Das richtige Verhalten am Unfallort

Was sollten Sie über Kostenvoranschläge wissen?

Wer keine Fachkenntnisse besitzt, der erkennt nur schwer, welche Posten auf der Werkstattrechnung gerechtfertigt sind. Immerhin gibt es ein paar Tipps beim Überprüfen der Reparaturrechnung.

Für die optimale Planungssicherheit möchten Kunden vorher verlässlich wissen, wie hoch die Rechnung sein wird, bevor sie einen Auftrag erteilen. Dann erstellen Werkstätten in der Regel den Kostenvoranschlag (KV). Doch was bedeutet das für den Auftraggeber nun genau? Viele Fragen tauchen auf: Was muss man bei der Preiskalkulation beachten? Wie lange ist ein Kostenvoranschlag gültig? Und sind die aufgeführten Posten auch wirklich richtig? Die wichtigsten Fragen und Antworten im Überblick.

Rechnungscheck durchführen

Wir gehen davon aus, dass Rechnungen von Werkstätten korrekt sind. Trotzdem empfiehlt sich immer eine Kontrolle des Kostenvoranschlags sowie der durchgeführten Arbeiten. Gerade Kleinigkeiten gehen im Alltagsgeschäft unter. Welches Öl und wie viel kommt bei einem Ölwechsel ins Auto? Musste das Kühlmittel für die Klimaanlage tatsächlich schon wieder aufgefüllt werden? Oder haben die Reifen wirklich kein Profil mehr? Da auf der Seite des Fuhrparkmanagers meist keine Fachleute sitzen, bleibt die Beurteilung schwierig. Ein paar grundlegende Posten sollte die Buchhaltung überprüfen. Ist der Stundensatz korrekt, stimmt die Gesamtsumme sowie die aufgeführten Posten, gibt es Unstimmigkeiten?

Erst der Kostenvoranschlag - dann das Angebot

Wer gut organisiert ist, vermeidet bereits bei der Vorbereitung unangenehme Überraschungen. Dazu gehört zwingend ein schriftlicher Kostenvoranschlag, an den sich die Werkstatt halten muss. Nur nach vorheriger Absprache und Freigabe durch den Kunden darf die Werkstatt Preiserhöhungen vornehmen. Konkret bedeutet es, dass ein verbindlicher Kostenvoranschlag nicht „wesentlich“ überschritten (Faustregel: 15 Prozent) werden darf, ohne dass dafür eine Genehmigung eingeholt wurde. Wenn die Werkstatt den Endpreis aus dem Kostenvoranschlag garantiert, so darf dieser nicht gar nicht überschritten werden. Wer wirklich auf Nummer Sicher gehen will, prüft zusätzlich Kataloge der Autohersteller mit den Ersatzteilpreisen. So weiß der Fuhrparkleiter, ob korrekt abgerechnet wurde. Das gilt im
Übrigen auch bei der Kontrolle von Wartungsarbeiten – hier hilft ein Blick in die Herstellerdokumente mit Umfängen und Arbeitszeit.

Digitale Hilfe für den besseren Überblick

Bei der heutigen Breite an Fahrzeugen im Fuhrpark, können Fuhrparkleiter nur selten den Überblick bei der Prüfung der Rechnungen behalten. In diesem Fall helfen externe Dienstleister und digitale Programme bei der Überprüfung der Werkstattrechnungen. Sie bieten Softwarelösungen an, die Werkstattrechnungen abgleichen sollen und die Arbeit des Fuhrparkleiters erleichtern. Dank digitaler Prozesse erfolgt ein Datenabgleich mit Herstellervorgaben über Wartungsintervallen, Arbeitszeiten und Preisen. Am Ende sollen spezielle Softwareprogramme die Service- und Reparaturkosten deutlich senken.

Was tun bei Werkstattpfusch?

Wurden Reparatur- oder Wartungsarbeiten schlecht ausgeführt, gilt die gesetzliche Gewährleistung. Allerdings darf die Werkstatt einmal kostenlos nachbessern. Wichtig bei Streitfällen: In der Regel behalten Werkstätten die ausgebauten Teile, obwohl sie Eigentum des Kunden sind. Deshalb sollte man die Teile zur Beweissicherung mitnehmen. Darüber hinaus schreibt der Gesetzgeber für die Arbeit der Werkstatt und die reparierten Teile eine zweijährige Sachmängelhaftung vor. Der Kunde muss jedoch nachweisen, dass ein Mangel vorliegt. Gibt es zusätzliche Garantien, gelten die Bestimmungen der Werkstatt.

Mehr Artikel zum Thema Risk- und Schadensmanagement

• Kfz-Flottenversicherung: Wann ist sie sinnvoll und was ist zu beachten?
• Tool-Übersicht Unfallvermeidung
• Halterhaftung im Fuhrpark
• Wie effizient ist Ihr Fuhrpark?
• Schadenregulierer
• Expertenseite Schadenmanagement im Fuhrpark
• Alle Tipps zur Schadenabwicklung

• Kosten senken durch Schadenmanagement
• Flottenmanagement Anbieter Vergleich
• Kostenmanagement Fuhrpark Software 
• Termine im Fuhrpark
• Unfallgutachten im Fuhrpark
• Diese 7 Fuhrparkversicherungen sind wichtig
• Schadenmanagement Software
  
• Fahrzeugunfall - Vorsicht bei der Versicherung
  

Wohl jeder Mitarbeitende im Fuhrpark kennt die Situation. Der Wagen wird beschädigt aufgefunden, doch der Fahrzeugführende hat keinen Unfall gemeldet. Den Grund für Beulen oder Kratzer können Dritte verursacht haben. Nun ist das Fuhrparkmanagement gefragt: Es muss für eine schnelle Regulierung der Schäden sorgen und wissen, welche Schritte zur Aufklärung notwendig sind. Was für Möglichkeiten sich für verschiedene Situationen bieten, zeigen wir hier auf.

Mutwillige Schäden am Dienstwagen

Eine weitverbreitete Variante von Schäden am Kfz ist der Vandalismus. Im Jahr 2020 wurden laut Statista 208.794 Fälle von Sachbeschädigungen am Kfz in Deutschland polizeilich erfasst. Die meisten Fälle registrieren die Behörden an der Straße oder auf öffentlichen Parkplätzen.

Doch wer kommt in diesen Fällen für den Schaden am Dienstwagen auf? Typische Vandalismusschäden an Fahrzeugen sind eingeschlagene Scheiben, zerstochene Reifen, Lackkratzer und beschädigte Außenspiegel. In den meisten Fällen sind bei Vandalismus die TäterInnen unbekannt. Trotzdem sollten alle Schäden sofort der Polizei gemeldet werden – auch eine Anzeige gegen Unbekannt gehört dazu.

Welche Versicherung zahlt bei Vandalismus?

Während die Kfz-Haftpflichtversicherung nicht für Schäden durch Vandalismus aufkommt, springt eine Teilkaskoversicherung womöglich ein. Dabei kommt es jedoch auf den Tathergang an. So entschied der Bundesgerichtshof am 24.11.2010 (Az.: IV ZR 248/08) im Fall einer Übernahme der Kosten eines Schadens. Wichtig ist die Ausgangslage: Geht es um einen versuchten Diebstahl, werden etwa die Kosten für Schäden an der Verglasung durch die Teilkaskoversicherung übernommen.

Nur die vereinbarte Selbstbeteiligung muss gezahlt werden. Schäden ohne den Hintergrund des Diebstahls werden in der Regel durch die Vollkaskoversicherung abgedeckt. Ganz wichtig: Besonders Glasschäden sind sofort zu reparieren. Gerät man sonst in eine Kontrolle, gibt es ein Bußgeld in Höhe von 90 Euro sowie ein Punkt im Verkehrszentralregister.

Unverschuldeter Unfall

Eindeutiger sieht der Fall bei einem unverschuldeten Unfall aus. Wenn es während der Arbeitszeit zum Unfall mit einem Dienstfahrzeug kommt, muss zunächst geklärt werden, wer für den Unfall verantwortlich ist. Die gegnerische Versicherung trägt die Kosten für den Unfall, wenn der Dienstwagenfahrende den Schaden nicht selbst verursacht.

Dabei muss das Fuhrparkmanagement gewährleisten, dass das Fahrzeug betriebssicher ist und der Fahrende zum Führen des Fahrzeugs geeignet ist. Um sich umfassend abzusichern, können besonders im gewerblichen Bereich zusätzliche Versicherungen sinnvoll sein – wie etwa eine Unfallversicherung für den Fahrenden oder eine Verkehrsrechtsschutzversicherung.

Schäden durch Tiere und Umwelt

Sie sind klein, nachtaktiv und hinterlassen gewaltige Schäden – die Marder. Allein im Jahr 2018 wurden laut Statista etwa 198.000 Schadenfälle durch Marderbiss an die Versicherungen gemeldet. Marder im Motorraum gelten als Albtraum aller AutobesitzerInnen. Oft fällt der Marderschaden nicht sofort auf, dass wiederum führt in einigen Fällen zu gefährlichen Folgeschäden. Angefressene Zündkabel können den Katalysator schädigen, zerbissene Gummimanschetten verursachen Schäden an der Lenkung, den Antriebs- oder Achsgelenken.

Das schlimmste Szenario droht, wenn die Kühlwasserschläuche durchlöchert sind. Eine Überhitzung des Motors kann schnell passieren und führt zu größeren Kosten. Gut zu wissen, dass die Teilkaskoversicherung die durch einen Marderschaden entstandenen Kosten in der Regel übernimmt. Die beschriebenen Folgekosten sind jedoch nicht inkludiert. Um alle Tierschäden am Fahrzeug abzudecken, also neben Wildtiere auch Haustiere, lohnt sich eine entsprechende Vollkaskoversicherung.

Hoher Hagelschaden

2021 wird nach Schätzungen des Gesamtverbands der Deutschen Versicherer (GDV) zu einem der teuersten Jahre aller Zeiten. Im Juni hatte eine Unwetterserie in Deutschland für rund 1,7 Milliarden Euro versicherte Schäden gesorgt. Allein die Hagelschäden an rund 275.000 Autos soll die Versicherer etwa 700 Millionen Euro gekostet haben. Für die Kfz-Versicherer ist das der viertgrößte Hagelschaden seit Beginn der Statistik. Von leichten Schäden bis hin zu einem schrottreifen Pkw – Hagelkörner können verheerende Folgen für Versicherte nach sich ziehen. Wenn im Firmenfuhrpark ein Hagelschaden entsteht, bezahlt normalerweise die Teil- oder Vollkaskoversicherung.

Handelt es sich um ein Leasingfahrzeug, sollte der Schaden sofort dem Leasinggeber gemeldet werden. Möglicherweise deckt der Leasingvertrag samt Versicherung die Hagelschäden ab. Auch seiner Versicherung sollte man Hagelschäden am Auto zeitnah melden. Die Beschädigungen dabei immer mit Fotos dokumentieren und möglichst schriftlich festhalten. Nur dann gibt es handfeste Beweise, die juristischen Anfechtungen standhalten.

Weitere Beiträge zum Thema Firmenwagen:

• Tankkartenvergleich
• Tankkarte
• Zulassung des Firmenwagens
• UVV Prüfung von Firmenwagen
• Wechsel Firmenwagen: Was ist zu beachten?

• Firmenwagen Versteuerung von Elektroautos
• Firmenwagen Versteuerung: Vergleichsrechnung
• Nutzung eines Dienstwagens durch Dritte
• Kurzarbeit - Was tun mit Dienstwagen?
• Dienstwagensüberlassungsvertrag

Ein gutes Schadenmanagement spart den Fuhrparkverantwortlichen viel Zeit und Geld. Hier lohnt es sich jedoch genau hinzuschauen, denn auch bei vermeintlich guten Angeboten lauern versteckte Fallen. Welche Möglichkeiten es gibt und wie die Vor-und Nachteile aussehen, erklären wir hier.

Auch wenn die FahrerInnen top geschult sind und alle sich an die Regeln halten – manchmal knallt’s trotzdem. Was tun im Falle eines Unfalls? Hier greift das Schadenmanagement, das in jedem Fuhrpark ein wichtiges Thema ist. Denn eine effiziente Abwicklung mit schnellen, unkomplizierten Prozessen ist Voraussetzung, um unnötige Kosten zu vermeiden und die Mobilität der Mitarbeitenden zu garantieren.

Schadenmanagement auslagern

Klingt zunächst nach einer unkomplizierten Lösung: Die Fuhrparkleitung gibt die Aufgabe komplett an einen externen Dienstleister ab. Die FahrerInnen rufen bei Unfällen eine Hotline an, die den Schaden aufnimmt und ihn komplett bearbeitet.

Das Problem: Schadenssteuerer finanzieren sich oft durch Kickbacks auf den Reparaturpreis. Diese versteckten Provisionen führen aber dazu, dass Schäden sofort repariert werden. Das ist häufig ineffizient, denn gerade bei kleineren Schrammen lohnt es sich zu warten und zu einem anderen Zeitpunkt (oder vor der Leasingrückgabe) gleich mehrere Schäden gleichzeitig zu beheben. Das spart nicht nur den Mitarbeitenden Zeit, sondern auch Reparaturkosten, weil Werkstätten bei jeder Reparatur natürlich auch Arbeitszeit für die Vor- und Nachbereitung des Autos berechnen. Sammelt man mehrere Reparaturen, spart man allein schon diese Kosten. 

Dazu kommt, dass den externen Schadensverwaltern natürlich nicht daran gelegen ist, den Reparaturpreis möglichst niedrig zu halten – das würde die Provision schmälern. Alternative und umweltgerechte Instandsetzungs-Methoden wie Smart RepairFix oder „Reparieren vor Ersetzen“ stehen daher eher nicht zur Wahl. Folglich sind höhere Reparaturkosten zu erwarten. 

Weiterer Nachteil: Die Fuhrparkleitung hat oft wenig Einblick in diese Prozesse. Die meisten Anbieter liefern zwar ein monatliches Reporting – aber eben erst am Ende des Monats, Fehlentscheidungen lassen sich so nicht mehr rückgängig machen. Häufig fehlt auch eine Dokumentation, was es schwierig macht, die Zusammenarbeit transparent zu gestalten: Schäden werden nicht fotografiert, so dass im Nachhinein niemand kontrollieren kann, ob es nicht auch eine günstigere Reparatur-Möglichkeit gegeben hätte.

Schäden in Eigenregie managen

Klar, dass Fuhrparkverantwortliche im Schadensfall am liebsten selbst entscheiden möchten. Allerdings ist es nicht immer einfach, den Überblick zu behalten: Schadenmeldungen landen meist auf unterschiedlichsten Wegen beim Flottenmanagement, mal telefonisch, mal als E-Mail, WhatsApp oder als Zettel auf dem Schreibtisch. Wichtige Informationen können so verloren gehen. Hier braucht es eine Struktur, doch die zu schaffen, bedeutet Extra-Arbeit. Und: Aufgrund des schnellen digitalen Wandels und der Umstellung auf neue Mobilitätsformen kann es sein, dass man sich morgen schon wieder neu aufstellen muss. 

Wer die Aufträge nicht bündelt, kann zudem in der Werkstatt keine guten Konditionen aushandeln. Außerdem kostet jeder Unfall Zeit: Im Normalfall muss ein Fahrer mit einem schadhaften Fahrzeug dreimal in die Werkstatt – zur Besichtigung und Erstellung des KVAs, dann für die Reparatur und ein letztes Mal zur Abholung.

Digitales Schadensmanagement

Die Digitalisierung bietet viele Chancen für das das Schadenmanagement im Fuhrpark. Sie hilft, Prozesse weiter zu optimieren und die Durchlaufzeit in der Schadenabwicklung zu verringern. Die Flottenleitung behält mit einer Fuhrparkmanagement-Software problemlos die Übersicht über den Fuhrpark und alle Schäden. Und die FahrerInnen können Schäden sehr einfach melden.  

Weiterer Bonus: Es gibt Anbieter mit qualitativ geprüftem Werkstatt-Netzwerk mit gut verhandelten Konditionen, auf die kleinere Fuhrparks vielleicht sonst keinen Zugriff hätten. Man kann auch bestehende Partnerwerkstätten, mit vielleicht schon länger gearbeitet wird, weiter nutzen – was zum Beispiel bei einer Zusammenarbeit mit einem klassischen Schadenssteuerer oft nicht möglich ist.   

Das zertifizierte Netzwerk ist sehr wichtig – vor allem bei Leasingfahrzeugen, weil die Leasingfirmen natürlich die Qualität der Reparaturen kontrollieren und verlangen, dass nach Herstellervorgaben repariert wird. So muss sich die Fuhrparkleitung keine Sorgen um Zusatzkosten bei Leasingrückgabe machen. 

Einen Schaden telefonisch bei einer Hotline zu melden, empfinden viele FahrerInnen als nervig. Daher werden kleinere Schrammen oft gar nicht erst gemeldet. Über eine Web-App können häufig auch kleinere Schäden, Kratzer, Beschädigungen im Innenraum und ähnliches mit ein paar Klicks ganz einfach gemeldet werden. So gibt es keine bösen Überraschungen bei der Leasingrückgabe, die dann schnell teuer werden können.

Darauf sollten Sie achten

Der Verlauf von Schadensfällen sowie die genaue Beschädigung sollte mit Hilfe von Fotos dokumentiert und jederzeit einsehbar sein. Das hat noch einen weiteren Vorteil: Durch die digitale Meldung und sehr gute Fotoqualität können die Werkstätten die Oberflächenschäden in 80 Prozent der Fälle einschätzen und einen KVA erstellen, ohne dass der Wagen direkt bei dem Fuhrparkverantwortlichen vorfahren muss. Das spart allen Zeit.   

Fazit: Alle Vorgänge bei einem digitalen Schadenmanagement sollten datenbasiert sein und langfristig optimiert werden können. 

Weitere Artikel zur Fuhrparkverwaltung

• UVV Prüfung von Firmenwagen
• Kosten der UVV Prüfungen im Fuhrpark
• eBook Übersicht Online-UVV-Schulungen
• Protokoll für den jährlichen UVV-Check durch einen Sachkundigen
• UVV im Fuhrpark – Pflichten und Durchführung
• Übersicht zur Rechtssicherheit im Fuhrpark
• Auf Nummer Sicher – Rechtsschutzversicherung für Fuhrparkmanager
• Risiko- und Schadenmanagement: rechtliche Fragen
• Halterhaftung bei Poolfahrzeugen
• Halterhaftung
• Fahrtenkategorien
• Gefährdungsbeurteilung und Fahrerunterweisung bei E-Mobilität