Digitalisierung von Schadensmanagement

Reparatur-Tracking, Echtzeit-Kommunikation, stärkere Kundenbindung: Immer mehr Spezialisten wollen die Kfz-Versicherer beim Einstieg in das digitale Schadenmanagement aktiv unterstützen. Welche Optionen es zur effizienten Abwicklung von Schadensfällen gibt, lesen Sie hier.

Schnell und einfach – digitales Schadenmanagement

Bei der Abwicklung eines Unfallschadens fehlt Flottenmanagern oftmals der Durchblick – und das behindert das Schadenmanagement. Eine Dataforce-Untersuchung von 2017 in Kooperation mit dem Bundesverband Fuhrparkmanagement zeigte, dass über alle Fuhrparkgrößen hinweg 28,4 Prozent der anfallenden Aufgaben im Fuhrpark auf Schadenmanagement entfielen. Dabei zählt das Schadenmanagement zu den größten Aufgaben, weil es schwer planbar ist. Zudem muss nach einem Schaden häufig schnell gehandelt werden. Neben einem umfangreichen Wissen des Schadenmanagementteams greifen die Verantwortlichen auch auf digitale Helfer zurück.

Möglichkeiten beim digitalen Schadenmanagement

Mittlerweile tummeln sich einige Pioniere auf dem Markt, die alles rund um die Schadenregulierung vereinfachen wollen. Das Stichwort heißt: digitale Kommunikationsprozesse. Ein Anbieter ist die Innovation Group, ein Dienstleister im Kfz-Schadenservice. Sie überwachen als IT-Spezialist für Flottenlösungen alle Schäden voll digital, damit Kunden bei Fehlentwicklungen schneller reagieren können. Ein neues Schadentracking-System ermöglicht die transparente Schadenabwicklung. Das geht über die Reparatur von Autoglas- und Unfallschäden in Kooperationsbetrieben, die Schadenhilfe im Haftpflichtfall bis hin zur Regulierung von Kfz-Schäden an Gebäuden. Der Prozess bildet also die gesamte Wertschöpfungskette ab. Der Auftraggeber muss am Ende nur noch die Zahlung von Umsatzsteuer und Selbstbehalt anweisen.

So funktioniert’s

Eine Kommunikationsplattform bildet alle Prozessschritte von der Schadenmeldung bis zur abschließenden Rechnungsstellung ab. Der Clou ist jedoch die völlige Transparenz für alle Seiten: Sachbearbeiter der Versicherung haben mit dem Tool ebenso die Möglichkeit, online den Status der Schadenbearbeitung einzusehen wie der Versicherungsnehmer und die Werkstatt. Bei Eingang der Schadenmeldung erhält der Autofahrer eine Nachricht, entweder per Mail, SMS oder WhatsApp. Über einen Link können dann alle Beteiligten den aktuellen Status ihrer Schadenbearbeitung nachvollziehen. Auch weitere Daten zum Schaden lassen sich in die digitale Akte hochladen, wie etwa Fotos oder Gutachten. Über Fortschritte im laufenden Prozess informieren Push-Nachrichten.

Differenzierung von Schäden

Digitale System ermögliche es zusätzlich, Kleinschäden von sicherheitsrelevanten Schäden zu differenzieren. Der Fuhrparkleiter kann dann ein Zeitfenster wählen, in dem der den Reparaturtermin für kleine Schäden festgelegt wird. Da der Kunde an allen Prozessen beteiligt ist, lässt sich so auch schnell die Kundenzufriedenheit ermitteln. Doch Schaden­tracking und eine transparente Schadenregulierung sind das eine. Die Schäden rechtlich und technisch gut abzuwickeln das andere. Nur hochwertige Werkstattleistungen sowie ständiges Qualitätsfeedback durch die beauftragten Gutachter garantieren zufriedene Kunden. 

Fuhrparkoptimierung mit einer Software

Eine Fuhrparksoftware hilft zusätzlich dabei, den Überblick über den Fahrzeugbestand zu behalten. Der Fuhrparkverantwortlich speichert alle Fahrzeugdokumente an einem digitalen Ort ab und sieht auf einen Blick, welche Fahrzeuge wie ausgelastet sind. Gleichzeitig zeigen automatische Analysen Kostentreiber auf. Die Fahrer- und Fahrzeugkoordination wird vereinfacht und der Fuhrparkleiter entlastet. 

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Schadenregulierung in Minuten

Der Schadendienstleister Controlexpert setzt auf eine Fotoerkennung, die mit einem Bild auskommt, um automatisch den Reparaturaufwand zu kalkulieren. Damit soll es möglich sein, in nur wenigen Minuten einen Kfz-Schaden zu regulieren. Im Durschnitt dauert das heute rund 28 Tage. Derzeit arbeitet der Dienstleister daran, Telematikdaten zur Schadenregulierung zu nutzen. Auch bei der Allianz reicht für viele Bagatellschäden schon heute ein Kostenvoranschlag mit Lichtbildern der Reparaturwerkstatt. Bei komplexen Schäden setzen sie seit Kurzem auf die sogenannte Live-Stream-Kalkulation. Konkret tauschen sich zu diesem Zweck ein Werkstattmitarbeiter und ein Kfz-Sachverständiger der Allianz per Smartphone live dafür aus.

Foto wird von Unfall aufgenommen

Software für die Schadenbearbeitung: schlanke Prozesse dank digitaler Steuerung

Eine optimale Kfz Schaden Software ist ein ganzheitliches System, das auf umfangreiche Datenquellen zurückgreift. Das beginnt bereits beim Zeitpunkt des Unfalls: Ein via GPS mit der Fuhrparkmanagementsoftware verbundenes Fahrzeug meldet den Vorfall automatisiert und weist auf die Möglichkeit der Schäden hin. Der Fuhrparkleiter kann unmittelbar reagieren und vorab die Werkstatt informieren. Alternativ sendet die Kfz Schaden Software eine automatisierte Anfrage an die Vertragswerkstatt. Nach Unfallaufnahme gehen die Daten digital an die Versicherung. Hat diese den Schaden bearbeitet, erhält der Fuhrparkleiter eine Benachrichtigung via E-Mail oder aufs Smartphone. Alle Dokumente – Schreiben von den Versicherungen, Gutachten, Kostenvoranschläge und Werkstattrechnungen – lassen sich zentral speichern und abrufen, auch von unterwegs. Ein digitales Terminmanagement schlägt optimale Zeitfenster für die Reparatur vor und berechnet die voraussichtlichen Kosten für den Ausfall. Über den gesamten Prozess informiert das System automatisch via E-Mail oder Pushnachricht aufs Mobiltelefon.

Notwendigkeit eines digitalen Schadenmanagements

Im Jahr 2020 sank die Anzahl der Verkehrsunfälle auf ein Rekordminus. Fast 16 Prozent weniger Blech- und Personenschäden im Vergleich zum Vorjahr meldet das Statistische Bundesamt. Dennoch wurden immer noch rund 2,3 Millionen Unfälle polizeilich aufgenommen. Bei einem Großteil – knapp zwei Millionen – blieb es bei Sachschäden. Auch diese erfordern jedoch einen hohen Aufwand – vor allem, wenn es sich um ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark handelt. Für den Schadenmanagement Prozess wenden Fuhrparkleiter viel Zeit auf – zugleich sind viele mit den umfangreichen Aufgaben überfordert.

Langer Prozess

Ob der Mitarbeiter den Unfall selber verschuldet hat oder nicht: Es gilt zum einen, schnell zu handeln, um das Fahrzeug möglichst rasch wieder in den Verkehr zu bringen und kostspielige Ausfälle zu verhindern. Zum anderen gehören zahlreiche Prozessschritte zur Schadenabwicklung. Die Schadenaufnahme durch den / die Beteiligten unmittelbar nach dem Unfall ist für die vollständige Regulierung essenziell. Nur wenn Art und Hergang des Schadens dezidiert erfasst werden, kann das Unternehmen mit der Begleichung in vollem Umfang rechnen. Weitere Schritte für einen effektiven Schadenmanagement Prozess:

  • Meldung bei der Versicherung
  • ggf. Beauftragung eines Gutachters zur Schadenaufnahme
  • Organisation der Reparatur
  • Beschaffung eines Ersatzfahrzeugs
  • Kommunikation mit der eignen und / oder gegnerischen Versicherung
  • Controlling (Prüfung von Werkstattrechnungen und Kostenvoranschlägen, Rechnungsfreigabe, unter Umständen Mahnwesen)

Ein digitales Schadenmanagement vereinfacht die notwendigen Schritte und sorgt dafür, dass keine Aufgaben übersehen, Termine eingehalten und alle Forderungen erhoben werden.

Fazit: nur mit digitalem Schadenmanagement

Nichts übersehen und eine schnelle, vollständige Schadenabwicklung: Ein digitales Schadenmanagement nach einem Unfall erhöht die Effizienz maßgeblich und sorgt so dafür, dass beteiligte Fahrzeuge rasch wieder einsatzbereit sind – und zum Umsatz beitragen. Intelligente Techniken, die etwa nach einem Auffahrunfall mögliche Schäden auflisten oder per fotografischer Erkennung die voraussichtlichen Aufwendungen berechnen, vereinfachen die Schadenabwicklung erheblich. Das spart Zeit für das alltägliche Geschäft.