Was ist ein Fahrtenbuchschreiber?

LKW-FahrerkabineDer Fahrtenbuchschreiber wird auch als Tachograph bzw. EG-Kontrollgerät bezeichnet. Dabei handelt es sich um einen Tachometer mit angeschlossenem Messschreiber. An erster Stelle wird ein Fahrtenbuchschreiber dazu verwendet die Lenk- und Ruhezeiten sowie die Lenkzeitunterbrechungen bei Berufskraftfahrten aufzuzeichnen. Zusätzlich werden die zurückgelegten Kilometer sowie die gefahrene Geschwindigkeit erfasst. Bei der Erfassung der Daten muss zwischen einem analogen und digitalen Fahrtenbuchschreiber unterschieden werden.

Digitaler Fahrtenbuchschreiber

Seit dem 1. Mai 2006 ist ist ein digitaler Fahrtenbuchschreiber in allen Fahrzeugen gesetzlich vorgeschrieben, welche ein zulässiges Gesamtgewicht von 3,5 Tonnen überschreiten und gleichzeitig für die gewerbliche Beförderung von Personen oder Gütern eingesetzt werden. Nicht nur LKWs müssen mit einem Fahrtenbuchschreiber ausgestattet werden. Die gesetzliche Vorgabe gilt auch bei PKWs mit Anhängern, bei denen die Kombination aus Fahrzeug und Anhänger die zulässige Höchstmasse überschreitet. Dabei werden die Gewichtsangaben aus den Fahrzeugpapieren entnommen und aufaddiert. Für alle Fahrzeuge oder Fahrzeugkombinationen, die die zulässige Höchstmasse überschreiten, gilt zudem auch eine Nachrüstpflicht. Vor allem bei PKWs ist eine stationäre Installation des Kontrollgeräts aus technischen Gründen oft nicht möglich. In diesem Fall ist die Nachrüstung des Fahrtenbuchschreibers durch eine Adapterlösung vorgeschrieben.

Ein digitalter Fahrtenbuchschreiber im LKWWerden mittels digitalen Fahrtenbuchschreiber die Lenk- und Ruhezeiten erfasst, ist dafür ein versiegeltes Speichermodul sowie eine digitale Fahrerkarte notwendig. Für 365 Tage im Jahr können auf dem Speichermodul die einzelnen Daten der Fahrten festgehalten werden. Die Fahrerkarte hingegen verfügt lediglich über eine Kapazität von 28 Tagen. Die EU-Kommission möchte durch diese Maßnahme Manipulationen bei der Angabe von Lenk- und Ruhezeiten sowie bei der Aufzeichnung von Geschwindigkeiten verhindern. Die Fahrerkarte ist personenbezogen und dient Beamten bei einer Verkehrskontrolle dazu, die gefahrenen Strecken und die damit verbundenen Daten des entsprechenden Fahrers auslesen und überprüfen zu können. Die personalisierte Chipkarte muss der Fahrer daher vor jeder Fahrt in den digitalen Fahrtenbuchschreiber einschieben.

Analoger Fahrtenbuchschreiber

Analoge Fahrtenbuchschreiber findet man in Fahrzeugen, die vor dem 1. Mai 2006 zugelassen wurden. Bei einem analogen Fahrtenbuchschreiber handelt es sich um eine Scheibe aus Papier, die auch als Tachoscheibe bezeichnet wird. Die Tachoscheibe dient genau wie der digitale Fahrtenbuchschreiber dazu, die Lenkzeitunterbrechungen, Lenk- und Ruhezeiten, sowie Geschwindigkeiten und Kilometerstände festzuhalten. Dabei wird das Ausfüllen der Tachoscheibe von einem Tachographen übernommen, wobei der Fahrer Daten wie den Abfahrts- und Ankunftsort, die Kilometerstände und den eigenen Namen bei Start und Ankunft händisch ergänzen müssen. Bei der manuellen Variante muss der Fahrer zudem selbst die Lenkzeiten dokumentieren, wohingegen bei der automatischen Variante des analogen Fahrtenbuchschreibers das Gerät dies anhand der Geschwindigkeit eigenständig dokumentiert.

Ein Beleg eines analogen FahrtenbuchschreibersUm die Funktionalität des analogen Tachographen zu gewährleisten, muss der Tachograph regelmäßig kontrolliert und geeicht werden. Es ist gesetzlich vorgeschrieben alle zwei Jahre eine Eichung vorzunehmen. Die Mitführungspflicht der Tachoscheiben und Belege im Fahrzeug, sowie die Speicherungspflicht der Fahrten auf der digitalen Fahrerkarte beträgt 28 Kalendertage plus des laufenden Tages. 

Kann der Fahrzeugführer für einen oder mehrere der 28 Kalendertage aufgrund von Krankheit, Urlaub oder sonstigen Gründen keine Tätigkeitsnachweise vorlegen, muss er im Kontrollfall eine Bescheinigung über die berücksichtigungsfreien Tage vorlegen. Die Bescheinigung muss sich der Fahrer vom Arbeitgeber beziehungsweise dem Fuhrparkleiter schriftlich ausstellen und unterschreiben lassen. Die selbstständige Ausstellung durch den Fahrer ist verboten. Diese Regelung gilt bei analogen sowie digitalen Kontrollgeräten.

Analoger vs Digitaler Fahrtenbuchschreiber

Der Vorteil eines digitalen Fahrtenschreibers gegenüber der analogen Variante liegt auf der Hand. Dadurch, dass die Daten elektronisch auf der Fahrerkarte personalisiert gespeichert werden und nicht mehr analog auf der Tachoscheibe festgehalten werden müssen, wird dem Fahrer die Schreibarbeit erspart. Zudem können die Daten durch die Personalisierung einem bestimmten Fahrer zugeordnet werden. Generell wird durch die Verwendung eines digitalen Fahrtenbuchschreibers eine Manipulation der Daten erschwert.

Denn egal ob analoger oder digitaler Fahrtenbuchschreiber, wird dieser manipuliert, werden im Regelfall sowohl gegen den Fahrer als auch gegen den Unternehmer Ermittlungen eingeleitet. Der Tatvorwurf kann Fälschung von Daten oder auch Urkundenfälschung lauten. Es kann je nach Tatbestand neben Geldbußen sogar eine Freiheitsstrafe drohen.

Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht

In der Fahrpersonalverordnung (FPersV) ist festgehalten, für welche Fahrzeuge oder Gespanne eine Ausnahme von der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht besteht. Ob die Verordnung speziell bei  Ihrem Fahrzeug greift oder nicht können Sie entsprechend der FPersV entnehmen.

Was ist ein Fahrtenbuch?

Das Führen eines Fahrtenbuches kann unterschiedliche Gründe haben. Zum einen kann es sich dabei um innerbetriebliche Gründe handeln. Unternehmen, die über einen großen Fuhrpark verfügen, könnte es zum Beispiel interessieren, welche Abteilung welche Fahrzeuge nutzt oder für welche Fahrten ein bestimmtes Fahrzeug verwendet wird. Werden die firmeneigenen Fahrzeuge den Mitarbeitern auch für private Zwecke zur Verfügung gestellt, kann das Führen eines Fahrtenbuches auch externe Gründe haben. In diesem Fall muss nachvollziehbar sein, ob es sich bei den einzelnen Fahrten, die der jeweilige Mitarbeiter unternimmt, um betrieblich bedingte oder private Fahrten handelt. Diese Unterteilung ist aus steuerrechtlichen Gründen notwendig. Das Fahrtenbuch dient dabei als Nachweis gegenüber dem  Finanzamt und ermöglicht die Aufteilung der tatsächlichen Kosten entsprechend der verschiedenen Nutzungen. Diese Aufteilung ist zwingend notwendig, da die Privatnutzung der Firmenwagen von den Behörden als eine Zusatzleistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer verstanden wird. Der sogenannte geldwerte Vorteil muss versteuert werden.

Ein FahrtenbuchEine generelle Führungspflicht des Fahrtenbuchs besteht allerdings nicht. Darf ein Mitarbeiter einen Firmenwagen auch für Privatfahrten nutzen, kann er selbst entscheiden, ob er die Privatfahrten nach der 1%-Methode oder der Fahrtenbuchmethode versteuern möchte. Bei der 1%-Methode muss 1% des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Monat versteuert werden. Nur bei einem gravierenden Verstoß gegen die Straßenverkehrsordnung kann sich der Gesetzgeber vorbehalten dem Fahrer eine Fahrtenbuchauflage aufzuzwingen. Diese verpflichtet den Fahrer dazu Rechenschaft über seine getätigten Fahrten abzulegen.
Ein lücken- beziehungsweise fehlerhaftes oder nachträglich verändertes Fahrtenbuch kann vom Finanzamt abgelehnt werden. Wird das Fahrtenbuch als ungültig eingestuft, wird ebenfalls die 1%-Methode angewendet.

Um das zu vermeiden, sollten im Fahrtenbuch unbedingt folgende Daten festgehalten werden:

  • Zweck der Fahrt (z.B. Besuch eines Geschäftspartners)
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
  • Datum der Fahrt
  • Genaue Adresse des Start- und Zielortes

Bei Privatfahrten ist eine Angabe der Kilometerstände ausreichend. Für den Arbeitsweg muss zudem der Zweck der Fahrt vermerkt werden. Wer in Sachen Fahrtenbuch auf der rechtssicheren Seite sein möchte sollte sich zudem überlegen ein elektronisches Fahrtenbuch anzuschaffen. Die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs erspart Schreibarbeit und ermöglicht dem Nutzer je nach Anbieter einen finanzamtkonformen Export der automatisch erfassten Daten.

Fahrtenbuchschreiber vs. Fahrtenbuch

Der Fahrtenbuchschreiber und das Fahrtenbuch weisen viele Ähnlichkeiten auf. Beide “Bücher” dienen der Erfassung von Daten. So werden die Kilometerstände, der Abfahrts- und Zielort und das Datum sowohl vom Fahrtenbuch als auch vom Fahrtenbuchschreiber erfasst.

Trotz der offensichtlichen Gemeinsamkeiten liegt der entscheidende Unterschied der beiden “Bücher” in ihrem Zweck. Während der Fahrtenbuchschreiber in erster Linie bei der Einhaltung und Überprüfung der Lenk- und Ruhezeiten zum Einsatz kommt, dient ein Fahrtenbuch primär dazu die getätigten Fahrten in Privat- und Betriebsfahrten unterscheiden zu können.

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