Fehlerfreies Fahrtenbuch: Was bei der Steuerprüfung zählt

Auch bei Profis finden Prüfer des Finanzamts Fehler im Fahrtenbuch. Wie man das Fahrtenbuch einwandfrei macht, erfahren Sie hier.

Kennen Sie den? „Die Familie ist ein steuerlich geförderter Kleinbetrieb, zur Fertigung von Steuerzahlern.“ Witze über die Steuer gibt es viele. Leider verstehen Steuerprüfer selten Spaß, wenn sie einen Betrieb genauer überprüfen. Schon gar nicht beim Thema Fahrtenbuch. Sollten an der korrekten Führung des Fahrtenbuchs Zweifel aufkommen, kann es zu hohen Steuernachzahlungen kommen. Möglicherweise wird der zu versteuernde Betrag für die Privatnutzung des Firmenwagens und für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb dann nach der Ein-Prozent-Regelung ermittelt oder er wird bei einer betrieblichen Nutzung von weniger als 50 Prozent geschätzt. Wer auf ein paar Eckpunkte bei der Prüfung des Fahrtenbuchs achtet, spart also Ärger und Geld.

Das muss ein Fahrtenbuch erfüllen

Um den Prüfer nicht zu verärgern, sollten einige formale Voraussetzungen für das Führen eines Fahrtenbuchs, unbedingt eingehalten werden:

  • Jede Fahrt ist vom Unternehmer oder Mitarbeiter mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt aufzuzeichnen.
  • Zwingend notwendige Angaben sind: Ziel der Fahrt, der Reisezweck sowie die Namen der Kunden.
  • Keine Verzögerung, bitte: Alle Aufzeichnungen sollten, falls sie per Hand getätigt werden, vollständig in gebundenen Form vorliegen. Excel-Aufzeichnungen erkennt das Finanzamt wegen der Möglichkeit der Manipulation nicht an. 
  • Nachträgliche Änderungen müssen unmöglich oder plausibel sein.
  • Wichtige Informationen zum Fahrtenbuch gibt es in §31a StVZO.

1. Bloß nichts in neue Fahrtenbücher übertragen

Gut gedacht, schlecht gemacht: Rückt das Finanzamt an, möchten manche Unternehmer blitzeblanke, neue Fahrtenbücher übergeben. Die alten Informationen werden also in neue Fahrtenbüchern geschrieben. Gerade das aber erweckt die Neugier der Prüfer. Kein normales Fahrtenbuch ist ohne Flecken oder Knicke. 

2. Umwege nur mit plausiblem Grund

Wer wegen eines Staus die schnellste Strecke umständlich umfahren muss, darf das natürlich machen. Doch die Begründung für den Umweg gehört sofort ins Fahrtenbuch. Das gilt im Übrigen für alle gefahrenen Extrakilometer.

2. Privatfahrten nicht vergessen

Im Gegensatz zu geschäftlichen Fahrten reicht bei Privatfahrten lediglich die Angabe der tatsächlich gefahrenen Kilometer. Grund oder Ziel der Fahrt entfallen. 

3. Tanken im richtigen Takt

Tankbetrügern kommen Prüfer schnell auf die Schliche. Spätestens zu dem Zeitpunkt, wenn die Tankabrechnungen nicht mehr mit den gefahrenen Kilometern übereinstimmen. Etwa dann, wenn die Kilometer, die jemand zwischen zwei Tankstellenbesuchen gefahren ist, nicht ausreichen, um den Tank leer zu fahren.

4. Unstimmigkeiten bei Belegen vermeiden

Alle Quittungen rund ums Auto müssen für den Prüfer plausibel nachvollziehbar sein. Stimmen etwa Parkquittungen nicht mit den angegebenen Orten überein, wird das gesamte Fahrtenbuch sehr wahrscheinlich nicht vom Finanzamt anerkannt.

5. Vorsicht beim Werkstattbesuch

Steht ein Werkstattbesuch an, sollte der Mechaniker in der Regel den aktuellen Kilometerstand des Fahrzeugs in die Rechnung eintragen. Doch häufig genug kommt es vor, dass der Eintrag nicht mit dem Kilometerstand im Fahrtenbuch übereinstimmt. Die Rechnung sollten Sie aus diesem Grund immer überprüfen. 

Keine Fehler mehr dank elektronischem Fahrtenbuch​

Das elektronische Fahrtenbuch bietet eine Lösung, um Fehler im Fahrtenbuch zu verhindern. Durch einen OBD-Stecker oder ein kleines Gerät, das der Fahrer selbst im Fahrzeug installieren kann, werden alle zurückgelegten Fahrten automatisch aufgezeichnet. Dadurch wird verhindert, dass Lücken im Fahrtenbuch auftreten können. Gleichzeitig spart der Nutzer viel Zeit und bares Geld gegenüber der 1-%-Methode. Der Anbieter Vimcar hat z. B. sein Fahrtenbuch in Zusammenarbeit mit Steuerberatern entwickelt und von KPMG prüfen lassen, um die Finanzamtkonformität zu gewährleisten.

Vimcar Fahrtenbuch auf Smartphone geöffnet

Fahrtenbuch im Fuhrpark

Gerade im Fuhrpark sind Fahrtenbücher anfällig für Fehler. Fahrer von mehrheitlich genutzten Fahrzeugen vergessen, das Fahrtenbuch für das jeweilige Fahrzeug zu führen. Gerade im Alltagsstress bleibt keine Zeit, die Fahrten zu dokumentieren. Dadurch entstehen Lücken und unleserliche Aufzeichnungen.Den Fahrzeugverwalter im Unternehmen kostet Zeit und Nerven, die Fahrtenbücher finanzamtkonform zu halten. Hierbei helfen digitale Fahrtenbücher. Die Fahrer müssen keine handschriftlichen Aufzeichnung mehr führen. Es reicht eine App auf dem Smartphone zu installieren und die automatisch aufgezeichneten Fahrten zu kategorisieren. Die Fahrtenbücher können mit einer Fuhrparksoftware verbunden werden, sodass der Fuhrparkleiter immer einen Überblick über diese hat. Welche Funktionen solch eine Fuhrparksoftware hat, erfahren Sie in folgender Broschüre.

Broschüre zur Fuhrparksoftware Fleet Fahrtenbuch

Ich stimme den AGB & Datenschutzbedingungen der Vimcar GmbH zu.

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