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Vorteil Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Methode?

Wer den Dienstwagen privat nutzt, muss als Mitarbeitender den geldwerten Vorteil versteuern. Viele Betriebe wählen dafür die Ein-Prozent-Regelung. Doch auch ein Fahrtenbuch lohnt sich – besonders dann, wenn man das Auto nur selten privat nutzt.

Es ist eine Gretchenfrage: Wie rechne ich den Dienstwagen zu meinem Vorteil ab? Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung zur Verfügung, dann fallen dafür Steuern an. Der Grund: Für das Finanzamt gilt die unentgeltliche Überlassung des Autos zur privaten Nutzung als Sachzuwendung. Auf diesen sogenannten geldwerten Vorteil fällt Einkommensteuer an. Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten, die private Nutzung zu versteuern. Weit verbreitet, weil sehr einfach umzusetzen, ist die sogenannte Ein-Prozent-Regel. 

Die andere Möglichkeit: das Führen eines Fahrtenbuchs. Die gewählte Variante muss jedoch das gesamte Jahr über beibehalten werden. Ein Wechsel während eines Kalenderjahres zwischen den Methoden verbietet sich. Einzige Ausnahme: Im Fall, dass Mitarbeitende im Laufe des Jahres ein anderes Fahrzeug nutzen, lässt sich die Versteuerungsmethode ändern. Welche Variante im Einzelfall günstiger ist, lässt sich nur individuell ermitteln und im Gehaltsgespräch klären. Wir wollen uns auf die Fahrtenbuch Vorteile konzentrieren.

Fahrtenbuch bei vielen dienstlichen Einsätzen im Vorteil

Ein Pauschalurteil, welches Modell günstiger ist, lässt nicht fällen. Jeder Einzelfall ist individuell, es heißt nachrechnen. Je nach gewählter Methode fallen der geldwerte Vorteil und damit die Steuerbelastung sehr unterschiedlich aus. Es gibt mehrere Gründe, ein Fahrtenbuch zu führen. Der Wesentlichste lautet, kaum Privatfahrten zu unternehmen. Die anderen sind:

  • ein hoher Bruttolistenpreis des gekauften Fahrzeugs.
  • die überwiegende geschäftliche Nutzung des Firmenwagens.
  • die jährliche Fahrleistung und die laufenden Kosten gering ausfallen.
  • es sich um ein Gebrauchtfahrzeug handelt.
  • der Dienstwagen bereits älter und abgeschrieben ist.
Vorteile von Fahrtenbüchern

Übrigens, wenn Firmen mehrere Fahrzeuge im Betriebsvermögen führen, bieten Fahrtenbücher Vorteile und sind sicherer. Denn, wenn keine Dienstwagenregelung vorliegt, unterstellt das Finanzamt pauschal eine private Mitbenutzung. Allerdings bringt die Führung eines Fahrtenbuches auch akribische Pflege mit sich. Das Finanzamt akzeptiert nur ordnungsgemäße Fahrtenbücher. Deutliche Fahrtenbuch Vorteile bieten digitale Variationen. Dazu später mehr.

Das muss ein Fahrtenbuch erfüllen

Um die Prüfer nicht milde zu stimmen, sollten einige formale Voraussetzungen für das Führen eines Fahrtenbuchs, unbedingt eingehalten werden. Dazu zählen: 

  • Jede Fahrt ist vom Unternehmer oder Mitarbeiter mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt aufzuzeichnen.
  • Zwingend notwendige Angaben sind: Ziel der Fahrt, der Reisezweck sowie die Namen der Kunden.
  • Keine Verzögerung, bitte: Alle Aufzeichnungen sollten, falls sie per Hand getätigt werden, vollständig in gebundenen Form vorliegen. Excel-Aufzeichnungen erkennt das Finanzamt wegen der Möglichkeit der Manipulation nicht an. 
  • Nachträgliche Änderungen müssen unmöglich oder plausibel sein.
  • Wichtige Informationen zum Fahrtenbuch gibt es in §31 a StVZO.

Wer ein Fahrtenbuch führt, darf Einträge nicht nachträglich ändern. Sollte dies ausnahmsweise nötig sein, muss eine genaue Dokumentation erfolgen. Sonst genügt das Fahrtenbuch nicht den Anforderungen des Finanzamts. Rückt das Finanzamt dann tatsächlich an, möchten manche Unternehmer blitzeblanke, neue Fahrtenbücher übergeben. Die alten Informationen werden also in neue Fahrtenbücher geschrieben. Gerade das aber erweckt die Neugier der PrüferInnen. Oder kennen Sie ein normales Fahrtenbuch ohne Flecken oder Knicke? Diese Zettelwirtschaft kann ganz schön zermürbend sein. Fahrtenbuch Vorteile bieten moderne, digitale Fahrtenbücher.

Elektronisches Fahrtenbuch im Vorteil

Vimcar Fahrtenbuch-App auf Smartphone

Elektronische Fahrtenbücher vereinen viel Vorteile für Mitarbeitende und FuhrparkleiterInnen. Zuerst einmal akzeptiert das Finanzamt den digitalen Helfer immer dann, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse ergeben, wie aus einem händisch geführten Fahrtenbuch. Und elektronische Fahrtenbücher, die Datum, Fahrtziel und Kilometerstand automatisch aufzeichnen, haben einen weiteren Vorteil gegenüber gilt sogar gegenüber Manuellen: Der Anlass der Fahrt kann bequem innerhalb von einer Woche nachgetragen werden. 

Bei händisch geführten Büchern muss der Arbeitnehmer sofort nach der Fahrt den Anlass vermerken. Falls nicht, gilt die Fahrt laut Bundesfinanzministeriums (Az. IV C 5 – S 2334/10/10006) als privat. Nachträgliche Aufzeichnungen beim elektronischen Fahrtenbuch erkennen Betriebsprüfer am Zeitstempel.

Fast alles läuft von selbst

Wohlfühlen kann man sich also mit einem digitalen Fahrtenbuch. Und fast zurücklehnen: Das elektronische Fahrtenbuch zeichnet schon vieles auf, aber ein paar Infos erfolgen teilweise in Eigenleistung. So müssen Informationen zum Reiseziel und zum Kunden selbst innerhalb von sieben Tagen nachtragen werden. Sonst erlischt die steuerliche Wirksamkeit. Das unabhängige und seriöse Portal für Verbraucherthemen empfiehlt die Lösungen von vimcar. Für die Fachjournalisten bietet vimcar den besten Service sowie eine einfache Handhabung. Gemeinsam mit Steuerberatern hat vimcar eine sinnvolle Lösung entwickelt.

Jetzt Broschüre herunterladen & Fahrtenbuchführung vereinfachen!

Bei dem Vimcar Fahrtenbuch zeichnet ein Stecker automatisch die Kilometerstände, die Start- und Zieladressen sowie Zeitstempel auf. Der Stecker lässt sich in einem Auto ab dem Baujahr 2004 installieren. Vorteile: Keine Kabel, keine Werkstatt: Der Fahrtenbuchstecker lässt sich mit einem Handgriff selbst einstecken. Zudem werden mit Rückgriff auf echte Fahrzeugdaten besonders genau Ergebnisse erzielt. 

Das Fahrtenbuch selbst wiederum wird als App auf dem Smartphone verwaltet. Als Einstieg in ein digitales Fahrtenbuch kann aber auch eine reine App-Lösung genügen. Mit nur einem Klick exportieren Mitarbeitende die notwendigen Dokumente für die Finanzbehörden. BMF-konform, durch KPMG geprüft und von DATEV empfohlen. So wird das Fahrtenbuch führen zum Kinderspiel und es können Summen von mehreren 1000€ eingespart werden.

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Bildschirmaufnahme Fleet Fahrtenbuch Broschüre

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Kleinlaster werden wieder wie Lkw besteuert

Gute Nachricht für viele Gewerbetreibende: Dank einer Änderung des Gesetzes gibt es nun Steuererleichterungen für leichte Nutzfahrzeuge bis 3,5 Tonnen. Das ist Teil der neuen Kfz-Verordnung, die Pkw jetzt wie Lkw besteuert und erhebliche Steuern spart. Was Sie nun wissen müssen, lesen Sie hier.

Für viele Handwerker sowie Transport- und Kurierunternehmen waren geänderte Kfz-Steuerbescheide in den letzten zwei Jahren ein großes Ärgernis. Der Fiskus verlangte zum Teil erhebliche Mehrkosten pro Fahrzeug – in einigen Fällen mehrere Hunderte Euro. Der Grund: Eine Sonderregelung im Kraftfahrzeugsteuergesetz (KraftStG). Diese sah vor, leichte Nutzfahrzeuge unter bestimmten Bedingungen wie Pkws zu besteuern. Das hat sich, zum Glück für alle Betroffenen, mit der Streichung des Paragraph § 18 Abs. 12 KraftStG verändert. Der Kleintransporter bis 3,5 Tonnen gilt seitdem 23. Oktober 2020 wieder als Lkw. Unternehmer müssen durch diese Regelung weniger Kfz-Steuer für ihre Lieferfahrzeuge bezahlen.

Rückwirkende Steuererstattung

Die gute Nachricht vorweg: Alle erhöhten Kfz-Steuerbescheide sollen nun automatisch und rückwirkend auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens des Gesetzes geändert werden. So lautet eine aktuelle Mitteilung des Zolls. Anders als vorher müssen Betroffene keinen Einspruch mehr einlegen. 

Das ist selbst dann der Fall, wenn der Bescheid noch nicht bei HalterInnen eingetroffen sein sollte. So kann es wegen einer Softwareumstellung immer noch Verzögerungen bei der Ausstellung der Papiere geben. Fakt ist, dass die Besteuerung nun nach den geltenden Regelungen für die Zulassung des Fahrzeugs als Lkw erfolgen wird. Zum Vorteil für alle UnternehmerInnen.

Kleintransporter unterwegs

Rückblick: Deshalb gab es die Sonderregelung

Seit 2012 bestand die Sonderregelung, die Nutzfahrzeuge bis 3,5 Tonnen und mit mehr als drei Sitzen steuerrechtlich als Pkw einstufte. So wollten die Behörden die steuerlichen Begünstigungen von Pick-ups und großen Geländewagen einschränken. Waren die Fahrzeuge überwiegend zur Personenbeförderung angeschafft worden, wurde automatisch der höhere Steuersatz fällig. 

Dabei kam es insbesondere auf das Verhältnis von Ladefläche zum restlichen Fahrzeug an. Doch es zeichnete sich ein Problem ab, weil der Zoll die Regelung häufig ignorierte. Das hat sich 2018 schlagartig geändert. Die Behörde glich die Angaben der Straßenverkehrsbehörden mit einer Filtersoftware ab. Die Folge: es kam zu massenhaft korrigierten und teils auch fehlerhaften Steuerbescheiden – zum Nachteil der Gewerbetreibenden.

Nachzahlungen und Einsprüche

Taschenrechner für Steuern

Mit den fehlerhaften Steuerbescheiden hatten viele Fachkräfte plötzlich unerfreuliche Post im Briefkasten mit Forderungen der Nachzahlung. Wer den Zahlungen entgehen wollte, musste daraufhin Einspruch einlegen. 

Das gipfelte in der behördlichen Anweisung, entweder Fahrzeuge aufwändig umzubauen oder Gutachten einzuholen. Beides mit war mit hohem finanziellen Aufwand verbunden. Die Fahrzeuge sollten beim Zoll vorgeführt werden, um nachzuweisen, dass das Flächenverhältnis des Fahrzeugs eine Besteuerung als Lkw zulässt. 

In den meisten Fällen wurden die Voraussetzungen für die Einstufung als Pkw überhaupt nicht erfüllt. In langwierigen rechtlichen Auseinandersetzungen mussten sich die Betroffenen gegen die Bescheide zur Wehr setzen. Dieser Zustand sorgte für Unmut und Ärger bei vielen Unternehmen.

Einspruch adé – Unternehmen profitieren von der niedrigeren Besteuerung

Dank der neuesten Gesetzesänderung ist nicht mehr mit Stress seitens der Behörden zu rechnen. Im Gegenteil: Mitarbeitende mit leichten Nutzfahrzeugen sparen künftig nicht nur einiges an Steuern für ihren Kleinlaster – sondern diesmal auch ganz mühelos. Künftig soll die Kfz-Steuer für diese Fahrzeuge nach den günstigeren Lkw-Steuersätzen berechnet werden. Ganz ohne Vorführung beim Zoll.

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Fahrtkostenzuschuss – Ein Überblick

Wenn es um Lohn und Gehalt geht, hört man immer wieder von Pendlerpauschale, Jobticket und Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber. Doch wie kann man den Fahrtkostenzuschuss berechnen, und wie unterscheidet er sich von der Pendlerpauschale oder dem Jobtickets? Welche Vor- und Nachteile entstehen dem Unternehmen und den Beschäftigten? Wie erhält man einen Mobilitätszuschuss vom Arbeitgeber, und für wen ist ein Fahrtkostenzuschuss überhaupt sinnvoll?

Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber - wie funktioniert das?

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung, die der Arbeitgeber seinen Beschäftigten zukommen lassen kann – beispielsweise als kostengünstige Alternative zu einer Gehaltserhöhung. Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber wird den Beschäftigten zusätzlich zum Gehalt bezahlt. Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und etwaige Kirchensteuer zahlt der Arbeitgeber, der Arbeitnehmer erhält folglich mehr Nettogehalt von seinem Brutto, da der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei ist.

Ein Beispiel:

Geldschein Euro

Wim Carport arbeitet als Bürofachangestellter in einem Unternehmen und muss täglich 32 km mit dem Auto zur Arbeit pendeln. Um den Fahrtkostenzuschuss berechnen zu können, multipliziert man die einfache Strecke mit der Pauschale von 0,30 Euro und erhält somit 9,60 Euro pro Tag. Bei 20 angenommenen Arbeitstagen im Monat erhält man einen Fahrtkostenzuschuss von 192 Euro monatlich. Hiervon zahlt das Unternehmen eine Pauschale von 15% Lohnsteuer, 5,5% Solidaritätszuschlag und eventuell anfallende Kirchensteuer. Der Arbeitnehmer bezahlt nichts und bekommt ein höheres Nettogehalt.

Für den Beschäftigten ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei, und der Arbeitgeber muss hierfür keine Sozialabgaben entrichten. Allerdings ist die Höhe des Fahrtkostenzuschusses bei 4.500 Euro jährlich gedeckelt. Was darüber hinausgeht, muss individuell versteuert werden.

Was unterscheidet nun den Fahrtkostenzuschuss von der Pendlerpauschale und dem Jobticket?

Landkarte steckt in Rücksitztasche

Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber ist nicht zweckgebunden, daher kann der Empfänger frei über das Geld verfügen. Das Jobticket gilt nur für den öffentlichen Personennahverkehr (OPNV). Die Pendlerpauschale erhält man erst mit der Einkommenssteuererklärung nach Ablauf des Kalenderjahres. Diese kann man zusätzlich zum Fahrtkostenzuschuss geltend machen, muss den erhaltenen Fahrtkostenzuschuss bei der Lohnabrechnung jedoch mit angeben, damit dieser verrechnet werden kann.

Wie sehen beim Fahrtkostenzuschuss konkret die Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber aus?

Vorteile für den Arbeitnehmer:

  • Bei Gehaltsverhandlungen eine gängige Option: Der Zuschuss ist eine freiwillige Leistung und muss daher individuell ausgehandelt werden
  • Da der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei ist, erhält man mehr Netto vom Brutto
  • Der Zuschuss kann individuell genutzt werden und ist nicht zweckgebunden

Vorteile für den Arbeitgeber:

  • Günstige Alternative zur Gehaltserhöhung, da nur 15% Pauschalsteuer und Wegfall der Sozialabgaben
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Kein Bestandteil des regulären Gehalts, wird bei prozentualer Gehaltserhöhung nicht mit berücksichtigt

Für wen ist der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber sinnvoll?

Frau fährt Pkw und guckt aus dem Fenster

Wenn man nicht gerade im Homeoffice arbeitet oder die Arbeitsstätte in fußläufiger Entfernung ist, fallen Kosten für die Transportmittel zur Arbeit an – dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Auto, Bus, Nahverkehrszug oder Motorrad handelt. Selbst bei Entfernungen von nur wenigen Kilometern kommen im Jahr schnell mehrere hundert Euro zusammen. Daher lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber praktisch immer und bietet beiden Seiten Vorteile.

Das Beste für den Beschäftigen ist jedoch, dass man das Geld sofort hat und nicht bis zur Einkommenssteuerabrechnung warten muss – und es ist nicht zweckgebunden, man kann daher frei darüber verfügen.

Doch lieber Firmenwagen?

Viele Betriebe bieten ihren MitarbeiterInnen einen Firmenwagen an. Wer diesen lieber als den Fahrtkostenzuschuss & Co. nutzen möchte muss dabei beachten, dass bei der Privatnutzung ein geldwerter Vorteil entsteht. Dieser muss entweder nach Fahrtenbuch oder 1-%-Methode versteuert werden. Welche Regeln bei der Firmenwagenversteuerung gelten, erfahren Sie in folgender Broschüre:

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Broschüre zur Firmenwagenversteuerung auf Laptop geöffnet
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Dienstwageneinsatz im Ausland – Grenzenlose Freiheit?

Hat ein Unternehmen Niederlassungen im Ausland oder werden MitarbeiterInnen mit dem Dienstwagen auf Geschäftsreise geschickt, wird es manchmal kompliziert. Denn in Deutschland zugelassene Dienstautos dürfen nicht unbegrenzt im Ausland eingesetzt werden – und eine einheitliche Regelung gibt es dabei leider nicht. Die Richtlinien sind von Land zu Land unterschiedlich. Wir haben die wichtigsten Punkte in der EU für Sie zusammengefasst.

EU-Regulierungen für den Dienstwageneinsatz im Ausland

Firmenwagen müssen in dem Staat zugelassen werden, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. Klingt ganz einfach, ist es leider aber nicht immer. Dienstwagen mit einer gültigen deutschen Zulassungsbescheinigung dürfen für einen festgelegten Zeitraum in den EU-Mitgliedsstaaten am Straßenverkehr teilnehmen – und nur dann, wenn der Nutzungsort kein regelmäßiger Standort ist. Befindet sich das Fahrzeug zum überwiegenden Teil des Jahres (länger als 185 Tage) in einem anderen EU-Mitgliedsstaat, muss es im Regelfall auch dort angemeldet werden. In einigen Ländern sind die Fristen sogar kürzer. Auskünfte geben hier die jeweiligen nationalen Straßenverkehrsämter . In manchen Ländern, wie etwa Portugal oder Frankreich, kann eine Ausnahme von den Zulassungsbestimmungen beantragt werden. In Polen wiederum bestehen ohnehin keine Beschränkungen für im Ausland zugelassene Dienstwagen. Es bleibt also – trotz EU – kompliziert.

Regelung in der Dienstwagenüberlassungsvereinbarung

Um aber überhaupt mit einem Dienstwagen ins Ausland fahren zu dürfen, ist es wichtig, diese Regelung in der Dienstwagenüberlassungsvereinbarung festzuhalten und eine Auslandsvollmacht (sollte mindestens Marke, Fahrzeug-ID-Nummer und Name des Mitarbeiters enthalten und am besten in mehreren Sprachen ausgestellt sein, mindestens aber in Englisch) auszustellen, die auf jeden Fall als Kopie in den Dokumentenordner im Handschuhfach gehört. Denn besonders, wenn die FahrerInnen regelmäßig zwischen verschiedenen EU-Ländern hin- und herfahren, stehen die Chancen gut, auch kontrolliert zu werden. Die Polizei kann zudem Einsicht in den Beschäftigungsvertrag oder Belege für die Berufstätigkeit in dem betreffenden EU-Land verlangen. 

Achtung: Wenn ein Dienstwagen, der den FahrerInnen auch zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt wurde, nicht für private Fahrten ins Ausland – Wochenendtrips über die Grenze oder Urlaubsfahrten – zum Einsatz kommen darf, sollte das in der Dienstwagenüberlassungsvereinbarung vermerkt werden.

Grenzgänger in der EU

Wer in Deutschland arbeitet, aber in einem angrenzenden Land lebt und mindestens einmal pro Woche nach Hause zurückkehrt, darf den Firmenwagen im Wohnsitzland fahren, ohne ihn dort anmelden zu müssen – wenn er vorwiegend beruflich oder für Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Wohnort genutzt wird.

Arbeitnehmer einer ausländischen Niederlassung mit Wohnort im EU-Ausland

Ein Arbeitnehmer einer ausländischen Niederlassung, der auch am Standort wohnt, darf im Regelfall keinen Firmenwagen fahren, der auf die Muttergesellschaft in Deutschland zugelassen ist – weder für Dienst- noch für private Fahrten. Ausnahmen können ggf. beantragt werden.

Dienstwagen im Ausland

Ausleihen des Firmenwagens im EU-Ausland an Kollegen oder Angehörige

Andere Personen als der Dienstwagenberechtigte dürfen das in Deutschland angemeldete Dienstauto im EU-Ausland nur dann fahren, wenn der eingetragene Nutzer ebenfalls im Auto sitzt.

Grüne Karte bei Dienstfahrten ins Ausland

Die Haftpflichtversicherung genügt zwar, allerdings ist es sinnvoll, sich Angebote über ergänzende Versicherungen machen zu lassen. Nicht jeder Schaden ist bei einem Auslandsunfall erstattungsfähig. Auch eine Auslands-Verkehrsrechtsschutzversicherung kann ratsam sein. Aber die Grüne Karte als Versicherungsnachweis gehört auf jeden Fall in den Dokumentenordner für die Auslandsfahrten.

Unterschiede von Länderregulierungen

Jedes Land hat seine Regelungen, was die Anzahl der Warnwesten oder das Vorhandensein von Schneeketten angeht. Das Fahrzeug muss also bei längeren Auslandseinsätzen entsprechend ausgestattet sein, damit es nicht bei einer Kontrolle zu Problemen kommt.

A1-Bescheinigung

Seit Mitte 2019 müssen ArbeitgeberInnen für ihre Angestellten die A1-Bescheinigung für Auslandseinsätze in der EU digital bei der Krankenkasse beantragen. Das funktioniert entweder mit Hilfe der Abrechnungsprogramme (sofern sie für den Datenaustausch mit den Sozialversicherungen qualifiziert sind) oder mit der systemgeprüften Anwendung sv.net, die das Ausfüllen des Antrags erleichtert. SIe rechtzeitig auch für kurze berufliche Aufenthalte zu beantragen spart Bußgeld und Ärger, falls an der Grenze kontrolliert wird. 

Reisekosten Dienstwagen im Ausland

Reisekosten absetzen und Privatnutzung im Ausland

Die Reisekosten sind als Betriebsausgaben absetzbar. Dazu gehören die Posten Benzin, Reparaturen, Maut und Parken.

Wenn MitarbeiterInnen den Wohnsitz in Deutschland haben, ist der geldwerte Vorteil weiterhin wie gehabt pauschal oder nach Fahrtenbuchmethode zu versteuern.

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Energiesteuer Rückerstattung für Unternehmen im Nahverkehr

Das Energiesteuergesetz (EnergieStG) regelt die Besteuerung aller Arten von Energielieferanten. Dazu zählt sowohl die Energie aus fossilen Brennstoffen wie beispielsweise Mineralöle, als auch die aus nachwachsenden Rohstoffen wie Biodiesel etc. Das Gesetz löste im Juli 2006 das Mineralölsteuergesetz ab. Dank des novellierten Energiesteuergesetzes haben Unternehmen, die Fahrzeuge im öffentlichen Nahverkehr nutzen, ein Anrecht auf die Energiesteuerrückerstattung für ihre Energieerzeugnisse.

Welche Betriebe erhalten die Energiesteuer Rückerstattung?

Im § 56 EnergieStG ist die „Steuerentlastung für den Öffentlichen Personennahverkehr“ geregelt. Hierin heißt es, dass eine Erstattung der Energiesteuer auf Anfrage gewährt wird für Benzine, diverse Gase und gasförmige Kohlenwasserstoffe, wenn diese in Fahrzeugen zur „allgemein zugänglichen Beförderung von Personen“ genutzt werden. Des Weiteren wird im § 9c Stromsteuergesetz (StromStG) die Ökosteuer Rückerstattung für Elektromobilität im Bereich des öffentlichen Personennahverkehrs geregelt.

Die Ökosteuer Erstattung wird gewährt auf:

  • Schienenfahrzeuge zur allgemein zugänglichen Beförderung von Personen
  • Kraftfahrzeuge im genehmigten Linienverkehr sowie in
  • Spezialverkehren wie beispielsweise Schüler- oder Behindertentransport.

Welche Voraussetzungen müssen zur Erstattung der Energiesteuer erfüllt sein?

Eine genaue Fahrtendokumentation ist für die Ökosteuer Rückerstattung von äußerster Wichtigkeit. Dabei gilt es die Kilometerleistung eines jeden Fahrzeugs zu dokumentieren, die Dauer der Fahrten genau zu bestimmen und den richtigen Fahrtengrund zu benennen. Auch über den Kraftstoffverbrauch muss bei der Beantragung der Mineralölsteuervergütung genauestens Buch geführt werden. Bei Busunternehmen ist es außerdem wichtig dem Zoll exakt mitzuteilen, in welcher Fahrtenkategorie die einzelnen Fahrten stattfinden. Zur Auswahl stehen hier der Individual- und der Linienverkehr. Folgende Voraussetzungen müssen zur Ökosteuer Erstattung erfüllt sein:

  • Die Beförderungsstrecke darf 50 Kilometer nicht überschreiten.
  • Die Reisezeit darf nicht länger als eine Stunde dauern.
  • Der Entlastungsbetrag muss im Kalenderjahr mindestens 50€ betragen
  • Bei den betroffenen Fahrzeugen müssen mindestens 50 % der Fahrten im Linienverkehr stattfinden.

Wie genau muss die Erstattung der Energiesteuer beantragt werden?

Um die Ökosteuer Rückerstattung zu beantragen sind verschiedene Formulare zu verwenden. Diese unterscheiden sich zunächst für den Fahrzeugtyp, also Schienenfahrzeug oder Kraftfahrzeug. Im Bereich von Kraftfahrzeugen in der Personenbeförderung ist das Formular 1121 „Antrag auf Steuerentlastung für Kraftfahrzeuge im Linienverkehr“ auszufüllen. Zu dem Formular 1121 gehören die Berechnungsbögen 1122 – 1126. Hierbei geht es um den Durchschnittsverbrauch des Gesamtfuhrparks bzw. bestimmter Fahrzeuggruppen, die im Linienverkehr oder im Spezialverkehr eingesetzt werden müssen.

Zusätzlich zu diesen Formularen muss für die Energiesteuerrückerstattung seit dem Januar 2017 noch die Selbsterklärung „Staatliche Beihilfen“ (Formular1139) abgegeben werden. Ohne diese Selbsterklärung wird ein Antrag auf Ökosteuer Erstattung stets abgelehnt.

Busse

Wie hilft eine Fuhrparksoftware bei dem Antrag auf Ökosteuer Rückerstattung?

Wenn es um die Erstattung der Energiesteuer geht, ist ein digitales Fahrtenbuch eine große Hilfe. Denn ohne lückenlose Dokumentation gibt es keine Mineralölsteuervergütung. Doch gerade damit tun sich viele Betriebe schwer. Werden die Fahrten händisch aufgezeichnet, kommen immer wieder Fehler und Verwechslungen vor. Dies umso mehr, als die meisten Fahrzeuge von verschiedenen FahrerInnen geführt werden, die jeweils ihr eigenes Fahrtenbuch nutzen. Da geht der Überblick schnell verloren.

Ein digitales Fahrtenbuch steht allen MitarbeiterInnen zur Verfügung. Hier werden die relevanten Informationen gesammelt und ausgewertet. Das Fahrtenbuch ist mit allen notwendigen Kategorien ausgestattet und meist so programmiert, dass keine wichtige Spalte ausgelassen werden kann.

Weitere Vorteile eines digitalen Fahrtenbuches

Eine gute Fuhrparksoftware zeichnet zudem die gesamte Fahrstrecke auf und verknüpft sie direkt mit den entsprechenden MitarbeiterInnen. So ist jederzeit ersichtlich, wer welches Fahrzeug wie oft gefahren hat. Gleichzeitig wird auch der Spritverbrauch analysiert. Am Ende bereitet die Fuhrparksoftware alle Daten für die Energiesteuerrückerstattung auf.

Mit einer solchen Fahrtenbuchsoftware werden alle gesetzlichen Bestimmungen zur Beantragung der Energiesteuerrückerstattung auf einen Blick sichtbar. Die Software sorgt dafür, dass alle Informationen an einem Platz zusammengetragen werden und gemäß des Zoll Formular 1121 „Antrag auf Steuerentlastung für Kraftfahrzeuge im Linienverkehr“ aufbereitet werden.

Laden Sie hier die Broschüre herunter und erfahren alle Vorteile eines digitalen Fahrtenbuches im Fuhrpark!

Ein digitales Fahrtenbuch ermöglicht eine einfache Dokumentation aller Fahrten ohne Aufzeichnungslücken. Dies erleichtert nicht nur die Fahrzeugverwaltung für Dienst- und Poolfahrzeuge, sondern auch das lückenlose Ausfüllen verschiedener Formulare zur Ökosteuer Rückerstattung, wie das Zoll Formular 1121 „Antrag auf Steuerentlastung für Kraftfahrzeuge im Linienverkehr“.

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Fleet Fahrtenbuch Broschüre

Mehr als nur ein Tool zur Mineralölsteuervergütung

Neben der Energiesteuerrückerstattung bietet eine gute Fuhrparksoftware eine Reihe von weiteren Vorteilen. Sie hilft beispielsweise dabei die Fahrzeugpapiere und -informationen an einem übersichtlichen Ort digital aufzubewahren. Die Software weiß, wann der nächste TÜV ansteht, erinnert an Werkstatt-Termine und kennt sich mit den Leasingraten aus. Verknüpft mit der Lohnbuchhaltung hilft die Fuhrparksoftware auch bei der Erstellung von Einsatzplänen und bei der Berechnung der Löhne. Sie überwacht Fahrtzeiten und gefahrene Kilometer und ist so sowohl für das Fuhrparkmanagement wie auch für die FahrerInnen von großem Nutzen.

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Kurzarbeit – Was tun mit dem Dienstwagen?

Etwa 745 000 Beschäftigte sind aktuell in Kurzarbeit. Wenn die betriebsüblichen Arbeitszeiten aufgrund von Auftragsmangel, Lieferkettenproblemen oder Schwierigkeiten bei der Einhaltung der Corona-Maßnahmen gesenkt werden müssen, beeinflusst das allerdings nicht nur den aktuellen Kontoauszug. Es hat auch Auswirkungen auf geldwerte Vorteile wie etwa den Firmenwagen.

Einfluss von Kurzarbeit auf geldwerten Vorteil

Geldwerte Vorteile können in Zeiten von Kurzarbeit zu echten Nachteilen werden. Denn Kurzarbeitergeld ist kein Arbeitslohn, sondern eine sogenannte Lohnersatzleistung, die von der Bundesagentur für Arbeit in der Zeit der Kurzarbeit gezahlt wird, um die finanziellen Folgen einer Krise für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu mildern. Die Privatnutzung eines Dienstwagens ist aber ein Gehaltsbestandteil in Form eines Sachbezugs – und muss deswegen auch trotz des wegen Kurzarbeit sinkenden Haushaltseinkommens voll versteuert werden.

Wenn der Anteil der Kurzarbeit bei 100 Prozent liegt, hat der Arbeitnehmer keine Arbeitsleistung mehr zu erbringen und der Arbeitgeber zahlt kein Gehalt. Der Arbeitgeber ist dann berechtigt, die Privatnutzung zu widerrufen oder den Dienstwagen zurück zu verlangen, sobald die Lohnfortzahlungspflicht erlischt. Er muss es aber nicht.

Wird die Arbeitszeit nur verringert und der Arbeitgeber zahlt ein – wenn auch verkürztes – Gehalt, besteht der Anspruch auf die Privatnutzung des Dienstwagens vollumfänglich. Denn im Gegensatz zum Gehalt in Form von Geld kann diese Sachleistung nicht entsprechend prozentual gekürzt werden. Es bleibt also alles beim Alten. Leider auch, was die Versteuerung dieses geldwerten Vorteils betrifft. Während das Einkommen sich verringert, sinkt der Kostenpunkt „Dienstwagen“ in den meisten Fällen nicht.

Was tun?

Nur wenn eine private Nutzung des Dienstwagens nachweislich ausgeschlossen ist, entfällt auch die Versteuerungspflicht. Ist der Arbeitgeber damit einverstanden, kann der Arbeitnehmer ihm Fahrzeugschlüssel- und Papiere aushändigen und sich die Abgabe bestätigen lassen.

Privatnutzungsverbot

Eine weitere Möglichkeit wäre, dem Arbeitnehmer ein schriftliches Privatnutzungsverbot zu erteilen. Die Einhaltung dieses Verbots ist dann allerdings auch vom Arbeitgeber zu überwachen.

Komplizierter wird die Vereinbarung, wenn der Arbeitnehmer Zuzahlungen zum Firmenwagen leistet – zum Beispiel, weil seine Sonderwünsche zu Ausstattung und Modell des Dienstwagens berücksichtigt oder allgemeine Pauschalen vereinbart wurden. Oft trägt dann der Arbeitnehmer monatlich einen Teil der Leasingkosten, den der Arbeitgeber vom Nettogehalt abzieht. Diese Vereinbarung kann nicht einseitig vom Arbeitnehmer aufgekündigt werden.

Kurzarbeit Privatnutzungsverbot

Einzelbewertung der Fahrten

Wenn die Rückgabe des Dienstwagens nicht möglich ist, sollten Sie prüfen, ob eine Einzelbewertung der Fahrten in Frage kommt. Ein Dienstwagen ist – sofern nicht ohnehin das Führen eines Fahrtenbuchs vereinbart wurde – für jeden Monat in der Höhe von 1 Prozent (bzw. 0,5 oder 0,25 Prozent bei Dienstwagen mit Elektroantrieb) des Bruttolistenpreises zu versteuern. Maßgeblich ist dabei nicht der tatsächliche Kaufpreis, sondern der vom Hersteller festgelegte unverbindliche Verkaufspreis.

Zusätzlich wird für jeden gefahrenen Kilometer von der Wohnung zum Arbeitsplatz 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises als versteuerungspflichtige Masse angesetzt. Wer wegen Homeoffice oder Kurzarbeit weniger als 180 Tage im Jahr mit dem Dienstwagen von seiner Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte* fährt, kann stattdessen die tatsächlichen Einzelfahrten versteuern. In diesem Fall sind die genaue Anzahl und die genauen Daten der Nutzungstage zu dokumentieren. Dann schlagen die Entfernungskilometer nicht mehr mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises zu Buche, sondern nur noch mit 0,002 Prozent. Der Arbeitgeber darf in der Lohnabrechung aber nicht im laufenden Jahr von der 0,03-Prozent-Methode situationsangepasst zur Einzelbewertung wechseln – man muss sich immer auf ein Jahr festlegen. Ein Wechsel ist nur zum Jahresbeginn möglich oder dann, wenn der Arbeitnehmer ein neues Fahrzeug erhält.

* Erste Tätigkeitsstätte: Es kann nur eine erste Tätigkeitsstätte geben, auch wenn Sie für Ihren Arbeitgeber an unterschiedlichen Orten eingesetzt werden. Die Fahrtkosten dorthin werden mit einer Entfernungspauschale abgegolten. Wenn mehrere Arbeitsorte bestehen, kann der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte festlegen. Die Fahrten zu den anderen Arbeitsstätten läuft bei der Abrechnung dann unter Auswärtstätigkeit.

 

Beratung durch Steuerberater gibt Sicherheit

Kurzarbeit Steuerberatung

Ein Trostpflaster: Arbeitnehmer können die Anpassung der Regelung im Nachhinein bei der Einkommenssteuererklärung anzeigen und bekommen gegebenenfalls die zuviel gezahlten Steuern erstattet. Das funktioniert natürlich nur dann, wenn der Arbeitnehmer gewissenhaft ein Fahrtenbuch geführt hat, elektronisch oder als Heft – eine Excel-Tabelle wird vom Finanzamt nicht anerkannt.

Generell gilt: Bei Unsicherheiten sollten sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber am besten steuerlich beraten lassen, damit der Dienstwagen in der Kurzarbeit nicht zur Kostenfalle wird.

Jetzt Antrag herunterladen & geldwerten Vorteil korrekt versteuern!

Um die Besteuerung des geldwerten Vorteils ändern zu lassen, müssen Firmenwagenfahrer einen Antrag bei der Steuererklärung einreichen. Diesen Antrag können Sie hier herunterladen. 

Wussten Sie schon: Ein digitales Fahrtenbuch erleichtert das Fahrtenbuchführen ungemein. Mit einem sauber geführten Fahrtenbuch können Sie die Anpassung der Regelung im Nachhinein bei der Einkommenssteuererklärung anzeigen und sparen so gegebenenfalls die zu viel gezahlten Steuern. Informieren Sie sich jetzt!

Profitieren Sie von einem
digitalen Fahrtenbuch

Der Fahrer muss lediglich seine Fahrten als Betriebsfahrt, Arbeitsweg oder Privatfahrt kategorisieren, den Rest erledigt das digitale Fahrtenbuch. Die Fahrten werden automatisch aufgezeichnet, die Berechnung von gefahrenen Kilometern oder das Notieren von Adressen entfällt. Zusätzlich erkennt das elektronische Fahrtenbuch bereits angefahrene Ziele automatisch, selbst wenn das Fahrzeug in einem Radius von 200 Metern geparkt wird. So wird das Fahrtenbuchführen zum Kinderspiel und Sie sparen bei der Steuererklärung.

Informieren Sie sich über die Funktionen eines digitalen Fahrtenbuches.

Antrag zur Korrektur der Besteuerung des geldwerten Vorteils

Hiermit akzeptiere ich die AGB und Datenschutzbestimmungen der Vimcar GmbH.

Wir nutzen Ihre Daten zur Bereitstellung unserer Dienstleistung. Durch das Absenden dieses Formulars akzeptieren Sie von uns per Mail und Telefon kontaktiert zu werden. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

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Kraftfahrzeugsteuergesetz – Das ändert sich 2021

Die Kraftfahrzeugsteuer für Pkw berechnet sich aus dem CO2-Prüfwert und dem Hubraum des Fahrzeugs. Liegt der CO2-Wert eines Pkw oberhalb von 95 g/km, ist ein einheitlicher Steuersatz von 2 Euro je g/km fällig. Diese Regelung ändert sich mit dem aktualisierten Kraftfahrzeugsteuergesetz für erstzugelassene Pkw, außerdem werden durch den Entfall einer bisherigen Sonderregelung vor allem Handwerksbetriebe entlastet.

Steuererleichterung für Handwerksbetriebe

Bisher wurde in § 18 Abs. 12 des Kraftfahrzeugsteuergesetzes eine Sonderregelung für leichte Nutzfahrzeuge bis 3,5 Tonnen Gesamtgewicht definiert. Verfügten diese Fahrzeuge über vier bis neun Sitzplätze, wurden sie, aufgrund ihrer Beschaffenheit, vorrangig als Mittel zur Personenbeförderung angesehen. Eine deutlich höhere Kfz-Steuer war die Folge, da die Fahrzeuge nicht nach den gewichtsbezogenen Steuersätzen, sondern nach den CO2- und hubraumbezogenen Tarifen für Pkw besteuert wurden. Vor allem Handwerksbetriebe waren von der Sonderregelung betroffen.

Mit Inkrafttreten des 7. Gesetzes zur Änderung des Kraftfahrzeugsteuergesetzes am 23.10.2020 wurde die Sonderregelung aufgehoben. Die Besteuerung erfolgt nun gewichtsbezogen, nach der Einstufung der Kfz-Zulassungsbehörde.

Gut zu wissen: Betroffen sind hiervon circa 390.000 Fahrzeuge. Die Aufhebung der Sonderregelung muss vom Fahrzeughalter nicht beantragt werden. Dieser erhält automatisch einen geänderten Steuerbescheid und die zu viel erhobene Steuer wird zurückerstattet.

VW Bus steht auf einem Feld.
Die Sonderregelung für Nutzfahrzeuge unter 3,5 t wurde abgeschafft.

Anstieg der Kfz-Steuer

Seit dem Beginn des neuen Jahres sollte bei der Anschaffung neuer Fahrzeuge mit Verbrennungsmotoren die Kfz-Steuer nicht außer Acht gelassen werden. Für Pkw, die ab Januar 2021 erstzugelassen  werden, gelten steigende Steuersätze: 

  • über 95 g/km bis zu 115 g/km 2,00 Euro,
  • über 115 g/km bis zu 135 g/km 2,20 Euro,
  • über 135 g/km bis zu 155 g/km 2,50 Euro,
  • über 155 g/km bis zu 175 g/km 2,90 Euro,
  • über 175 g/km bis zu 195 g/km 3,40 Euro,
  • über 195 g/km 4,00 Euro.

Emissionsarme Pkw werden bevorzugt

Der Anstieg der Kraftfahrzeugsteuer für Fahrzeuge mit hohem CO2 Ausstoß ist eng mit den 2020 gesteckten Klimazielen verbunden. In Zukunft sollen umweltfreundlichere Alternativen zu Verbrennungsmotoren und emissionsarme Pkw im Allgemeinen stärker gefördert werden.  

Aus diesem Grund reduziert sich die jeweilige Jahressteuer für fünf Jahre um jeweils 30 Euro für alle Pkw, die bis zum 31. Dezember 2024 erstmalig zugelassen werden.

Verlängerung der Steuerbefreiung

Elektrofahrzeug laden

Seit Januar 2021 verlängert sich außerdem die 10 jährige Steuerbefreiung für E-Autos. Fahrzeuge mit elektrischem Antrieb, die zwischen 17. Mai 2011 und 31. Dezember 2025 erstmals zugelassen werden, profitieren vom Entfall der Kraftfahrzeugsteuer. Diese wird bis zu 10 Jahren, maximal jedoch bis zum 31. Dezember 2030, gewährt. Fahrzeughalter von E-Autos können sich nach Ablauf dieser Steuerbefreiung jedoch weiterhin über eine Ermäßigung von 50 % freuen.

Broschüre zur Versteuerung von E-Dienstwagen

Möchten Sie mehr über die Besteuerung von Elektrofahrzeugen erfahren? Informieren Sie sich mithilfe der kostenlosen Broschüre zur Firmenwagenversteuerung von E-Fahrzeugen.

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Fehlerfreies Fahrtenbuch: Was bei der Steuerprüfung zählt

Auch bei Profis finden Prüfer des Finanzamts Fehler im Fahrtenbuch. Wie man das Fahrtenbuch einwandfrei macht, erfahren Sie hier.

Kennen Sie den? „Die Familie ist ein steuerlich geförderter Kleinbetrieb, zur Fertigung von Steuerzahlern.“ Witze über die Steuer gibt es viele. Leider verstehen Steuerprüfer selten Spaß, wenn sie einen Betrieb genauer überprüfen. Schon gar nicht beim Thema Fahrtenbuch. Sollten an der korrekten Führung des Fahrtenbuchs Zweifel aufkommen, kann es zu hohen Steuernachzahlungen kommen. Möglicherweise wird der zu versteuernde Betrag für die Privatnutzung des Firmenwagens und für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb dann nach der Ein-Prozent-Regelung ermittelt oder er wird bei einer betrieblichen Nutzung von weniger als 50 Prozent geschätzt. Wer auf ein paar Eckpunkte bei der Prüfung des Fahrtenbuchs achtet, spart also Ärger und Geld.

Das muss ein Fahrtenbuch erfüllen

Um den Prüfer nicht zu verärgern, sollten einige formale Voraussetzungen für das Führen eines Fahrtenbuchs, unbedingt eingehalten werden:

  • Jede Fahrt ist vom Unternehmer oder Mitarbeiter mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt aufzuzeichnen.
  • Zwingend notwendige Angaben sind: Ziel der Fahrt, der Reisezweck sowie die Namen der Kunden.
  • Keine Verzögerung, bitte: Alle Aufzeichnungen sollten, falls sie per Hand getätigt werden, vollständig in gebundenen Form vorliegen. Excel-Aufzeichnungen erkennt das Finanzamt wegen der Möglichkeit der Manipulation nicht an. 
  • Nachträgliche Änderungen müssen unmöglich oder plausibel sein.
  • Wichtige Informationen zum Fahrtenbuch gibt es in §31a StVZO.

1. Bloß nichts in neue Fahrtenbücher übertragen

Gut gedacht, schlecht gemacht: Rückt das Finanzamt an, möchten manche Unternehmer blitzeblanke, neue Fahrtenbücher übergeben. Die alten Informationen werden also in neue Fahrtenbüchern geschrieben. Gerade das aber erweckt die Neugier der Prüfer. Kein normales Fahrtenbuch ist ohne Flecken oder Knicke. 

2. Umwege nur mit plausiblem Grund

Wer wegen eines Staus die schnellste Strecke umständlich umfahren muss, darf das natürlich machen. Doch die Begründung für den Umweg gehört sofort ins Fahrtenbuch. Das gilt im Übrigen für alle gefahrenen Extrakilometer.

2. Privatfahrten nicht vergessen

Im Gegensatz zu geschäftlichen Fahrten reicht bei Privatfahrten lediglich die Angabe der tatsächlich gefahrenen Kilometer. Grund oder Ziel der Fahrt entfallen. 

3. Tanken im richtigen Takt

Tankbetrügern kommen Prüfer schnell auf die Schliche. Spätestens zu dem Zeitpunkt, wenn die Tankabrechnungen nicht mehr mit den gefahrenen Kilometern übereinstimmen. Etwa dann, wenn die Kilometer, die jemand zwischen zwei Tankstellenbesuchen gefahren ist, nicht ausreichen, um den Tank leer zu fahren.

4. Unstimmigkeiten bei Belegen vermeiden

Alle Quittungen rund ums Auto müssen für den Prüfer plausibel nachvollziehbar sein. Stimmen etwa Parkquittungen nicht mit den angegebenen Orten überein, wird das gesamte Fahrtenbuch sehr wahrscheinlich nicht vom Finanzamt anerkannt.

5. Vorsicht beim Werkstattbesuch

Steht ein Werkstattbesuch an, sollte der Mechaniker in der Regel den aktuellen Kilometerstand des Fahrzeugs in die Rechnung eintragen. Doch häufig genug kommt es vor, dass der Eintrag nicht mit dem Kilometerstand im Fahrtenbuch übereinstimmt. Die Rechnung sollten Sie aus diesem Grund immer überprüfen. 

Keine Fehler mehr dank elektronischem Fahrtenbuch​

Das elektronische Fahrtenbuch bietet eine Lösung, um Fehler im Fahrtenbuch zu verhindern. Durch einen OBD-Stecker oder ein kleines Gerät, das der Fahrer selbst im Fahrzeug installieren kann, werden alle zurückgelegten Fahrten automatisch aufgezeichnet. Dadurch wird verhindert, dass Lücken im Fahrtenbuch auftreten können. Gleichzeitig spart der Nutzer viel Zeit und bares Geld gegenüber der 1-%-Methode. Der Anbieter Vimcar hat z. B. sein Fahrtenbuch in Zusammenarbeit mit Steuerberatern entwickelt und von KPMG prüfen lassen, um die Finanzamtkonformität zu gewährleisten.

Vimcar Fahrtenbuch auf Smartphone geöffnet

Fahrtenbuch im Fuhrpark

Gerade im Fuhrpark sind Fahrtenbücher anfällig für Fehler. Fahrer von mehrheitlich genutzten Fahrzeugen vergessen, das Fahrtenbuch für das jeweilige Fahrzeug zu führen. Gerade im Alltagsstress bleibt keine Zeit, die Fahrten zu dokumentieren. Dadurch entstehen Lücken und unleserliche Aufzeichnungen.Den Fahrzeugverwalter im Unternehmen kostet Zeit und Nerven, die Fahrtenbücher finanzamtkonform zu halten. Hierbei helfen digitale Fahrtenbücher. Die Fahrer müssen keine handschriftlichen Aufzeichnung mehr führen. Es reicht eine App auf dem Smartphone zu installieren und die automatisch aufgezeichneten Fahrten zu kategorisieren. Die Fahrtenbücher können mit einer Fuhrparksoftware verbunden werden, sodass der Fuhrparkleiter immer einen Überblick über diese hat. Welche Funktionen solch eine Fuhrparksoftware hat, erfahren Sie in folgender Broschüre.

Broschüre zur Fuhrparksoftware Fleet Fahrtenbuch

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Alles zum Fahrtenbuch

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Günstiger unterwegs mit Fahrtenbuch

Es ist zwar aufwändiger ein Fahrtenbuch zu führen – aber in vielen Fällen lässt sich damit auch Geld sparen. Was Sie bei der Umstellung in Ihrem Fuhrpark beachten müssen, lesen Sie hier. 

Entschließt sich ein Unternehmen zum Wechsel zu einem Fahrtenbuch, stecken finanzielle Vorteile hinter dieser Entscheidung. Denn im Vergleich zur Ein-Prozent-Methode können die Fahrer in der Praxis durch das Fahrtenbuchführen meist mehr Steuern sparen.

  Und zwar unter folgenden Voraussetzungen:

  • Bei einem einen hohen Bruttolistenpreis.
  • Bei Kauf eines gebrauchten Autos.
  • Bei fast ausschließlicher Nutzung für berufliche Zwecke 

Der Wechsel zum Fahrtenbuch

Wie ein Unternehmen bei Poolfahrzeugen steuerlich die richtige Entscheidung trifft, hängt entscheidend davon ab, ob die private Nutzung überhaupt erlaubt werden soll – oder ob sie in dem Fuhrpark praktikabel ist.

Die 1-%-Methode ist meist nur dann günstiger, wenn die Mitarbeiter den Firmenwagen in großem Umfang privat nutzen. Bei einem gemeinschaftlich genutzten Fahrzeug ist dies fast nie der Fall. Entscheidet sich der Arbeitgeber gegen ein privates Nutzungsverbot, rechnet es sich also in den meisten Fällen, Fahrtenbuch zu führen. Das gilt speziell, wenn das betreffende Auto dann auch noch ein Gebrauchtwagen oder bereits abgeschrieben ist. Um den Aufwand gering zu halten und die Lückenlosigkeit zu gewährleisten, sind elektronische Fahrtenbücher die beste Alternative. Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer können den Vorteil des individuellen Nachweises nutzen und sind steuerlich auf der sicheren Seite. So ist die Aufzeichnung direkt mit an Bord – unabhängig davon, wer das Auto fährt.

Wechsel nur in Ausnahmen möglich

Während des laufenden Kalenderjahres ist kein Wechsel zwischen Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regel möglich. Nur bei Kauf eines neuen Firmenwagens im Kalenderjahr wäre der Wechsel ohne weiteres möglich. Ansonsten darf nur zum neuen Jahr gewechselt werden.

Fahrtenbuch führen – die Regeln

Wer sich für ein Fahrtenbuch entschieden hat, unterliegt strikten gesetzlichen Grundlagen. So wird die Besteuerung des geldwerten Vorteils durch einen Firmenwagen durch das Einkommensteuergesetz festgelegt (§ 6 Abs. 4 Satz 2 EstG und § 8 Abs. 2 Satz 2 EstG). Aber auch die Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) R 8.1 enthalten Vorschriften zur ordnungsmäßigen Form und Dokumentation eines Fahrtenbuchs. So muss man nicht nur Angaben zu den einzelnen Fahrten machen, sondern diese auch unterscheiden. Dabei geht es um:

Anforderungen an Betriebsfahrten

  • Art der Fahrt: Geschäftliche, private oder Mischfahrt
  • Start und Ziel mit Adressangaben
  • Name des Fahrers und Datum
  • Exakte Kilometerstände
  • Zweck der Fahrt
  • Bei Privatfahrten reichen nur Kilometerangaben

Fahrtenbücher müssen vor Manipulation sicher sein

Vor langer Zeit war es leicht, Fahrtenbücher mit simplen Mitteln zu manipulieren. Damit ist seit langem Schluss. Handschriftliche Fahrtenbücher müssen in gebundener Form und lückenlos geführt werden. Jede Fahrt ist direkt nach Abschluss im Fahrtenbuch einzutragen. Elektronische Fahrtenbücher wiederum sollen so programmiert sein, dass ebenfalls keine Manipulationen möglich sind. Kurzum: Handschriftliche und elektronische Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt – Excel-Fahrtenbücher nicht. Wenn das Fahrtenbuch verloren geht oder unvollständig ist, stellt das Finanzamt zur Versteuerung automatisch auf die Ein-Prozent-Regel um.

Einfach und effizient –Elektronische Fahrtenbücher

Mit einem zertifizierten und vom Finanzamt anerkannten elektronischen Fahrtenbuch geht alles wie von Zauberhand. In der Regel werden Start, Ziel, Datum, Uhrzeit und Kilometerstand automatisch erfasst, automatisch gespeichert und gemäß GoBD 10 Jahre aufbewahrt. Dank einfacher Export-Funktionen können die Daten einfach und schnell an das Finanzamt übermittelt werden.

Für die Fahrer bedeutet ein elektronisches Fahrtenbuch auch eine Zeitersparnis. Mussten früher die manuellen Fahrtenbücher bei gemeinschaftlichen Fahrzeugen weitergegeben werden, lösen digitale Fahrtenbücher den Zettelkram ab. 

Vimcar Fahrtenbuch App

Diese E-Fahrtenbücher gibt es:

  • Festinstallierte Fahrtenbücher bieten immer mehr Automobilhersteller an. Die können bei einem Wechsel des Fahrzeugs allerdings nicht mitgenommen werden.
  • Fahrtenbuch-Apps protokollieren alle Fahrten und übermitteln die Daten an eine Computer-Software, wo der Nutzer das Fahrtenbuch selbst erstellt.
  • Fahrtenbuch-Stecker wiederum werden in der OBD Bordsteckdose im Fußraum des Fahrzeugs angebracht und zeichnen alle Fahrten automatisch auf. Dank der integrierten Sim-Karte können die Daten direkt auf einem Server des Dienstleisters abgespeichert werden. Über eine App oder am PC lassen sich die Daten vervollständigen und für das Finanzamt als PDF-Datei exportieren.

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