So vermeiden Sie hohe Bußgelder auf Dienstreisen

Seit dem Jahr 2010 sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, dienstreisenden Mitarbeitern eine A1 Bescheinigung mitzugeben. Diese ist quasi ein Entsendungsschreiben, im Juristendeutsch auch Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften genannt. Der Grundgedanke ist, dass die Beitragszahlung in ein ausländisches Sozialversicherungssystems verhindert wird. Wer nämlich in einem anderen EU-Land arbeitet – z. B. im Rahmen von geschäftlichen Fahrten – müsste dort theoretisch auch Versicherung zahlen. Mit der A1 Bescheinigung bei Dienstreisen bestätigt der Sozialversicherungsträger, dass der Arbeitnehmer für den Zeitraum seiner Tätigkeit tatsächlich im Heimatland abgesichert ist. Somit können doppelte Abgaben vermieden werden. Lange Zeit wurden solche Papiere kaum überprüft. In den letzten Jahren kommt es allerdings häufig zu Kontrollen und es wurden hohe Bußgelder erhoben. Die A1 Bescheinigung zu beantragen ist vergleichsweise einfach und sollte kein Hindernis sein, um solchen Strafen im Ausland auszuweichen.

Ohne A1 Bescheinigung unterwegs? Das können die Folgen sein

Mittlerweile wird vor allem in Österreich und Frankreich relativ häufig auf A1 Bescheinigungen kontrolliert. Auch die Schweiz und Rumänien haben nachgezogen. Immer mehr EU-Länder folgen, um sicher zu stellen, dass Personen, die in ihrem Land beruflich tätig sind, auch sozialversichert sind. Typisch ist es mittlerweile, auf Messegeländen nach den Dokumenten zu fragen. Zudem werden immer öfter Lkw-Fahrer angehalten und diesbezüglich kontrolliert. Wer das Papier nicht dabei hat, muss mit hohen Bußgeldern rechnen. Österreich verhängt derzeit satte Strafen zwischen 1.000 und 10.000 Euro. Bezahlen müssen sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen. In Frankreich wird der Fahrer mit einem Pauschalbetrag von 3.269 Euro zur Kasse gebeten. In anderen Staaten muss der Sozialversicherungsbeitrag pro Tag nachgezahlt werden, was u. U. ebenfalls sehr teuer werden kann.

A1 Bescheinigung Dienstreise: So beantragt man das Dokument

Die Beantragung der A1 Bescheinigung ist zunächst einmal Aufgabe des Arbeitgebers. Laut Art. 12 der EU-Verordnung muss das Schreiben für jede Entsendung vorliegen. Wo das Papier beantragt wird, hängt davon ab, wie der Mitarbeiter versichert ist. Wenn dieser Mitglied in einer gesetzlichen Krankenkasse ist – stellt diese den Entsendungsschein aus. Bei privat Versicherten muss die Bescheinigung über die Deutsche Rentenversicherung eingeholt werden. Wenn die Mitarbeiter nicht gesetzlich versichert und Teil einer berufsständischen Einrichtung sind (somit also keine Rentenbeiträge zahlen), ist die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen der erste Ansprechpartner. Eine Besonderheit stellen die Multi-State-Worker dar, also Personen, die nach Art. 14 EU-Verordnung über mehrere Tage im Monat hinweg in zwei oder mehr Mitgliedstaaten tätig sind. In diesem Fall ist die Beantragung einer dauerhaften A1 Bescheinigung über die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland möglich. Das nimmt dem Arbeitgeber viel Arbeit ab, da ansonsten für jede Dienstreise separat ein Antrag gestellt werden muss. Dies erfolgt im Übrigen seit 2019 ausschließlich elektronisch. Empfohlen werden kann dabei die Ausfüllhilfe sv.net sowie alle Lohnabrechnungsprogramme, in denen der Entsendungsschein integriert ist. Anträge in Papierform werden seit Juli 2019 nicht mehr akzeptiert.

Kurzfristig auf Dienstreise – was nun?

Es passiert immer wieder, dass kurzfristig eine Dienstreise ansteht und der A1 Schein einfach noch nicht da ist. Als Grundsatz gilt, dass die Renten- und Krankenkassen drei Arbeitstage Zeit haben, um das Dokument elektronisch an den Arbeitgeber zu verschicken. Das kann bisweilen jedoch zu spät sein. Eine Option ist es dann, die Kopie des Antrags mit auf Dienstreise zu geben. Auf dem Rechner wandelt man diesen einfach in ein PDF um und druckt die Entsendebescheinigung A1 einfach aus. Zumindest in Österreich und Frankreich – dort, wo vergleichsweise hohe Bußgelder erhoben werden – wird dieses Schreiben derzeit problemlos akzeptiert. Im Notfall reicht sogar ein Screenshot aus.

Was hat sich seit dem 1. Januar 2019 geändert?

Das Jahr 2019 stellt eine Zäsur in Bezug auf die A1 Bescheinigungen dar. In Deutschland konnten diese bis dahin klassisch in Papierform vom Arbeitgeber beantragt werden. Seit dem 1. Januar 2019 ist das aber nur noch elektronisch möglich. Diese Regelung wurde zu Beginn 2020 auf alle EU-Staaten ausgeweitet. Die digitale Speicherung der Scheine bedeutet einerseits eine deutliche Erleichterung, andererseits aber auch, dass jetzt besser kontrolliert werden kann. Und tatsächlich sind die Überprüfungen seit dem Umstieg auf das elektronische System gestiegen. Parallel dazu haben sich die Meldepflichten in vielen deutschen Nachbarländern verschärft, weswegen häufiger bei Fahrern nachgefragt wird. Für Unternehmen heißt das: Es muss eine Strategie entwickelt werden, mit der die A1 Bescheinigungen clever in den Firmenalltag integriert werden. Routine macht in diesem Fall den Meister.

Entsendebescheinigung A1 kurz zusammengefasst

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