Tipps zur Stammdatenpflege im Fuhrpark

Stammdatenpflege: Vorsprung und Übersicht im Fuhrpark durch digitale Lösungen

Wer seine Stammdaten richtig pflegt, bildet die Basis für ein erfolgreiches Unternehmen. Sie sind wesentlich, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Digitale Lösungen helfen, die Übersicht über komplexe Abläufe im Fuhrpark zu behalten – und letztlich Kosten zu sparen.

Unsere Welt verändert sich durch die Digitalisierung in rasendem Tempo: Die Internet-Wachstumsstatistik von Statista zeigt, dass im Januar 2021 4,9 Milliarden aller Menschen das Internet nutzen. Das sind 62,5 Prozent der Weltbevölkerung. Im Jahr 2020 betrug das übertragene Datenvolumen allein in den deutschen Mobilfunknetzen insgesamt rund 3,97 Milliarden Gigabyte. Gleichzeitig bedeutet diese Datenflut – die sich auch in Unternehmen ständig erhöht – immer neue Herausforderungen. Wie gehe ich rechtskonform mit den sensiblen Informationen um? Wie kann ich sie synchronisieren? Und wie läuft die Verwaltung und Organisation? Viele Unternehmen vertrauen vermehrt auf IT-Unterstützung. Auch im Fuhrpark gewinnt das digitale Management von Daten zunehmend an Bedeutung.

Stammdatenpflege ist der Schlüssel zum Erfolg

Stammdaten spielen im Management des Fuhrparks eine Schlüsselrolle. In der Regel sollten sie alle wesentlichen Informationen enthalten, die für die Fachabteilung und das Unternehmen relevant sind. Dazu zählen u.a. Infos über Fuhrpark, GeschäftspartnerInnen und MitarbeiterInnen. Diese hochkarätigen Daten spielen zusammen eine Schlüsselrolle bei allen internen sowie geschäftlichen Aktivitäten und werden langfristig benötigt. Ein grundsätzliches Problem: Häufig sind die Daten nicht korrekt gepflegt. Doch, wenn zunächst falsche oder ungültige Daten aussortiert und neu recherchiert werden müssen, kostet das einen enormen Zeitaufwand. Einer entsprechenden Software-Lösung wie Vimcar Fleet vereinfacht den Aufwand der Organisation. Bei der Synchronisierung von Stammdaten geht es nicht nur um Geschwindigkeit – vor allem geht es um saubere Daten und damit um beste Qualität.

Vier Tipps zur Stammdatenpflege

  • Immer die Datenqualität sicherstellen.
  • Einheitlicher Datensätze mit Struktur bilden 
  • Eine Data-Governance-Strategie etablieren
  • Stets die EU-DSGVO einhalten

Von Adressen bis zum Führerschein: Diese Daten sind wichtig

Nur bereinigte Daten sind wertvolle Informationsressourcen. Auf der Basis hochwertiger Daten können Verantwortliche für den Fuhrpark die richtigen Entscheidungen treffen und nachhaltig agieren. Sind die Daten verifiziert und strukturiert, erhalten FuhrparkmanagerInnen zuverlässige und aktuelle Stammdaten. Mit dem digitalen Fuhrparkmanagement verwalten Sie ohne Aufwand Ihre gesamte Fahrzeugflotte. Zu den Kerndaten im Fuhrpark zählen:

  • Erfassung der Führerscheine
  • Speicherung der Mitarbeitendendaten
  • Intervalle der Führerscheinkontrolle
  • Rechnungen und Belege
  • Erfassung der Tankkosten oder Kilometerstände
  • Einhaltung der UVV
  • Kapazitäten und Transporteigenschaften 
  • Benötigte Berechtigungen
  • Allgemeine Daten
  • Servicetermine wie Werkstatt oder TÜV
  • Versicherungsverträge
  • Schadensmeldungen und Unfallberichte
  • Leasingverträge
Stammdatenpflege

Hat man diese Infos in ein Datenmanagement-System eingepflegt, sind alle Daten zu den Fahrzeugen sofort abrufbar. Egal, ob es sich um ein kleines Team, ein mittelständisches Unternehmen oder ein Konzern mit deutschlandweit verteilten Standorten handelt. Sämtliche Daten stehen überall und jederzeit zur Verfügung.

Alle Daten im Blick – digitale Lösungen helfen FuhrparkleiterInnen

Wachsenden Aktenberge, eine Flut an E-Mails und ständiger Termindruck: FuhrparkmanagerInnen stehen täglich unter Druck. Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems kann sie dabei entlasten und sich zu einer Hilfe im Kampf gegen ineffektives Arbeiten entwickeln. Viele zeitraubende Fuhrparkaufgaben lassen sich durch die digitale Dokumentenverwaltung erheblich vereinfachen und transparenter machen. Aber nicht nur das: Zusätzlich können die täglichen Arbeitsaufgaben rund um den Fuhrpark des Betriebes viel effizienter gestaltet werden. Von Rechnungen und Belegen über die tägliche Erfassung der Tankkosten oder Kilometerstände sowie die Führerscheinkontrolle – dank digitaler Dokumentenverwaltung wird alles in den Stammdaten des jeweiligen Fahrzeugs gespeichert. Niemand muss sich mehr durch zahllose Papierkopien in hunderten von Aktenordnern kämpfen. Alle Abteilungen von der Buchhaltung über das Controlling bis zur Geschäftsleitung haben darauf Zugriff. 

Digitale Verwaltung – ein immenser Vorteil im Wettbewerb

datenverwaltung

„Das Bewusstsein für eine effiziente Nutzung der Ressource Firmenwagen ist durch die Krise deutlich gestiegen“, sagte Vimcar-Geschäftsführer und Gründer Andreas Schneider. Dennoch wagen viele Unternehmen noch nicht den Sprung in die Digitalisierung. Dabei gibt es einige sinnvolle Argumente für die die Digitalisierung der Fahrzeugdokumente im Betrieb. Vom Zeitpunkt der Digitalisierung an stehen alle mit dem Fahrzeug verbundenen Daten mit nur einem Klick zur Verfügung. Das zahlt sich vor allem im Schadenfall aus. Lästiges Suchen nach Versicherungsbedingungen oder Werkstatt-Telefonnummern entfällt – dafür ist alles sofort mit einem Abruf sichtbar. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem kann jedoch noch viel mehr. Sind alle Dokumente des Fahrzeuges digital erfasst, erinnert das System z.B. auch an Werkstatttermine, das Ablaufdatum von Leasingverträgen oder an die so wichtigen Führerscheinkontrollen.

Dokumentenmanagementsystem und Stammdaten – schneller effizient

Lösungen wie Vimcar Fleet helfen dabei, alle wichtigen Unternehmensdokumente zentral an einem Ort zu bündeln. Die Dokumentenverwaltung samt digitaler Akte ermöglicht Schnittstellen zu Buchhaltung, Controlling, Geschäftsleitung und anderen Abteilungen. Der Vorteil: Jeder Zugriffsberechtigte ist auf dem gleichen Informationsstand – und damit ist ein effektives Arbeiten sowie schneller Zugriff auf Informationen gesichert. Das Fazit fällt eindeutig aus: Digitale Prozesse ermöglichen eine schnellere und effizientere Verwaltung als analoge Variationen. Zudem bieten sie viele ungeahnte Möglichkeiten der Flottenverwaltung und lassen sich ständig modifizieren. Aber das mächtigste Werkzeug bringt nichts, wenn es nicht korrekt zum Einsatz gebracht wird. Deshalb ist die korrekte Stammdatenpflege  so wichtig.

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