Risiko- und Schadenmanagement

Das Risiko- und Schadenmanagement im Fuhrpark umfasst die Präventation von Unfällen sowie deren Schadenabwicklung. Gerade bei viel genutzten Fahrzeugen tritt ein Verschleiß schneller auf und kann zu Mängeln führen. Gleichzeitig gibt es im Verkehr immer die Gefahr, dass ein Unfall durch einen anderen Verkehrsteilnehmer verursacht werden kann. Daher ist ein organisiertes Risiko- und Schadenmanagement im Fuhrpark wichtig, um Schäden bestmöglich zu verhindern und schnell abzuwickeln. Außerdem finden Sie die Schadenmanagement Definition in diesem Artikel.

Schadenmanagement im Fuhrpark: Strategien zur Senkung der Unfallhäufigkeit

Kommt es mit einem Firmenwagen zu einem Unfall, verursachen der Fahrzeugausfall, die Organisation der Reparatur und die Kommunikation mit Versicherungen, Werkstätten und Gutachtern viel Zeit. Darüber hinaus ist die Flotte dem Verschleiß ausgesetzt. Regelmäßige Wartungen und Reparaturen gehören daher ebenso zum täglichen Geschäft des Fuhrparkmanagements. Ein ausgeklügeltes Schadenmanagement hilft dabei, Kosten und Aufwand durch Präventionsmaßnahmen zu verhindern.

Was versteht man unter Schadenmanagement im Fuhrpark?

Ein Mann macht sich Notizen am Schreibtisch.
Durch das Schadenmanagement im Fuhrpark kann die Schadenquote gesenkt werden.

Die Schadenmanagement Definition kann wie folgt lauten. Das Risiko- oder Schadenmanagement gehört zu den wichtigsten Strategien zur effizienten Steuerung des Fuhrparks. Unfälle und Schäden an Fahrzeugen sind Kostentreiber, die nicht nur monetär, sondern auch administrativ zu Buche schlagen. Die Organisation von Versicherungsansprüchen und Reparaturen verursacht viel Aufwand und kostet Zeit, ein Schadenmanagement im Fuhrpark kann Abhilfe schaffen.

Definition von Schadenmanagement: Unter dem Begriff Schadenmanagement sind alle Maßnahmen zusammengefasst, die der Unfall- und Reparaturprävention dienen, um so die Schadenquote zu senken. Diese spielt nicht nur für die internen Prozesse und die gesamten Fuhrparkkosten eine Rolle. Sie dient auch der Versicherung dazu, die Prämienhöhe zu berechnen und hat damit einen direkten Einfluss auf die Liquidität des Unternehmens.

So senkt ein erfolgreiches Schadenmanagement zum einen die Kosten für den Personalaufwand und die Instandsetzung der Fahrzeuge. Zum anderen minimieren sich durch das Schadenmanagement im Fuhrpark laufende Aufwendungen.

Digitales Schadenmanagement

Eine Möglichkeit für Betriebe das Schadenmanagement im Fuhrpark durchzuführen, ist der Einsatz einer Software. Diese standardisiert und digitalisiert den kompletten Prozess von Schadensaufnahme bis hin zu Fahrzeugreparatur. Dadurch sparen Fahrer und Fuhrparkleiter viel Zeit und das Unternehmen sogar Kosten: bis zu 20 % der Reparaturkosten können so reduziert werden. Die Schadensaufnahme durch den Fahrer erfolgt dabei über eine Smartphone-App. Über diese kann der Fahrer den Schaden in nur wenigen Klicks dokumentieren. Der Fuhrparkleiter erhält daraufhin alle Details zum Schadenumfang in der Software, auf die er jederzeit zugreifen kann. Dort kann er entscheiden, ob eine Reparatur notwendig ist oder nicht. Für den Fall einer Reparatur fragt der Fuhrparkleiter einfach digital einen Kostenvoranschlag an und kann diesen dann  annehmen. Neben der einfachen Bedienung und Zeitersparnis, gibt es viele weitere Vorteile für ein digitales Schadenmanagement im Fuhrpark. 

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Schadenmanagement Flyer Vorschau

Welche Bereiche gehören zu einem effektiven Schadenmanagement im Fuhrpark?

Risikofaktoren für Unfälle und Fahrzeugschäden auf die Spur zu kommen, verlangt eine umfassende Analyse sämtlicher Prozesse im Fuhrpark. Folgende Bereiche und Faktoren sollten einer eingehenden Prüfung unterzogen werden:

  • Orte und Zeitpunkte von Unfällen: Stellt man hier Auffälligkeiten fests, kann die Verkehrssituation begutachtet und gegebenenfalls die Rote geändert werden. Auch Stressfaktoren bei Mitarbeiter sind Gründe für Unfälle und verlangen etwa eine Prüfung der Routen- oder Lenkzeiten.
  • Häufigkeit von Unfällen bei bestimmten Fahrern: Schulungen und Informationsveranstaltungen haben das Potenzial, die Fahrsicherheit zu erhöhen.
  • Schäden an einem bestimmten Fahrzeug oder Fahrzeugtyp: Ältere oder nicht mehr verkehrssichere Flottenwagen lassen sich so herausfiltern, prüfen und falls notwendig ersetzen.

Schadenmanagement bei Unfällen

Darüber hinaus zählt die gesamte Prozesskette nach einem Unfall zum Schadenmanagement im Fuhrpark:

  • vollständige und umfassende Unfallaufnahme durch den Fahrer
  • Schadenmeldung bei der Versicherung und ggf. Werkstatt durch die Fuhrparkleitung
  • Organisation der Schadenbehebung
  • Kommunikation mit Gutachtern und Versicherung
  • Organisation eines Ersatzwagens
  • Controlling (Rechnungsprüfung, -freigabe, falls notwendig Mahnwesen)

Unfälle von vorneherein zu vermeiden, trägt folglich dazu bei, erst gar nicht viel Zeit für die Instandsetzung aufwenden zu müssen. Dieses wiederum kostet zunächst Ressourcen – und es lauern so manche Herausforderungen.

Schwatzweiß Foto einer Autowerkstatt.
Zum Schadenmanagement kann auch die Schadenmeldung bei der Werkstatt gehören.

Herausforderungen für das Schadenmanagement im Fuhrpark

Eine durchdachte Planung ist die halbe Miete für ein effektives Risikomanagement. Regelmäßige Fahrerschulungen, bei Bedarf zusätzliche Termine, die Pflege und Sicherheitsprüfung der Fahrzeuge, die Optimierung von Routen und Arbeitszeiten – das Schadenmanagement umfasst zahlreiche Unsicherheiten. So müssen Termine eingehalten, Dienstpläne abgestimmt und aktuelle Rechtsprechungen mit einbezogen werden, etwa zur Fahrtenanalyse oder zu Lenkzeiten.

Mit einer digitaler Unterstützung lassen sich zahlreiche Prozesse automatisieren und optimieren. Eine Fuhrparkmanagementsoftware mit GPS-Anbindung sammelt etwa die Fahrzeugdaten wie gefahrene Routen, Geschwindigkeiten, Park- und Ruhezeiten sowie Schäden am Fahrzeug. Anhand dieser Daten kristallisieren sich Fahrfehler heraus, voraussichtliche Reparaturmaßnahmen können prognostiziert und Strecken optimiert werden.

Faktor Fahrer: So lassen sich menschliche Fehler minimieren

Mann lenkt Pkw Risikomanagement

Ein kurzer Moment der Unachtsamkeit und schon hat es gekracht: Eine digitale Unterstützung und straffe Prozesse zum Trotz ist der Mensch weiterhin ein Unsicherheitsfaktor im gesamten Risiko- und Schadenmanagement. Gefragt ist hier das Management: Es sollte dazu angehalten werden, die Mitarbeiter zu einem verantwortungsvollen Umgang mit dem Fahrzeug zu sensibilisieren. Fahrtrainings unterstützen die Sicherheit im Straßenverkehr. Vielfach wirkt bereits die Ankündigung einer „Nachschulung“, nach einer bestimmten Anzahl selbst kleinerer Verstöße – schließlich kostet diese Zeit und wirkt auf manchen langjährigen Fahrer wie ein Misserfolg.

Nicht zuletzt fördern eine offene Kommunikation und transparente Prozesse das Vertrauen und leisten so einen wichtigen Beitrag zu mehr Achtsamkeit im Straßenverkehr und im Umgang mit dem Fahrzeug. Weiß die Belegschaft um Aufwand und Kosten nach einem Unfall, verhalten sie sich in aller Regel vorsichtiger.

Mehr Investitionen ins Schadenmanagement im Fuhrpark

Fuhrparkleiter investierten vermehrt laut dem Indikator für das Flottenwachstumspotenzial in Deutschland. So stiegt der Indikator von 4 Prozent in 2018 auf 13 Prozent in 2019. Dieser Indikator zeigt die Differenz zwischen dem Anteil der Unternehmen, die eine Zunahme der Flottengröße erwarten, und dem Anteil der Betriebe, die einen Rückgang erwarten. Ein Grund für den Aufschwung ist der anhaltende Fachkräftemangel, der Firmen vermutlich ermutigt, mehr Zusatzleistungen für Mitarbeiter anzubieten. Deshalb wachsen die Flotten – und damit auch die Unfälle.

Doch für effektives Schadenmanagement fehlen teilweise Mitarbeiter sowie das notwendige Fachwissen. Das beginnt bereits mit einer sachgerechten Lenkung und Dokumentation nach Eintritt eines Unfalls oder Schadens. Oft fehlt gerade an dieser Stelle eine Zusammenarbeit zwischen Versicherern und Kfz-Herstellern. Doch nicht alle Versicherer nehmen in Kfz-Haftpflicht- und Kaskoschutz sämtliche Risiken unter Vertrag. Hinzu kommen Risiko-Branchen, die im Vergleich deutlich höhere Prämien zahlen müssen. Wer ein bestmögliches Risiko- und Schadenmanagement im Fuhrpark haben möchte, muss viele Aspekte beachten.

Schlechte Schadenquote erfordert ein vernünftiges Risikomanagement

Risikomanagement soll also alle betriebswirtschaftlichen Risiken messen und steuern. Mit dem eindeutigen Ziel, die Schaden- bzw. Unfallquote und die damit verbundenen Aufwendungen für Versicherungen zu senken. In erster Linie sind das Ereignisse, die das Unternehmen gefährden. Deshalb ist ein lückenloses Risikomanagement für Fuhrparkleiter ein Muss, bekanntlich birgt grade das Fuhrparkmanagement Risikien. Schon der Überblick an Versicherungen und Tarifen fällt schwer: So gibt es bei den Bausteinen der Versicherungen Mehrprämien für Innenraum-, Brems-, Betriebs- und Bruchschäden. Diese Zuschläge können bis zu 70 Prozent betragen. Und es geht weiter bis zur Fahrer-Schutz-Versicherung, die den Personenschaden des Fahrers nach einem selbst verschuldeten Unfall deckt, sowie Schmerzensgeld zahlt. Ebenso wichtig ist, dass die Kaskoversicherung bei Fahrfehlern Abzüge wegen grober Fahrlässigkeit ausschließt. 

Fahrzeugschaden

Risikomanagement beginnt beim Fahrzeugkauf

Bereits beim Kauf der Flottenfahrzeuge gehört das Risikomanagement dazu. Technisch sollten die Fahrzeuge auf dem neuesten Stand sein – Einparkhilfen, Spurhalteassistenten und Kollisions- oder Müdigkeitswarner gehören zur Standardausrüstung jedes Firmenfahrzeugs. Aber auch die Mitarbeiter sollten ins Risikomanagement eingebunden werden. Schulungen bilden dabei ebenso wichtige Eckpfeiler des Systems wie Nutzereinschränkungen oder Anreizsysteme – wie die Einführung von Bonussystemen bei schadenfreiem Fahren. Zu den weiteren rechtlichen Pflichten eines Fuhrparkverantwortlichen gehören die regelmäßige Führerscheinkontrolle, Fahrzeugprüfung, wie auch Fahrerunterweisung. Risikomanagement heißt, stets am Ball zu bleiben. So dynamisch sich der Markt entwickelt, so gezielt und schnell müssen Verantwortliche des Fuhrparks darauf reagieren. Nur wer das verinnerlicht, kann die Unfall-Ursachen mit dem Firmenwagen richtig analysieren. Dazu zählen Beschädigungen an Fahrzeugen sowie deren Häufigkeit bzw. Ursachen zu dokumentieren und präventive Maßnahmen einzuleiten.

Wege zu einem verbesserten Schadenmangement im Fuhrpark

Spätestens bei einer zu hohen Schadenqoute liegen gute Gründe vor, das Schadenmanagement im Fuhrpark einer eingehenden Analyse zu unterziehen. Digitale Unterstützung optimiert die Prozesse und senkt den Aufwand für die Fuhrparkleitung. Zusätzlich sind die Mitarbeiter ins Boot zu holen: Schließlich sind letztendlich sie es, auf die es für eine geringe Unfallhäufigkeit beim Schadenmanagement ankommt.

Digitalisierung hilft beim Fuhrpark Schadenmanagement

Die Digitalisierung bietet viele Chancen für das das Schadenmanagement im Fuhrpark. Sie hilft, Prozesse weiter zu optimieren und die Durchlaufzeit in der Schadenabwicklung zu verringern. Telematik-Anwendungen ermöglichen ein umfassendes Reporting und eine Kontrolle der Fahrer. So lässt sich das Fahrverhalten analysieren und kann optimiert werden. Auch Verstöße wie Geschwindigkeitsüberschreitungen, Beschleunigungs- und Bremsmanöver werden aufgezeichnet und das Schadenmanagement im Fuhrpark so optimiert.

 

Laptop

Einsatz einer Fuhrparksoftware

Dafür benötigen Unternehmen eine entsprechende Software. Die Anforderungen an sie ist klar definiert: Die Software sollte Unterlagen sammeln, auslesen und die erfassten Daten so aufbereiten, dass zur Bearbeitung des Schadenfalls alles zur Verfügung steht. Diese Art der Digitalisierung bietet die Chance, Prozesse im Flottenmanagement bei steigender Transparenz weiter zu optimieren. Etwa Telematiksysteme, die Unfälle erkennen und melden oder die digitalisierten Freigabe-, Werkstatt- und Abrechnungsprozesse erleichtern. Fuhrparkmanager müssen beim Einsatz der digitalisierten Telematiklösungen allerdings genau abwägen, ob sie die gesamte Kontrolle, Transparenz und Effizienz durch die Datenverwertung wollen. So kann der Fahrer zur gläsernen Person werden. Doch dieses Problem haben Telematik-Anbieter längst erkannt. Sie versuchen den Dienstwagenfahrern zumindest eine gewisse Kontrolle über ihre Privatsphäre zu bieten.

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