Kommt es mit einem Flotten- oder Poolfahrzeug zu einem Unfall, ist schnelles Handeln gefragt. Es gilt, das Fahrzeug möglichst schnell wieder in den Verkehr zu bringen, um teure Ausfallzeiten zu vermeiden. Dafür sind zahlreiche Schritte notwendig. Eine Schadenmanagement Software unterstützt den Fuhrparkleiter bei der Unfallaufnahme und -abwicklung. Darüber hinaus bietet eine Schadenmanagement Software die Möglichkeit, effektive Unfallverhütungsmaßnahmen zu implementieren – mit positiven monetären Effekten. Welche Vorteile eine Software zur Schadenbearbeitung haben kann, erfahren Sie in diesem Artikel.
Schadenmanagement Software im Fuhrpark: effektive Unfallaufnahme und -prävention
Unfallschäden ziehen viel Arbeit für den Fuhrparkleiter nach sich: Die Unfallaufnahme, die Abwicklung mit der Versicherung, die Behebung des Schadens und die Bereitstellung von Ersatzfahrzeugen erfordern Sach- und Fachkenntnisse sowie einen ganzheitlichen Überblick über die notwendigen Schritte. Sie alle manuell auszuführen ist fehlerbehaftet – und viele Fuhrparkmanager sind mit der vollständigen Unfallabwicklung überfordert. Das gilt insbesondere, wenn die gegnerische Versicherung nicht bereit ist, den vollen Schaden zu übernehmen oder komplizierte Sachverhalte das Unfallmanagement erschweren.
Der Vorteil einer Schadenmanagement Software
Eine Software für Schadenmanagement automatisiert die Abwicklung und bietet umfangreiche Funktionen für die Unfallprävention. So werden sämtliche relevanten Daten und Unterlagen in einem zentralen System gesammelt, ausgewertet und entsprechende Maßnahmen aufgezeigt. Für die Bearbeitung eines Schadenfalls stehen sämtliche Informationen in der Schadenmanagement Software auf einen Blick zur Verfügung. Somit kann die Software Schadenbearbeitung leichter gestalten und effizienter durchführbar machen.
Kfz Schadenmanagement im Fuhrpark: Die wichtigsten Verantwortlichkeiten und Tätigkeiten
Schäden an Flottenfahrzeugen lassen sich nicht vollständig vermeiden – schließlich spielen neben den Fahrenden auch die anderen Verkehrsteilnehmenden eine Rolle. Kommt es zu einem Unfall, läuft im Fuhrpark idealerweise ein standardisierter Prozess an. Dieser sollte bestimmte Zwischenschritte umfassen, die Unterbrechungen im Betriebsablauf verhindern und die gesamte Flotte möglichst schnell wieder einsatzfähig machen.
Die Aufgaben
Zu den wichtigsten Aufgaben eines professionellen Kfz-Schadenmanagements zählt daher die Mobilerhaltung: Fahrende sollten rund um die Uhr auf adäquate Ersatzfahrzeuge zurückgreifen können. Dazu ist eine 24/7-Notfall-Hotline oder ähnliche Kontaktmöglichkeit sinnvoll, um den Schaden zu melden und das Fahrzeug gegebenenfalls durch einen Partnerbetrieb abschleppen zu lassen. Beschäftigte sollten obendrein geschult werden, die notwendigen Unfallprotokolle korrekt auszufüllen. Das vereinfacht die spätere Kommunikation mit der Versicherung und in der Folge die Entschädigungszahlungen.
Das Fuhrparkmanagement sollte zudem über ein Werkstattnetz verfügen, um auch kurzfristig Reparaturtermine vereinbaren zu können. Es empfiehlt sich, hier auf verschiedene Anbieter zu setzen, um längere Ausfallzeiten zu vermeiden. Langfristige Verträge können auch monetäre Vorteile haben: Viele Werkstätten bieten Stammkunden spezielle Preise an.
Die Kommunikation mit Werkstätten und Versicherungen erfolgt im Idealfall nach einem festen Leitfaden. Dasselbe gilt für die Beauftragung von Rechtsbeiständen – falls notwendig – und Gutachtern. Eine Software unterstützt Betriebe bei diesen und weiteren Aufgaben innerhalb des Schadenmanagements. In der Regel erhalten die Programme auch Auswertungsmodule. Sie können dazu beitragen, Unfallhäufigkeiten zu erkennen, Kostentreiber aufzudecken und beides zu minimieren.
Das kann eine Kfz Schadenmanagement Software
Moderne Softwarelösungen erlauben die Erfassung von Schäden via Smartphone- oder Tablet-App – und bieten damit die Möglichkeit, direkt am Unfallort tätig zu werden. Das beschleunigt den Vorgang, sodass das betroffene Fahrzeug schneller wieder einsatzbereit werden kann. Dies sind weitere wichtige Funktionen einer Schadenmanagement Software:
- Verwaltung von Fahrzeugen und Fahrern
- Integration von Schadensarten
- An- und Abfahrtskontrolle
- Anzeige von Wartungsintervallen
- Auflistung von Schäden inklusive deren Kosten
Nach einem Unfall erhält der Fuhrparkleiter dank Schadenmanagement Software auf einen Blick sämtliche für die Abwicklung notwendigen Daten. So lassen sich Prozesse optimieren und die Schadenabwicklung straffen – zum Beispiel, indem Reparaturaufträge automatisch ausgelöst werden. Die Software Schadenbearbeitung kann hier bei der automatischen Abwicklung helfen.
Vorteile einer Software für Schadenmanagement bis hin zu einer ganzheitlichen Fuhrparkoptimierung
Eine manuelle Schadensabwicklung ist nicht nur fehlerbehaftet. Sie kostet im Gegensatz zur Schadenmanagement Software auch viel Zeit, die Fuhrparkmanager für das Tagesgeschäft aufwenden können. Komplexe Prozesse erfordern unter Umständen Recherche und / oder Kommunikation mit Anwälten. Die Schadenmanagement Software erstellt automatisiert Unfallberichte zur Weiterleitung an die Versicherung. Auch deren Schreiben gehen in die Unfallakte ein.
Aus den erhobenen Daten kann letztendlich eine Strategie für die Unfallprävention erstellt werden. Fahrer- und Fahrzeugdaten werden erfasst, Hintergründe und Umstände des Unfalls, Kilometerstand und der Zustand des Fahrzeugs erhoben. Auf diese Weise kann etwa festgestellt werden, ob ein Fahrer Schulungsbedarf hat oder ein bestimmter Fahrzeugtyp häufiger in Unfälle verwickelt ist – und entsprechende Maßnahmen können folgen.
Mehr Effizienz durch Schnittstellen
Schnittstellen zur Fuhrparksoftware eröffnen weitere Möglichkeiten für die Flottenoptimierung und die Unfallverhütung. Eine Verknüpfung zum Buchhaltungssystem erlaubt etwa eine automatisierte Auswertung der Schadenssumme und vergleicht diese mit dem Gutachten beziehungsweise dem Kostenvoranschlag. Digitale Fahrtenbücher und GPS-Daten helfen bei der Aufdeckung von räumlichen Unfallschwerpunkten.
Kostenvorteile dank Kfz Schadenmanagement
In eine Software für Kfz Schadenmanagement lassen sich darüber hinaus Versicherungsdaten speichern, die in die Auswertung einfließen: Welche Verträge bestehen, haben sich Policen aufgrund von häufigen Unfällen erhöht oder lassen sich Kosten senken – zum Beispiel durch die Änderung der Policen oder einen Wechsel der Versicherung?
Die Kosten einer Software für das Schadenmanagement amortisieren sich schnell. Die gesamte Abwicklung wird wesentlich beschleunigt, das Fahrzeug ist schneller wieder einsatzbereit, sodass teure Ausfallzeiten minimiert werden. Das stellt auch die Kunden zufrieden – denn ein Fahrzeugausfall kann unter Umständen riskante Folgen haben, etwa wenn Kunden und Partner Schadenersatzansprüche aufgrund verspäteter Lieferungen stellen.
Der Fuhrparkmanager erhält darüber hinaus in der Kfz Schadenmanagement Software Informationen zu relevanten Schadenpositionen, etwa was Nutzungsausfallentschädigungen, Sachverständigenkosten oder Aufwendungen für Ersatzfahrzeuge angeht. So gehen keine Ansprüche aus Unkenntnis verloren. Ein durchdachtes Schadenmanagement mit Software hat letztendlich auch Auswirkungen auf die Versicherungspolice: Kann das Unternehmen ein solches nachweisen, werden sie von der Versicherung in der Regel durch geringere Beiträge belohnt.
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