Privatsphäre im Fuhrpark

Die Unversehrtheit der Privatsphäre von Mitarbeitern kann mit den Interessen des Unternehmens kollidieren. Was Fuhrparkleiter wissen müssen und welche Konsequenzen bei Verletzung drohen, erfahren Sie hier.

Das müssen Unternehmen beachten

In Deutschland gilt der Datenschutz als hohes Gut, das auch ein Ausspähen von Angestellten verbietet. Als Instrument dafür dient die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – sie verpflichtet Unternehmen zum besonderen Schutz personenbezogener Daten ihrer Mitarbeiter. Bei Verletzungen des Datenschutzes drohen empfindliche Strafen. Eine schwierige Situation für Verantwortliche, weil sich moderne Fuhrparks nicht ohne Daten managen lassen. Denn Fuhrparkmanagement beinhaltet viele personenbezogene Informationen, zum Beispiel Angaben im Führerschein eines Mitarbeiters oder im Fahrtenbuch. Digitale Flottenmanagement-Lösungen im Unternehmen erleichtern den Schutz der Privatsphäre von Fahrern deutlich, trotzdem sollten der Fuhrparkmanager wichtige Punkte im Auge behalten.

1. Nicht alle Daten fallen unter den Schutzschirm

Personenbezogene Daten, über die ein Mitarbeiter identifizierbar ist, bleiben weitgehend unter Verschluss. Zu ihnen zählen etwa Fahrdynamikdaten wie Weg, Zeit, Geschwindigkeit, Kraftstoffverbrauch oder Fahrstilanalyse oder durch das Tracking generierte Standortdaten. Dagegen sind anonyme Daten ohne Rückschlüsse auf eine einzelne Person von der DSGVO nicht betroffen. 

2. Einwilligung des Fahrers

Ohne die Einwilligung der Mitarbeiter darf das Unternehmen personenbezogene Daten weder speichern noch verarbeiten. Zusätzlich sind Firmen dazu verpflichtet darzulegen, welche Daten und aus welchem Grund erhoben werden. Laut DSGVO dürfen Fuhrparkmanager lediglich jene Informationen erheben, die für den Betrieb absolut notwendig sind. Sind personenbezogenen Daten nicht zwingend notwendig für einen konkreten Prozess dürfen sie nicht verwendet werden.

3. Achtung Drittanbieter

Mittlerweile speichern digitale Fuhrparklösungen die gesammelten Daten in der Cloud. In der Regel werden sie dadurch automatisch bei einem Drittanbieter geparkt. Das Unternehmen muss aber darauf achten, dass die Cloud-Firma die DSGVO einhält. Kommt der Drittanbieter etwa aus den USA, musste er bis vor kurzem unter dem so genannten Privacy Shield agieren. Die Datenübermittlung in die USA über das EU-US-Datenschutzschild Privacy Shield verstößt laut Europäischem Gerichtshof (EuGH) jedoch gegen europäisches Datenschutzrecht und ist unzulässig. Nach dem EuGH müssen die Unternehmen aber prüfen, ob das Recht des Bestimmungsdrittlands einen angemessenen Schutz der Daten gewährleistet. 

4. Fuhrparkmanager sind haftbar

Verstöße bei der DSGVO sind keineswegs ein Kavaliersdelikt und können ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen. Wenn Fuhrparkleiter gleichzeitig mit der Datenverarbeitung beauftragt werden, dann sind sie nicht nur für die datenschutzrechtliche Umsetzung verantwortlich, sondern können bei Verstößen haftbar gemacht werden. Das Unternehmen kann sicherheitshalber eine Datenschutz-Folgeabschätzung (DSFA) einleiten. Mit einer DSFA wird die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einem Verarbeitungsvorgang beschrieben und bewertet. Der Verantwortliche beweist damit, dass er geeignete Maßnahmen für eine regelungskonforme Verarbeitung ausgewählt hat. Der Betriebsrat muss dabei die Einhaltung der DSGVO innerhalb des Unternehmens überwachen.

5. Mitarbeiter geht, seine Daten auch

Firmen unterliegen einer natürlichen Fluktuation. Verlassen Mitarbeiter das Unternehmen und sie haben besondere Wünsche im Rahmen der DSGVO, müssen sie diese erfüllen. Etwa dann, wenn er die Daten über seine mit dem Firmen-PKW privat absolvierten Fahrten gelöscht haben möchte. 

6. So lassen sich dienstliche und private Fahrten trennen

Digitalen Flottenmanagement-Lösungen vereinfachen viele datenrechtliche Probleme. Mit ihnen lassen sich unter anderem dienstliche und private Fahrten automatisch trennen. So sind nur geschäftlich wirklich relevante Daten verfügbar. Mit diesem Wissen ist es möglich, die DSGVO auch tatsächlich einzuhalten. Unternehmen, die selbst nicht wissen, welche personenbezogene Daten sie gespeichert haben, riskieren eine teure Strafe für die Verletzung des Datenschutzes.

7. Echtzeit-Fahrzeugortung

Wer Firmenwagen per Fahrzeugortung überwacht, weiß viel über seine Arbeitnehmer. Fahrten, Routen, Arbeitsabläufe und Arbeitszeiten lassen sich so genau kontrollieren. Praktisch, aber in der Ausführung alles andere als unproblematisch. Denn bei der Fahrzeugortung von Firmenwagen muss klar vereinbart sein, welche Daten über den Mitarbeiter erfasst werden und wofür. Die Überwachung bedarf einer Einverständniserklärung, die freiwillig erfolgen muss. Zusätzlich ist der Betriebsrat über die Gespräche zu informieren. Bei möglichen Auswertungen sollte unter anderem beachtet werden, dass solche Auswertungen, die ausschließlich der persönlichen Überwachung von Beschäftigten dienen können – dazu zählen Aufzeichnung von Geschwindigkeit oder Fahrtunterbrechungen – technisch zu unterbinden sind.

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Überwachung ohne Wissen

Es gibt immer mal wieder Fälle, in denen eine Überwachung von Arbeitnehmer ohne deren Wissen stattfindet. Zuerst einmal: Eine Ortung ist grundsätzlich nur während der Arbeitszeit erlaubt. Steht der Firmenwagen gleichzeitig zur Privatnutzung zur Verfügung, sollte der Arbeitnehmer die Fahrzeugortung im Dienstwagen auf jeden Fall deaktivieren. Wer Personen dennoch ohne ihr Wissen und Zustimmung ortet, sollte mit Konsequenzen rechnen. Das Gesetz sieht von einer Ordnungswidrigkeit bis zur schweren Straftat ein breites Handlungsspektrum vor. Liegt eine Ordnungswidrigkeit vor, wird lediglich ein Bußgeld verhängt. Bei einer Straftat im Sinne des Datenschutzgesetzes drohen Verantwortlichen durchaus Freiheitsstrafen. Wer vor Fahrtbeginn diese Punkte beachtet, kann seine Flotte ohne Sorgen vor rechtlichen Konsequenzen auf die Straße schicken.

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