Fahrtenschreiber

Was ist ein Fahrtenschreiber?

Der Fahrtenschreiber wird auch als Tachograph bzw. EG-Kontrollgerät bezeichnet. Dabei handelt es sich um einen Tachometer mit angeschlossenem Messschreiber. An erster Stelle wird ein Fahrtenschreiber dazu verwendet die Lenk- und Ruhezeiten sowie die Lenkzeitunterbrechungen bei Berufskraftfahrten aufzuzeichnen. Zusätzlich werden die zurückgelegten Kilometer sowie die gefahrene Geschwindigkeit erfasst. Bei der Erfassung der Daten muss zwischen einem analogen und digitalen Fahrtenschreiber unterschieden werden.

Digitaler Fahrtenschreiber

Seit dem 1. Mai 2006 ist ist ein digitaler Fahrtenschreiber in allen Fahrzeugen gesetzlich vorgeschrieben, welche ein zulässiges Gesamtgewicht von 3,5 Tonnen überschreiten und gleichzeitig für die gewerbliche Beförderung von Personen oder Gütern eingesetzt werden. Nicht nur LKWs müssen mit einem Fahrtenschreiber ausgestattet werden. Die gesetzliche Vorgabe gilt auch bei PKWs mit Anhängern, bei denen die Kombination aus Fahrzeug und Anhänger die zulässige Höchstmasse überschreitet. Dabei werden die Gewichtsangaben aus den Fahrzeugpapieren entnommen und aufaddiert. Für alle Fahrzeuge oder Fahrzeugkombinationen, die die zulässige Höchstmasse überschreiten, gilt zudem auch eine Nachrüstpflicht. Vor allem bei PKWs ist eine stationäre Installation des Kontrollgeräts aus technischen Gründen oft nicht möglich. In diesem Fall ist die Nachrüstung des Fahrtenschreibers durch eine Adapterlösung vorgeschrieben.

Werden mittels digitalen Fahrtenschreiber die Lenk- und Ruhezeiten erfasst, ist dafür ein versiegeltes Speichermodul sowie eine digitale Fahrerkarte notwendig. Für 365 Tage im Jahr können auf dem Speichermodul die einzelnen Daten der Fahrten festgehalten werden. Die Fahrerkarte hingegen verfügt lediglich über eine Kapazität von 28 Tagen. Die EU-Kommission möchte durch diese Maßnahme Manipulationen bei der Angabe von Lenk- und Ruhezeiten sowie bei der Aufzeichnung von Geschwindigkeiten verhindern. Die Fahrerkarte ist personenbezogen und dient Beamten bei einer Verkehrskontrolle dazu, die gefahrenen Strecken und die damit verbundenen Daten des entsprechenden Fahrers auslesen und überprüfen zu können. Die personalisierte Chipkarte muss der Fahrer daher vor jeder Fahrt in den digitalen Fahrtenschreiber einschieben.

Neuregelung ab 2019

Im Juni 2019 wurden die Vorschriften gesetzlich ausgeweitet: Lastkraftwagen, die ab diesem Datum zugelassen wurden, müssen mit einer neuen Generation digitaler Fahrtenschreiber ausgerüstet werden. Diese GPS Fahrtenschreiber sind unter anderem mit GPS-Positionsbestimmung und weitere Telematik-Dienste ausgerüstet. Daraus ergeben sich zahlreiche neue Anwendungsgebiete und Optimierungspotenziale für den Fuhrpark. So lässt sich dank GPS in Echtzeit erkennen, wo das Fahrzeug sich gerade befindet.

Hinweis: Ab Sommer 2023 wird die aktuelle Version des digitalen Fahrtenschreibers, die seit Juni 2019 in Neufahrzeuge eingebaut wird, durch eine Nachfolgeversion ersetzt. Hierbei handelt es sich um Version 2 der 2. Generation digitaler Tachos. Sie müssen u.a. zusätzliche Ortspunkte bei jeder Grenzüberfahrt und bei jeder Be- oder Entladung speichern können.

Auch die Nachrüstpflichten wurden verkürzt: Bis Januar 2025 müssen alle grenzüberschreitend eingesetzten Fahrzeuge, die mit einem alten Fahrtenschreiber der 1. Generation ausgestattet sind, auf den neuen digitalen Fahrtenschreiber umgerüstet worden sein.

Wozu dient ein digitaler Fahrtenschreiber?

Ein Fahrtenschreiber war ursprünglich vor allem für die Kontrolle der Lenk- und Ruhezeiten vorgesehen. Mit der neuen Gerätegeneration hat sich das geändert. Das Fahrzeug lässt sich über ein entsprechendes digitales Kontrollgerät aus der Ferne überprüfen, zum Beispiel für Verkehrskontrollen. Über Funk werden bestimmte Daten an Kontrollbeamte oder Infrastrukturüberwachungssysteme wie Schilderbrücken übermittelt. Nur bei Auffälligkeiten erfolgt eine tatsächliche Kontrolle. Das spart Zeit – den Behörden ebenso wie dem Fahrer und somit dem Fuhrparkunternehmen. Fehlverhalten kann einfacher geahndet werden, Fahrer, die sich nichts zuschulden kommen lassen, werden erst gar nicht kontrolliert.

Darüber hinaus lassen sich die aufgezeichneten Daten für die Analyse und Optimierung der Einsatzplanung verwenden. Fuhrparkleiter sehen in einem angeschlossenen System auf einen Blick, wo sich das Fahrzeug gerade befindet und können Kunden oder Partner über die voraussichtliche Ankunftszeit sehr exakt informieren. Diese sind somit in der Lage, etwa die eigene Personalplanung effektiv darauf abzustimmen.

Digitaler Fahrtenschreiber – Vorschriften

Mit der Einführung digitaler Tachografen wurde eine Reihe von Vorschriften erlassen, die den Gebrauch und die Datenspeicherung regeln. Die entsprechenden Verordnungen finden sich detailliert im Bundesgesetzblatt 2005, Teil I Nr.40. Sie betreffen unter anderem die Art der aufgezeichneten Daten. Auch in welchen Abständen man den digitalen Fahrtenschreiber auslesen beziehungsweise die Daten herunterladen muss ist geregelt; ebenso die maximale Dauer der Aufbewahrung (zwei Jahre).

Digitale Fahrtenschreiber auslesen: VDO Fahrtenschreiber und Co.

Die auf dem Fahrtenspeicher-Chip gespeicherten Daten müssen alle drei Monate ausgelesen und archiviert und auf mögliche Verstöße geprüft werden. Dazu stehen verschiedene Systeme zur Verfügung. Für bekannteste Ausführungen wie den VDO Fahrtenschreiber existieren verschiedene Lösungen zum Auslesen: Die mit Abstand komfortabelste ist der Remote-Download. So gelangen die Daten automatisch in das stationäre System im Unternehmen – weder Fahrer noch Fuhrparkleiter müssen dazu etwas unternehmen. Das minimiert Fehler und unterstützt eine rechtskonforme Nutzung.

Über einen Download-Key lassen sich die Daten ohne Aufwand herunterladen und auf einem handlichen Stick speichern. Von dort aus werden sie in die Flottenmanagementsoftware geladen und weiterverarbeitet beziehungsweise archiviert.

Analoger Fahrtenschreiber

Analoge Fahrtenschreiber findet man in Fahrzeugen, die vor dem 1. Mai 2006 zugelassen wurden. Bei einem analogen Fahrtenschreiber handelt es sich um eine Scheibe aus Papier, die auch als Tachoscheibe bezeichnet wird. Die Tachoscheibe dient genau wie der digitale Fahrtenschreiber dazu, die Lenkzeitunterbrechungen, Lenk- und Ruhezeiten, sowie Geschwindigkeiten und Kilometerstände festzuhalten. Dabei wird das Ausfüllen der Tachoscheibe von einem Tachographen übernommen, wobei der Fahrer Daten wie den Abfahrts- und Ankunftsort, die Kilometerstände und den eigenen Namen bei Start und Ankunft händisch ergänzen müssen. Bei der manuellen Variante muss der Fahrer zudem selbst die Lenkzeiten dokumentieren, wohingegen bei der automatischen Variante des analogen Fahrtenschreibers das Gerät dies anhand der Geschwindigkeit eigenständig dokumentiert.

Um die Funktionalität des analogen Tachographen zu gewährleisten, muss der Tachograph regelmäßig kontrolliert und geeicht werden. Es ist gesetzlich vorgeschrieben alle zwei Jahre eine Eichung vorzunehmen. Die Mitführungspflicht der Tachoscheiben und Belege im Fahrzeug, sowie die Speicherungspflicht der Fahrten auf der digitalen Fahrerkarte beträgt 28 Kalendertage plus des laufenden Tages.

Kann der Fahrzeugführer für einen oder mehrere der 28 Kalendertage aufgrund von Krankheit, Urlaub oder sonstigen Gründen keine Tätigkeitsnachweise vorlegen, muss er im Kontrollfall eine Bescheinigung über die berücksichtigungsfreien Tage vorlegen. Die Bescheinigung muss sich der Fahrer vom Arbeitgeber beziehungsweise dem Fuhrparkleiter schriftlich ausstellen und unterschreiben lassen. Die selbstständige Ausstellung durch den Fahrer ist verboten. Diese Regelung gilt bei analogen sowie digitalen Kontrollgeräten.

Analoger vs. digitaler Fahrtenschreiber

Der Vorteil eines digitalen Fahrtenschreibers gegenüber der analogen Variante liegt auf der Hand. Dadurch, dass die Daten elektronisch auf der Fahrerkarte personalisiert gespeichert werden und nicht mehr analog auf der Tachoscheibe festgehalten werden müssen, wird dem Fahrer die Schreibarbeit erspart. Zudem können die Daten durch die Personalisierung einem bestimmten Fahrer zugeordnet werden. Generell wird durch die Verwendung eines digitalen Fahrtenschreibers eine Manipulation der Daten erschwert.

Denn egal ob analoger oder digitaler Fahrtenschreiber, wird dieser manipuliert, werden im Regelfall sowohl gegen den Fahrer als auch gegen den Unternehmer Ermittlungen eingeleitet. Der Tatvorwurf kann Fälschung von Daten oder auch Urkundenfälschung lauten. Es kann je nach Tatbestand neben Geldbußen sogar eine Freiheitsstrafe drohen.

Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht

In der Fahrpersonalverordnung (FPersV) ist festgehalten, für welche Fahrzeuge oder Gespanne eine Ausnahme von der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht besteht. Ob die Verordnung speziell bei Ihrem Fahrzeug greift oder nicht können Sie entsprechend der FPersV entnehmen.

Was ist ein Fahrtenbuch?

Das Führen eines Fahrtenbuches kann unterschiedliche Gründe haben. Zum einen kann es sich dabei um innerbetriebliche Gründe handeln. Unternehmen, die über einen großen Fuhrpark verfügen, könnte es zum Beispiel interessieren, welche Abteilung welche Fahrzeuge nutzt oder für welche Fahrten ein bestimmtes Fahrzeug verwendet wird. Werden die firmeneigenen Fahrzeuge den Mitarbeitern auch für private Zwecke zur Verfügung gestellt, kann das Führen eines Fahrtenbuches auch externe Gründe haben. In diesem Fall muss nachvollziehbar sein, ob es sich bei den einzelnen Fahrten, die der jeweilige Mitarbeiter unternimmt, um betrieblich bedingte oder private Fahrten handelt. Diese Unterteilung ist aus steuerrechtlichen Gründen notwendig. Das Fahrtenbuch dient dabei als Nachweis gegenüber dem Finanzamt und ermöglicht die Aufteilung der tatsächlichen Kosten entsprechend der verschiedenen Nutzungen. Diese Aufteilung ist zwingend notwendig, da die Privatnutzung der Firmenwagen von den Behörden als eine Zusatzleistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer verstanden wird. Der sogenannte geldwerte Vorteil muss versteuert werden.

Eine generelle Führungspflicht des Fahrtenbuchs besteht allerdings nicht. Darf ein Mitarbeiter einen Firmenwagen auch für Privatfahrten nutzen, kann er selbst entscheiden, ob er die Privatfahrten nach der 1%-Methode oder der Fahrtenbuchmethode versteuern möchte. Bei der 1%-Methode muss 1% des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Monat versteuert werden. Nur bei einem gravierenden Verstoß gegen die Straßenverkehrsordnung kann sich der Gesetzgeber vorbehalten dem Fahrer eine Fahrtenbuchauflage aufzuzwingen. Diese verpflichtet den Fahrer dazu Rechenschaft über seine getätigten Fahrten abzulegen.
Ein lücken- beziehungsweise fehlerhaftes oder nachträglich verändertes Fahrtenbuch kann vom Finanzamt abgelehnt werden. Wird das Fahrtenbuch als ungültig eingestuft, wird ebenfalls die 1%-Methode angewendet.

Um das zu vermeiden, sollten im Fahrtenbuch unbedingt folgende Daten festgehalten werden:

Zweck der Fahrt (z.B. Besuch eines Geschäftspartners)
Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
Datum der Fahrt
Genaue Adresse des Start- und Zielortes

Bei Privatfahrten ist eine Angabe der Kilometerstände ausreichend. Für den Arbeitsweg muss zudem der Zweck der Fahrt vermerkt werden. Wer in Sachen Fahrtenbuch auf der rechtssicheren Seite sein möchte sollte sich zudem überlegen ein elektronisches Fahrtenbuch anzuschaffen. Die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs erspart Schreibarbeit und ermöglicht dem Nutzer je nach Anbieter einen finanzamtkonformen Export der automatisch erfassten Daten.