Leitfaden zur Schadenabwicklung

Um einen Unfall oder Schaden schnellstmöglich abzuwickeln, müssen Fuhrparkleiter bestimmte Schritte befolgen. Diese fangen bei der Unfallaufnahme an und reichen über die Fahrzeugreparatur bis hin zur Schadensanalyse. Damit die verschiedenen Bereiche der Schadenabwicklung nicht viel Zeit und Geld kosten, sollte der Fuhrparkleiter die Prozesse organisieren. Welche Werkstatt muss für welche Schäden kontaktiert werden? Wann ist ein Unfallgutachten notwendig? Nur wenn der Ablauf effizient strukturiert ist, können alle Akteure schnell handeln. Unter anderem spielen folgende Schritte eine wichtige Rolle: Unfallaufnahme, Schadenmeldung bei der Flottenversicherung, Auswahl der Werkstatt, Fahrzeugreparatur, Beschaffung eines Ersatzfahrzeugs, Abgleich der Rechnungen.

Fahrerschulung

Neben der Schadenabwicklung durch den Fuhrparkleiter ist es hilfreich, die Fahrer regelmäßig zum richtigen Verhalten am Unfallort zu schulen. Das hilft dabei, die Schadenaufnahme bereits am Unfallort sichern zu können und den Fahrer vor Gefahren zu schützen. Dabei können Fuhrparkleiter Richtlinien gemäß der Unfallverhütungsvorschriften kommunizieren, wie z. B. zu dem richtigen Fahrverhalten bei Unwetter. Im besten Fall werden Unfälle oder Schäden so verhindert. Zusätzlich helfen auch Fahrsicherheitstrainings dabei, die Mitarbeiter zu schulen. 

Leitfaden für eine schnelle Abwicklung

Der folgende Leitfaden hilft Fuhrparkleitern dabei, alle Aspekte des Schadenmanagements zu beachten. Die erste Seite dient für den Fahrzeugverwalter im Unternehmen und bietet eine kleine Anleitung zur Schadenabwicklung. Die restlichen Seiten können dem Fahrer z. B. bei der Fahrzeugübergabe mitgegeben oder in die Handschuhfächer der Poolfahrzeuge gelegt werden. Sie beinhalten eine Anleitung zum Verhalten am Unfallort sowie eine Vorlage zur Unfallaufnahme.

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Schadenabwicklung: Ablauf und Herausforderungen

Ein Unfall ist ärgerlich und zieht eine Reihe von Aufgaben nach sich, die zum überwiegenden Teil in den Händen des Fuhrparkmanagements liegen. Die notwendigen Schritte reichen von der korrekten und umfassenden Unfallaufnahme bis zur Abwicklung der Reparaturrechnungen. Verantwortliche können da schnell den Überblick verlieren. Wer (noch) keine Routine mit dem Schadenmanagement hat, weiß oftmals nicht, was notwendig ist, um das Fahrzeug möglichst schnell zurück in den Verkehr zu bringen und Umsatzausfälle zu vermeiden. Dabei ist der Schadenabwicklung Ablauf bei allen Vorfällen praktisch gleich. Ein Leitfaden gibt Orientierung.

Welche Schritte gehören zur Schadenabwicklung?

Das Schadenmanagement gehört zu den zeitaufwendigsten Aufgaben im Fuhrpark. Schnelles Handeln ist ebenso notwendig wie eine vollständige und professionelle Abwicklung. Folgende Faktoren gehören dazu:

  • vollständige Unfallaufnahme inklusive Fotos und Protokoll am Ort des Geschehens (durch den Fahrer beziehungsweise Unfallbeteiligten)
  • Schadensmeldung bei der Versicherung sowie ggf. der Werkstatt
  • Auswahl der Werkstatt und Terminvereinbarung für die Reparatur
  • Einholung und Vergleich von Kostenvoranschlägen
  • ggf. Beauftragung eines Gutachters und Prüfung des Gutachtens
  • Überwachung des Reparaturfortschritts
  • Beschaffung und Einsatzplanung von Ersatzfahrzeugen
  • ggf. Umorganisation von Dienstplänen und Routen bei Fahrzeugausfall
  • Prüfung, Weiterleitung und / oder Anweisung der Reparaturrechnungen

Zu den organisatorischen Aufgaben kommt eine oftmals zeitraubende Kommunikation mit Versicherungen, Werkstätten und Gutachtern.

Problemen und Herausforderungen begegnen

Nicht immer gelingt die Schadenabwicklung im Ablauf reibungslos. Verzögerungen bei Reparaturen, Unstimmigkeiten mit der gegnerischen Versicherung oder eine unvollständige Unfallaufnahme können den Prozess in die Länge ziehen. Die Folgen für das Unternehmen sind teuer: Mit jedem Tag Fahrzeugausfall gehen im schlimmsten Fall Umsätze verloren. Sinkt die Kundenzufriedenheit aufgrund von nicht termingerechten Lieferungen oder Verspätungen, kann das Renommee Schaden nehmen. Auf diese Fallen sollten Fuhrparkmanager besonders achten:

  • Unvollständige Unfallaufnahme erschwert die Abwicklung durch die Versicherung.
  • Voreiliges Schuldbekenntnis des Fahrers führt zu zeitaufwendigen, im schlimmsten Fall gerichtlichen Auseinandersetzungen.
  • Verzögerungen bei der Reparatur vonseiten der Werkstatt und in der Folge längerer Fahrzeugausfall.
  • Keine Verfügbarkeit von Ersatzwagen und aufwendige Fahrzeug- und / oder Dienstplanänderungen.
  • Erhöhte Werkstattkosten senken die Liquidität und verursachen unnötige Aufwendungen.
  • Fristen werden aufgrund von Unkenntnis oder mangelnder Organisation nicht eingehalten.
  • Es steht kein Ersatzwagen zur Verfügung oder muss erst umständlich frei gemacht werden.

Warum ist ein Leitfaden für den Schadenabwicklung Ablauf sinnvoll?

Ein Leitfaden für die Schadenabwicklung mit Ablauf Plan sichert ein vollständiges, umfassendes Unfallmanagement und die schnelle Wiederverfügbarkeit des Fahrzeugs. Fuhrparkleiter erfahren alle Schritte und es besteht keine Gefahr, dass einzelne notwendige Maßnahmen übersehen werden. Ein vollständiger Leitfaden umfasst nicht zuletzt gesetzliche Vorgaben, die zu berücksichtigen sind. Dazu zählen zum Beispiel die Notwendigkeit eines Sachverständigengutachtens unter bestimmten Umständen sowie die Einhaltung von Fristen.

Digitales Schadenmanagement

Eine digitale Schadenabwicklung vereinfacht die Prozesse noch mehr: Aufgaben wie die Terminvereinbarung mit der Werkstatt werden automatisiert und müssen vom Management nur noch überwacht werden. So lassen sich Umsatzausfälle minimieren, in dem Fahrzeuge schnell wieder einsatzbereit sind, und unnötig hohe Aufwendungen, etwa für Reparaturkosten, vermeiden.

Die Kombination eines Leitfadens für die Schadenabwicklung und digitaler Unterstützung senkt den Aufwand für das Unfallmanagement erheblich. Fuhrparkleiter sind so in der Lage, effizient, vollständig und sicher dafür Sorge zu tragen, das betroffene Fahrzeug schnell wieder in den Verkehr zu bringen.

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