- Oktober 5, 2020
- Lesedauer: 3 Minuten
Es ist zwar aufwändiger ein Fahrtenbuch zu führen – aber in vielen Fällen lässt sich damit auch Geld sparen. Was Sie bei der Umstellung in Ihrem Fuhrpark beachten müssen, lesen Sie hier.
1-% oder Fahrtenbuch?
Entschließt sich ein Unternehmen zum Wechsel zu einem Fahrtenbuch, stecken finanzielle Vorteile hinter dieser Entscheidung. Denn im Vergleich zur Ein-Prozent-Methode können die Fahrer in der Praxis durch das Fahrtenbuchführen meist mehr Steuern sparen.
Und zwar unter folgenden Voraussetzungen:
- Bei einem einen hohen Bruttolistenpreis.
- Bei Kauf eines gebrauchten Autos.
- Bei fast ausschließlicher Nutzung für berufliche Zwecke
Der Wechsel zum Fahrtenbuch
Wie ein Unternehmen bei Poolfahrzeugen steuerlich die richtige Entscheidung trifft, hängt entscheidend davon ab, ob die private Nutzung überhaupt erlaubt werden soll – oder ob sie in dem Fuhrpark praktikabel ist.
Die 1-%-Methode ist meist nur dann günstiger, wenn die Mitarbeiter den Firmenwagen in großem Umfang privat nutzen. Bei einem gemeinschaftlich genutzten Fahrzeug ist dies fast nie der Fall. Entscheidet sich der Arbeitgeber gegen ein privates Nutzungsverbot, rechnet es sich also in den meisten Fällen, Fahrtenbuch zu führen. Das gilt speziell, wenn das betreffende Auto dann auch noch ein Gebrauchtwagen oder bereits abgeschrieben ist. Um den Aufwand gering zu halten und die Lückenlosigkeit zu gewährleisten, sind elektronische Fahrtenbücher die beste Alternative. Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer können den Vorteil des individuellen Nachweises nutzen und sind steuerlich auf der sicheren Seite. So ist die Aufzeichnung direkt mit an Bord – unabhängig davon, wer das Auto fährt.
Wechsel nur in Ausnahmen möglich
Während des laufenden Kalenderjahres ist kein Wechsel zwischen Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regel möglich. Nur bei Kauf eines neuen Firmenwagens im Kalenderjahr wäre der Wechsel ohne weiteres möglich. Ansonsten darf nur zum neuen Jahr gewechselt werden.
Fahrtenbuch führen – die Regeln
Wer sich für ein Fahrtenbuch entschieden hat, unterliegt strikten gesetzlichen Grundlagen. So wird die Besteuerung des geldwerten Vorteils durch einen Firmenwagen durch das Einkommensteuergesetz festgelegt (§ 6 Abs. 4 Satz 2 EstG und § 8 Abs. 2 Satz 2 EstG). Aber auch die Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) R 8.1 enthalten Vorschriften zur ordnungsmäßigen Form und Dokumentation eines Fahrtenbuchs. So muss man nicht nur Angaben zu den einzelnen Fahrten machen, sondern diese auch unterscheiden. Dabei geht es um:
- Betriebliche Fahrten
- Private Fahrten
- Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz
- Familienheimfahrten (bei Zweitwohnsitz)
Anforderungen an Betriebsfahrten
- Art der Fahrt: Geschäftliche, private oder Mischfahrt
- Start und Ziel mit Adressangaben
- Name des Fahrers und Datum
- Exakte Kilometerstände
- Zweck der Fahrt
- Bei Privatfahrten reichen nur Kilometerangaben
Fahrtenbücher müssen vor Manipulation sicher sein
Vor langer Zeit war es leicht, Fahrtenbücher mit simplen Mitteln zu manipulieren. Damit ist seit langem Schluss. Handschriftliche Fahrtenbücher müssen in gebundener Form und lückenlos geführt werden. Jede Fahrt ist direkt nach Abschluss im Fahrtenbuch einzutragen. Elektronische Fahrtenbücher wiederum sollen so programmiert sein, dass ebenfalls keine Manipulationen möglich sind. Kurzum: Handschriftliche und elektronische Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt – Excel-Fahrtenbücher nicht. Wenn das Fahrtenbuch verloren geht oder unvollständig ist, stellt das Finanzamt zur Versteuerung automatisch auf die Ein-Prozent-Regel um.
Einfach und effizient –Elektronische Fahrtenbücher
Mit einem zertifizierten und vom Finanzamt anerkannten elektronischen Fahrtenbuch geht alles wie von Zauberhand. In der Regel werden Start, Ziel, Datum, Uhrzeit und Kilometerstand automatisch erfasst, automatisch gespeichert und gemäß GoBD 10 Jahre aufbewahrt. Dank einfacher Export-Funktionen können die Daten einfach und schnell an das Finanzamt übermittelt werden.
Für die Fahrer bedeutet ein elektronisches Fahrtenbuch auch eine Zeitersparnis. Mussten früher die manuellen Fahrtenbücher bei gemeinschaftlichen Fahrzeugen weitergegeben werden, lösen digitale Fahrtenbücher den Zettelkram ab.
Diese E-Fahrtenbücher gibt es:
- Festinstallierte Fahrtenbücher bieten immer mehr Automobilhersteller an. Die können bei einem Wechsel des Fahrzeugs allerdings nicht mitgenommen werden.
- Fahrtenbuch-Apps protokollieren alle Fahrten und übermitteln die Daten an eine Computer-Software, wo der Nutzer das Fahrtenbuch selbst erstellt.
- Fahrtenbuch-Stecker wiederum werden in der OBD Bordsteckdose im Fußraum des Fahrzeugs angebracht und zeichnen alle Fahrten automatisch auf. Dank der integrierten Sim-Karte können die Daten direkt auf einem Server des Dienstleisters abgespeichert werden. Über eine App oder am PC lassen sich die Daten vervollständigen und für das Finanzamt als PDF-Datei exportieren.
Weitere Artikel zum Fahrtenbuch
- Datenschutz bei digitalen Fahrtenbüchern
- Urlaub mit dem Fahrtenbuch
- Die Fahrt zum Arzt steuerlich geltend machen
- Fahrtenbuch mit dem Motorrad
- Firmenwagenversteuerung Vergleichsrechnung
- Fahrtenbuch in der Schweiz
- Bußgelder auf Dienstreisen vermeiden: A1 Bescheinigung
- Arbeitsweg
- Fehlerfreies Fahrtenbuch: Was bei der Steuerprüfung zählt
- Privates Nutzungsverbot
