Fahrzeugüberwachung: Potenziale für die Flottenoptimierung

Mit einem Blick auf Smartphone oder Laptop sehen, wo sich ein Fahrzeug aus der Flotte gerade befindet und wann es am Ziel eintrifft: Die Fahrzeugüberwachung ermöglicht dies und bietet viele weitere Potenziale. Sie ist damit ein integraler Bestandteil eines effizienten Fuhrparkmanagements sowie hilft dabei, die Kundenzufriedenheit zu steigern und Prozesse zu optimieren.

Wie funktioniert die Fuhrparküberwachung?

Die Fahrzeugüberwachung erlaubt es, in Echtzeit auf die Bewegungsdaten der Flotte zugreifen zu können. Die Daten werden per GPS (Global Positioning System) an ein zentrales System gesendet, können dort abgerufen, analysiert, weitergeleitet und gespeichert werden. GPS wurde in den 1970er-Jahren vom US-Verteidigungsministerium entwickelt. Das System basiert auf Satelliten, die permanent ihre Position senden. Anhand dieser Daten wird der aktuelle Standort des Fahrzeugs ermittelt und nicht nur dieser: Auch die Fahrtrichtung und die Geschwindigkeit lassen sich eindeutig bestimmen. Die satellitengestützte Positionsbestimmung ist im Alltag bekannt und bewährt. Auf ihr basieren Navigationssysteme und Kartensoftware, Funktionen wie die Handy- oder Haustierortung.

Welche Potenziale bietet die Flottenüberwachung?

Für die Flottenüberwachung wird ein GPS-Sender im Fahrzeug verbaut. Die Systeme sind mittlerweile so klein, dass sie kaum Platz einnehmen. Oftmals werden sie unsichtbar im Cockpit verbaut. Wichtig für die Installation ist lediglich, dass der Kontakt zu den Satelliten zu jeder Zeit gewährleistet ist. Leistungsstarke Sender ermöglichen dies auch bei einer Montage im Fahrzeuginneren.

Der GPS-Sender übermittelt permanent Daten in Echtzeit über eine SIM-Karte an die zentrale Fuhrparkmanagmentsoftware. So erkennt einerseits der/die Fuhrparkleiter/-in, wo welche Fahrzeuge gerade unterwegs sind. Die Informationen lassen sich für Analysen und Prüfungen heranziehen, etwa wenn es darum geht, Kostentreiber aufzudecken. Darüber hinaus lässt sich ein digitales Fahrtenbuch praktisch automatisch anlegen. Dieses dient der Vorlage beim Finanzamt, sofern die Ein-Prozent-Regel nicht angewendet wird. Andererseits fließen die Daten in Kundensysteme ein, die so zum Beispiel abrufen können, wann Lieferanten oder Boten eintreffen.

Welche Vorteile hat die Fuhrparkoptimierung durch eine Fahrzeugüberwachung?

Der Fuhrpark ist in vielen Unternehmen ein Posten, der hohe Kosten nach sich zieht. Sie zu senken erhöht die Liquidität und steigert die Wettbewerbsfähigkeit. Es ist daher wesentlich, sämtliche Posten aufzudecken, die monetäre Auswirkungen haben – und das sind praktisch alle. Fahrzeuge benötigen Sprit, verursachen Wartungs-, Inspektions- und Reparaturkosten. Dazu kommen Verschleiß und Wertverlust. Ein weiterer Kostenfaktor ist das Personal. Dabei ist das Ziel einer Fuhrparküberwachung nicht, Löhne einzusparen, sondern die verfügbaren Mitarbeiter effizienter einzusetzen. Das erfordert die Optimierung von Routen, Lenk- und Arbeitszeiten. Diese verrät das GPS-System automatisch und damit ohne die Gefahr menschlicher Fehler.

1. Manuelle Arbeit eliminieren

Die manuelle Erfassung sämtlicher Daten ist nicht nur zeitaufwendig. Sie birgt auch eine hohe Fehleranfälligkeit. Beispiel Fahrtenbuch: Einträge per Hand oder per Excel-Liste sind zwar möglich, kosten jedoch täglich Zeit. Vergessene Einträge und nicht exakte Kilometerangaben werden vom Finanzamt nicht akzeptiert. Dies fordert lückenlose Einträge, die durch das GPS Fleet Management gewährleistet sind.

2. Fuhrparauslastung optimieren

Die Analyse der Bewegungsdaten deckt etwa unnötige Umwege, zu lange Fahrzeiten oder Unfallschwerpunkte auf. Nur wenn die Fuhrparkverwaltung darüber Bescheid weiß, kann es Maßnahmen ergreifen. Die Fahrzeugüberwachung ist folglich unverzichtbar für die Flottenoptimierung. GPS-Systeme informieren zudem den Fahrer direkt über Hindernisse wie Staugefahr sowie gesperrte Strecken und verrät mögliche Abkürzungen.

3. Kosten reduzieren

Insgesamt lassen sich so hohe Kosten einsparen. Kürzere und effektivere Routen sparen Kraftstoff und beschleunigen die Prozesse. Sind Fahrer schneller beim Kunden, bedienen sie mehr Aufträge an einem Tag – mit direkten monetären Folgen. Auch indirekt nützt die Flottenüberwachung. So steigert Transparenz hinsichtlich Ankunftszeit und eventueller Verspätungen die Kundenzufriedenheit und in der Folge die Kundenbindung. Umgekehrt können unzuverlässige Zeitvorgaben Kunden und Partner so verärgern, dass sie die Konkurrenz aufsuchen.

4. Mitarbeiter zufrieden stellen

Werden Mitarbeiter optimal eingeplant, Ruhezeiten eingehalten und Routen so geplant, dass sie innerhalb einer vernünftigen Zeit abgefahren werden können, zeigt sich die Belegschaft zufriedener und motivierter. Letztendlich sinkt die Unfallhäufigkeit, etwa weil Strecken nicht mehr unter Zeitdruck gefahren werden.

Fazit: Fuhrpark Optimierung durch Fahrzeugüberwachung – Kostensenker mit hohen Potenzialen

Das GPS Fleet Management verbessert Prozesse im Fuhrpark, hilft dabei, Kosten zu sparen und die Zufriedenheit von Mitarbeitern, Kunden und Partnern zu erhöhen. Die Aufwendungen für die Installation und Einführung der dazugehörigen Fuhrparkmanagementsoftware amortisieren sich schnell. Nicht zu vergessen ist die rechtliche Seite: Werden Fahrzeuge per GPS überwacht, müssen die Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachtet werden. Sie umfasst etwa die Notwendigkeit der Einwillung zur Fahrzeugüberwachung, den Umgang mit Privatfahren sowie Fristen zur Datenlöschung.

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