Als Firmenfahrzeug gelten im allgemeinen Fahrzeuge, die einem Unternehmen gehören oder für die es als Halter fungiert und die Mitarbeitenden für geschäftliche Zwecke zur Verfügung gestellt werden. Diese Zwecke umfassen Kundenbesuche oder Transporte von Waren oder Personen. Es kann davon abweichend vereinbart werden, ein Firmenfahrzeug privat zu nutzen. Diese Verwendung wird finanzrechtlich als Arbeitslohn behandelt. Auch Wagen, die Unternehmende selber fahren, gelten als Firmenfahrzeuge, sofern sie dem Betriebsvermögen zugeordnet sind.
Die Fahrzeuge können im Besitz der Firma beziehungsweise des Unternehmenden sein oder diese fungieren im Rahmen eines Leasingvertrags als Halter. Die Eigentumsverhältnisse wirken sich jedoch in aller Regel nicht auf die Rechte und Pflichten der HalterInnen und FahrerInnen aus. So sind bei einem Unfall nicht die Leasingunternehmen, sondern die HalterInnen oder FahrerInnen verantwortlich.
Welche Rollen spielen Firmenautos im Fuhrpark?
Firmenfahrzeuge lassen sich in einem Unternehmen für verschiedene Zwecke einsetzen. So ist es möglich, Mitarbeitenden ein festes Fahrzeug zuzuweisen, welche sie sowohl geschäftlich als auch privat einsetzen. Das Modell macht MitarbeiterInnen nicht nur für Geschäftsreisen mobil, es kann auch motivieren und Wertschätzung des Betriebs dem Mitarbeitenden gegenüber zeigen. Nicht zuletzt spielen häufig Statussymbole eine Rolle – etwa wenn Beschäftigte ein hochwertiger Fahrzeugtyp zur Verfügung gestellt wird, um eine bestimmte Position im Unternehmen oder eine Beförderung zu unterstreichen.
Dazu eröffnen Firmenfahrzeuge die Möglichkeit, die Mobilitätskosten zu kontrollieren. Anstatt Fahrten mit Privatautos im Rahmen von Spesenabrechnungen zu bezahlen, kann ein durchdachtes Fuhrparkmanagement die Aufwendungen deutlich minimieren, etwa durch eine effiziente Flotte oder eine ausgeklügelte Routenplanung. Dadurch ist sichergestellt, dass Fahrzeuge zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden, etwa für Kundenbesuche oder Dienstreisen.
Unterschied zwischen Dienst- und Poolfahrzeug
Firmenwagen und Poolfahrzeuge befinden sich beiderseits im Besitz des Unternehmens beziehungsweise dieses agiert als Halterin. In der Praxis bestehen allerdings signifikante Unterschiede. Bei einem Dienstwagen handelt es sich um ein Fahrzeug, das einer bestimmten Person zugeordnet ist. Nur diese ist in der Regel berechtigt, es zu lenken – und gegebenenfalls das Firmenfahrzeug privat zu nutzen. Poolfahrzeuge dagegen stehen allen oder bestimmten Gruppen von Mitarbeitenden zur Verfügung. Je nach interner Regelung können sie ohne Anmeldung oder mit Vorankündigung von allen Berechtigten gleichermaßen genutzt werden. Von rechtlicher Seite sind auch private Fahrten grundsätzlich zugelassen, allerdings gibt es eine steuerliche Besonderheit: Gilt die 1-Prozent-Regel, wird der Anteil dieses sogenannten geldwerten Vorteils auf alle Nutzenden aufgeteilt. Bei Dienstwagen übernimmt dies diejenige Person, die das Fahrzeug zur alleinigen Nutzung zur Verfügung hat.
Vorteile eines Firmenwagens oder ein Poolfahrzeug für die ArbeitnehmerInnen
Jederzeit und wenn es notwendig ist, mobil bleiben, Zeit- und Kosten sparen: Die Vorteile von Firmenfahrzeugen für Beschäftigte sind zahlreich. Viele gelten unabhängig davon, ob es sich um ein klassisches Dienst- oder ein Poolfahrzeug zur freien Verwendung verschiedener Mitarbeitender handelt. Stehen Firmenwagen zur Verfügung, sind Mitarbeitende in der Lage, ohne komplexe Planung und unabhängig vom Zustand ihres Privatautos Dienstfahrten zu Unternehmen, Kunden zu besuchen oder Akquise zu machen – und das mit einem statusgerechten Fahrzeug. Das erfüllt hohe Sicherheitsstandards – wofür das Unternehmen als Halter zuständig ist – und ist technisch größtenteils auf dem aktuellsten Stand. Da es sich häufig um Leasingfahrzeuge handelt, können Beschäftige außerdem damit rechnen, dass neue oder nur wenige Jahre alte Wagen zum Einsatz kommen, die einen hohen Komfort gewährleisten. Werden Arbeitsmittel benötigt, wie es etwa bei Servicemitarbeitenden häufig der Fall ist, befinden sich diese häufig bereits im Wagen.
Dürfen Mitarbeitende von Seiten des Unternehmens ein Firmenfahrzeug privat nutzen, ergeben sich weitere Annehmlichkeiten. So entfallen Aufwendungen für die Anschaffung eines eigenen Autos. Steuern und Versicherungen übernehmen bei Dienstwagen üblicherweise die Arbeitgebenden und sind auch für Wartungen, TÜV und Reparaturen zuständig. Lediglich Kraftstoffe sind zu übernehmen und das Fahrzeug muss versteuert werden – je nach individuellen Gegebenheiten mit der 1-Prozent-Regelung oder über das Führen eines Fahrtenbuchs, in dem Privat- und Dienstfahrten exakt dokumentiert werden.
Versteuerung von Privatfahrten bei Firmenfahrzeugen
Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regel – wenn es um die Versteuerung von auch privat genutzten Firmenfahrzeugen geht, sind zwei Strategien möglich. Die 1-Prozent-Regel sieht vor, dass Arbeitnehmende monatlich pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs versteuern. Das gilt unabhängig vom tatsächlichen Alter des Wagens. Damit sind sämtliche private Fahrten abgegolten, ein Fahrtenbuch muss nicht geführt werden. Infrage kommt die Regelung insbesondere, wenn Beschäftigte häufig das Firmenfahrzeug privat nutzen, die jährliche Fahrleistung hoch und die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte des Mitarbeitenden gering ausfällt.
Ein Fahrtenbuch erfordert ein wenig Aufwand – der sich durch die Nutzung elektronischer Lösungen allerdings deutlich minimiert –, kann allerdings bei einem geringen Anteil Privatfahrten und einer deutlichen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsort Kosten sparen.
Verantwortlichkeit von Firmenfahrzeugen unterliegt klaren Regeln
Die Verantwortlichkeiten im Fuhrpark sind zahlreich. Für ein Firmenfahrzeug sind verschiedene Personen zuständig – es kommt darauf an, um welche Zuständigkeit es sich handelt. So obliegt es dem Fahrzeughaltenden, das Fahrzeug in einem sicheren Zustand zu übergeben. Dienstwagen gelten als Arbeitsmittel. Unterlassen Unternehmen als Haltende es, etwa Inspektionen und regelmäßige Fahrzeugprüfungen vorzunehmen, haften sie für etwaige Schäden, die aus dieser Unterlassung folgen. Auch für die notwendigen Versicherungen und die pünktliche Zahlung der Kfz-Steuer ist der Betrieb zuständig. Dazu kommt die Organisation der Fahrzeuge durch das Fuhrparkmanagement. Es legt etwa fest, welcher Mitarbeitende welchen Wagen zur Verfügung gestellt bekommt, und behält den Überblick über die notwendige Anzahl an Poolfahrzeugen.
Auch die FahrzeugführerInnen haben Pflichten. Sie betreffen unter anderem den ordnungsgemäßen Einsatz des Fahrzeugs, die Einhaltung von Straßenverkehrsregeln und -gesetzen und das Verhalten bei Unfällen. In der Regel formuliert ein Unternehmen Regeln, was nach einem Crash zu tun ist, zum Beispiel, die Versicherung oder das Fuhrparkmanagement unverzüglich zu informieren und Schäden zu dokumentieren.
Die Halterhaftung bei Firmenfahrzeugen
Fahrzeughalter sind grundsätzlich in der Verantwortung, die im Zusammenhang mit dem Fahrzeug auftretenden rechtlichen Pflichten einzuhalten. Daraus ergibt sich die Halterhaftung: Wird das Fahrzeug an einen Mitarbeitenden übergeben, ist von den HalterInnen sicherzustellen, dass entsprechende Regeln und Gesetze befolgt werden. Andernfalls haften sie für Schäden, die aus dieser Unterlassung entstehen – auch wenn sie nicht selbst am Steuer saßen. So obliegt ihnen zum Beispiel die Führerscheinkontrolle, die Organisation und Durchführung von Reparaturen, Inspektionen und Wartungen.
Wichtig: Die Halterhaftung kann an geeignete Personen übertragen werden. Betriebe mit Fuhrpark übergeben sie in der Regel an das Fuhrparkmanagement. In der Folge ist dieses verantwortlich und haftbar, wenn es etwa aufgrund von Defekten am Fahrzeug zu einem Unfall kommt.