- August 3, 2021
- Lesedauer: 4 Minuten
Wir Menschen kommunizieren rund um die Uhr miteinander. Trotzdem kommt es vor allem im Job immer wieder zu Missverständnissen, die Mitarbeitende und auch die Fuhrparkverantwortlichen frustrieren können. Welche Stolperfallen lauern und welche Tipps und Tools helfen, den Informationsaustausch zu verbessern, erklären wir hier.
Frust im Fuhrpark vermeiden
Die Fahrzeuge können noch so perfekt aufgestellt, die Mitarbeitenden motiviert und gut geschult sein – wenn die Kommunikation nicht klappt, läuft es in keinem Fuhrpark rund. Besonders bei Projekten, die mit der Einführung neuer Prozesse verbunden sind, ist die transparente Vermittlung ein wichtiger Faktor.
Im Mittelpunkt stehen dabei vor allem das richtige Timing und die Art und Weise des Dialogs: Wenn FahrerInnen völlig überraschend von „Das machen wir jetzt so“-Ansagen überrollt oder wenn sich bei ihnen das Gefühl einschleicht, nicht ernst genommen zu werden, steigt der Frustrationspegel. Auf der anderen Seite ärgern sich Fuhrparkverantwortliche, wenn ihre Änderungsvorschläge nicht umgesetzt werden. Der Schlüssel ist die richtige Kommunikation – wenn die reibungslos funktioniert, profitiert das gesamte Unternehmen davon. Folgende Punkte sind dabei wichtig.
1. Auf Augenhöhe kommunizieren
Tauschen Sie sich mit den NutzerInnen Ihres Fuhrparks nicht nur über Regeln und Vorschriften aus. Schaffen Sie Vertrauen, indem Sie auch über andere Themen sprechen. Fragen Sie, wie die FahrerInnen mit einem Fahrzeugmodell oder der Werkstatt zufrieden sind.
So fördern Sie den Informationsaustausch untereinander und erhalten wichtige Anregungen, die bei der Erstellung einer neuen Car-Policy von Nutzen sein können. Und: Begegnen Sie allen KollegInnen mit Freundlichkeit und Respekt. Nur wenn alle höflich und ehrlich miteinander umgehen, lassen sich Konflikte schnell lösen und Intrigen, Lästereien oder gar Mobbing finden erst gar keinen Nährboden.
2. Das „Wie“ macht den Unterschied
Die Welt wird immer digitaler. Smartphones, E-Mails und Chat-Programme sind längst ein fester Bestandteil für den täglichen Austausch im Job. Doch je nach Situation eignen sich gewisse Kommunikationsmittel besser. Wichtige Gespräche sollten nicht schriftlich geführt werden, sondern persönlich. Chat-Programme hingegen eignen sich für spontane Erinnerungen. Für die Organisation von Terminen oder die Verteilung von Informationen empfehlen sich im Job E-Mails. Wer seinen Mitarbeitenden komplexe Themen vermitteln möchte, der kann auch professionelle Online- und Offline-Tools zur Verfügung stellen, wie zum Beispiel E-Learning-Angebote oder Tutorials.
3. Nonverbale Kommunikation
„Man kann nicht nicht kommunizieren“, hat der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick einmal gesagt. Das bedeutet: Überall, wo wir auf andere Menschen treffen, findet Kommunikation statt – ob wir nun miteinander reden oder nicht. Ein großer Teil passiert über unsere Körpersprache, dazu gehören Gesichtsausdrücke, Körperhaltung oder stimmliche Merkmale.
Das sollte man immer im Hinterkopf behalten – und beispielsweise darauf achten, ob man in einem Gespräch die Arme verschränkt oder ob man Blickkontakt hält. Auch der Ton ist entscheidend. Wollen Sie bei Mitarbeitenden die Wichtigkeit von Regeln und Vorschriften verdeutlichen, muss dies auch in einem angemessenen Ton erfolgen.
4. Reaktionen im Affekt vermeiden
Manchmal geht es ganz schnell. Eine Person sagt etwas, was eine andere persönlich trifft, es folgt die Retourkutsche und der Streit eskaliert. Solche Situationen lassen sich vermeiden: Man nimmt eine kritische Aussage oder Frage zur Kenntnis und zieht sich für eine Weile zurück. Wenn man dann nicht mehr so emotional geladen ist, können Missverständnisse rational und sachlich geklärt werden. Ein guter S.O.S.-Trick: Achten Sie auf Ihre Atmung. Menschen atmen schnappartiger, wenn sie aufgeregt sind. Und in gestresstem Zustand wird konstruktive Kommunikation schwierig. Um einen ruhigeren Puls zu bekommen, lohnen sich Atemübungen.
5. Veränderungen effizient umsetzen
Angenommen, die Geschäftsführung will einen neuen Leasinggeber für den Fuhrpark einführen. Das bedeutet: Neue Prozesse, an die sich alle erst einmal gewöhnen müssen. Mit dem richtigen Change Management lassen sich Veränderungen gut umsetzen. Der Begriff stammt aus der Unternehmensberatung und gilt als dort als wichtiges Handwerkszeug. Mehr als ein halbes Dutzend Modelle gibt es auf dem Markt. Sie alle eint der Ansatz, Veränderungen in einem Unternehmen mit System und Methode anzugehen. Als äußerst erfolgsversprechend gilt das „5-Phasen-Modell Krüger“: Es beschreibt die einzelnen Schritte und Maßnahmen, die für erfolgreiche Wandlungsprozessen in Unternehmen notwendig sind. Dazu gehören die Initialisierung, die Konzeption, die Motivation, die Umsetzung und die Verstetigung.
5. Konstruktive Feedback-Kultur einführen
Regelmäßiges FahrerInnen-Feedback kann die Motivation steigern oder Verhalten korrigieren. Und umgekehrt ist das Feedback „von unten nach oben“ wichtig für Führungskräfte, um Probleme zu erkennen. Ein Feedback-Gespräch sollte ein freiwilliges Angebot und eine Chance sein, sich selbst besser kennenzulernen.
Tipps für das Verteilen von Feedback:
- Die Kritik soll konkret und aktuell sein
- Negative Punkte am besten jeweils zwischen zwei positive packen
- Verallgemeinerungen vermeiden
- Authentisch und ehrlich bleiben
- Konstruktive Verbesserungsvorschläge machen
Tipps fürs Annehmen von Feedback:
- Aufmerksam zuhören und Unklarheiten klären
- Bei Meinungsverschiedenheiten die eigene Sicht formulieren, ohne sich zu verteidigen
- Nicht allzu schnell antworten, um zu emotionale Reaktionen zu vermeiden
Ratgeber zum Fahrverhalten
Der Ratgeber enthält Tipps zum sicheren Fahrverhalten und erleichtert so die Kommunikation zwischen FuhrparkleiterInnen sowie FahrerInnen im Alltag. Das Aufstellen von Richtlinien für das Fahrverhalten schützt die FahrerInnen und hilft dabei, ein stressfreies Arbeitsklima zu schaffen. Der Ratgeber kann entweder digital mit den FahrerInnen geteilt oder ausgedruckt und im Handschuhfach sicher verstaut werden.
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