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Fuhrparkkosten senken: die besten Tipps & Tricks

Hoang Tam Pham | February 7, 2023

Gerade in der globalen Krise lohnt es sich für jeden einzelnen Betrieb, die Kosten im Blick zu behalten und entsprechende Einsparpotentiale auszumachen und zu nutzen. Denn die stark gestiegenen Energiepreise aufgrund der Kriegssituation und der Inflation machen sich auch bei Unternehmen deutlich und nachhaltig bemerkbar. Wird ein Fuhrpark benötigt, sollte ein Betrieb hier mit der Prüfung ansetzen, um Einsparpotentiale wirksam umsetzen zu können. Nachfolgend wird erörtert, wie ein Betrieb Kosten im Fuhrpark einsparen kann.

Einsparpotentiale im Fuhrpark erkennen und nutzen

Um Einsparpotentiale im Fuhrpark nutzen zu können, kommen mehrere Möglichkeiten in Betracht. Die Einsparmöglichkeiten hängen immer auch davon ab, welche Motorisierung im Fuhrpark genutzt wird, wie groß der Fuhrpark ist, und inwieweit digitale Möglichkeiten genutzt werden können, um die Kosten schnell und effizient senken zu können. Generell kann die Automatisierung des Fuhrparkmanagements durch Digitalisierung schnell Zeit und Geld einsparen, weil viele Arbeitsschritte unnötig und überflüssig werden. Nachfolgend werden die Möglichkeiten zur Kosteneinsparung im Fuhrpark näher vorgestellt.

Geld wird in der Hand gehalten

Einsparen bei Kraftstoffen

Gerade in den derzeitigen Krisenzeiten sind die Kosten für Kraftstoffe deutlich gestiegen. Ein Fuhrpark, in dem hauptsächlich Fahrzeuge mit Verbrennermotoren betrieben werden, wird gleichzeitig im laufenden Betrieb deutlich teurer. Das gilt um so mehr, wenn Fahrzeuge vorgehalten werden, die aufgrund einer starken Motorisierung vergleichsweise mehr Kraftstoff benötigen als durchschnittliche Fahrzeuge. Gleichzeitig kann über den Einsatz von Tankkarten nachgedacht werden. Tankkarten reduzieren den Verwaltungsaufwand rund um das Tanken deutlich, weil die gängigen Rechnungsprüfungen jeden Tankbons entfallen. Darüber hinaus werden bei der Nutzung von Tankkarten auch Rabatte beim Tanken gegeben.  

 

Sollen die Kraftstoffkosten gesenkt werden, sollte immer auf das Fahrverhalten abgestellt werden. Immer wieder gibt es Verhaltensweisen beim Fahren, die generell zu einem höheren Kraftstoffverbrauch des Fahrzeugs führen. Zahlreiche Tempowechsel und das Fahren mit hohen Geschwindigkeiten verursachen einen höheren Kraftstoffverbrauch. Die übermäßige Nutzung von Klimaanlagen, unnötiges Verweilen im Leerlauf bei laufendem Motor, spätes Hochschalten in einen höheren Gang und ein nicht korrekter Reifendruck erhöhen den Kraftstoffverbrauch ebenfalls. In diesen Bereichen kann sehr auf das Fahrverhalten bei Fuhrparknutzung abgestellt werden.

Laptop mit Kostenstatistik

Einsparen durch Prozessdigitalisierung

Wer seine Prozesse im Fuhrpark digitalisiert, kann viele Möglichkeiten zur Kosteneinsparung nutzen. Es werden nicht nur Arbeitsschritte rationalisiert. Vielmehr bietet die Fuhrparksoftware auch die Möglichkeit, wirklich notwendige Routen perfekt zu optimieren. Das spart Zeit und damit Geld. Eine perfekte Routenoptimierung verhindert das Hineinfahren in Verkehrsstaus und löst von vornherein, dass Umwege gefahren werden. Eine gute Fuhrparksoftware informiert in Echtzeit über entsprechende Zeit-Hindernisse durch Verkehrsbehinderungen oder ungünstige Witterungsbedingungen und schlägt auch immer gleich eine sprit- und zeitsparende neue Route vor.

Einsparen durch Verbesserung der Beschaffung

Nicht nur im laufenden Betrieb des Fuhrparks, sondern auch bei Neuanschaffungen für den Fuhrpark, können deutlich Kosten gespart werden. Zunächst einmal sollten unterschiedliche Angebote bei Neuanschaffungen eingeholt werden. Aufgrund der immer teurer werdenden Kraftstoffpreise kann hier gleich daran gedacht werden, mit einer Fuhrparkumrüstung auf E-Fahrzeuge zu beginnen. So können Fahrzeuge nach und nach umgerüstet werden. Dabei können gleich auch eventuell vorhandene Förderungsmöglichkeiten durch den Staat in Anspruch genommen werden. 

 

Hierbei sollte allerdings immer auch beachtet werden, dass derzeitige Leasingraten eventuell angepasst werden können. Vielfach sind Verträge auf eine freie Kilometerlaufleistung konzipiert. Der Leasinggeber hat hierzu dann eine Pauschale vereinbart. Stellt sich nun heraus, dass einige Fahrzeuge eine sehr geringe Laufleistung haben, kann eine Vertragsanpassung auf die entsprechende tatsächliche Laufleistung zu einer deutlichen Verringerung der Leasingraten und damit zu einer Kostenersparnis führen. Weiterhin sparen Sonderabschreibungen für Neu- und Gebrauchtwagen ebenfalls Kosten ein, sodass auch dieser Bereich nicht vernachlässigt werden sollte. 

Einsparen durch die Optimierung von Versicherungen

Ein großes Potential an Einsparmöglichkeiten ergibt sich immer auch, wenn ein Versicherungsvergleich vorgenommen wird. Zunächst einmal sollte hierbei feststehen, welche Versicherungen für das Unternehmen in Bezug auf den Fuhrpark benötigt werden. Es geht dabei auch um Versicherungen, die die Lieferungen und den Verzug von Lieferungen absichern. Bei der Optimierung der Versicherungsverträge sollte vornehmlich nicht auf eine Unterversicherung gesetzt werden. Vielmehr ergeben sich, je nach Größe des Fuhrparks, stets Einsparpotentiale bei einem konkreten Versicherungsvergleich. Hier können sicherlich entsprechende Rabatte ausgehandelt werden, die eine signifikante Kostenersparnis erbringen.

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So sparen Sie Kosten durch wirtschaftliches Fahren

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Der Fahrer hat`s im Fuß: Viele Mitarbeiter verbringen den halben Tag auf der Straße. Wer vorausschauend fährt und einige Tipps beherzigt, der kann Sprit und damit bares Geld sparen.

Ökologisch Fahren lohnt sich

Ökonomisches und ökologisches Fahren steht bei jedem Unternehmen im Fokus. Deshalb sind Mitarbeiter im Außendienst ganz besonders gefordert. Durch das richtige Know-how lassen sich der Verbrauch und die Emissionen aber auch der Verschleiß deutlich reduzieren. Von zentraler Bedeutung ist dabei das vorausschauende Fahren. Zusammen mit gezielten ECO-Trainingsmaßnahmen lassen sich damit nachweislich bis zu 14 Prozent Kraftstoff einsparen: Um mindestens einen Liter pro 100 gefahrener Kilometer senkt sich der Verbrauch durch diese Maßnahme. Bei einer Fahrleistung von 100.000 Kilometer im Jahr sind das bereits 1.000 Liter weniger Verbrauch. Eine große Kostenersparnis selbst für kleine Firmen. Doch wie erreichen Firmen dieses Ziel? Wir haben einige einfache Tipps zusammengestellt.

Frühzeitig schalten, später losfahren

  • Im kalten Zustand braucht jeder Motor mehr Kraftstoff. Deshalb den Motor schonend auf Betriebstemperatur warm fahren. Vorteil: Das schont nicht nur die Umwelt, sondern besonders das Konto. 
  • Den Verkehr immer richtig einzuschätzen, das ist ebenfalls ein Garant für wirtschaftliches Fahren. Denn wer mit ausreichend Abstand zum Vordermann unterwegs ist, fährt sicherer und kann Geschwindigkeitsunterschiede besser ausgleichen. So lässt sich der Verschleiß der Bremsen minimieren. 
  • Häufiges Bremsen und unnötiges Beschleunigen kosten Sprit, Zeit und Geld. Die Beschleunigungsphasen sollten nur so lange erfolgen wie unbedingt nötig.
  • Wer schnell die gewünschte Reisegeschwindigkeit erreicht, verbraucht bei konstanter Fahrt weniger Sprit. Unnötige Schaltvorgänge sollten Fahrer vermeiden. 
  • Man kennt schon aus der Fahrschule den Spruch „Früh hoch, spät runter schalten“. Beim Beschleunigen also immer den Gang wählen, der den Drehmomentbereich des Fahrzeuges am besten ausnutzt. Bei neuen Modellen wird der perfekte Gang auf dem Display angezeigt. Das bedeutet, dass sich häufig auch in der Stadt im höchstmöglichen Gang fahren lässt. So senken Sie den Verbrauch und mindern die Lärmbelastung. 
  • Wer lange Rollphasen nutzt, der spart Sprit und schont gleichzeitig die Bremsen. Im höchsten Gang haben Fahrer die längsten Rollphasen. Je niedriger der Gang, desto größer wiederum die Bremswirkung des Motors. Also rechtzeitig den Fuß vom Gas nehmen, um so lange wie möglich im höchsten Gang über die Fahrbahn zu gleiten. 
  • Wer lange steht, sollte den Motor ausstellen. Aber nur dann. Denn jeder Startvorgang bedeutet Verschleiß an Motor, Starter und Batterie. Zu viele Startvorgänge verursachen unnötige Kosten.

Das hilft auch beim Spritsparen

  • Viele Wege wissen wir aus dem Kopf. Trotzdem sollten wir auch das Navigationssystem nutzen. Schließlich wissen die digitalen Helfer, wo sich aktuell Staus oder Baustellen befinden. So sparen die Fahrer Zeit, unnötigen Stress und können sich besser auf den Verkehr konzentrieren. 
  • Die Nutzung der Daten des Bordcomputers gibt Aufschluss über den Durchschnittsverbrauch und damit auch über den eigenen Fahrstil. So können Sie wirtschaftlicher fahren.
  • Sie sind praktisch, fressen aber auch Sprit. Klimaanlagen und Sitzheizungen sollte nur dann laufen, wenn man sie benötigt. 
  • Ein Tempomat ist in der Regel sinnvoll, um die Geschwindigkeit konstant zu halten. Nur nicht bei starken Steigungen, weil der Wagen dann unnötig Kraftstoff verbraucht.

Vom Reifendruck bis zur unnötigen Ladung

  • Unnötiger Ballast verursacht höhere Spritkosten. Wer regelmäßig seinen Firmenwagen aufräumt, fährt sparsamer. 
  • Zu geringer Druck der Reifen verursacht ebenfalls einen größeren Spritverbrauch. Deshalb sollte der Reifendruck ständig überprüft und notfalls angepasst werden. 
  • Immer noch den Dachgepäckträger auf dem Wagen? Dann mal schnell runter damit. Denn die Vorteile strömungsgünstiger Karosserien gehen durch den Dachträger verloren. Dadurch steigt der Luftwiderstand und der Verbrauch von Kraftstoff. 
  • Eine regelmäßige Inspektion hilft, Schwachstellen zu finden. Kaputte Luftfilter, Zündkerzen, Einspritzpumpen sowie Einspritzdüsen oder Elektrik reduzieren die Motorleistung und treiben gleichzeitig den Verbrauch gewaltig in die Höhe. Wer diese kleinen Tipps ernst nimmt, der kann zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Studie zum Fahrverhalten

Sicheres Fahren und Unfallvermeidung sparen Kosten. Die Studie zum Fahrverhalten in Deutschland zeigt Fuhrparkleitern, an welchen Stellschrauben sie drehen können, um die Sicherheit Ihrer Fahrer und damit die Wirtschaftlichkeit Ihres Fuhrparks zu optimieren. Dazu gibt sie einen Überblick über das Fahrverhalten in Deutschland, deckt die größten Unsicherheitsfaktoren auf und gibt Tipps zur Verbesserung der betriebliche Schadensstatistik, beispielsweise bei der Ladungssicherung.

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Theorie für die Praxis: Wie Sie Ihre Belegschaft motivieren, dauerhaft wirtschaftlich zu fahren

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Seine Angestellten anzuhalten, wirtschaftlich zu fahren und dabei Kraftstoff zu sparen, senkt nicht nur die Betriebskosten: Es schont die Umwelt und ist daher schlichtweg zeitgemäß. Damit diese Grundsätze nicht nur theoretisch bekannt sind, sondern auch praktisch umgesetzt werden, muss die Schulung zum Kraftstoffmanagement gut vorbereitet und ausgewählt werden. Wenn die Parameter stimmen und sich die Arbeitskräfte angesprochen fühlen, wird sie zum Erfolg.

Seminare führen zum Erfolg

Eigentlich ist es schon aus der Fahrschule bekannt: Stundenlang im Stau zu warten, kostet nicht nur Nerven, sondern auch Sprit – vor allem, wenn trotz Stillstand auf der Straße der Motor läuft. Auch Sprints beim Stop and Go verschleißen Bremsen und Reifen. Unnötige Schaltvorgänge sind zu vermeiden und immer der Gang zu wählen, der den Drehmomentbereich des Fahrzeugs am besten ausnutzt. Soweit die Theorie. In der Praxis vergessen das allerdings viele. Und genau da sollte man ansetzen: Eine gute Schulung optimiert nicht nur im besten Fall das Fahrverhalten im Firmenfahrzeug, sondern hilft auch im Privatbereich, bares Geld einzusparen. Sollte die Schulung zum wirtschaftlichen Fahren eine Pflichtveranstaltung für die Belegschaft sein, darf nicht der Eindruck entstehen, dass hier Kritik am Fahrstil geübt werden soll. Denn das schmälert automatisch den Lerneffekt. Besonders dann, wenn es um BerufsfahrerInnen geht, ist es gut, den Job-Aspekt möglichst zu reduzieren. Besser ist es, das Ziel in den Vordergrund zu stellen: Mehr Sicherheit im Straßenverkehr und Umweltbewusstsein fördern – CO2-Ausstoß und Kraftstoffverbrauch minimieren und damit Geld und vorzeitige Reparaturen sparen.
Seminarteilnehmende sitzen an einem Tisch und machen sich Notizen.
Eine Schulung trägt zum wirtschaftlichen Fahren bei.

Auf den richtigen Zeitpunkt kommt es an

Setzen Sie die Schulung nicht an einem freien Wochenende oder nach Feierabend an, wenn Sie möchten, dass die Belegschaft motiviert erscheint. Ein Seminar während der Arbeitszeit ist hingegen eine willkommene Abwechslung. Wer die Teilnehmenden im Vorfeld gut informiert, hat am Schulungstag eine aufmerksame Zuhörerschaft. Es muss klar sein, dass es sich nicht um Kritik am Fahrstil handelt, sondern alle Tipps sowohl für Pool- und Dienstfahrzeuge als auch im Privatauto von Nutzen sind – und nebenbei auch zu mehr Sicherheit im Straßenverkehr führen.

Für Abwechslung sorgen

Die Schulung sollte aus unterschiedlichen Modulen bestehen. Monologe nerven und bleiben nicht im Gedächtnis haften. Nach Möglichkeit wählen Sie mehrere Lehrende, die jeweils maximal 45-60 Minuten einen bestimmten Bereich erklären, möglichst mit vielen Beispielen aus der Praxis (aber bitte dabei die betrieblichen nicht überrepräsentieren). Ein Fahrtraining, bei dem eine Gruppe von MitarbeiterInnen mit der Übungsleitung unterwegs ist, lässt das Erlernte gleich auf der Straße ausprobieren. Praktisches Üben prägt sich erwiesenermaßen wesentlich besser ein als Zuhören und Zusehen. Im Anschluss an das theoretische und praktische Seminar kann eine softwaregestützte Fahrstilanalyse helfen: Während der „Beobachtungsphase“ werden Fehler, die sich im Laufe der Fahrpraxis eingeschlichen haben, korrigiert. Auch hier geht es nicht darum, den Fahrzeugführenden zu maßregeln, sondern um die Verbesserung des Fahrstils im Sinne von Umweltaspekten und Sicherheit. Darüber hinaus hilfreich für alle Beteiligten ist regelmäßiges Feedback! Am besten ein erstes direkt nach der Veranstaltung, zwei weitere vier Wochen, bzw. drei Monate später. So wird das Gelernte immer wieder ins Gedächtnis geholt und hat Gelegenheit, zur Gewohnheit zu werden.

Einspartipp: Tankkarte

Neben einem Seminar, das zum wirtschaftlichen Fahren anleitet, ist auch eine Tankkarte ein kostenminimierender Faktor. Mit der lässt sich zusätzlich sparen – nämlich bis zu 3 Cent pro Liter an den Stammtankstellen, an jeder anderen 1 Cent. Alle mit dem Logo UTA versehenen Tankstellen akzeptieren die Karten – mittlerweile über 12000 in Deutschland. Damit hat die Zettelwirtschaft ein Ende und alle Tankvorgänge können z. B. für eine Ausreißeranalyse genutzt werden.  Um die Umsetzung des wirtschaftlichen Fahrens langfristig zu sichern, kann ein Bonussystem helfen: Es schafft einen Anreiz, die Regeln einzuhalten. Tankgutscheine für das Privatfahrzeug wären denkbar, zusätzlicher Freizeitausgleich oder auch die bevorzugte Auswahl des Poolfahrzeuges für diejenigen, denen die Fahrstilanalyse gutes Können bescheinigt. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die wissen, dass ihre Arbeit wertgeschätzt wird und sie nicht nur beruflich von der betrieblichen Weiterbildung profitieren, werden das Gelernte auch in Zukunft erfolgreich umsetzen.
Tankstelle bei Nacht.
Tankkarten können das wirtschaftliche Fahren begünstigen.

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Wie effizient ist Ihr Fuhrpark?

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Einen Arbeitstag pro Woche nur für die Verwaltung des Fuhrparks?

Das ist die Realität in vielen Unternehmen mit 5-20 Fahrzeugen. Durchschnittlich nimmt die Koordination der Fahrzeuge und die Dokumentation wichtiger Daten etwas über 8 Stunden Zeit pro Woche in Anspruch. Dabei kommen Tools wie Excel-Listen und Kalender zum Einsatz, die einen Gesamtüberblick ermöglichen, jedoch gleichzeitig einen hohen Arbeitsaufwand einfordern. 

Der Fuhrparkverantwortliche hat täglich eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben zu bewältigen, diese umfassen u. a. die Koordination von Fahrzeugen und das Abwickeln von Schadensfällen. Hinzu kommen Aspekte wie die Dokumentation des Spritverbrauchs oder der Kilometerstände, die sich auch als große Fehlerquelle entpuppen können. Schnell wird von Fahrzeugführern vergessen den letzten Kilometerstand zu notieren oder den Beleg der letzten Tankfüllung aufzubewahren. Außerdem kann es passieren, dass Daten falsch abgelesen und folglich fehlerhaft in die bestehenden Listen übertragen werden. Dies bringt zusätzliche Arbeit mit sich und erhöht wiederum die Kosten des Fuhrparks. Ein zuverlässiger Überblick über die Kosten ist nicht gewährleistet. Zusätzlich müssen arbeitsrechtliche Richtlinien eingehalten werden. Dazu gehören die aufwändige regelmäßige Führerscheinkontrolle und Schulungen zu den Unfallverhütungsvorschriften. Wegen des großen Aufwands werden sie trotz drohender rechtlicher Konsequenzen in den meisten Unternehmen vernachlässigt.

Mit Effizienz zum Erfolg

Eine effiziente Fuhrparkverwaltung ist die Basis für die Wirtschaftlichkeit und Rechtssicherheit des Fuhrparks. Eine moderne Fuhrparkmanagement-Software ermöglicht es, viele Aspekte der Flotte zu digitalisieren. Elektronische Fahrtenbücher, unkomplizierte Führerscheinkontrollen und eine automatische Kostenanalyse vereinfachen den Arbeitsalltag aller, im Fuhrpark involvierten, Mitarbeiter. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Tankkarte. Sie ist direkt mit der Software verbunden, somit entfällt das manuelle Übertragen der Kraftstoffkosten. Zudem werden Kostenausreißer aufgezeigt und somit Tankbetrug und ineffizientem Fahren ein Riegel vorgeschoben.

Fahrzeuge können maximal ausgelastet und Routen optimal geplant werden. Manuelle, zeitaufwändige Prozesse werden automatisiert. Sperrige Aktenordner, komplizierte Excel-Listen und Berge loser Zettel gehören der Vergangenheit an. Der Wechsel zu einer Fuhrparksoftware lohnt sich somit in vielen Bereichen.

Machen Sie sich Ihren Arbeitsalltag leichter

Sie sind dazu entschlossen Ihre Fuhrparkverwaltung zu digitalisieren, sind sich jedoch nicht sicher welche Software zu Ihnen passt? Die Checkliste zur Evaluierung von Anbietern kann Ihnen bei der Entscheidung behilflich sein.

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