Vorlage zur Schadensanalyse im Fuhrpark

Vorlage zur Schadensanalyse auf Laptop geöffnet

Schäden an Flottenfahrzeugen können dem Unternehmen teuer zu stehen kommen – und das betrifft nicht allein die Kosten für die Instandsetzung und den Fahrzeugausfall. Auch die Versicherung hat oftmals ein Wort mitzureden, nämlich dann, wenn die VerursacherIn in den eigenen Reihen zu finden ist. Ein systematisches Schadenmanagement senkt monetäre Aufwendungen und ist ein wichtiger Bestandteil eines reibungslosen Betriebsablaufes.

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Schadensanalyse zur Kostensenkung im Fuhrpark

Ob es zu einem Unfall kommt, Verschleißteile ersetzt werden müssen oder Materialermüdung der Grund ist: Ein Schaden am Fahrzeug hält im Fuhrpark im schlimmsten Fall den Betrieb auf. Zu verhindern ist er kaum – doch eine durchdachte Schadensanalyse kann häufige Fehler aufdecken, Unfallursachen aufspüren und potenzielle Gründe für Materialfehler erkennen. Sie ist im Fuhrpark ein wichtiges Instrument, um Kosten zu sparen und die Fahrzeuge auf dem neuesten Stand zu halten. Und nicht nur das: Auch für die Versicherungsprämien kann es vorteilhaft sein, Schadenrisiken zu senken. Sind die FahrerInnen selber an einem Unfall Schuld, steigt die Haftpflicht-Versicherungsprämie. Auch nach einem beglichenen Kaskoschaden bittet die Versicherung in vielen Fällen zur Kasse.

Nach einem Schaden ist es daher wichtig, zu analysieren, was dazu geführt hat: Ist ein Auffahrunfall die Ursache und fielen die FahrerInnen in der Vergangenheit häufiger durch Fahrzeugschäden auf, kann eine Nachschulung Risiken dieser Art ausschalten. Defekte Verschleißteile lassen sich durch regelmäßige Inspektionen verhindern. Materialermüdung deutet oftmals auf zu alte Fahrzeuge hin, bei Neuwagen sind sie dagegen ein Fall für die Herstellergarantie – wobei das Fahrzeug trotzdem ausfällt, mit entsprechenden Kosten und Aufwendungen.

Wie funktioniert die Schadensanalyse im Fuhrpark?

Was ist passiert, wann und an welchem Fahrzeug? Diese drei Faktoren sind für die Schadenanalyse wesentlich. Im Idealfall werden alle für die Auswertung und damit letztlich die Verhinderung der Schadenfälle relevanten Daten in einem Dokument erfasst und in Kategorien sortiert. Das erleichtert den Vergleich, etwa hinsichtlich der Autotypen, der betroffenen FahrerInnen oder der Zeiträume. Häufen sich zum Beispiel freitagnachmittags die Unfälle, kann eine Überprüfung des Einsatzplans sinnvoll sein. Ist ein Modell besonders häufig von Schäden betroffen, kann es sinnvoll sein, bei einer Neuanschaffung auf ein anderes zu setzen.

Wichtig für eine lückenlose und homogene Dokumentation ist schließlich das Verhalten der FahrerInnen nach einem Schaden. Dieses sollte soweit es möglich ist, innerhalb des Unternehmens einheitlich sein. Hier sind Checklisten praktisch, die in jedem Fahrzeug ausliegen. Auch regelmäßige Trainings fördern das Bewusstsein für die Relevanz der ersten Informationen.

Die Schadenaufnahme

Unmittelbar nach einem Unfall oder eines Defekts erfolgt die Schadenaufnahme. Dann ist die Erinnerung an den Hergang noch frisch und Schäden können fotografisch dokumentiert werden. Die Meldung an die Versicherung erfolgt im besten Falle schnellstmöglich. So ist eine rasche Bearbeitung gewährleistet und das Fahrzeug ist schneller wieder einsatzbereit. Aus diesem Grund sollte auch mit der Organisation der Reparatur nicht gezögert werden. Fuhrparks arbeiten meist mit einer festen Vertragswerkstatt, mitunter verfügen große Unternehmen über eigenen Reparaturbetriebe, die Ressourcen frei halten. Für die Dauer des Ausfalls sollte ein Ersatzfahrzeug zur Verfügung stehen oder zeitnah organisiert werden. Nach Rückgabe des Fahrzeugs aus der Werkstatt folgt die Dokumentation und Freigabe der Kosten sowie weiterer Aufwendungen, etwa die Dauer des Fahrzeugausfalls.

Schadendokumentation als Basis der Analyse

Eine lückenlose Aufzeichnung aller Schadensfälle deckt schließlich häufige Ursachen auf – und nur wenn diese bekannt sind, lassen sie sich verhindern. So können Maßnahmen getroffen werden, die den Kern treffen. Anstatt Standardschulungen der MitarbeiterInnen anzubieten, die nicht für alle sinnvoll und notwendig sind oder teurer Neukäufe von ausrangierten Fahrzeugen vorzunehmen, ist der Fuhrpark in der Lage, passgenaue Lösungen zu entwickeln.

Das spart letztendlich Aufwand, Geld und strafft die Prozesse: Unfälle lassen sich minimieren, mögliche Defekte rechtzeitig erkennen, FahrerInnen sensibilisieren. Das verhindert langwierige Ausfälle und die damit verbundene Organisation eines Ersatzwagens sowie hohe Reparaturkosten.

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