- August 8, 2022
- Lesedauer: 4 Minuten
Im Fuhrpark sammelt sich einiges an: Tankrechnungen, Werkstattkosten oder Parktickets –Mitarbeitende haben dadurch täglich vieles zu buchen. Um nicht den Überblick zu verlieren, eignen sich digitale Fahrzeugakten.
Belege im Fuhrparkmanagement sammeln und Ärger sparen
Jeden Tag entstehen im Fuhrpark kleinere Kosten. Tanken, Waschen, Reparaturen, Parktickets: Summiert man mal alle Belege einer Woche zusammen, entstehen viele Ausgaben. Wer diese analog verwaltet, verliert da schnell den nötigen Überblick. Ein weiteres Problem: Einige Unternehmen sammeln Belege zu Kosten, geben sie an die Buchhaltung und analysieren dann quartalsweise die entsprechenden Auswertungen. Klar, dass es fast unmöglich erscheint, tages- oder wochengenau den Überblick zu behalten. Denn wer kann schon sagen, welche Kosten für welches Auto anfallen? Eine exakte Steuerung der Ausgaben scheint unmöglich. Zudem gehen Belege auf dem Weg vom Fahrer zur Buchhaltung durchaus mal verloren. Das Ergebnis: Die Buchhaltung muss dem Finanzamt kryptische Eigenbelege vorlegen, die im schlimmsten Fall nicht akzeptiert werden. So ist eine Optimierung des Fuhrparks kaum möglich.
Kosten und Belege auf einen Blick parat
Nun gibt es mehrere Möglichkeiten, das Chaos an Zetteln zu vermeiden. Statt aufwändig Belege zu sammeln und erst danach einen Überblick über die Ausgaben zu erhalten, könnten die Kosten täglich samt Belegen von den FahrernInnen übermittelt werden. Das hängt aber immer von der Zuverlässigkeit des Mitarbeitenden ab. Nur, wenn man Kosten direkt beim Anfallen erfasst, entsteht kein Rückstau – aktuelle Daten stehen dann immer in Echtzeit zur Verfügung. Sobald die Kosten von den FahrerInnen gemeldet wurden, sollten sie durchs Fuhrpark-Management gesammelt werden. Und das automatisch, damit die Buchhaltung oder der Fuhrpark-Manager Kapazitäten für andere Aufgaben frei haben. So liegen alle Daten an einer Stelle, bereit für sofortige Auswertungen.
Dokumentenmanagementsysteme: Schluss mit der Zettelwirtschaft
Wer erst überhaupt kein Chaos aufkommen lassen möchte, der überlegt sich den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems samt digitaler Fahrzeugakte. Viele zeitraubende Fuhrparkaufgaben können durch die digitale Dokumentenverwaltung erheblich vereinfacht, kostengünstiger und zugleich transparenter gestaltet werden. Wenn die Fuhrparkdaten strukturiert im System hinterlegt sind, spart das Unternehmen viel Zeit und Geld. Kostenfaktoren wie Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten können im besten Falle sogar ganz vermieden werden. Wozu sollen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit damit verschwenden, um manuelle Ablagen nach Belegen zu durchforsten?
Einsparungen bis zu 50 Prozent möglich
Mit einer Fuhrpark-Software samt digitaler Fahrzeugakte kann die Bearbeitungszeit für Recherche, Administration, Verwaltung und Fehlersuche nachweislich um mehr als die Hälfte reduziert werden. Ob nun Kopieren, doppelte Ablage oder Druck- und Papierkosten – Dokumente, die digital statt in Papierform abgelegt werden, kosten weniger. Schnittstellen zu Buchhaltung, Controlling, Geschäftsleitung und anderen Abteilungen ermöglichen ein effizientes Miteinander der einzelnen Kollegen. Jeder Zugriffsberechtigte ist auf dem gleichen Informationsstand – so ist effektives Arbeiten und schneller Zugriff auf Informationen gesichert.
Belege im Fuhrparkmanagement mit Vimcar sammeln
Vimcar bietet Dokumentenmanagementsysteme an, die helfen, alle wichtigen Unternehmensdokumente zentral an einem Ort zu bündeln. Für die Dokumentenverwaltung im Fuhrpark verfügt im System jedes Fahrzeug über eine digitale Akte mit folgenden Inhalten:
- Allgemeine Daten
- Servicetermine (Werkstatt, TÜV)
- Versicherungsverträge
- Schadensmeldungen und Unfallberichte
- Leasingverträge
- Tankbelege
- Fahrer-Akten
- Elektronische Führerscheinkontrolle
- Rechnungen und Aufträge
Integrierte Tankkarte in der digitalen Fahrzeugakte
Fuhrparkverwaltung, Fahrzeugortung, Fahrtenbuchführung: Im All-in-One-Paket Fleet Pro vereint vimcar alle Funktionen der Produkte Fleet Admin, Fleet Geo und Fleet Fahrtenbuch. Als Fleet Pro Add-on hat vimcar in Kooperation mit UTA eine Tankkarte entwickelt, die ganz einfach mit der Softwarelösung Fleet Pro verbunden werden kann. Bereits vorhandene Tankkarten lassen sich so unkompliziert integrieren. Der Clou: Die Tankkosten fließen automatisch in Fleet Pro ein, wo sie anschließend zur Analyse bereitstehen. Die Vimcar Tankkarte erspart nicht nur viel Schreibarbeit, sie punktet auch in Sachen Tankstellen-Abdeckung und Preis.
Tankkarte schafft Transparenz
Die zeitaufwendigen Bezahlvorgänge an der Tankstelle, aber auch das lästige Sammeln von Tankbelegen für die Buchhaltung und die nicht ersichtlichen Kosten der laufenden Betankungen kennt jedes Unternehmen. Um das zu vermeiden, setzen viele Firmen zum Betanken ihrer Flotte auf Tankkarten. Der Vorteil: Tankbelege müssen nicht mehr gesammelt werden, denn die Tankkarten übermitteln die Abrechnungen automatisch an die Fuhrparkverwaltung. Die Benefits der Kraftstoffverwaltungsintegrierung reichen von der Transaktionsabwicklung bis hin zum kompletten Programmmanagement. Die Plattformen, Programme und Infrastruktur sind nicht nur anpassungsfähig, sondern auch skalierbar, sodass die Anforderungen weitreichend angepasst werden können. Größere Flotten können auch von zusätzlichen Rabatten, Tankkartenangeboten und anderen Vergünstigungen durch den Tankkartenanbieter profitieren.
Zusätzliche Rabatte locken
Wie bei herkömmlichen Kreditkarten fallen bei Tankkarten für Flotten jährliche oder monatliche Gebühren an, die jedoch durch zusätzliche Vorteile oft ausgeglichen werden:
- Karten können Mengenrabatte und Tankrabatte für jede Betankung bieten
- Mobile Apps von Kartenanbietern helfen bei der Kontrolle von Kraftstoffkosten und Ausgabenlimits
- Karten können mit einem zusätzlichen Pin gesichert werden, der zur Autorisierung jeder Tankausgabe erforderlich ist
- Tankkarten können an einer Vielzahl von Tankstellen verwendet werden
Pflichten zur Aufbewahrung nicht vergessen
Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Für jeden Fuhrparkbeauftragten ergeben sich Aufbewahrungspflichten, als Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, aus dem Steuer- und Handelsrecht. Wer also nach Steuer- oder Handelsrecht verpflichtet ist, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, muss diese auch aufbewahren. Die Einzelheiten sind geregelt in Paragraf 147 Abgabenordnung (AO). Einige Belege müssen bis zu zehn Jahren griffbereit sein. Wenn diese Unterlagen verschwinden, kann das Finanzamt schnell unangenehm werden. Im Zweifelsfalls drohen hohe Nachzahlungen, weil die Behörde viele Belege nicht anerkennt. Um das zu verhindern, sollten FuhrparkmanagerInnen auf digitale Lösungen von vimcar zurückgreifen.
