie bei Mitarbeitenden die Wichtigkeit von Regeln und Vorschriften verdeutlichen, muss dies auch in einem angemessenen Ton erfolgen.
4. Reaktionen im Affekt vermeiden
Manchmal geht es ganz schnell. Eine Person sagt etwas, was eine andere persönlich trifft, es folgt die Retourkutsche und der Streit eskaliert. Solche Situationen lassen sich vermeiden: Man nimmt eine kritische Aussage oder Frage zur Kenntnis und zieht sich für eine Weile zurück. Wenn man dann nicht mehr so emotional geladen ist, können Missverständnisse rational und sachlich geklärt werden. Ein guter S.O.S.-Trick: Achten Sie auf Ihre Atmung. Menschen atmen schnappartiger, wenn sie aufgeregt sind. Und in gestresstem Zustand wird konstruktive Kommunikation schwierig. Um einen ruhigeren Puls zu bekommen, lohnen sich Atemübungen.
5. Veränderungen effizient umsetzen
Angenommen, die Geschäftsführung will einen neuen Leasinggeber für den Fuhrpark einführen. Das bedeutet: Neue Prozesse, an die sich alle erst einmal gewöhnen müssen. Mit dem richtigen Change Management lassen sich Veränderungen gut umsetzen. Der Begriff stammt aus der Unternehmensberatung und gilt als dort als wichtiges Handwerkszeug. Mehr als ein halbes Dutzend Modelle gibt es auf dem Markt. Sie alle eint der Ansatz, Veränderungen in einem Unternehmen mit System und Methode anzugehen. Als äußerst erfolgsversprechend gilt das „5-Phasen-Modell Krüger“: Es beschreibt die einzelnen Schritte und Maßnahmen, die für erfolgreiche Wandlungsprozessen in Unternehmen notwendig sind. Dazu gehören die Initialisierung, die Konzeption, die Motivation, die Umsetzung und die Verstetigung.
5. Konstruktive Feedback-Kultur einführen
Regelmäßiges FahrerInnen-Feedback kann die Motivation steigern oder Verhalten korrigieren. Und umgekehrt ist das Feedback „von unten nach oben“ wichtig für Führungskräfte, um Probleme zu erkennen. Ein Feedback-Gespräch sollte ein freiwilliges Angebot und eine Chance sein, sich selbst besser kennenzulernen.
Tipps für das Verteilen von Feedback:
Die Kritik soll konkret und aktuell sein
Negative Punkte am besten jeweils zwischen zwei positive packen
Verallgemeinerungen vermeiden
Authentisch und ehrlich bleiben
Konstruktive Verbesserungsvorschläge machen
Tipps fürs Annehmen von Feedback:
Aufmerksam zuhören und Unklarheiten klären
Bei Meinungsverschiedenheiten die eigene Sicht formulieren, ohne sich zu verteidigen
Nicht allzu schnell antworten, um zu emotionale Reaktionen zu vermeiden
Ratgeber zum Fahrverhalten
Der Ratgeber enthält Tipps zum sicheren Fahrverhalten und erleichtert so die Kommunikation zwischen FuhrparkleiterInnen sowie FahrerInnen im Alltag. Das Aufstellen von Richtlinien für das Fahrverhalten schützt die FahrerInnen und hilft dabei, ein stressfreies Arbeitsklima zu schaffen. Der Ratgeber kann entweder digital mit den FahrerInnen geteilt oder ausgedruckt und im Handschuhfach sicher verstaut werden.
Seine Angestellten anzuhalten, wirtschaftlich zu fahren und dabei Kraftstoff zu sparen, senkt nicht nur die Betriebskosten: Es schont die Umwelt und ist daher schlichtweg zeitgemäß. Damit diese Grundsätze nicht nur theoretisch bekannt sind, sondern auch praktisch umgesetzt werden, muss die Schulung zum Kraftstoffmanagement gut vorbereitet und ausgewählt werden. Wenn die Parameter stimmen und sich die Arbeitskräfte angesprochen fühlen, wird sie zum Erfolg.
Seminare führen zum Erfolg
Eigentlich ist es schon aus der Fahrschule bekannt: Stundenlang im Stau zu warten, kostet nicht nur Nerven, sondern auch Sprit – vor allem, wenn trotz Stillstand auf der Straße der Motor läuft. Auch Sprints beim Stop and Go verschleißen Bremsen und Reifen. Unnötige Schaltvorgänge sind zu vermeiden und immer der Gang zu wählen, der den Drehmomentbereich des Fahrzeugs am besten ausnutzt. Soweit die Theorie. In der Praxis vergessen das allerdings viele. Und genau da sollte man ansetzen: Eine gute Schulung optimiert nicht nur im besten Fall das Fahrverhalten im Firmenfahrzeug, sondern hilft auch im Privatbereich, bares Geld einzusparen. Sollte die Schulung zum wirtschaftlichen Fahren eine Pflichtveranstaltung für die Belegschaft sein, darf nicht der Eindruck entstehen, dass hier Kritik am Fahrstil geübt werden soll. Denn das schmälert automatisch den Lerneffekt. Besonders dann, wenn es um BerufsfahrerInnen geht, ist es gut, den Job-Aspekt möglichst zu reduzieren. Besser ist es, das Ziel in den Vordergrund zu stellen: Mehr Sicherheit im Straßenverkehr und Umweltbewusstsein fördern – CO2-Ausstoß und Kraftstoffverbrauch minimieren und damit Geld und vorzeitige Reparaturen sparen. Eine Schulung trägt zum wirtschaftlichen Fahren bei.
Auf den richtigen Zeitpunkt kommt es an
Setzen Sie die Schulung nicht an einem freien Wochenende oder nach Feierabend an, wenn Sie möchten, dass die Belegschaft motiviert erscheint. Ein Seminar während der Arbeitszeit ist hingegen eine willkommene Abwechslung. Wer die Teilnehmenden im Vorfeld gut informiert, hat am Schulungstag eine aufmerksame Zuhörerschaft. Es muss klar sein, dass es sich nicht um Kritik am Fahrstil handelt, sondern alle Tipps sowohl für Pool- und Dienstfahrzeuge als auch im Privatauto von Nutzen sind – und nebenbei auch zu mehr Sicherheit im Straßenverkehr führen.
Für Abwechslung sorgen
Die Schulung sollte aus unterschiedlichen Modulen bestehen. Monologe nerven und bleiben nicht im Gedächtnis haften. Nach Möglichkeit wählen Sie mehrere Lehrende, die jeweils maximal 45-60 Minuten einen bestimmten Bereich erklären, möglichst mit vielen Beispielen aus der Praxis (aber bitte dabei die betrieblichen nicht überrepräsentieren). Ein Fahrtraining, bei dem eine Gruppe von MitarbeiterInnen mit der Übungsleitung unterwegs ist, lässt das Erlernte gleich auf der Straße ausprobieren. Praktisches Üben prägt sich erwiesenermaßen wesentlich besser ein als Zuhören und Zusehen. Im Anschluss an das theoretische und praktische Seminar kann eine softwaregestützte Fahrstilanalyse helfen: Während der „Beobachtungsphase“ werden Fehler, die sich im Laufe der Fahrpraxis eingeschlichen haben, korrigiert. Auch hier geht es nicht darum, den Fahrzeugführenden zu maßregeln, sondern um die Verbesserung des Fahrstils im Sinne von Umweltaspekten und Sicherheit. Darüber hinaus hilfreich für alle Beteiligten ist regelmäßiges Feedback! Am besten ein erstes direkt nach der Veranstaltung, zwei weitere vier Wochen, bzw. drei Monate später. So wird das Gelernte immer wieder ins Gedächtnis geholt und hat Gelegenheit, zur Gewohnheit zu werden.
Einspartipp: Tankkarte
Neben einem Seminar, das zum wirtschaftlichen Fahren anleitet, ist auch eine Tankkarte ein kostenminimierender Faktor. Mit der lässt sich zusätzlich sparen – nämlich bis zu 3 Cent pro Liter an den Stammtankstellen, an jeder anderen 1 Cent. Alle mit dem Logo UTA versehenen Tankstellen akzeptieren die Karten – mittlerweile über 12000 in Deutschland. Damit hat die Zettelwirtschaft ein Ende und alle Tankvorgänge können z. B. für eine Ausreißeranalyse genutzt werden. Um die Umsetzung des wirtschaftlichen Fahrens langfristig zu sichern, kann ein Bonussystem helfen: Es schafft einen Anreiz, die Regeln einzuhalten. Tankgutscheine für das Privatfahrzeug wären denkbar, zusätzlicher Freizeitausgleich oder auch die bevorzugte Auswahl des Poolfahrzeuges für diejenigen, denen die Fahrstilanalyse gutes Können bescheinigt. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die wissen, dass ihre Arbeit wertgeschätzt wird und sie nicht nur beruflich von der betrieblichen Weiterbildung profitieren, werden das Gelernte auch in Zukunft erfolgreich umsetzen. Tankkarten können das wirtschaftliche Fahren begünstigen.
Wurde der Autoschlüssel verloren, oder ist defekt, dann wissen viele nicht, was genau zu tun ist. Wir verraten, wen man informieren muss und wie man schnell an einen neuen Schlüssel kommt.
Aktuelle Technik ist Segen, aber zugleich auch Fluch. Das gilt besonders für moderne Autoschlüssel. Heute funktionieren sie fast ausnahmslos über Funktechnik und müssen zum Starten noch nicht mal mehr aus der Hosentasche geholt werden. Wenn der Schlüssel verloren, geklaut oder defekt ist, dann bewegt sich der Wagen keinen Meter weit. Was Sie dann machen können, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.
Wenn der Autoschlüssel defekt ist
Einfach ist die Lage für Dienstwagennutzer. Die erste Anlaufstelle ist in jedem Fall der Fuhrparkmanager. Bei einem Schaden sollten sich Mitarbeitende immer an das Flottenmanagement wenden. Dieses kümmert sich um die weitere Reparaturabwicklung und klärt die Sachlage mit den Versicherungen. Gibt es keinen Beauftragten für den Fuhrpark, müssen Sie selbst handeln – und zwar möglichst schnell. Zunächst sollte man erstmal überprüfen, ob die Batterie im Schlüssel noch ihren Dienst erledigt. Falls nicht, lässt sich diese in der Regel schnell wechseln. Zahlreiche Anleitungen dafür finden sich im Internet.
Abgebrochener oder beschädigter Schlüssel
Anders liegt die Sache dann, wenn der Autoschlüssel beschädigt ist. Zum Beispiel, wenn ein Teil des Schlüssels abgebrochen ist. In diesem Fall sollte man von eigenen Reparaturen Abstand nehmen, um nicht die Gewährleistung zu verlieren. Der erste Weg führt zum Hersteller oder in die Vertragswerkstatt – besonders bei einem abgebrochenen Schlüssel im Zündschloss. Läuft noch die Garantie, kann es sein, dass der Schaden darüber abgedeckt wird. Eine weitere Möglichkeit bei Abbruch des Schlüssels außerhalb des Schlosses: sie wenden sich an einen Schlüsseldienst und versuchen, den Schlüssel nachmachen zu lassen. Liegt der Defekt bei einem neueren Autoschlüssel in der Elektronik, können abhängig vom Hersteller und Fahrzeugmodell für die Reparatur des Schlüssels auch über 200 Euro zusammenkommen.
Immer die Versicherung verständigen
Eines gilt für alle Fälle: Um sicherzugehen, dass die Kosten der Reparatur von der Versicherung übernommen werden, sollte man vorher mit der Versicherung sprechen. Denn im Falle eines Fremdverschuldens muss die Versicherung des Verursachers für den Schaden aufkommen. Nur so wenden Sie unnötige und womöglich hohe Kosten ab. Neben der telefonischen Meldung an die Versicherung sollten sie den Verlust auf jeden Fall auch noch schriftlich anzeigen.
Autoschlüssel verloren oder gestohlen – das sollten Sie tun
Da Sie nicht wissen, ob der Schlüssel geklaut wurde, ist es ratsam, den Wagen in dieser Zeit extra zu sichern. Am besten in einer Garage, oder mit Lenkrad- oder Radschloss. Ansonsten ist es wichtig, sowohl die Versicherung zu informieren – und bei längerem Verlust – eine Anzeige bei der Polizei zu erstatten. Diebe haben sich auf das Knacken von elektronischen Keyless-Schlüsseln spezialisiert. Mit entsprechendem Equipment fällt es leicht, die Fahrzeuge zu entwenden.
Wenn die Versicherung gar nicht oder erst zu spät informiert wird, könnte sie Zahlungen aufgrund grober Fahrlässigkeit verweigern – oder die Versicherungsleistungen kürzen. Etwa dann, wenn der Schlüssel sichtbar und offen zugänglich aufbewahrt wurde. Im Falle, dass die Autoschlüssel geklaut wurden, ist eine schriftliche Anzeige bei der Polizei unverzichtbar. Immerhin könnte der Dieb des Autoschlüssels bei Erfolg haftbar gemacht werden.
Fahrzeug da – Schlüssel weg
Es lohnt sich auch bei einem Fundbüro nachzufragen, denn gelegentlich tauchen verloren gegangene Schlüssel dort wieder auf. Selbstverständlich lassen sich Schlüssel auch über den Hersteller beziehen. Dafür benötigen Sie jedoch ein paar wesentliche Dokumente. Neben den Zulassungspapieren und einem gültigen Ausweis muss eventuell auch der Ersatzschlüssel vorgelegt werden. Aber auch die Zulassungspapiere sind vorzulegen. Dort befindet sich die Fahrzeug-Identifikationsnummer des Autos, die für die Neubestellung benötigt wird.
Auf hohe Kosten vorbereiten
Bereiten Sie sich jedoch auf saftige Preise vor: Autoschlüssel mit Funkfernbedienungen können bis zu 400 Euro kosten, bei Luxusmodellen liegen sie auch im vierstelligen Bereich. Technisch gesehen läuft die Schlüsselerneuerung bei aktuellen Fahrzeugen schnell und einfach ab: Die elektronische Codierung des Schlüssels und damit die Wegfahrsperre wird digital neu programmiert. Letztlich wird die Programmierung des alten Schlüssels gelöscht. Somit ist es ausgeschlossen, dass dieser weiter verwendet wird – zum Beispiel bei einem Diebstahl des Fahrzeugs. Bei Verlust im Urlaub gilt: Wer beide Autoschlüssel verliert oder im Urlaub nicht auf den Zweitschlüssel zugreifen kann, muss einen Schlüssel- oder Pannendienst rufen. Für Mitglieder in Automobilclubs ist das Öffnen des Fahrzeugs meist kostenlos.
Zeitdruck, Stau, Parkplatzmangel und veraltete Navigationssysteme – damit plagen sich viele BerufsfahrerInnen Tag für Tag. Fuhrparkverantwortliche können ihnen dabei helfen, die speziellen Herausforderungen des Berufsalltags zu meistern.
Machen wir uns nichts vor: BerufsfahrerInnen haben Stress. Das gehört zum Jobprofil. Und so gut auch alles geplant und vorbereitet wird – immer wieder gibt es Unwägbarkeiten auf der Straße. Andere VerkehrsteilnehmerInnen müssen ebenso im Blick behalten werden wie Zeitpläne. Und wenn Pausen anstehen, wird auch das oft schwierig, weil es viel zu wenige Stellplätze für LKW gibt. Bis zum Jahr 2023 sollen laut einer Studie der Kravag-Versicherung in Deutschland pro Nacht 40000 LKW-Parkplätze fehlen. Wenn die FahrerInnen keinen freien Platz für die Nacht finden, müssen sie auf nicht gekennzeichneten Freiflächen parken oder weiterfahren und die Lenkzeit überschreiten.
Die Gefahr von schlimmen Unfällen steigt bei Übermüdung erheblich und abgestellte LKW auf Seitenstreifen stellen ebenfalls ein hohes Sicherheitsrisiko dar. Apps wie Truckparking Europe oder LKW-Parken TransParking helfen beim Finden von freien Flächen.
Auch Netzwerken mit anderen Firmen kann Engpässe beheben: Stellplätze, die am eigenen Unternehmen zeitweilig nicht benötigt werden, können FahrerInnen anderer Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Das erfordert zwar noch mehr Planung, ist aber eventuell ein gangbarer Weg, wenn viele Speditionen, Busbetriebshöfe und Logistikunternehmen mitmachen.
Digitale Unterstützung
Technik macht vieles möglich. Ohne Navigationsgerät ist kaum noch ein Fahrzeug unterwegs. Aber auch dort gibt es große Unterschiede, denn die bestmögliche Route für einen PKW ist selten auch die optimale Lösung für LKW oder Bus. Ein auf das Kfz abgestimmtes System berücksichtigt unter anderem die sichersten Wege für große Fahrzeuge.
Die Digitalisierung des Flottenmanagements verschafft nicht nur FuhrparkmanagerInnen einen viel besseren Überblick, sie hilft gleichzeitig, FahrerInnen zu entlasten. So lassen sich anhand der Route flexibel Änderungen durchführen: Kommt ein spontaner Auftrag oder Termin hinzu, kann er demjenigen zugeteilt werden, der dem Zielort zum passenden Zeitpunkt am nächsten ist. GPS-Systeme und Fuhrparksoftware sorgen dafür, dass Routen vorausschauend geplant und doppelte Wegstrecken vermieden werden. Mit einer Text-zu-Sprache-Funktion besteht die Möglichkeit, sich die erforderlichen Benachrichtigungen vorlesen zu lassen. Damit bleibt der Blick auf der Straße, Ablenkungen werden minimiert und das Stresslevel sinkt. Zusätzlich schaffen regelmäßige Fahrsicherheitstrainings die Routine, die es braucht, um in chaotischen Verkehrsverhältnissen nicht in Stress zu geraten.
Jetzt Ratgeber erhalten!
Und Fahrverhalten im Fuhrpark optimieren.
Unser Guide zum Fahrverhalten während der Arbeitszeit hilft dabei, das Unfallrisiko zu verringern und Ihre FahrerInnen vor Stress zu schützen.
Auch eine Anti-Stress-Schulung kann Ihren FahrerInnen helfen. Dort lernen sie, wie sie in besonders aufreibenden Situationen einen kühlen Kopf bewahren und welche Möglichkeiten es gibt, die Pausenzeiten so zu gestalten, dass echte Entspannung möglich ist. Selbsthilfetricks wie progressive Muskelentspannung am Lenkrad klingen esoterischer als sie sind. Tatsächlich sind es oft einfache Kniffe, die schnelle Wirkung zeigen.
Gesundheitsförderung ist ohnehin ein wichtiger Faktor: Statistiken zeigen, dass viele FahrerInnen durch langes Sitzen und Bewegungsarmut gesundheitliche Probleme bekommen, die durch Stress, ungesunde Ernährung und Tabakkonsum noch verstärkt werden. Natürlich kann man FahrerInnen nicht zwingen, an betrieblich organisierten Gesundheitsprogrammen oder Sportangeboten teilzunehmen, und vieles lässt sich in der Hektik des Verkehrsalltags nur mit Mühe umsetzen. Aber die Möglichkeiten zu bieten zeigt den FahrerInnen Wertschätzung. Mit externen Anbietern lässt sich zumeist kostengünstig etwas auf die Beine stellen, oft gibt es für diese Maßnahmen auch Zuschüsse. Der Einsatz lohnt sich. Denn wer fitter ist, dem fällt es leichter, Stress zu kompensieren – und fällt dadurch seltener aus. Bei Rückenbeschwerden, die zu den Standardleiden von VielfahrerInnen gehören, kann ein ergonomischer, individuell einstellbarer Sitz eine große Entlastung sein.
Doch neben allen technischen Möglichkeiten und Angeboten zur Stressminimierung: Miteinander sprechen bleibt einer der wichtigsten Parameter zur Unterstützung der FahrerInnen. Denn nur wenn Sie wissen, ob Ihre FahrerInnen das Tagespensum gut bewältigen oder Hilfe bei der Parkplatzsuche benötigen, können Sie zielgerichtet Stolperfallen beseitigen und Probleme angehen.
