Vertragsmanagement – Warum es so wichtig ist

Verträge sollte man genauso gut pflegen wie seinen Fuhrpark. Doch durch unterschiedliche Kauf- und Leasingverträge oder Werkstattrechnungen verliert man schnell mal die Übersicht. Vimcar Fleet schafft mit einem intelligenten, digitalen Vertragsmanagement schnell Abhilfe – und kann Kosten reduzieren. 

Mal ganz ehrlich: Behalten Sie immer den Überblick bei allen Verträgen im Bereich ihres Lebens? Vielen fällt es schwer, schon privat die Verträge im Auge zu behalten. Sechs Versicherungen besitzen VerbraucherInnen hierzulande im Schnitt. Am meisten verbreitet, nach der gesetzlichen Krankenversicherung, ist die Privathaftpflicht (66 Prozent): Das zeigt eine aktuelle Umfrage des Statista Global Consumer Survey

Zu den häufig abgeschlossenen Versicherungen in Deutschland zählen auch die Kfz-Versicherung (64 Prozent), die Hausratversicherung (59 Prozent), die Rechtsschutz- (41 Prozent) und die Unfallversicherung (39 Prozent). Laut Statista fühlen sich im letzten Jahr 46 Prozent der Befragten über ihre persönlichen Versicherungen gut informiert. Immerhin zwölf Prozent befürchten, vielleicht nicht die für sie passenden Versicherungen abgeschlossen zu haben. Und das sind lediglich Daten aus dem privaten Bereich. 

Vertragsmanagement: Digital alles im Blick

Privat kommt es bereits zu den Schwierigkeiten, Verträge und Laufzeiten nicht immer im Blick zu haben. Im Unternehmen mit einem Fuhrpark ergeben sich noch ganz andere Anforderungen. So werden die Unterlagen teilweise in verschiedenen Abteilungen des Betriebes bearbeitet. Gerade bei dezentralen Unternehmensstrukturen ist ein rascher Zugriff auf die Papierverträge nicht von jedem Standort möglich. Ein Umstand, der für Firmen in Bezug auf Compliance zum Risiko werden kann. Besonders das Vertragsmanagement unterliegt hohen organisatorischen und rechtlichen Anforderungen. Wer hier Vertragspflichten verletzt oder Fristen verpasst, dem drohen neben hohen Kosten, möglicherweise sogar Rechtsstreitigkeiten. Wer auf Nummer Sicher gehen will, verlässt sich auf ein optimales Vertragsmanagement mittels digitaler Lösung. Mit Vimcar Fleet werden Sie nie wieder Termine verpassen und alle Prozesse im Blick behalten.

Gute Pflege der Verträge zahlt sich aus

Es liegt in unserer Natur, dass wir Verträge gerne vernachlässigen. Aber wie bei Maschinen, Anlagen oder Fahrzeugen lohnt es sich, sie über die gesamte Laufzeit immer wieder einmal unter die Lupe zu nehmen. Es gibt immer Fragen, die Sie zur momentanen Situation der Verträge stellen sollten:

  • Entspricht die Vereinbarung noch dem aktuellen Bedarf?
  • Sind die Konditionen noch marktgerecht – oder gibt es mittlerweile attraktivere und günstigere Angebote? 
  • Zu welchem Zeitpunkt sollte ich verlängern, ändern oder kündigen?
Vertragspflege

Ein intelligentes sowie aktives Vertragsmanagement wie bei Vimcar Fleet kann die Effizienz, Flexibilität und Wirtschaftlichkeit der Beschaffung stark verbessern – und ist viel mehr als nur die Wiedervorlage zum Stichtag der Kündigung. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Vimcar Fleet umfasst die permanente Optimierung bestehender Verträge
  • Erkennt und analysiert alle mit den Verträgen in Zusammenhang stehenden Prozesse während des gesamten Lebenszyklus 
  • Vimcar Fleet erspart jede Menge Arbeit, senkt gleichzeitig die Kosten und erhöht die Effizienz

Vimcar Fleet verspricht optimales Vertragsmanagement

Zurücklehnen und die Zeit für wichtigeres nutzen: Durch ein optimales Vertragsmanagement überwacht Vimcar Fleet den Fuhrpark hinsichtlich Laufzeit und Laufleistung. So können Vertragsanpassungen und Neubestellungen von Leasingfahrzeugen stets zeitgerecht angefordert und umgesetzt werden. Teure Mehrkilometer-Nachzahlungen gehören bei Kilometerverträgen so endgültig der Vergangenheit an. Ein Laufleistungsrechner berechnet ganz aktuell, zu welchem Datum das Kilometerlimit erreicht werden würde. Dadurch gelingt es spielend, Kosten und Fahrleistung vorausschauend zu ermitteln und im Fuhrpark möglichst hohe Effizienz zu erzielen. Einfach die abgeschlossenen Vertragsdaten für Miet- und Leasingfahrzeuge hinterlegen – und schon hat man einen stets aktuellen Überblick über den zu erwartenden Kilometerstand bei Vertragsende. 

Ausgezeichnet: Digitale Lösungen von Vimcar

Das Vertragsmanagement und die digitale Fahrzeugakte von Vimcar Fleet sind ein dynamisches Duo: Sie reduzieren die administrative Flut auf ein Minimum und gewähren einen schnellen Überblick über auslaufende Verträge und den Fahrzeugbestand. Von Kaufverträgen bis zu Werkstattrechnungen können sie mit der elektronischen Fahrzeugakte alle Dokumente strukturiert in eine Akte ablegen – und nach eigenen Standards individualisieren.

Neben dem Vertragsdokument lässt sich zusätzlich folgendes speichern:

  • die zugehörige Korrespondenz E-Mails, weitere Unterlagen
  • Vertragsbedingungen und Anleitungen
  • Bilder, Prüfprotokolle und Zertifikate
  • Nachweise, Rechnungen, eingehende E-Mails und selbsterzeugte Dokumente

Dank dieser Daten gibt es jederzeit einen schnellen Zugriff auf alle gewünschten Daten. Wie gut das Web-basierte Tool funktioniert, bestätigen die vielen Auszeichnungen. Für seine innovative und anwendungsfreundliche Flottenmanagement-Lösung Vimcar Fleet wurde das Unternehmen auf der IAA 2018 mit dem Top-Preis der Branche – dem Telematik Award 2018 – ausgezeichnet. Im Juli 2020 erhielt die Fuhrpark-Software vom TÜV Saarland die Zertifizierung „Geprüfter Datenschutz”.

Fazit Vertragsmanagement

Chaos oder Zettelflut können im Vertragsmanagement hohe Kosten verursachen, aber auch jede Menge Zeit fressen. So ist es beispielsweise keine Seltenheit, dass sich schnell mehr Kilometer anhäufen können, wenn der Leasingvertrag eines bestimmten Fahrzeuges nicht im Blick behalten wird. Die Planung mit einer intelligenten Dokumentenablage steigert erheblich die Effizienz und macht also bei der Fuhrparkauslastung einen ganz entscheidenden Unterschied. Das Vertragsmanagement und die digitale Akte zum Fahrzeug gewährleisten also nicht nur eine schnelle Übersicht über Fahrzeugbestand und auslaufende Verträge, sondern minimieren auch spürbar die administrative Flut.

Das bietet intelligentes Vertragsmanagement

  • Intelligentes Vertragsmanagement inklusive Laufleistungsrechner, der Sie frühzeitig über drohende Mehrkilometer informiert
  • Speichern Sie alle relevanten Dokumente (Leasingverträge, Werkstattrechnungen, Tankbelege etc.) fahrzeugspezifisch ab
  • Hinterlegen Sie einmalig Ihre Fahrzeugdaten und sparen Sie so manuellen Rechercheaufwand im Alltag
  • Nie wieder suchen: Alle Fuhrparkdaten automatisch und übersichtlich an einem Ort.
  • Keinen Ärger, keine Strafzahlungen oder Dienstausfälle mehr, dank übersichtlichem Termin-Management

 

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