Fuhrpark Bilanz – soll oder haben?

Im Rechnungswesen wird zwischen beweglichem und unbeweglichem Anlagevermögen, materiellen und immateriellen Wirtschaftsgütern unterschieden. Die Berechnung aller Anlagengüter in der Bilanz hat Auswirkungen auf zahlreiche Faktoren: Die Handels- und Steuerbilanz dient Anlegern, Kreditgebern, Kunden und Lieferanten zur Information über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens. Die Steuerbilanz wird ausschließlich für das Finanzamt erstellt, damit dieses die Steuerlast berechnen kann. Doch welche Rolle der Fuhrpark in der Bilanz spielt, ist vielen nicht klar. Wie wird er darin aufgeführt, ist der Fuhrpark Anlage oder Umlaufvermögen – und was sollte man außerdem zum Thema Bilanz und Fuhrpark wissen?

Fuhrpark und Bilanz: Wo steht der Fuhrpark in der Bilanzposition?

Die Bilanz ist das Herzstück der firmeninternen Buchhaltung. Sie stellt Vermögensgegenstände dar und bildet so die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens ab. Neben der Gewinn- und Verlustrechnung ist sie integraler Bestandteil der doppelten Buchführung. Das Fuhrpark Konto wirft dabei oftmals Fragen auf: Wo steht der Fuhrpark im Anlagevermögen, ist der Fuhrpark aktiv oder passiv?

Unter einem Fuhrpark wird die Gesamtheit alle Fahrzeuge gezählt, die im Besitz des Unternehmens sind, finanziert oder geleast wurden. Dazu gehören Pkw und Lkw für den Transport von Personen, Waren und Gütern, aber auch Nutzfahrzeuge wie Gabelstapler oder Landmaschinen. Auch das für den Betrieb der Flotte erforderliche Personal fließt mit in die Fuhrpark Bilanz ein.

Damit gehört der Fuhrpark in der Bilanz zum Anlagevermögen. Bei diesem handelt es sich per Definition um Wirtschaftsgüter, die dauerhaft im Betrieb verbleiben und das Geschäft aufrechterhalten. Auf der anderen Seite steht das Umlaufvermögen, zum Beispiel Waren, die mit dem Zweck angeschafft werden, sie zu verarbeiten und / oder weiterzuverkaufen.

Fuhrpark als Teil des Anlagevermögen

Das Anlagevermögen wird wiederum in verschiedene Kategorien aufgeteilt: Man unterscheidet zwischen beweglichem und unbeweglichem, abnutzbarem und nicht abnutzbarem sowie materiellen und immateriellen Wirtschaftsgütern. Hier kann es in der Buchhaltung zu Unklarheiten kommen: Wo steht der Fuhrpark im Rechnungswesen?

Die Unterscheidung zwischen beweglichen und unbeweglichen Anlagevermögen ist vergleichsweise einfach: Mit ersterem sind in erster Linie Immobilien gemeint, mit letzterem unter anderem die Büroeinrichtung, Produktionsmaschinen und Fahrzeuge – und damit auch die Flotte. Die Fahrzeuge unterliegen einer Abnutzung, die in der Bilanz des Fuhrpark berücksichtigt wird. Bei Pkw beträgt sie sechs Jahre. Zugleich zählt der Fuhrpark zu den materiellen Wirtschaftsgütern: Damit sind alle physischen Gegenstände gemeint, während immaterielle Güter beispielsweise aus Lizenzen, Patenten oder Beteiligungen bestehen.

Bilanzreport auf Schreibtisch

Ist der Fuhrpark aktiv oder passiv?

In der Fuhrpark Buchhaltung ist außerdem die Unterscheidung zwischen Aktiv- und Passiv-Bestandskonto wichtig. Ein Bestandskonto geht aus der Bilanz hervor, umfasst folglich die Gegenüberstellung aller Vermögenswerte und Einnahmequellen. Wo steht der Fuhrpark im Konto und welche Auswirkungen hat das auf die Bilanz?

Aktiv- und Passivkonten lassen sich prinzipiell mit materiellem und immateriellem Anlagevermögen vergleichen. Passivkonten fassen zum Beispiel das Eigenkapital, Verbindlichkeiten aus Lieferungen oder Leistungen sowie Hypotheken zusammen.

Aktivkonten beinhalten alle materiellen Güter wie Gebäude, Maschinen, Inventar und eben den Fuhrpark. Dabei wird der Verkauf eines Fahrzeugs als Haben (Abgang), der Ankauf als Soll (Zugang) gebucht. Ein Beispiel: Der Buchungsposten „Fuhrpark an Bank“ umfasst einen Betrag X auf der Soll-Seite des Unternehmens sowie eben diesen Betrag auf der Haben-Seite der Bank. Er taucht etwa dann auf, wenn ein Fahrzeug gekauft und per Überweisung bezahlt wird.

Rechnung auf Notizblatt

Wie setzen sich die buchhalterischen Kosten im Fuhrpark zusammen?

Die Kosten des Fuhrparks setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Dazu gehören die Beschaffung durch Kauf oder Leasing, die Nutzung (Wertverlust), Kraftstoffkosten, Aufwendungen für Unfallschäden inklusive Nutzungsausfall, Inspektion und Wartung sowie eventuellen Rückgabekosten. Hier spielt insbesondere die Wertminderung von Leasingfahrzeugen eine Rolle. Im Fuhrpark Rechnungswesen werden die verschiedenen Kostenkomponenten jeweils unterschiedlich gewichtet. So obliegt die Bilanzierung von Leasingfahrzeugen dem Leasinggeber. Lediglich eigene Flottenfahrzeugen fließen in die Fuhrpark Bilanzposition ein.

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Alles zum Fuhrparkverwaltung

Fuhrparkmanagement per App

Reihen von Aktenordnern und lose Blattsammlungen bestimmten in der Vergangenheit den Arbeitsalltag von Fuhrparkleitern. Mittlerweile gibt es zahlreiche Softwarelösungen auf dem Markt, die die Fuhrparkverwaltung vereinfachen. Oftmals werden diese ausschließlich am PC verwendet. Doch die Mitarbeiter eines Fuhrparks sind oft auf Achse und haben meist nur ein Smartphone bei sich. Auch der Beruf des Fuhrparkleiters verlangt nach Mobilität. Fuhrpark Apps bieten die gewünschte Flexibilität und vereinfachen den Arbeitsalltag ungemein.

Das können Fuhrparkmanagement Apps

Fuhrpark Apps sind vielseitig einsetzbar und überzeugen durch ortsunabhängiges Bedienen. In den meisten Fällen sind sie in Kombination mit einer Desktop Software erhältlich und ergänzen diese. Folgende Funktionen können sich Fuhrparkleiter zu nutzen machen:

Fahrzeugortung mit der Fuhrpark App

Im Fuhrpark sehr nützlich sind GPS-Daten. Durch die Ortungsfunktion ist u. a. das Live-Tracking von Fahrzeugen möglich. Erhält der Fuhrparkleiter eine Kundenanfrage, auf die schnell reagiert werden sollte, kann er in der Fuhrpark Management App sehen, welches Fahrzeug sich am nächsten zum Einsatzort befindet. Manche Fuhrpark Apps errechnen zusätzlich die genaue Entfernung und die geschätzte Ankunftszeit des Fahrers. So kann effizient reagiert werden, wertvolle Arbeitszeit wird sinnvoll eingesetzt und die Kundenzufriedenheit gesteigert.

Ein Smartphone wird in den Händen gehalten.

Fahrtenbuch

Undenkbar ohne Smartphone App ist die Nutzung von elektronischen Fahrtenbüchern. Die Fahrtenbuchfunktion einer Fuhrpark Management App macht das Steuernsparen kinderleicht. Direkt nach einer Fahrt kann diese kategorisiert werden. Wichtige Fahrzeugdaten wie die gefahrenen Kilometer zeichnet ein gutes Fahrtenbuch automatisch auf. 

Wichtig: Damit ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt akzeptiert wird, muss dieses rechtssicher sein und finanzamtkonform geführt werden.

Fuhrparkverwaltung

Abbildung eines Führerscheins.
Die Führerscheinkontrolle wird durch Fuhrpark Apps erleichtert.

Die Rechtssicherheit im Fuhrpark ist eine Herzensangelegenheit von Fuhrparkleitern, da die Nichteinhaltung von UVV-Richtlinien schnell zu hohen Bußgeldern führen kann. Eine wichtige Unfallverhütungsvorschrift ist die regelmäßige Führerscheinkontrolle. Dies stellt viele Fuhrparkleiter vor organisatorische Herausforderungen: Denn eine Kontrolle muss halbjährlich erfolgen und ordnungsgemäß dokumentiert werden. Fuhrparkmanagement Apps können den Fuhrparkleitern diese Aufgabe abnehmen. Mitarbeiter können die Kontrolle ihres Führerscheins selbstständig mit ihrem Smartphone vornehmen. 

Neben den UVV-Richtlinien kann eine Flottenmanagement App speziell bei Poolfahrzeugen einen großen Mehrwert liefern. Fahrer von Poolfahrzeugen können direkt im Smartphone einsehen, welche Fahrzeuge in welchem Zeitraum zur Verfügung stehen und diese direkt buchen.

Zudem bieten manche Fuhrparkmanagement Apps ein digitales Schlüsselmanagement an. Fahrer erhalten im Buchungszeitraum des Poolfahrzeugs einen digitalen Schlüssel auf ihr Smartphone mit dem sie dieses problemlos öffnen können.

Welche Flottenmanagement App ist die Richtige?

Viele Unternehmen bieten Fuhrpark Apps an. Doch welche Software die Richtige ist, ist einzelfallabhängig. Fuhrparkverantwortliche sollten sich vor der Entscheidung Gedanken darum machen, welche Funktionen in ihrem Fuhrpark einen Mehrwert erzeugen würden. Es ist außerdem ratsam, vor dem Kauf einer Software eine kostenlose Testphase zu nutzen, wenn dies vom Anbieter angeboten wird.

Fuhrpark Apps kostenlos?

Neben den führenden Softwarelösungen gibt es auf dem Markt auch Fuhrpark Apps, die kostenlos erhältlich sind. Hier ist Vorsicht geboten. Vor der Nutzung sollten diese Apps genau geprüft werden. Kostenlose Apps mit Fahrtenbuch Funktion sind beispielsweise oftmals nicht finanzamtkonform und sorgen im Endeffekt nur für Ärger. Des Weiteren muss ein Augenmerk auf den Datenschutz gelegt werden.

Die Fuhrpark App für den Mittelstand

Speziell für den Mittelstand hat das Unternehmen Vimcar eine Fuhrparkmanagement Software entwickelt, die als Smartphone App und Desktop Version zur Verfügung steht. Die Buchung von einzelnen Paketen macht es Fuhrparkverantwortlichen möglich, die Software auf den eigenen Fuhrpark maßzuschneidern.

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Kosten der UVV Prüfungen im Fuhrpark

Die Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften sehen regelmäßige Prüfungen vor. Diese Prüfungen sind für alle Betriebe verpflichtend. Die bei den Prüfungen zur Unfallverhütung entstehenden Kosten sind vergleichbar gering, der Nutzen ist dafür umso höher. In folgendem Artikel erhalten Betriebsinhaber und Fuhrparkleiter Informationen zu den Chancen und Risiken im Bereich der UVV und einen Überblick über die Kosten einer UVV Prüfung.

UVV Prüfungen Kosten und Chancen

Jeder Gewerbetreibende hat die Pflicht seine gewerblich genutzten Fahrzeuge nach § 57 Abs. 1 der Unfallverhütungsvorschrift „Fahrzeuge“, ehemals BGV D 29, durch einen Sachverständigen auf den betriebssicheren Zustand prüfen zu lassen.

Als Sachverständiger zählt in diesem Zusammenhang derjenige der durch seine Berufsausbildung, die entsprechende Berufserfahrung sowie die zeitnahe berufliche Tätigkeit über die erforderlichen Kenntnisse zur Prüfung der Arbeitsmittel, Maschinen oder Fahrzeuge verfügt Arbeitsmitteln verfügt.

Zur Prüfung sind folgende Unterlagen einzureichen:

  • Bedienungsanleitung
  • Technische Unterlagen
  • Prüfbuch
  • Aufbauanleitung

Geprüft werden muss laut §10 der BetrSichV zu verschiedenen klar definierten Zeitpunkten. Diese sind:

  • direkt nach der Montage
  • unmittelbar vor der ersten Inbetriebnahme
  • bei Neumontage oder Ortswechsel von Maschinen
  • nach besonderen Ereignissen, wie Unfall, größeren Reparaturen
  • nach längerem Stillstand
  • jährliche Prüfung nach DGUV 100-500

Darüber hinaus ist es vorgeschrieben, dass Maschinen oder Fahrzeuge mit einem Typenschild zur eindeutigen Identifikation ausgestattet sind.

Kosten UVV Prüfung durch Sachkundigen
Ein Sachkundiger prüft das Fahrzeug gemäß der UVV.

UVV Prüfung die Kosten

Wie hoch genau die Kosten der UVV Prüfung liegen, hängt von den zu untersuchenden Fahrzeugen oder Maschinen ab. Entsprechend umfänglich ist die Preisliste der UVV Prüfungen, die von der Hebebühne bis zum Sattelschlepper alle möglichen Maschinen und Fahrzeuge abdecken muss.

Beispiele für die UVV Kosten in verschiedenen Bereichen:

  • Stabler zwischen 30 und 80 Euro
  • Hebe- & Arbeitsbühnen zwischen 30 und 120Euro
  • Fahrzeuge zwischen 15 und 110 Euro
  • Kran zwischen 30 und 120 Euro
  • Hebezeuge & Lastaufnahmemittel zwischen 25 und 70 Euro
  • Baumaschinen zwischen 40 und 80 Euro

Für Fuhrparkleiter empfiehlt es sich die UVV der Fahrzeuge gleich mit der Hauptuntersuchung und, wenn angesagt, mit der Inspektion zu verbinden. Die HU und UVV Prüfung Pkw Kosten liegen in dem Zusammenhang ca. zwischen 30 bis 50 Euro pro Kraftfahrzeug.

UVV Kosten der Fahrerunterweisung

Neben der Fahrzeugkontrolle durch einen Sachkundigen, gibt es die UVV Erstunterweisung und jährliche Fahrerunterweisung. Bei der Erstunterweisung muss der Fahrer vor der Fahrzeugübergabe in die Gefahren des Fahrzeugs unterwiesen werden. Zusätzlich müssen die Fahrer mindestens einmal jährlich zu den Gefahren geschult werden. 

Achtung: Der Fuhrparkleiter oder Arbeitgeber muss die Unterweisungen protokollieren. Geschieht ein Unfall, muss nachgewiesen werden, dass die Fahrer zu den Gefahren aufgeklärt wurden. 

Die Fahrerunterweisung ist relativ aufwendig, da die Fahrer umfangreich zu den verschiedenen Gefahren und Situationen zum Fahrzeug geschult werden müssen. Daher gibt es die Möglichkeit, die Fahrerunterweisung durch einen Anbieter digital durchzuführen. Die Fahrer werden automatisch an die Prüftermine erinnert und können die Schulung online absolvieren. Dadurch garantiert der Fuhrparkleiter, dass alle wichtigen Informationen übermittelt wurden. Gleichzeitig kann er im System nachvollziehen, welcher Mitarbeiter seine Prüfung schon durchgeführt hat und bei wem diese aussteht. Der Vorteil einer digitalen Fahrerunterweisung: Nach erfolgreich durchgeführten Prüfung werden automatische Protokolle erstellt. Dadurch sichert das Unternehmen sich bestmöglich ab. Welche UVV Kosten hierbei auf den Betrieb zukommen, ist abhängig von der eingesetzten Lösung. Eine Möglichkeit bietet der Einsatz einer Fuhrparksoftware an. 

Broschüre zur digitalen Fahrerunterweisung mit Fleet Admin


Inhalte der UVV Prüfung

Es handelt sich bei den Prüfungen um von den Berufsgenossenschaften, in Rücksprache mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales, festgelegte Standards die sowohl dem Gesundheits-, als auch dem Arbeitsschutz dienen. Sie sind analog zu den ehemaligen BG-Vorschriften zu betrachten.

Die Unfallverhütungsvorschriften beinhalten

  • Maßnahmen und Einrichtung, die ein Unternehmer zur Unfallverhütung durchzuführen hat, sowie die Art und Weise, wie die Einhaltung dieser Maßnahmen innerbetrieblich sichergestellt werden.
  • Arbeitsmedizinische Maßnahmen und Untersuchungen, insbesondere wenn die auszuführenden Tätigkeiten mit arbeitsbedingten Gefahren für Leben und Gesundheit von Versicherten oder Dritter verbunden sind, sowie die Anforderungen an den durchführenden Mediziner.
  • Die Sicherstellung von Erste Hilfe Einrichtungen und deren Überwachung.
  • Maßnahmen, die ein Unternehmer zur Erfüllung der sich aus dem Gesetz über Sicherheit am Arbeitsplatz ergebenden Pflichten zu ergreifen hat.
  • Die Festlegung der Zahl von Sicherheitsbeauftragen, die nach § 22 SGB VII bereitzustellen sind.

UVV Prüfungen und Kosten – mehr als nur eine lästige Pflicht

Die UVV Prüfungen sind dabei deutlich mehr als lästige Pflichten. Sie gewährleisten die Arbeitssicherheit und erhöhen die Einsatzbereitschaft der zu prüfenden Maschinen. Darüber hinaus ist derjenige, der seine Fahrzeuge regelmäßiger Kontrollen unterzieht auch rechtlich auf der sicheren Seite.

Wer seine gewerblichen Fahrzeuge jedoch keiner UVV Prüfung unterzieht begeht eine Ordnungswidrigkeit nach § 209 Abs. 3 SGB VII, die sowohl als fahrlässig wie sogar als vorsätzlich geahndet werden kann. Der Bußgeld Katalog sieht in diesem Fall Bußgelder zwischen 2.500 Euro und bis zu 10.000 Euro.

Alles zu den Unfallverhütungsvorschriften

Gute CO2 Bilanz und trotzdem Kosten sparen

Die Verringerung der CO2 Emissionen steht bei Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Mit kleinen Tricks können Sie ihre Flotte entsprechend ausrichten – und im besten Fall zusätzlich Kosten reduzieren.

„Mein Vater ritt auf einem Kamel. Ich fahre ein Auto. Mein Sohn fliegt ein Düsenflugzeug. Sein Sohn wird auf einem Kamel reiten.“ Ganz so schlimm wie die Saudi-arabische Redensart zum Klimawandel es beschreibt, wird es hoffentlich nicht kommen. Mittlerweile überprüfen fast alle Firmen, wie sie ihre CO2 Bilanz verbessern können, damit wir weiterhin die technischen Annehmlichkeiten des Lebens genießen können. Um dieses Ziel zu erreichen, kontrollieren Fuhrparkleiter in regelmäßigen Intervallen ihre Fahrzeugflotte auf CO2 Emissionen. Doch wie lässt sich die CO2 Bilanz eigentlich genau berechnen?

CO2 Emission berechnen

Seit diesem Jahr sollen alle in der Europäischen Union neu zugelassenen Pkw den CO2 Höchstwert von 95 Gramm pro Kilometer einhalten. Dabei gibt es jedoch eine Lücke. Denn Hersteller müssen lediglich mit dem Durchschnitt ihrer neu zugelassenen Pkw bei 95 g CO2/km liegen. Das bedeutet im Klartext: Wenn andere Modelle unter dem Wert liegen, dürfen PS stärkere Pkw durchaus höhere Emissionen aufweisen – es geht um den durchschnittlichen Flottenwert des Herstellers. Wird dieser Flottenwert überschritten, drohen hohe Strafzahlungen der Hersteller an die EU. Für den eigenen Fuhrpark kann man die CO2 Emission pro Pkw ebenfalls berechnen. 

Der Zentralverband des Deutschen Kraftfahrzeuggewerbes (ZDK) hat dafür ein Berechnungsmodell entworfen:

Dabei entspricht ein Liter Benzin 2.320 Gramm Kohlendioxid (CO2). Ein Liter Diesel hat 2.650 Gramm CO2, ein Liter Autogas (LPG) mit 1.790 Gramm CO2, und für ein Kilogramm Erdgas (CNG) müssen 1.630 Gramm CO2 angesetzt werden. Konkret heißt das im Fall von Benzin: den Kraftstoffverbrauch pro 100 Kilometer mit 23,2 multiplizieren. Beispiel: 7,5 Liter/100 km => 7,5 mal 23,2 = 174 g CO2/km. Ganz einfach geht die Berechnung über eine Formel, wie in diesem Artikel beschrieben: CO2 Obergrenze

Überblick über CO2 Ausstoß mit einer Fuhrparksoftware

Um den CO2 Ausstoß der Fahrzeuge immer im Blick zu behalten, kann eine Fuhrparksoftware eingesetzt werden. Hat die Software ein CO2 Report, zeigt dieser automatisch den CO2 Verbrauch der Flotte auf. Das vereinfacht die Ermittlung der CO2 Bilanz im Unternehmen und möglichen Einsparungspotenzialen. Die folgende Broschüre zeigt die Funktionen und Möglichkeiten zur Fuhrparkoptimierung auf. 

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Auf dem Weg zum klimaneutralen Unternehmen

Der Firmenfuhrpark ist ein Teil der CO2-Bilanz eines Unternehmens. Bei einer großen Fahrzeuganzahl, die ständig unterwegs sind, können diese einen großen Beitrag zur CO2 Bilanz machen. Doch genau dieser Anteil lässt sich fast immer verringern – häufig bei gleichzeitiger Reduzierung der Kosten. Und das alles, ohne die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu beeinträchtigen. Aber zum ökologischen Fußabdruck, also der CO2 Bilanz des Unternehmens, zählt nicht nur der Fuhrpark. Mitarbeiteranfahrt, Heizung, Strom, Geschäftsreisen und Papierverbrauch gehören selbstverständlich ebenso zur CO2 Bilanz des Unternehmens.

Fuhrpark

Sparen durch Umstellung

Wer seine eigene CO2-Bilanz kennt und analysiert, weiß, welche Treibhausgasemissionen das Unternehmen reduzieren und vermeiden muss. Hat der Betrieb erstmal eine Strategie entwickelt, ist die erste Hürde bereits genommen. So kann die Umstellung auf Ökostrom ein guter Schritt in Richtung Klimaneutralität sein. Gerade Videokonferenzen anstatt Geschäftsreisen haben sich während des Lockdowns bewährt und werden unsere Einstellung langfristig verändern. Und wer unbedingt das persönliche Gespräch beim Kunden sucht, der reduziert seinen CO2-Abdruck, indem er die Fahrt mit der Bahn bevorzugt. Durch Fahrgemeinschaften auf dem Weg zur Arbeit spart man Stress, Sprit und hat zeitgleich nette Kollegen um sich. Mehr zum Thema: Corporate Carsharing.

Fahrzeugflotte optimieren

Wer sich mit den kleineren Maßnahmen beschäftigt hat, kann sich nun direkt um den Fuhrpark kümmern. Um zu bestimmen, wo genau Verbesserungspotenzial steckt, empfiehlt es sich, den Fuhrpark genauer unter die Lupe zu nehmen. Dank Telematiksystemen und elektronischen Fahrtenbüchern lässt sich etwa die Auslastung der Fahrzeuge optimieren. Guter Nebeneffekt: Die Analyse gibt auch Aufschluss darüber, ob weniger Fahrzeuge im Betrieb benötigt werden.

Auf alternative Antriebe setzen

Alternative Antriebe wie Wasserstoff, Autogas, Erdgas, LPG, Hybrid, Plugin-Hybrid oder Brennstoffzellen verringern den Ausstoß von CO2 deutlich. Die höchsten stattlichen Förderungen gibt es für Elektrofahrzeuge. Hinzu kommt, dass der geldwerte Vorteil bei Elektrofahrzeugen mit nur 0,5% versteuert wird. Mittlerweile sind elektrische Pkw so ausgereift, dass sie nicht nur eine Option für die Stadt sind. Die verbauten Hochleistungsbatterien ermöglichen auch einen Einsatz auf mittleren Distanzen und erweitern dadurch den Spielraum von Fuhrparkmanagern. 

Leasing kann Kosten reduzieren

Es stimmt schon – beim Abschluss von Leasingverträgen steckt vieles im Detail. Wer vorab nicht alle Eckpunkte klärt, darf später für Extrakosten tief ins Portmonee greifen. Aber mit Leasing kann das Unternehmen auch die umweltschonendsten Fahrzeuge betreiben. Laufzeiten eines geleasten Pkw bewegen sich in der Regel zwischen zwei bis drei Jahren. Durch die ständige Erneuerung der Flotte bleibt der Fuhrpark stets auf dem neuesten technischen Stand, ist umweltverträglicher und im Verbrauch sparsamer als ältere Modelle. Das Full-Service-Leasing kann ein guter Ansatz für Unternehmen sein, um wirtschaftlich zu arbeiten und den CO2 Ausstoß zu reduzieren. Dabei werden Dienstleistungen wie Wartung, Reifenersatz, Tankkarte, Steuer und Versicherung gleich mitgebucht und entlasten so den Fuhrparkleiter. Der Rundum-Wohlfühl-Service erhöht zwar die monatliche Leasingrate. Dafür ist das Fahrzeug immer umweltfreundlich eingestellt. 

Alles zur Nachhaltigkeit im Fuhrpark

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Kosten senken durch Schadenmanagement

Es gibt viele Möglichkeiten, Kosten im Schadenfall deutlich zu senken. Im Mittelpunkt steht ein dynamisches Wechselspiel zwischen Schaden- und Risk-Management. Wir wissen, worauf es beim Schadenmanagement ankommt.

Im Idealfall würden Unfälle gar nicht erst passieren, weil Firmen alles unternehmen würden, um mögliche Crashs bereits vorher zu verhindern. Die Realität sieht aber so aus: Es kommt zu einem Unfall – dann ist der erste Schritt das Schadenmanagement, welches der Senkung bereits entstandener Kosten dient. Erst danach wird über Riskmanagement-Maßnahmen diskutiert, die das Risiko zukünftiger Schadenentstehung minimieren soll. Denn nur durch ausgiebiges Zusammentragen der Schadendaten lassen sich präventive Maßnahmen zur Vermeidung von Schäden entwickeln.

Schnelles Schadenmanagement

Optimales Schadenmanagement besteht stets aus umfassender Dokumentation und Prozessoptimierung. Zwei unterschiedliche Kostenarten beherrschen das Schadenmanagement: direkte und indirekte Kosten. Direkte Kosten sind versicherbare Kosten wie etwa Reparaturkosten oder Selbstbeteiligungen. 

Unter indirekte Kosten wiederum fallen Arbeitszeitverluste beteiligter Mitarbeiter, aber auch Umsatzverluste durch den Ausfall des Fahrzeugs. Beides hängt direkt zusammen. Die indirekten Kosten können nur durch die Senkung der direkten Kosten minimiert werden. Erst nach der Analyse sollten Verantwortliche die Probleme des Fahrverhaltens kommunizieren und nach Lösungen suchen.

Liste im Smartphone

Wichtige Schritte im Schadenfall

Ruhe bewahren und überlegte Schritte einleiten – das ist die Formel für erfolgreiches Handeln.

  • Im Schadenfall hilft eine lückenlose Dokumentation des Schadenhergangs. Dazu zählen Namen und Versicherungsdaten der Beteiligten, Unfallort, Datum und Uhrzeit.
  • Nach der Übermittlung aller relevanten Daten an die eigene Versicherung und die des Unfallgegners können auch andere Dienstleister mit eingebunden werden. Abschleppdienst, Anwalt und Sachverständige müssen möglicherweise ebenfalls informiert werden. 
  • Mobilitätsgarantie: Schnelle Mobilität genießt oberste Priorität. Ein kostenloser Ersatzwagen sollte selbst im Kaskofall für sofortige Mobilität sorgen. Von Vorteil ist ein Hol- und Bringservice der Werkstatt.
  • Qualität und Kosten von Reparaturen sollten durch klare Vereinbarungen bereits vor dem Ernstfall geklärt werden. Das heißt aber auch: Fuhrparkleiter müssen Kostenvoranschläge detailliert prüfen. 
  • Die Nachbearbeitung, also das Reporting, ist ein Herzstück im Schadenmanagement. Digitale Reporting-Tools, die alle Schäden und wichtige Informationen erfassen, haben sich hier bewährt. Das Reporting deckt Schadenursachen und -häufigkeit auf – dadurch lassen sich dann Präventivmaßnahmen vornehmen, um die Schadenkosten im Fuhrpark zu senken.

Richtiges Riskmanagement

Mit dem Riskmanagement zündet die zweite Stufe, um Schäden bereits im Vorfeld zu vermeiden. Sowohl technische wie auch organisatorische Maßnahmen sind dabei notwendig, um erfolgreich zu arbeiten. 

  • Fahren Mitarbeiter beim Einparken häufig gegen Hindernisse, so können sich elektronische Einparkhilfen oder Abstandswarner lohnen. 
  • Das Reifenmanagement: Niederquerschnittreifen wiederum erhöhen Felgenschäden und erzeugen dadurch erhebliche Kosten. Man sollte lieber auf sie verzichten.
  • Telematiksysteme verbessern die Fahrweise dank direktem Feedback.
Autounfall

Organisatorische Maßnahmen beim Schadenmanagement

Hier kommt der Mensch mit seinen Fähigkeiten ins Spiel – und ganz besonders die Weiterbildung der Mitarbeiter. Denn das ist immer noch die günstigste und wirkungsvollste Maßnahme, um Schäden von Anfang an auszuschließen. Besonders Gespräche mit den Mitarbeitern helfen, die Sensibilität für das Fahrzeug und den Verkehr zu schärfen. Das Ergebnis: Eine geringere Schadenquote und passives Fahrverhalten. Auch Boni für gutes Fahren schaffen Anreize, damit sich Angestellte vorausschauender im Verkehr bewegen. Eine Nachbesprechung bei entstandener Schäden mit betroffenen Fahrer sollte ebenfalls erfolgen, um das Sicherheitsverhalten zu schärfen.

Schadenregulierer können bei der Verwaltung der Unfälle helfen. Dies entlastet den Fuhrparkleiter und kann zu einer besseren und organisierteren Unfallverwaltung führen. 

Leitfaden zur Schadenabwicklung

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Weitere Artikel zur Fuhrparkverwaltung

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So erkennen Sie Kostenfallen beim Leasing

Kleine Fehler beim Leasing können große Auswirkungen haben. Denn es gibt viele vermeidbare Kostenfallen beim Leasing, die Kunden leicht umgehen können. Wir nennen die wichtigsten Stolpersteine. 

Zuerst einmal hilft eine gut geplante Ausschreibung, dass nicht alle Kosten wild über den Kopf wachsen. Aber selbst mit einem detaillierten Anforderungsprofil fürs Leasing des Fuhrparks lassen sich nicht alle Hindernisse aus dem Weg räumen. Es gibt ein paar kostspielige Unwägbarkeiten, die man kennen sollte. Selten wissen Fahrzeugverwalter, was Schäden aus gewöhnlicher oder ungewöhnlicher Abnutzung sind. Oder was der Unterschied ist, ob bei einem Totalschaden der Buch- oder Verkehrswert eines Fahrzeugs ersetzt wird? Aus verschiedenen Klauseln im Vertrag entstehen leicht vierstellige Zusatzkosten.

Übermäßiger Gebrauch kann teuer werden

Trotz des vertraglich festgelegten Restwertes, wird das Auto vor der Rückgabe beim Auslaufen des Leasingvertrages von einem Gutachter taxiert. Häufiger Streitpunkt: Was ist übermäßiger Gebrauch? Gelten Kratzer im Lack oder ein Fleck auf dem Sitz als eine übliche Abnutzungserscheinung, muss das Leasingunternehmen sich damit zufriedengeben. Entscheidet der Gutachter auf übermäßigen Gebrauch, muss der Kunde die Wertminderung ausgleichen. Es kommt nicht selten vor, dass sämtliche Kosten für die Reparatur dem Leasingnehmer zugeschoben werden. Zur Berechnung einfließen darf aber nur die Wertminderung ohne Umsatzsteuer. Bei Abschluss des Vertrags sollte man sich nicht nur zusichern lassen, dass man die Wahl des Sachverständigen beeinflussen darf. Auch die Option, die Schäden in freien Werkstätten reparieren zu lassen, sollte der Kunde vertraglich festlegen.

Vorsicht bei Totalschaden und Diebstahl

Wer denkt, er sei mit seinem Leasingfahrzeug rundum abgesichert, der erlebt im Fall eines Schadens möglicherweise eine Überraschung. Denn bei Diebstahl oder einem Unfall mit Totalschaden übernimmt die Versicherung zwar die Kosten – doch es bleiben Kosten offen. Versicherungen ersetzen häufig den niedrigeren Verkehrswert des Fahrzeugs, die Leasinggesellschaft setzt allerdings den höheren Buchwert an. Diese Differenz kann bei mehreren tausend Euro liegen – tragen muss sie der Leasingnehmer. Das Risiko lässt sich mit einer Gap-Versicherung verhindern. Sie bezahlt die entstandene Differenz.

Auf Kündigung verzichten

Wenn das Fahrzeug gestohlen wurde oder einen Totalschaden erlitten hat, darf man den Vertrag kündigen. Das hat einen Haken, denn der Leasinggeber wegen vorzeitiger Kündigung Schadensersatz fordern. Hier könnte der Widerruf eine Lösung sein. Über den Widerruf können Fahrzeugverwalter das Fahrzeug zurückgeben und erhalten alle bereits gezahlten Raten zurück. Ob das möglich ist, kann jedoch nur ein Anwalt im Einzelfall entscheiden.

Achtung – falscher Restwert

Leasinggeber definieren bei Vertragsabschluss den Restwert viel höher als den tatsächlich zu erwartenden Fahrzeugwert bei Ende des Leasingvertrags. Ist der Verkaufswert des Fahrzeugs am Ende der Leasingperiode niedriger als der bei Vertragsabschluss abgemachte Restwert, muss der Leasingnehmer häufig draufzahlen. Faustformel für die realistische Bewertung des Restwertes: Der Wertverlust beträgt im ersten Jahr etwa ein Viertel des Neupreises, nach spätestens fünf Jahren ist der Wagen noch etwa die Hälfte des Neupreises wert.

Kilometer-Falle

Beim Kilometerleasing muss man genau hinschauen, ob die erlaubte Nutzungsdistanz und Vertragsdauer eingehalten wird. Fährt man mehr oder weniger als abgemacht, bekommt man Minderkilometer erstattet, oder muss für Mehrkilometer bezahlen. Das kann extrem teuer werden: Minderkilometer schlagen mit 8-10 ct/km, Mehrkilometer mit 20 ct./km Kosten zu Buche. Bei mehreren Fahrzeugen im Fuhrpark ein teurer Spaß. Entsprechende Telematiksysteme warnen vor zu viel oder zu wenig gefahrenen Kilometern.

Online Kurs zur Beschaffung

Kennen Sie schon unseren Online Kurs zur Beschaffung? In dem Kurs wird das Thema Beschaffung umfassend erklärt. In verschiedenen Lektionen inklusive Videoeinheiten erhalten Sie einen umfassenden Überblick. Der Kurs kann jederzeit bequem von zuhause durchgeführt werden. 

Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse an und erhalten Ihren persönlichen Zugang für den Online Kurs zur Beschaffung. Der Zugang wird Ihnen per E-Mail zugeschickt. Sie können den Kurs dann jederzeit online absolvieren. Viel Spaß!


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Alles zur Beschaffung im Fuhrpark

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Vorsätze für den Fuhrpark zum Jahresendspurt 2020

Die Corona Pandemie verändert unser Leben langfristig: das eigene Zuhause wird zum Büro, Mitarbeiter reisen weniger und Betriebe beschäftigen sich mit einer dauerhaften Kostenreduzierung. Arbeitgeber und Arbeitnehmer stehen vor Problemen und Veränderungen im Alltag. Auch wenn die Pandemie neue Herausforderungen bringt, gibt es Möglichkeiten, dieses Jahr zu retten und sich auf 2021 vorzubereiten.

1. Tankkosten reduzieren

Kraftstoffkosten machen 25 % der Fuhrparkkosten aus. Dabei können Fuhrparkleiter und Fahrer mit einfachen Maßnahmen den Verbrauch reduzieren. Eine Schulung der Fahrer hilft, ein wirtschaftliches Fahrverhalten anzutrainieren und die Fahrer zu schützen, wie z. B. durch Fahrsicherheitstrainings. Der Fuhrparkleiter kann dabei auch die Themen Zeitmanagement und Tankstellenvergleiche kommunizeren: Bereits durch die Auswahl der günstigeren Tankstelle zu der richtigen Zeit können Fahrer jährlich 4 % Tankkosten sparen.

 

Das folgende eBook listet alle Tipps und Tricks zu den Kraftstoffkosten auf:

2. In Bewegung bleiben

Wer viel im Home Office arbeitet, sollte besonders auf die Gesundheit achten. Der Arbeitsweg entfällt und somit auch die Notwendigkeit, sich aus dem Haus zu bewegen. Wichtig ist deswegen, während der Arbeitszeit pausen und kurze Spaziergänge zu machen. Um die  Mitarbeiter dabei zu unterstützen, gibt es verschiedene Maßnahmen, wie z. B. die Bereitstellung von Diensträdern. Gerade für Betriebe in Städten ist diese Variante attraktiv. Mitarbeiter meiden öffentliche Verkehrsmittel und bleiben gleichzeitig fit. Ein Anbieter von Diensträdern ist JobRad.

Infografik_Vorsätze für den Rest des Jahres

3. Fahrtenbücher digitalisieren

Sowohl für Firmenwagenfahrer, als auch Betriebe bedeutet das Fahrtenbuch viel Zeit- und Schreibarbeit. Gerade bei Poolfahrzeugen ist es wichtig, Fahrtenbücher dem nächsten Fahrer mitzugeben und Fahrten akribisch aufzuschreiben. Um ein Zettelchaos zu verhindern, alle Fahrten exakt aufzuzeichnen und so bei der Steuererklärung keine Probleme zu erhalten, lohnt sich ein digitales Fahrtenbuch. Die elektronische Variante zeichnet alle Fahrten automatisch auf und verhindert, dass Nutzer Einträge manipulieren oder unsauber aufschreiben. Für den Arbeitnehmer und Arbeitgeber reduziert das Ungewissheit bei der Steuererklärung. 

4. Winterreifen aufziehen

Zur Winterzeit ist es besonders wichtig, den Fuhrpark aufzurüsten. Fuhrparkleiter sollten Winterreifen rechtzeitig auf die Fahrzeuge aufziehen, um überlastete Werkstätten zu verhindern und die Fahrer bei Witterung zu schützen. Auch die Schulung der Fahrer gemäß der Unfallverhütungsvorschriften ist jetzt sinnvoll, denn vereiste Fahrstreifen und Schnee stellen besondere Gefahren dar. 

5. Immunsystem stärken

Die Gesundheit spielt in der jetzigen Situation eine besondere Rolle. Fuhrparkleiter sollten Mitarbeiter darauf hinweisen, dass sie nicht unter Medikamenteneinfluss und unter Stress fahren. Auch die regelmäßige Reinigung der Fahrzeuge ist wichtig, um die Verbreitung von Krankheitserregern zu minimieren. 

6. Fuhrparkmanagement organisieren

Gerade jetzt ist es sinnvoll, die Fuhrparkverwaltung und Prozesse zu optimieren. Fuhrparkleiter sollten analysieren, bei welchen Aufgaben viel Zeit oder manuelle Arbeit einfließt. Software kann Prozesse wie die Schlüsselverwaltung digitalisieren und so vereinfachen. Mitarbeiter müssen nicht ins Büro kommen, um die Fahrzeugschlüssel abzuholen, sondern erhalten diese digital per App. Eine Fuhrparksoftware ermöglicht eine Übersicht über alle Fahrzeuge, Fahrer und fuhrparkrelevanten Informationen. Das spart dem Fuhrparkleiter Zeit und Kosten. 

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7. Pflanzen hegen

Wer viel Zuhause arbeitet, erfreut sich an Pflanzen. Sie sehen nicht nur dekorativ aus, sondern reinigen auch die Luft. Wer keine Zeit hat, in den Baumarkt zu fahren, kann sich Pflanzen durch den Anbieter Bosque bequem nach Hause liefern lassen.

8. Führerscheinkontrolle durchführen

Fuhrparkleiter müssen die Führerscheinkontrolle mindestens 2 mal jährlich durchführen. Erhalten Mitarbeiter ohne gültigen Führerschein ein Fahrzeug und es geschieht ein Unfall, folgen straf- und zivilrechtliche Folgen. Für die Organisation können bis zu 1 Millionen Euro Bußgeld drohen. Die Führerscheinkontrolle hilft dabei, die Fahrer und somit das Alltagsgeschäft zu schützen.

 

9. Unternehmensstruktur neu definieren

Betriebe stehen vor der Frage, ob eine Umstrukturierung notwendig ist, um in der neuen Normalität das Geschäft aufrecht zu erhalten. Die Möglichkeit besteht z. B. den Verkauf auf ein Online-Geschäft umzustellen. Durch den Online-Vertrieb können Kunden auch in Sperrstunden Produkte kaufen. Gleichzeitig erhalten Betriebe den Kundenkontakt aufrecht, auch wenn kein physischer Besuch möglich ist. 

10. Kleidung spenden

Wer schnell etwas gutes tun möchte, kann aussortierte Kleidung spenden. Das hilft vor allem zur Winterzeit Bedürftigen. Organisationen wie Caritas bieten verschiedene Anlaufstellen an, bei denen Privatpersonen aber auch Unternehmen spenden können.

11. Home Office optimieren

Länderweite Sperrstunden und Regulierungen zwingen Arbeitnehmer dazu, von zuhause aus zu arbeiten. Gleichzeitig bietet das Home Office mehr Sicherheit und Flexibilität für die Mitarbeiter. Damit die Arbeit von Zuhause aus möglich ist, sind verschiedene Maßnahmen möglich. Betriebe sollten Laptops bereitstellen und eine digitale Kommunikation ermöglichen. Alle Möglichkeiten und Online-Werkzeuge gibt es hier: Digitalisierung im Fuhrpark und Home Office mit Vimcar.

Ausblick für 2021

Für das neue Jahr sind bereits neue gesetzliche Regelungen verabschiedet worden. Hierbei liegt der Fokus auf der CO2 Steuer und Förderungen für Unternehmen, die durch die Krise auf Unterstützung angewiesen sind. Zusätzlich geht es darum, die Elektromobilität zu fördern und Anreize zu schaffen. 

Vorlagen zur Fahrzeugverwaltung

So vermeiden Sie hohe Bußgelder auf Dienstreisen

Seit dem Jahr 2010 sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, dienstreisenden Mitarbeitern eine A1 Bescheinigung mitzugeben. Diese ist quasi ein Entsendungsschreiben, im Juristendeutsch auch Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften genannt. Der Grundgedanke ist, dass die Beitragszahlung in ein ausländisches Sozialversicherungssystems verhindert wird. Wer nämlich in einem anderen EU-Land arbeitet – z. B. im Rahmen von geschäftlichen Fahrten – müsste dort theoretisch auch Versicherung zahlen. Mit der A1 Bescheinigung bei Dienstreisen bestätigt der Sozialversicherungsträger, dass der Arbeitnehmer für den Zeitraum seiner Tätigkeit tatsächlich im Heimatland abgesichert ist. Somit können doppelte Abgaben vermieden werden. Lange Zeit wurden solche Papiere kaum überprüft. In den letzten Jahren kommt es allerdings häufig zu Kontrollen und es wurden hohe Bußgelder erhoben. Die A1 Bescheinigung zu beantragen ist vergleichsweise einfach und sollte kein Hindernis sein, um solchen Strafen im Ausland auszuweichen.

Ohne A1 Bescheinigung unterwegs? Das können die Folgen sein

Mittlerweile wird vor allem in Österreich und Frankreich relativ häufig auf A1 Bescheinigungen kontrolliert. Auch die Schweiz und Rumänien haben nachgezogen. Immer mehr EU-Länder folgen, um sicher zu stellen, dass Personen, die in ihrem Land beruflich tätig sind, auch sozialversichert sind. Typisch ist es mittlerweile, auf Messegeländen nach den Dokumenten zu fragen. Zudem werden immer öfter Lkw-Fahrer angehalten und diesbezüglich kontrolliert. Wer das Papier nicht dabei hat, muss mit hohen Bußgeldern rechnen. Österreich verhängt derzeit satte Strafen zwischen 1.000 und 10.000 Euro. Bezahlen müssen sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen. In Frankreich wird der Fahrer mit einem Pauschalbetrag von 3.269 Euro zur Kasse gebeten. In anderen Staaten muss der Sozialversicherungsbeitrag pro Tag nachgezahlt werden, was u. U. ebenfalls sehr teuer werden kann.

A1 Bescheinigung Dienstreise: So beantragt man das Dokument

Die Beantragung der A1 Bescheinigung ist zunächst einmal Aufgabe des Arbeitgebers. Laut Art. 12 der EU-Verordnung muss das Schreiben für jede Entsendung vorliegen. Wo das Papier beantragt wird, hängt davon ab, wie der Mitarbeiter versichert ist. Wenn dieser Mitglied in einer gesetzlichen Krankenkasse ist – stellt diese den Entsendungsschein aus. Bei privat Versicherten muss die Bescheinigung über die Deutsche Rentenversicherung eingeholt werden. Wenn die Mitarbeiter nicht gesetzlich versichert und Teil einer berufsständischen Einrichtung sind (somit also keine Rentenbeiträge zahlen), ist die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen der erste Ansprechpartner. Eine Besonderheit stellen die Multi-State-Worker dar, also Personen, die nach Art. 14 EU-Verordnung über mehrere Tage im Monat hinweg in zwei oder mehr Mitgliedstaaten tätig sind. In diesem Fall ist die Beantragung einer dauerhaften A1 Bescheinigung über die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland möglich. Das nimmt dem Arbeitgeber viel Arbeit ab, da ansonsten für jede Dienstreise separat ein Antrag gestellt werden muss. Dies erfolgt im Übrigen seit 2019 ausschließlich elektronisch. Empfohlen werden kann dabei die Ausfüllhilfe sv.net sowie alle Lohnabrechnungsprogramme, in denen der Entsendungsschein integriert ist. Anträge in Papierform werden seit Juli 2019 nicht mehr akzeptiert.

Kurzfristig auf Dienstreise – was nun?

Es passiert immer wieder, dass kurzfristig eine Dienstreise ansteht und der A1 Schein einfach noch nicht da ist. Als Grundsatz gilt, dass die Renten- und Krankenkassen drei Arbeitstage Zeit haben, um das Dokument elektronisch an den Arbeitgeber zu verschicken. Das kann bisweilen jedoch zu spät sein. Eine Option ist es dann, die Kopie des Antrags mit auf Dienstreise zu geben. Auf dem Rechner wandelt man diesen einfach in ein PDF um und druckt die Entsendebescheinigung A1 einfach aus. Zumindest in Österreich und Frankreich – dort, wo vergleichsweise hohe Bußgelder erhoben werden – wird dieses Schreiben derzeit problemlos akzeptiert. Im Notfall reicht sogar ein Screenshot aus.

Was hat sich seit dem 1. Januar 2019 geändert?

Das Jahr 2019 stellt eine Zäsur in Bezug auf die A1 Bescheinigungen dar. In Deutschland konnten diese bis dahin klassisch in Papierform vom Arbeitgeber beantragt werden. Seit dem 1. Januar 2019 ist das aber nur noch elektronisch möglich. Diese Regelung wurde zu Beginn 2020 auf alle EU-Staaten ausgeweitet. Die digitale Speicherung der Scheine bedeutet einerseits eine deutliche Erleichterung, andererseits aber auch, dass jetzt besser kontrolliert werden kann. Und tatsächlich sind die Überprüfungen seit dem Umstieg auf das elektronische System gestiegen. Parallel dazu haben sich die Meldepflichten in vielen deutschen Nachbarländern verschärft, weswegen häufiger bei Fahrern nachgefragt wird. Für Unternehmen heißt das: Es muss eine Strategie entwickelt werden, mit der die A1 Bescheinigungen clever in den Firmenalltag integriert werden. Routine macht in diesem Fall den Meister.

Entsendebescheinigung A1 kurz zusammengefasst

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Geld sparen im Unternehmen – Tipps und Tricks

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen sehen sich unter bestimmten Umständen dazu gezwungen, ihre Kosten schnell und effektiv senken zu müssen. Ob wirtschaftliche Krisen die Einnahmen senken oder Investitionen anstehen – die Kostensenkung ist für Unternehmen häufig überlebenswichtig. Doch wo ansetzen? Vor allem bei kurzfristigen Engpässen kann die Personalreduzierung keine Lösung sein. Das muss sie auch nicht. Hier gibt es wertvolle Tipps, wie Unternehmen Kosten senken können.

Fixkosten senken im Unternehmen: gute Gründe für den Sparkurs

Um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern oder zu erhalten sowie den Etrag zu steigern, ist es häufig notwendig, finanzielle Belastungen zu senken. Eine durchdachte Planung ist dafür essentiell: Wichtig bei einem cleveren Sparplan ist, ohne merkliche Nachteile für Mitarbeiter und Betriebsabläufe Kosten zu senken. Damit das gelingt, spielen folgende Faktoren wichtige Rollen:

  • Einsparungen sollten nicht letztendlich höhere Folgekosten nach sich ziehen. Das ist häufig der Fall, wenn etwa Anlagegüter von minderer Qualität geordert oder Partnerschaftsverträge voreilig gekündigt werden.
  • Nicht an Stellen sparen, die relevant für die Zukunft des Unternehmens sind. Hier steht die Belegschaft an erster Stelle. Gut ausgebildete und engagierte Mitarbeiter sind mehr wert als ihr Lohn.
  • Analyse selbst scheinbarer Kleinigkeiten. Das beginnt beim Büromaterial, geht weiter bei Beleuchtung, Heizung und anderen Energieträgern und reicht bis hin zur Fahrzeugflotte.

Grundsätzlich gilt: Anstatt Personal oder Güter abzuschaffen, ist es in den meisten Fällen vorteilhafter, die vorhandenen Ressourcen effektiver einzusetzen. Ein Beispiel dafür ist das Flottenmanagement. Dieses lässt sich mit einigen Möglichkeiten so optimieren, dass sich mehr als 30 Prozent der laufenden Kosten einsparen lassen – und das ohne Abstriche zu machen. Im Gegenteil: Eine effizient eingesetzte Fahrzeugflotte spart nicht nur Geld, sondern auch Aufwand und damit Zeit. Zudem erhöht sie die Sicherheit.

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Kosten senken im Unternehmen mit effektivem Flottenmanagement​

Die Fuhrparkkosten sind in vielen Betrieben überdurchschnittlich hoch – und das in vielen Fällen weitgehend unbemerkt. Wer Ursachen auf der Spur ist, mit denen sich im Unternehmen Kosten senken lassen, sollte daher in jedem Fall die Fahrzeugflotte mit einbeziehen. Das gilt nicht nur für Logistikunternehmen: Jede Firma, die Firmenwagen und Transportfahrzeuge unterhält, kann mit vergleichsweise einfachen Maßnahmen viel Geld sparen. Dabei gilt es zunächst, die kostentreibenden Faktoren aufzudecken.

Diese Posten machen den Großteil der Fuhrpark-Aufwendungen aus:

Fahrzeuge, die herumstehen, statt dazu beizutragen, Gewinne zu erwirtschaften, sind ineffektiv. Doch die Auslastung optimal zu planen, erfordert in vielen Unternehmen noch immer einen hohen Aufwand. In diesen wird mit Excel-Listen und manuellen Systemen geplant – womit bereits bei wenigen Fahrzeugen schnell der Überblick verloren geht. Ein zentrales, softwarebasiertes Flottenmanagementsystem verhindert dies. In der Software erhält der Flottenmanager einen Überblick über sämtliche Fahrzeuge und deren Auslastung. Mittels GPS lässt sich erkennen, wo sich jedes einzelne gerade aufhält und in welche Richtung es unterwegs ist. So können Termine und Auslastungen wesentlich optimiert werden.

digitales Fuhrparkmanagement
Tacho Fahrzeug

Ähnliches gilt für die Spritkosten: Wer verpasst, diese zu zentralisieren, mit Tankkarten und einer lückenlosen Dokumentation, verschenkt viel Geld. Dabei gilt es, die Kilometerstände und den Verbrauch einander gegenüberzustellen und somit Preistreiber zu enthüllen. Mit Tankkarten handeln Unternehmen außerdem lukrative Rabatte aus: Versorgen sich alle Mitarbeiter über die Karten an einer Tankstellenkette mit Sprit, kann die Ersparnis pro Liter bis zu drei Cent betragen. Die Daten der Kraftstoffversorgung fließen wiederum in das Flottenmanagementsystem ein und lassen sich auswerten. So werden zu hohen Kosten auf einen Blick offensichtlich.

Vorausschauende Planung hilft bei der Kostensenkung im Unternehmen

Ein aktives Kostenmanagement birgt interessante Sparmöglichkeiten. Eine Beobachtung der Kosten im Jahresverlauf deckt Einsparpotenziale für das Folgejahr auf. Stellt sich etwa heraus, dass die Wartungen nur einen geringen Anteil einnehmen, können diese bei der Sparplanung außer Acht gelassen werden. Verschlingen dagegen Steuern einen erheblichen Teil der Fahrzeugkosten, dürfte es an der Zeit fürs Steuern sparen im Unternehmen sein. Dies gelingt unter anderem mit einem konkreten Vergleich, ob hinsichtlich der Fahrtkosten die 1-Prozent-Regelung oder ein Fahrtenbuch Vorteilhafter ist. Welche Methode für die Kostensenkung im Unternehmen infrage kommt, hängt von verschiedenen Punkten ab, wie dem Listenpreis der Fahrzeuge und einer eventuellen zusätzlichen privaten Nutzung sowie deren Umfang. Moderne Flottenmanagementsysteme verfügen über Schnittstellen für elektronische Fahrtenbücher. So lassen sich sämtliche Fahrzeugbewegungen lückenlos und rechtssicher dokumentieren.

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