- Mai 25, 2023
- Lesedauer: 4 Minuten
Ein Fahrtenbuch ist ein wichtiges Instrument zur Dokumentation geschäftlicher Fahrten in einem Unternehmen. Es dient dazu, betrieblich veranlasste Fahrten von Privatfahrten klar zu trennen und somit die steuerliche Absetzbarkeit der betrieblichen Kosten sicherzustellen. Um die Erfahrung mit dem Fahrtenbuch in der Betriebsprüfungen positiv zu gestalten, sollten Fehlerquellen vermieden werden.
Bei einer Betriebsprüfung legen die Finanzbehörden ein besonderes Augenmerk auf das Fahrtenbuch, um mögliche Fehler und Unstimmigkeiten zu identifizieren. Dabei steht die private Pkw-Nutzung im Fokus fast aller Betriebsprüfungen. Weil es so schön problemlos ist, wird der Privatanteil häufig nach der pauschalierenden 1 %-Regelung bemessen. Für den Steuerprüfer ergibt sich wegen der eindeutigen Bruttolistenpreise in der Regel ein klares Bild. Anders sieht es aus, wenn der Privatanteil nach der Fahrtenbuchmethode bemessen wird. In diesem Fall stellt der Prüfer hohe Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Sollte dieses den hohen Anforderungen nicht standhalten, drohen je nach Fall extreme Steuernachzahlungen für mehrere Jahre.
Das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar bietet eine Lösung, um Fehler im Fahrtenbuch zu verhindern. Zum Beispiel wurde das Vimcar Fahrtenbuch in Zusammenarbeit mit Steuerberatern entwickelt und von KPMG geprüft, um die Finanzamtskonformität zu gewährleisten.
In diesem Artikel betrachten wir die Schwerpunkte der Überprüfung sowie die vermeidbaren Fehler im Zusammenhang mit dem Fahrtenbuch in einer Betriebsprüfung.
Grundsätze eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs für die Betriebsprüfung
Damit das Fahrtenbuch der Betriebsprüfung standhält, muss es den Grundsätzen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs entsprechen. Dazu gehören unter anderem:
- Vollständigkeit: Das Fahrtenbuch muss sämtliche betrieblichen Fahrten lückenlos und zeitnah dokumentieren. Es sollten keine Fahrten fehlen, da dies Zweifel an der Richtigkeit und Vollständigkeit aufkommen lassen könnte.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Fahrt muss eindeutig identifizierbar sein. Dazu gehören Angaben wie das Datum, die Uhrzeit, der Start- und Zielpunkt, der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt sowie der Reisezweck.
- Trennung von betrieblichen und privaten Fahrten: Es ist wichtig, dass betriebliche Fahrten klar von privaten Fahrten unterschieden werden. Private Fahrten dürfen nicht in das Fahrtenbuch aufgenommen werden, da sie steuerlich nicht absetzbar sind.
Schwerpunkte der Überprüfung in einer Betriebsprüfung
- Bei der Betriebsprüfung werden bestimmte Aspekte des Fahrtenbuchs besonders unter die Lupe genommen. Zu den Schwerpunkten der Überprüfung gehören:
- Plausibilität der Angaben: Das Fahrtenbuch sollte plausibel und nachvollziehbar sein. Unstimmigkeiten oder unrealistische Angaben können dazu führen, dass das Fahrtenbuch als unglaubwürdig eingestuft wird.
- Kontinuität und Regelmäßigkeit: Das Fahrtenbuch sollte regelmäßig geführt werden. Längere Unterbrechungen oder unregelmäßige Eintragungen können als Hinweis auf unvollständige oder nachträglich manipulierte Aufzeichnungen gewertet werden.
- Geschäftliche Begründung: Es ist wichtig, dass für jede betriebliche Fahrt ein eindeutiger geschäftlicher Zweck angegeben wird. Fehlende oder unzureichende Begründungen können Zweifel an der betrieblichen Veranlassung aufkommen lassen.
- Fahrzeugwechsel: Bei einem Fahrzeugwechsel müssen die Daten des alten Fahrzeugs festgehalten und die Aufzeichnungen mit dem neuen Fahrzeug nahtlos fortgesetzt werden. Ein lückenloser Übergang ist erforderlich, um eventuelle Zweifel an der Richtigkeit der Angaben zu vermeiden.
9 Vermeidbare Fehler im Zusammenhang mit dem Fahrtenbuch
Es gibt einige häufige Fehler, die vermieden werden können, um das Fahrtenbuch bei einer Betriebsprüfung nicht zu gefährden:
- Nachträgliche Änderungen: Ein Fahrtenbuch sollte keine nachträglichen Änderungen enthalten. Alle Eintragungen sollten zeitnah und korrekt erfolgen. Nachträgliche Änderungen könnten als Manipulationsversuch interpretiert werden.
- Unvollständige Angaben: Alle erforderlichen Informationen müssen im Fahrtenbuch enthalten sein. Fehlende Angaben oder unvollständige Eintragungen können Zweifel an der Richtigkeit der Aufzeichnungen aufkommen lassen.
- Privatfahrten im Fahrtenbuch: Private Fahrten dürfen nicht im Fahrtenbuch aufgeführt werden. Es ist wichtig, eine klare Trennung zwischen betrieblichen und privaten Fahrten zu gewährleisten, um steuerliche Konsequenzen zu vermeiden.
- Fehlende Belege: Es empfiehlt sich, Belege wie Tankquittungen, Rechnungen oder andere Unterlagen aufzubewahren, um die Angaben im Fahrtenbuch zu unterstützen. Fehlende Belege können die Glaubwürdigkeit des Fahrtenbuchs beeinträchtigen.
- Umwege nur mit plausiblem Grund: Wer wegen eines Staus die schnellste Strecke umständlich umfahren muss, darf das natürlich machen. Doch die Begründung für den Umweg gehört sofort ins Fahrtenbuch. Das gilt im Übrigen für alle gefahrenen Extrakilometer.
- Tanken im richtigen Takt: Tankbetrügern kommen Prüfer schnell auf die Schliche. Spätestens zu dem Zeitpunkt, wenn die Tankabrechnungen nicht mehr mit den gefahrenen Kilometern übereinstimmen. Etwa dann, wenn die Kilometer, die jemand zwischen zwei Tankstellenbesuchen gefahren ist, nicht ausreichen, um den Tank leer zu fahren.
- Kilometerstand bei Wartung notieren: Steht ein Werkstattbesuch an, sollte der Mechaniker in der Regel den aktuellen Kilometerstand des Fahrzeugs in die Rechnung eintragen. Doch häufig genug kommt es vor, dass der Eintrag nicht mit dem Kilometerstand im Fahrtenbuch übereinstimmt. Die Rechnung sollten Sie aus diesem Grund immer überprüfen.
- Auf Verhältnismäßigkeit achten: Die Ehefrau arbeitete als Minijobberin im Betrieb mit, durfte einen Firmenwagen uneingeschränkt privat nutzen – zusätzlich zum Barlohn. Versteuern wollte das Paar die private Nutzung nach der 1-Prozent-Methode. Auf den Betriebsausgabenabzug für die Lohnkosten ließ sich das Finanzamt nicht ein: Die Richter hielten eine „uneingeschränkte und zudem selbstbeteiligungsfreie Nutzungsüberlassung eines Firmenwagens für Privatfahrten an einen familienfremden Minijobber für ausgeschlossen“ – und damit sei eine solche Vereinbarung zwischen Ehegatten unzulässig. (Urteil vom 10. Oktober 2018, veröffentlicht am 26.2.2019, Az. X R 44/17 und X R 45/17)
- Unleserliche Handschrift vermeiden: Fahrtenbücher müssen für den Betriebsprüfer lesbar sein. Davon gibt es keine Ausnahme – selbst wenn Arthritis Schuld ist an der unleserlichen Handschrift. Auf nachträglich erstellte Abschriften ließ sich das Finanzgericht München nicht ein. Für ein ordentliches Fahrtenbuch sei die allgemeine Lesbarkeit Voraussetzung. (Urteil vom 9. März 2021, Az. 6 K 2915/17)
Fazit Fahrtenbuch in der Betriebsprüfung
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist ein wichtiges Instrument zur steuerlichen Absetzbarkeit von betrieblichen Fahrten. Bei einer Betriebsprüfung werden bestimmte Aspekte des Fahrtenbuchs besonders überprüft. Um mögliche Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen darauf achten, dass das Fahrtenbuch vollständig, nachvollziehbar und plausibel ist. Zudem ist eine klare Trennung von betrieblichen und privaten Fahrten notwendig. Durch die Vermeidung von typischen Fehlern und die Einhaltung der Grundsätze eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs können Unternehmen einer Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.
Keine Fehler mehr dank elektronischem Fahrtenbuch
Das elektronische Fahrtenbuch bietet eine Lösung, um Fehler im Fahrtenbuch zu verhindern. Durch einen OBD-Stecker oder ein kleines Gerät, das der Fahrer selbst im Fahrzeug installieren kann, werden alle zurückgelegten Fahrten automatisch aufgezeichnet. Dadurch wird verhindert, dass Lücken im Fahrtenbuch auftreten können. Gleichzeitig spart der Nutzer viel Zeit und bares Geld gegenüber der 1-%-Regelung. Vimcar hat z. B. sein Fahrtenbuch in Zusammenarbeit mit Steuerberatern entwickelt und von KPMG prüfen lassen, um die Finanzamtkonformität zu gewährleisten.
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