- September 24, 2020
- Lesedauer: 3 Minuten
Seit dem Jahr 2010 sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, dienstreisenden Mitarbeitern eine A1 Bescheinigung mitzugeben. Diese ist quasi ein Entsendungsschreiben, im Juristendeutsch auch Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften genannt. Der Grundgedanke ist, dass die Beitragszahlung in ein ausländisches Sozialversicherungssystems verhindert wird. Wer nämlich in einem anderen EU-Land arbeitet – z. B. im Rahmen von geschäftlichen Fahrten – müsste dort theoretisch auch Versicherung zahlen. Mit der A1 Bescheinigung bei Dienstreisen bestätigt der Sozialversicherungsträger, dass der Arbeitnehmer für den Zeitraum seiner Tätigkeit tatsächlich im Heimatland abgesichert ist. Somit können doppelte Abgaben vermieden werden. Lange Zeit wurden solche Papiere kaum überprüft. In den letzten Jahren kommt es allerdings häufig zu Kontrollen und es wurden hohe Bußgelder erhoben. Die A1 Bescheinigung zu beantragen ist vergleichsweise einfach und sollte kein Hindernis sein, um solchen Strafen im Ausland auszuweichen.
Ohne A1 Bescheinigung unterwegs? Das können die Folgen sein
Mittlerweile wird vor allem in Österreich und Frankreich relativ häufig auf A1 Bescheinigungen kontrolliert. Auch die Schweiz und Rumänien haben nachgezogen. Immer mehr EU-Länder folgen, um sicher zu stellen, dass Personen, die in ihrem Land beruflich tätig sind, auch sozialversichert sind. Typisch ist es mittlerweile, auf Messegeländen nach den Dokumenten zu fragen. Zudem werden immer öfter Lkw-Fahrer angehalten und diesbezüglich kontrolliert. Wer das Papier nicht dabei hat, muss mit hohen Bußgeldern rechnen. Österreich verhängt derzeit satte Strafen zwischen 1.000 und 10.000 Euro. Bezahlen müssen sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen. In Frankreich wird der Fahrer mit einem Pauschalbetrag von 3.269 Euro zur Kasse gebeten. In anderen Staaten muss der Sozialversicherungsbeitrag pro Tag nachgezahlt werden, was u. U. ebenfalls sehr teuer werden kann.
Konsequenzen bei fehlender A1 Bescheinigung
Erwerbstätige Personen, die für einige Zeit im Ausland arbeiten, weisen mit einer sogenannten A1 Bescheinigung nach, welche Vorschriften im Hinblick auf das Sozialversicherungsrecht für sie gelten. Hierbei gilt dann entweder das Recht des Entsendestaates, also des Wohnstaates, oder aber das Recht des ausländischen Staates, in dem gearbeitet wird. Insofern gilt die A1 Bescheinigung als Nachweis, dass beispielsweise das Sozialversicherungsrecht des Entsendelandes auch bei Tätigkeit im Ausland weiter gilt. Das Vorhandensein und die Vorlage der A1 Bescheinigung ist pflichtig. Wenn die A1 Bescheinigung nämlich nicht vorgelegt werden kann, ist es möglich, dass der betreffende Beschäftigte die Arbeit sofort beenden muss, keinen Zutritt mehr zum Betrieb erhält, oder aber, dass entsprechende Bußgelder verhängt werden. Oftmals bedeutet keine A1 Bescheinigung Strafe.
Diese Strafen erwarten Sie
Ohne eine A1 Bescheinigung ist Strafe zumeist die Folge. Das bedeutet konkret, dass man bei Dienstreisen die erforderlichen Unterlagen und Bescheinigungen zur Hand haben sollte, die man dann auch entsprechend vorlegen kann. Diese Berechtigungen und Bescheinigungen sind beim Arbeiten im Ausland pflichtig. Befindet man sich auf einer Dienstreise und hat keinerlei A1 Papiere bei sich, kann es schlimmstenfalls dazu kommen, dass eine Strafe in Form eines Bußgeldes verhängt wird. Hierbei werden hinsichtlich der Zahlung des Bußgeldes sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber üblicherweise in die Pflicht genommen.
A1 Bescheinigung Dienstreise: So beantragt man das Dokument
Die Beantragung der A1 Bescheinigung ist zunächst einmal Aufgabe des Arbeitgebers. Laut Art. 12 der EU-Verordnung muss das Schreiben für jede Entsendung vorliegen. Wo das Papier beantragt wird, hängt davon ab, wie der Mitarbeiter versichert ist. Wenn dieser Mitglied in einer gesetzlichen Krankenkasse ist – stellt diese den Entsendungsschein aus. Bei privat Versicherten muss die Bescheinigung über die Deutsche Rentenversicherung eingeholt werden. Wenn die Mitarbeiter nicht gesetzlich versichert und Teil einer berufsständischen Einrichtung sind (somit also keine Rentenbeiträge zahlen), ist die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen der erste Ansprechpartner. Eine Besonderheit stellen die Multi-State-Worker dar, also Personen, die nach Art. 14 EU-Verordnung über mehrere Tage im Monat hinweg in zwei oder mehr Mitgliedstaaten tätig sind. In diesem Fall ist die Beantragung einer dauerhaften A1 Bescheinigung über die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland möglich. Das nimmt dem Arbeitgeber viel Arbeit ab, da ansonsten für jede Dienstreise separat ein Antrag gestellt werden muss. Dies erfolgt im Übrigen seit 2019 ausschließlich elektronisch. Empfohlen werden kann dabei die Ausfüllhilfe sv.net sowie alle Lohnabrechnungsprogramme, in denen der Entsendungsschein integriert ist. Anträge in Papierform werden seit Juli 2019 nicht mehr akzeptiert.
Kurzfristig auf Dienstreise – was nun?
Es passiert immer wieder, dass kurzfristig eine Dienstreise ansteht und der A1 Schein einfach noch nicht da ist. Als Grundsatz gilt, dass die Renten- und Krankenkassen drei Arbeitstage Zeit haben, um das Dokument elektronisch an den Arbeitgeber zu verschicken. Das kann bisweilen jedoch zu spät sein. Eine Option ist es dann, die Kopie des Antrags mit auf Dienstreise zu geben. Auf dem Rechner wandelt man diesen einfach in ein PDF um und druckt die Entsendebescheinigung A1 einfach aus. Zumindest in Österreich und Frankreich – dort, wo vergleichsweise hohe Bußgelder erhoben werden – wird dieses Schreiben derzeit problemlos akzeptiert. Im Notfall reicht sogar ein Screenshot aus.
Was hat sich seit dem 1. Januar 2019 geändert?
Das Jahr 2019 stellt eine Zäsur in Bezug auf die A1 Bescheinigungen dar. In Deutschland konnten diese bis dahin klassisch in Papierform vom Arbeitgeber beantragt werden. Seit dem 1. Januar 2019 ist das aber nur noch elektronisch möglich. Diese Regelung wurde zu Beginn 2020 auf alle EU-Staaten ausgeweitet. Die digitale Speicherung der Scheine bedeutet einerseits eine deutliche Erleichterung, andererseits aber auch, dass jetzt besser kontrolliert werden kann. Und tatsächlich sind die Überprüfungen seit dem Umstieg auf das elektronische System gestiegen. Parallel dazu haben sich die Meldepflichten in vielen deutschen Nachbarländern verschärft, weswegen häufiger bei Fahrern nachgefragt wird. Für Unternehmen heißt das: Es muss eine Strategie entwickelt werden, mit der die A1 Bescheinigungen clever in den Firmenalltag integriert werden. Routine macht in diesem Fall den Meister.
Entsendebescheinigung A1 kurz zusammengefasst
Ist eine A1 Bescheinigung Pflicht?
Aus sozialversicherungsrechtlichen Gründen ist es erforderlich, dass eine Tätigkeit im Ausland auch entsprechend dokumentierbar ist. Gleichzeitig muss bei einer Tätigkeit im Ausland auch festgelegt sein, woraus sich die Ansprüche aus einer Sozialversicherung ergeben sollen. Aus diesem Grund benötigen Beschäftigte stets eine A1 Bescheinigung, sobald sie grenzüberschreitend innerhalb der EU tätig werden wollen. Dasselbe Prozedere gilt auch für die Länder England, Island, Nordirland, Norwegen, Liechtenstein oder die Schweiz.
A1 Bescheinigung im Ausland
Generell wird dieser besondere Nachweis der A1 Bescheinigung bei Tätigkeiten benötigt, die grenzüberschreitend vorgenommen werden. So ist die A1 Bescheinigung pflichtig, wenn eine Entsendung in ein Mitgliedstaat der EU erfolgt. Weiterhin wird die pflichtige A1 Bescheinigung bei Entsendungen in einen Vertragsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums benötigt. Darüber hinaus verlangt auch die Schweiz einen Nachweis im Sinne der A1 Bescheinigung, wenn in der Schweiz gearbeitet werden soll. Liegt die A1 Bescheinigung nicht vor und kann der Nachweis im Hinblick auf die Sozialversicherungspflicht nicht erbracht werden, dann muss entsprechend mit einem A1-Bescheinigung Bußgeld gerechnet werden. Dieses Bußgeld bei Nichtvorhandensein der A1 Bescheinigung muss dann sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber bezahlt werden.
Wie lange kann eine A1 Bescheinigung ausgestellt werden?
Eine A1 Bescheinigung gilt immer für die Einsatzdauer im Ausland. Wird die Tätigkeit im Ausland über einen längeren Zeitraum ausgeübt, dann kann liegt die Gültigkeitsdauer einer A1 Bescheinigung bei maximal 2 Jahren. Mit dem Ablauf dieses Zeitraums müsste dann entsprechend eine neue A1 Bescheinigung ausgestellt werden.
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