Entfernungspauschale

Die Entfernungspauschale wird im Volksmund auch als Pendlerpauschale bezeichnet. Damit können Sie für jeden Kilometer, den Sie auf Ihrem Arbeitsweg zurücklegen einen Pauschalwert von mindestens 0,30 Euro steuerlich geltend machen. Dabei ist es egal, ob Sie mit dem Auto, Zug oder Bus fahren. Bei einem Arbeitsweg von 10 km wären das also drei Euro pro Arbeitstag im Jahr.

Zeit ist Geld: Arbeitstage und Pendlerpauschale

Mit der Entfernungspauschale können Sie Ihren Arbeitsweg von der Steuer absetzen. Dabei ist die richtige Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitstage im Jahr bares Geld wert. Es handelt sich um einen Betrag von 0,30 Euro den Sie pro Kilometer des einfachen Arbeitsweg von der Wohnung bis zur ersten Tätigkeitsstätte in der Steuererklärung ansetzen dürfen. Ab Januar 2021 kann ab dem 21. Kilometer sogar 0,35 Euro pro Kilometer angesetzt werden. Dies gilt nicht nur für den Weg mit dem Auto, sondern auch für eine Anreise mit Bus, Bahn, Fahrrad oder sogar zu Fuß.

Wichtig ist: Nur die kürzeste Strecke, also der direkte Weg von Ihrer Wohnung zur Arbeit, kann steuerlich geltend gemacht werden. Zudem ist die Entfernungspauschale nur für Fahrten zu Ihrer ersten Tätigkeitsstätte, also dem Arbeitsplatz, an dem Sie hauptsächlich arbeiten, wirksam. Alle anderen Fahrten, beispielsweise die Fahrt von der Wohnung zu einem Kundentermin, gelten als Dienstfahrten, sofern sie einen betrieblichen Zweck haben und nicht ausschließlich privat sind. Um den größtmöglichen Steuervorteil zu erreichen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Arbeitswege richtig angeben. Dabei spielt auch die Anzahl der Arbeitstage im Jahr eine Rolle.

Zwei Autoreihen im Stau
Taschenrechner zur Berechnung der Arbeitstage für die Entfernungspauschale

Die Berechnung der Arbeitstage

Die Anzahl der Arbeitstage, die Sie in einem Jahr tätigen, sollte genau bestimmt werden. Nur so können Sie die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg in vollem Maße geltend machen. Für jeden Arbeitstag kann die Strecke zwischen Wohnung und Arbeit einmalig pro Arbeitstag mit 0,30 Euro (bzw. 0,35 Euro) je Kilometer steuermindernd angesetzt werden. Aus diesem Grund ist Ihre persönliche Anzahl der Arbeitstage ausschlaggebend. Das Finanzamt geht von 30 Tagen aus, an denen Sie krank oder im Urlaub waren. Arbeiten Sie eine 5 Tage Woche, werden folglich 230 Arbeitstage ohne Nachweise akzeptiert. Bei einer 6 Tage Woche sind es 280 Tage.

 

Pendlerpauschale bei mehr als 280 Tagen

Wollen Sie überprüfen, ob Sie vielleicht an mehr Tagen gearbeitet haben, sollten Sie genau festhalten, wann Sie auf der Arbeit waren und welche Tage wegen Krankheit oder Urlaub wegfallen. Zudem müssen Sie Ihr Bundesland angeben – es gibt eine unterschiedliche Anzahl von Feiertagen, die abgezogen werden. Besonders lohnenswert ist diese genaue Aufzeichnung, wenn Sie weniger als 30 Tage Urlaub genommen haben. Dann liegt die Anzahl Ihrer tatsächlichen Arbeitstage meist über der pauschalen Annahme des Finanzamts.

Rechenbeispiel Pendlerpauschale:

Herr Müller ist in seiner Firma mit 5 Tagen die Woche beschäftigt. Zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember liegen genau 260 Werktage. Davon muss er jedoch 9 Feiertage abziehen, da er in Brandenburg wohnt und arbeitet. Weiterhin abgezogen werden Urlaubs- und Krankheitstage. Herr Müller war nicht krank und hat auch nur 6 Tage Urlaub genommen.
 
Seine Arbeitstage berechnen sich für das Jahr 2017 wie folgt:

365 Tage im Jahr – 105 Samstage und Sonntage – 9 Feiertage = 251 Werktage
251 Werktage – 6 Urlaubstage = 245 Arbeitstage

Herr Müller hat an 245 Tagen gearbeitet, der Weg zu seiner ersten Tätigkeitsstätte liegt bei 15 Kilometern. Daher kann er pro Tag einen Arbeitsweg mit der Entfernungspauschale von 0,30 Euro geltend machen.

Die Steuerersparnis berechnet sich demnach so:

245 Arbeitstage x 15 km x 0,30 Euro = 1.102,50 Euro

Da Herr Müller seine tatsächlichen Arbeitstage genau festgehalten hat und diese auch, beispielsweise mit Stundenzetteln, belegen kann, spart er 1.102,50 Euro Steuern.

Der Berechnung mit 230 Tagen, wie es das Finanzamt vorsieht, hätte er nur 1.035 Euro gespart.

Für einige Berufe gelten zudem andere Regeln. Bei einem Lehrer geht das Finanzamt zum Beispiel von 260 Arbeitstagen aus, von denen jedoch sämtliche Ferien und Feiertage abgezogen werden. Für Lehrer ist es somit besonders wichtig, genau festzuhalten, wann sie an Wochenenden oder den Ferien in der Schule sind. Als Nachweis dafür bietet sich der Stundenplan oder ein anderer Nachweis durch die Schule an.

Erhöhung der Entfernungspauschale ab 2021

Ab dem 21. Kilometer Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erhöht sich die Entfernungspauschale um 5 Cent auf 0,35 Euro. Diese Neuerung ist ab dem 01.Januar 2021 gültig und soll die im Klimapaket beschlossene Kraftstoff Preiserhöhung für Fernpendler ausgleichen. Von 2024 bis 2026 ist mit einer weiteren Erhöhung von 3 Cent auf 0,38 Euro zu rechnen.

Geld

Ab 2024 wird die Pauschale auf 38 Cent erhöht - was ist zu beachten?

Ab 2024 wird die Entfernungspauschale auf 38 Cent pro Kilometer erhöht, jedoch erst ab dem 21. Kilometer vom Wohnort zur Tätigkeitsstätte oder umgekehrt. Mit der Erhöhung werden steigende CO₂-Kosten ausgeglichen, sodass das Pendeln zwischen Tätigkeitsstätte und Wohnort immer möglich bleibt. Natürlich wird beim Firmenwagen Kilometerpauschale auch an die steigenden Benzinpreise angepasst

Rechenbeispiel: 35 Kilometer Entfernung

Herr Müller ist umgezogen. Auch 2021 wird er 245 Tage arbeiten, der Weg zu seiner ersten Tätigkeitsstätte liegt von der neuen Wohnung aus jedoch nun bei 35 Kilometern. Die Entfernungspauschale berechnet sich nach den neuen Regelungen wie folgt:

245 Arbeitstage x 20 km x 0,30 Euro +  245 Arbeitstage x 15 km x 0,35 Euro = 2756.25 Euro

Wie lässt sich die Entfernungspauschale absetzen?

Pendlerpauschale

Normalerweise ist beim Firmenwagen die Pendlerpauschale, die bei der kürzesten Strecke von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte und umgekehrt, anfällt, anzusetzen. Die Entfernungspauschale gehört zu den Werbungskosten, weshalb sie insbesondere bei Firmenwagen zu berechnen ist. Eine Entfernungspauschale kann sogar auch dann geltend gemacht werden, wenn gar keine Fahrtkosten entstehen, zum Beispiel weil man vom Ehepartner oder anderen Verwandten oder per Mitfahrgesellschaft zum Arbeitsplatz befördert wird. Die absetzbare Pauschale ist also unabhängig von den tatsächlichen Aufwendungen. Dies wird jedoch nicht zutreffen, wenn normalerweise die Tätigkeitsstätte in der nächstgelegenen Stadt liegt, jedoch der betreffende Arbeitnehmer aus aktuellem Anlass im Homeoffice arbeitet – dann sollten Sie bereits die Homeoffice-Pauschale nutzen.

Was ist die Mobilitätsprämie?

Bei geringem Einkommen, nach Abzug des steuerlichen Freibetrags, kann zusätzlich vom Staat eine Mobilitätspauschale ausgezahlt werden. Von dieser Vergünstigung profitieren Geringverdiener, unter anderem auch Teilzeitbeschäftigte, Auszubildende und Studenten. Die Mobilitätsprämie macht nur Sinn, wenn die Werbungskostenpauschale von 1000 € durch tatsächliche Aufwendungen überschritten wird. Der Mindestbetrag, welcher als Mobilitätspauschale vom Finanzamt ausgezahlt werden kann, beträgt 10 €. Mit der Pauschale sollen die steigenden CO₂-Preise abgefedert werden.

Pendlerpauschale auch bei Fahrten mit dem Privatauto absetzbar?

Beim Firmenwagen können Sie die Entfernungspauschale umgehen, wenn Sie sich stattdessen für die 1%-Regelung entscheiden oder wenn Ihnen der Arbeitgeber ein Jobticket on top gewährt. Die Pendlerpauschale ist grundsätzlich auch bei Fahrten zur Tätigkeitsstätte mit dem Privatwagen möglich.

Wo genau gilt die Pendlerpauschale (Jobticket, Mischfahrten)?

Das Jobticket ist eine Vergünstigung, die von manchen Arbeitgebern angeboten wird. Hierbei ist von Bedeutung, welche Verträge der Arbeitgeber mit welchem Verkehrsunternehmen hat, denn danach gestaltet sich das Jobticket. Relevant sind hier die zwei Arten des öffentlichen Personenverkehrs – die öffentlichen Verkehrsmittel im Linienverkehr, wie zum Beispiel EC, IC oder ICE, also zum Beispiel die Bundesbahn, oder der regionale öffentliche Personennahverkehr (ÖPV) der einzelnen Städte. Hierbei kommt es darauf an, wie weit die Tätigkeitsstätte vom Wohnort des Arbeitnehmers entfernt ist, nämlich ob diese leicht mit dem öffentlichen Nahverkehr oder nur mit dem Fernverkehr erreichbar ist. Ein schöner Bonus ist das Jobticket on top, wenn der Arbeitgeber es zusätzlich zum regulären Gehalt des Arbeitnehmers dazu gibt. In diesem Falle wäre das Jobticket weder steuer- noch sozialversicherungspflichtig. Der Clou des Ganzen ist, dass das Ticket dann auch für private Fahrten genutzt werden kann. Für den Job dürften dann auch Fernverkehrslinien genutzt werden, sofern der Arbeitgeber einen Vertrag mit dem betreffenden Fernreiseunternehmen hat. Der Preis des Jobtickets ist auf der Lohnsteuerbescheinigung zu vermerken. Der Arbeitgeber kann das Ticket auch pauschal mit 25% oder mit 15% versteuern.

Firmenwagen Kilometerpauschale oder Ticket - wann sind private Fahrten mit absetzbar?

Beim Firmenwagen können Sie die Entfernungspauschale umgehen, wenn Sie sich dafür entscheiden, für das Fahrtenbuch oder für die 1-Prozent-Regelung entscheiden. Für den Firmenwagen lohnt es sich bei Privatnutzung, auf die Kilometerpauschale zu verzichten, wenn Sie stattdessen ein Bahn-Jahresticket kaufen. Dieses Ticket ist von der Steuer absetzbar, auch wenn es zwischendurch privat genutzt wird.

Arbeitsweg und Dienstreise

Sind Sie mit Ihrem Wagen auch auf Dienstreisen unterwegs, können Sie auch hier die Entfernungspauschale nutzen – allerdings nur unter bestimmten Bedingungen. Wichtig ist auch hier wieder, dass Sie alle Tage, an denen Sie eine Dienstreise unternehmen, festhalten. Fahren Sie direkt von Zuhause auf die Dienstreise, oder auch nur zu einem Kundentermin für Ihre Firma, handelt es sich nicht um einen Arbeitsweg und Sie können dafür keine Entfernungspauschale anwenden. Anders ist der Fall, wenn Sie zuerst auf die Arbeit fahren und dann von dort aus die Dienstreise starten. Für diesen Tag können Sie dann die Entfernungspauschale für Ihren Arbeitsweg anwenden. Dies muss allerdings nachgewiesen werden – zum Beispiel mit einer Bescheinigung Ihres Arbeitgebers.

Arbeitsweg

Unabhängig davon können Sie für Dienstreisen, die Sie mit Ihrem Privatauto tätigen, eine Reisekostenpauschale anwenden. Diese liegt ebenfalls bei 0,30 Euro pro Kilometer. Diese Reisekostenerstattung fällt in den Bereich Spesen. Da die tatsächlichen Kosten hier jedoch häufig über dem Pauschbetrag liegen, kann sich ein Fahrtenbuch lohnen. Im Fahrtenbuch können Sie genau nachweisen, wie viele Kilometer Sie für betriebliche Fahrten zurückgelegt haben, und diese mit den Betriebskosten verrechnen. 

In einigen Fällen ist mehr möglich - Verkehrslage kann ausschlaggebend sein

Normalerweise wird immer der kürzeste Weg zwischen Wohnort und Tätigkeitsstätte bei der Absetzbarkeit der Pendlerpauschale zugrunde gelegt – jedoch gibt es Ausnahmen. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn es die momentane Verkehrslage nicht zulässt, den kürzesten Weg zurückzulegen. Die Gründe können Baustellen, Umleitungen oder Straßensperren durch Naturkatastrophen oder Unfälle sein. Bei Vorlage entsprechender Nachweise lässt sich dann auch ein weiterer Fahrweg absetzen. Die Begründung der Notwendigkeit kann unter anderem mit einem Beweisfoto auf dem Handy erfolgen. Längere Wege können vor allem dann auch absetzbar sein, wenn bei den kürzesten Wegen die Gefahr des Staus und somit des unpünktlichen Erscheinens am Arbeitsplatz besteht.

Wann lohnt sich der Arbeitgeberzuschuss?

Der Arbeitgeberzuschuss lohnt sich genau dann, wenn die Pauschale, die vom Arbeitgeber bereitgestellt wird, nicht den Betrag übersteigt, der sonst von der Steuer als Entfernungspauschale abzusetzen wäre. Zu bedenken ist allerdings, dass der Betrag des Arbeitgeberzuschusses den absetzbaren Betrag für die Entfernung pauschale mindert. Ist zum Beispiel die Entfernung zum Arbeitsplatz sehr weit, weil die Tätigkeitsstätte sich im Ausland befindet, fällt zwangsläufig auch die Entfernungspauschale hoch aus. In der Tat könnte sich hier in Arbeitgeberzuschuss lohnen, da dieser den Betrag, der als Pendlerpauschale von der Steuer abgesetzt werden kann, nicht zu sehr verringert. Ein Arbeitgeberzuschuss lohnt sich dagegen nicht, wenn die Tätigkeitsstätte ist oder sich nur wenige Kilometer vom zu Hause befindet, da in diesem Falle kaum noch Steuervergünstigungen durch die Pendlerpauschale anfallen dürften.

Fahrtenbuch Vorlage als kostenloser Download

Das Führen eines Fahrtenbuches kann eine Vielzahl von steuerlichen Vorteilen mit sich bringen. Neben elektronischen Fahrtenbüchern ist es auch möglich, händisch ein Fahrtenbuch zu führen. Eine entsprechende Vorlage erhalten Sie hier.

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Digitales Fahrtenbuch von Vimcar

Excel-Fahrtenbücher werden nicht von Finanzämter anerkannt. Auch handschriftlich geführte können Fehler aufweisen und nicht akzeptiert werden. Eine sichere Variante bieten elektronische Fahrtenbücher wie von dem Anbieter Vimcar. 

Das digitale Fahrtenbuch zeichnet alle Strecken automatisch auf. Der Nutzer muss im Anschluss nur die Fahrt kategorisieren – per Desktop- oder Smartphone-App. Dadurch werden keine Fahrten vergessen und der Firmenwagenfahrer muss weniger Zeit in die Fahrtendokumentation investieren. 

Top 10: Fakten zur Entfernungspauschale

Alle wichtigen Fakten zur Entfernungspauschale finden Sie hier auf einen Blick: 

  1. Die Kilometer: Die 0,30 Euro, die in der Steuer für den Arbeitsweg angesetzt werden können, gelten nur pro vollem Kilometer. Wenn Sie also 18,8 Kilometer Anfahrt haben, werden nur die 0,30 Euro für 18 Kilometer berechnet.
  2. Die Verkehrsmittel: Egal ob Sie per Auto, Zug, zu Fuß oder mit der öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen – die Entfernungspauschale kann immer angesetzt werden. Achtung: Für Dienstreisen oder auswärtige Termine mit beruflichen Zwecken gelten andere Regeln.
  3. Der Hauptwohnsitz: Das Finanzamt akzeptiert eine Entfernungspauschale für Fahrten zum Büro deren Ausgangspunkt der Hauptwohnsitz des Arbeitnehmers ist. Das bedeutet, dass bei mehreren Wohnungen nur dann die weiter entfernte Wohnung angegeben werden kann, wenn dort Ihr Lebensmittelpunkt ist. Andernfalls kann die Pauschale nur für die Wohnung mit dem kürzesten Weg zur Arbeit angewendet werden.
  4. Die Strecke: In der Regel kann die Entfernungspauschale nur für die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angewendet werden. Eine längere Strecke wird nur dann akzeptiert, wenn diese eindeutig verkehrsgünstiger (z.B. weniger Stau) oder die Fahrt angenehmer (z.B. ohne Umsteigen bei einer Anreise mit dem Zug) ist.
  5. Die Arbeitstage: Grundsätzlich kann die Pendlerpauschale nur einmal pro Arbeitstag für den einfachen Arbeitsweg angesetzt werden — also der Hinweg von Ihrer Wohnung zum Büro. Aus diesem Grund kann es wichtig sein, die tatsächlichen Arbeitstage zu berechnen.
  6. Die Obergrenze: Der Betrag, den Sie mit der Entfernungspauschale auf Ihren Arbeitsweg ansetzen, kann bei maximal 4.500 Euro im Steuerjahr liegen – es sei denn, die Fahrten werden mit einem eigenen Pkw oder einem Firmenwagen zurückgelegt. Fahren Sie eine Teilstrecke des Arbeitswegs mit Ihrem Pkw und den restlichen Teil mit dem Zug oder fahren Sie einen Teil des Jahres Auto und den anderen Teil mit den öffentlichen Verkehrsmitteln dann müssen Sie beachten, dass die Obergrenze eingehalten wird und unter 4.500 Euro liegt oder Sie berechnen die tatsächlichen Kosten per Fahrtenbuch.
  7. Die Fahrgemeinschaft: Sind Sie Teil einer Fahrgemeinschaft oder teilen sich ein Fahrzeug mit Ihrem Ehepartner, können trotzdem alle Parteien separat die Pendlerpauschale anwenden. Allerdings sind Umwege, die durch die Fahrgemeinschaft entstehen nicht absetzbar und Sie müssen darauf achten, dass die Obergrenze von 4.500 Euro nicht überschritten wird.
  8. Die Tätigkeitsstätte: Wenn Sie bei mehreren Betrieben eingestellt und vor Ort tätig sind, gelten besondere Regelungen für die Entfernungspauschale. Fahren Sie zwischen Ihren verschiedenen Tätigkeiten bei Betrieb X und Betrieb Z nach Hause, dann können Sie für jeden Arbeitsweg, also die Strecke von Ihrer Wohnung zu Betrieb X und die später zurückgelegte Strecke von Ihrer Wohnung zu Betrieb Z, einzeln die Entfernungspauschale ansetzen.

    Fahren Sie – ohne zuerst zu Ihrer Wohnung zurückzukehren – täglich mehrere Tätigkeitsstätten an, können Sie die Strecken addieren und mit 0,30 Euro ansetzen. Beachten Sie: die Entfernung, die für die Pauschale ermittelt wird, kann höchstens die Hälfte der Gesamtstrecke sein!

Praxisbeispiel:

Frau Schmidt arbeitet bei zwei Tätigkeitsstätten. Sie fährt morgens von ihrer Wohnung zu Betrieb X 20 Kilometer. Nachmittags fährt sie von Betrieb X zu Betrieb Z 15 Kilometer und fährt von dort aus zu ihrer Wohnung 25 Kilometer.

10 + 5 + 15 = 30 Kilometer Gesamtstrecke
10 + 15 = 25 Arbeitsweg insgesamt

Da der addierte Arbeitsweg der Strecken von der Wohnung zu Betrieb X und von der Wohnung zu Betrieb Z höher ist als die Gesamtstrecke, kann Frau Schmidt höchstens 15 Kilometer (30 Kilometer Gesamtstrecke geteilt durch 2) mit 0,30 Euro ansetzen.

 9. Der Arbeitgeberzuschuss: Ein Zuschuss des Arbeitgebers klingt im ersten Moment sehr lukrativ, Sie müssen allerdings beachten: Steuerfreie oder pauschal versteuerte Arbeitgeberleistungen (zu denen die Zuschüsse gehören) müssen von dem mit der Entfernungspauschale berechneten Betrag abgezogen werden

10.  Die Alternative: 30 Cent erscheinen Ihnen als Kostenausgleich zu wenig? Dann können Sie als Alternative zur Entfernungspauschale die tatsächlichen Kosten nachweisen. Dies geht mit einem Fahrtenbuch, in dem Sie die tatsächlich gefahrenen Kilometer notieren und zusätzlich die Betriebskosten für Benzin, Versicherung etc. per Quittung nachweisen.

Video zur Pendlerpauschale

Welche Vorteile Pendler haben, erfahren Sie hier:

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