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Grundlagen der Fuhrparkbeschaffung

Bei der Beschaffung eines Fuhrparks kommen einige Fragen auf: Welche Formen der Beschaffung gibt es und welche ist die richtige für mein Unternehmen? Was gibt es zu beachten? Welche Kosten fallen im Fuhrpark an? Wir verschaffen einen Überblick bei der Beschaffung.

Überblicke verschaffen

Der erste Schritt dient der Zielsetzung. Was für Fahrzeuge braucht das Unternehmen für sein Geschäftsfeld? Welche Ausstattung ist unbedingt notwendig? Werden Dienstwagen, die nur von einer Person gefahren werden benötigt? Oder doch Poolfahrzeuge, die von mehreren Personen benutzt werden? Wer hier strukturiert und klar vorgeht weiß, welche Themen relevant sind. Checklisten, die wichtige Aufgaben im Fuhrparkmanagement zusammenfassen, können dabei helfen. Ebenso lohnenswert sind Crashkurse im Fuhrparkmanagement.

Wichtige Aufgaben

Ein Fuhrpark muss nicht nur rechtlichen Bestimmungen genügen, sondern auch wirtschaftlich geführt werden. Vor der Beschaffung der Fahrzeuge stehen für das Fuhrparkmanagement wichtige Aufgaben an, die zügig geklärt werden sollten.

  • Wer kümmert sich um die Beschaffung von Fahrzeugbriefen, Kaufverträgen, Leasingverträge, Kfz-Versicherungsunterlagen?
  • Wer kümmert sich um die regelmäßige Wartung der Fahrzeuge?
  • Wer übernimmt die Routenplanung für Poolfahrzeuge, checkt das Tankverhalten und führt die Fahrtenbücher?
  • Wer ist verantwortlich für die  Führerscheinkontrolle der FahrerInnen und die Einhaltung von Sicherheitsregeln?
Aufgaben Beschaffung

Passende Software für das Fuhrparkmanagement

Es soll zwar noch Unternehmen geben, die ihre Fuhrparkverwaltung mit Excel abwickeln. Doch das führt leicht zur Rechtsunsicherheit, Unübersichtlichkeit bis hin zur Gefahr des Löschens von Daten. Nur eine gute Fuhrparksoftware mit Flottenmanagement bietet Unternehmen eine Vereinfachung der Abläufe und die nötige Rechtssicherheit. Dazu zählen:

  • Eine integrierte Führerscheinkontrolle
  • Die Kostenkontrolle durch digitale Belegerfassung
  • Rechtssichere Fahrtenbücher mit automatischer Aufzeichnung von Fahrten 
  • Die Routenplanung sowie Routendokumentation 
  • Die vollständige digitale Verwaltung aller Fahrzeuge

Welche Beschaffungsform ist die Richtige?

Alle AnbieterInnen versuchen heute, KundInnen mit Aktionen und Rabattangeboten für sich zu gewinnen. Besonders Flotten- und GewerbekundInnen können sich die Rosinen zwischen Leasing-, Kauf- oder Miet-Rabatten herauspicken. Immer wieder gibt es im Leasinggeschäft Schnäppchen, bei denen KundInnen mit Komplettservice inklusive sowie keinen Sonderzahlungen bei gesenkten monatlichen Kosten gelockt werden. Das gleiche gilt für die KonkurrentInnen bei Kauf oder Miete. Was nun in Frage kommt, hängt wie immer von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab.

Was macht Leasing interessant?

Zuerst einmal kann die Firmenflotte ohne Eigenkapital aufgebaut werden. Weitere Pluspunkte bieten die Leasingraten mit ihrer hohen und verlässlichen Planungssicherheit. Dazu kommt, dass Reparaturen, Inspektions- und Wartungskosten bei Leasingverträgen großer AnbieterInnen häufig inkludiert sind. Ein Fakt, der unerwartete Kosten weiter reduziert. Zusätzlich bestimmen die LeasingnehmerInnen Marke, Modell, Ausstattung und hinzubuchbare Leistungen wie Werkstattservice, Reifenservice, Treibstoff- und Schadenmangement. Doch für wen lohnt sich Leasing wirklich? Angesprochen werden kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wie Großkonzerne. Für die Entscheidung zählt letztlich die Ausrichtung des Unternehmens. Beim Leasing überwiegen steuerliche Vorteile; der gekaufte Fuhrpark bietet den EigentümerInnen mehr Flexibilität, aber hinsichtlich der Verwertung auch das damit verbundene Risiko. Außerdem kann zur Entscheidungsfindung eine Leasingstrategie entwickelt werden, welche verschiedene Möglichkeiten des Leasings einbezieht.

Kostenübersicht: Leasing
Auto Leasing
  • Anzahlung
  • Überführung und Anmeldung
  • Monatliche Leasingrate
  • Kraftstoff
  • Versicherung
  • KFZ-Steuer
  • Wartung und Reparaturen
  • TÜV-Kosten
  • Winterreifen sowie Reifenwechsel und Lagerung

Lohnt sich der Kauf?

Das ist erster Linie eine Frage der Liquidität. Wer ein Fahrzeug bar bezahlt, kann den günstigsten Kaufpreis aushandeln und mit seinem Fahrzeug machen was er will. Gibt es finanzielle Probleme lässt sich das Fahrzeug jederzeit verkaufen. Größter Vorteil gegenüber dem Leasing dürfte der Fakt sein, dass FuhrparkbesitzerInnen EigentümerInnnen werden und von einer Wertsteigerung des Fuhrparks zu profitieren hoffen. Nachteile gibt es allerdings auch: nämlich den Wertverlust des Fahrzeugs. Abhängig von Fahrleistung und Marke verliert ein Neuwagen im ersten Jahr durchschnittlich rund 24 Prozent seines Wertes, danach noch etwa fünf Prozent pro Jahr. Im Unterschied zum Leasing ist in der Finanzierung keine Rückgabe des Fahrzeugs möglich – es bleibt den EigentümerInnen nur der Verkauf. Und in diesem Fall wiederum wird die Umsatzsteuer fällig, genauso wie Gewinne beim Finanzamt gemeldet werden müssen. Der Fahrzeugkauf ist also für Unternehmen mit ausreichend liquiden Mitteln geeignet. Die Abschreibungen aus Anlagevermögen könnten als Betriebsaufwendungen angesetzt werden. Wer keine langwierigen Leasingverträge abschließen möchte, für den dürfte diese Variante eine willkommene Option sein.

Kostenübersicht: Kauf
  • Anschaffungspreis
  • Überführung und Anmeldung
  • Kraftstoff
  • Versicherung
  • KFZ-Steuer
  • Wartung und Reparaturen
  • TÜV-Kosten
  • Winterreifen sowie Reifenwechsel und Lagerung
KAUF AUTO

Für wen eignet sich Miete?

Hohe Investitionen in eigene Firmenwagen lohnen sich nicht immer. Unternehmen die ihren Bedarf noch nicht genau bestimmen können, wollen ihr Geld lieber punktgenau einsetzen. Hier kommt die Kurzzeit- oder Langzeitmiete ins Spiel. Um Ausfälle zu kompensieren oder kurzfristige Erweiterungen im Fuhrpark zu tätigen, ist die Langzeitmiete eine sinnvolle Alternative, die wenig Kapital bindet. Neben der flexiblen Mobilität ohne lange Wartezeiten ist der administrative Aufwand gering. Auch hier gilt: Wählen Sie ein Modell, das individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wird. Empfehlenswert sind gemietete Firmenwagen vor allem für Unternehmen mit geringem bis mittlerem Mobilitätsbedarf. Bei richtiger Auswahl der Angebote lassen sich die Kosten im Vergleich zum eigenen Firmenwagen deutlich senken. Speziell für Unternehmen, die viele verschiedene Fahrzeuge für einen begrenzten Zeitraum benötigen, sparen ebenfalls. Bei höherem Bedarf kann genau kalkuliert werden, ob die Langzeitmiete eine echte Alternative ist. Zwar lassen sich alle Kosten vollständig als Betriebsausgaben verbuchen. Liegen die Preise für die Langzeitmiete bei monatlich mehreren hundert Euro, könnten Unternehmen die Gelder lieber in eigene Firmenwagen investieren. Wer auf der Suche nach der optimalen Lösung ist, kommt an einer umfangreichen Prüfung aller Angebote nicht vorbei.

Kostenübersicht: Miete
  • Monatliche Miete
  • Kraftstoff

Bedarf analysieren

Um herauszufinden, welches der Angebote letztlich am besten zum Unternehmen passt, muss der individuelle Bedarf kritisch analysiert werden. Der erste Schritt dahin: Die exakte Berechnung, wie viele Kilometer Miet- oder Leasingtage pro Monat erforderlich wären. Zusätzlich zählt die durchschnittliche Mietdauer, die Standorte der Mietstationen und die erforderlichen Fahrzeugklassen. Um die Kosten realistisch gegenüberzustellen, müssen alle Konditionen der Autovermietung aufgeschlüsselt und für den Bedarf errechnet werden inklusive sämtlicher Kosten für Kurz- und Langzeitmiete (je nach Bedarf), Abholung/Lieferung des Fahrzeugs, eventuelle Zusatzgebühren und Selbstbeteiligung bei Schäden. Stehen die potenziellen Ausgaben der Autovermietung fest, lassen sich diese mit den möglichen Kosten eines eigenen Fuhrparks vergleichen.

Kosten des Fuhrparks

Ein Spielzeugauto auf Kleingeld Stapeln

Neben laufenden Kosten für die Wartung macht die Versteuerung der Flotte einen erheblichen finanziellen Betrag aus. In der Regel wird der geldwerte Vorteil der privaten Nutzung eines Fuhrparkfahrzeugs mit der Ein-Prozent-Regelung oder dem Fahrtenbuch versteuert. Wird das Fuhrparkfahrzeug allerdings zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, empfiehlt sich die Versteuerung mit dem Fahrtenbuch. Das gilt besonders für Poolfahrzeuge, weil diese nur für betriebliche Zwecke angeschafft wurden. Nur mit einem korrekt geführten Fahrtenbuch lässt sich gegenüber dem Finanzamt die rein betriebliche Nutzung nachweisen. Sollte die Entscheidung auf die Fahrtenbuch- Methode fallen, kann eine Fahrtenbuchsoftware in Betracht gezogen werden. Hier kann neben einer Desktopversion ebenfalls eine Fahrtenbuch App genutzt werden.

Fuhrpark richtig versichern

Das wichtigste vorweg: Die Angebote am Markt ändern sich laufend, der Schutz für Firmenfahrzeuge sollte daher regelmäßig gegengecheckt werden. Daraus ergeben sich möglicherweise immer wieder bessere Konditionen als die bestehenden. Bereits ab drei Firmenfahrzeugen gibt es Gruppenverträge, die gleichzeitig Kostenvorteile bei den Versicherungsbeiträgen beinhalten. Grundsätzlich versichern Flottenversicherungen alle sämtliche Arten von Fahrzeugen – selbst Motorräder, Quads oder Pedelecs fallen darunter.

Welche Versicherung die richtige für Ihren Fuhrpark ist

Bei der Versicherung des Fuhrparks gilt immer: Je größer die Anzahl der Fahrzeuge, desto mehr Rabatte gewähren die Versicherungen. Aber auch kleine Firmen mit wenigen Fahrzeugen fahren mit einem Kleinflottentarif immer noch günstig. Denn bei Einzelpolicen fallen die Prämien der Versicherungen oft sehr unterschiedlich aus. Und trotzdem vertrauen besonders Unternehmen mit schlechter Schadenquote zuweilen auf die Einzelversicherung. Für Firmen mit durchschnittlichem Schadenverlauf ist aber die Flottenpolice unschlagbar. Außerdem sollte auf die Garantie und Gewährleistung geachtet werden, wenn es um die Beschaffung des Fuhrparks geht.

E-Mobilität im Fuhrpark: Wie Sie den Umstieg planen

Um E-Autos im Fuhrpark zu implementieren, müssen Fuhrparkverantwortliche den Bestand analysieren. Doch wie können FuhrparkleiterInnen entscheiden, welches Fahrzeug durch ein E-Auto ausgetauscht werden kann? Welche Punkte man beim Umstieg auf E-Mobilität beachten sollte, haben wir für Sie zusammengestellt.

 

Der Siegeszug der E-Mobilität ist nicht mehr zu stoppen. Über 40 Prozent der 2021 neu in Deutschland registrierten PKW fahren laut Kraftfahrt-Bundesamt (KBA) ganz oder teilweise elektrisch. Von Januar bis Dezember wurden 754.588 Wagen mit Hybrid-Antrieb und 355.961 reine Elektroautos neu zugelassen. Dagegen zählte das KBA im selben Zeitraum 972.588 Benziner – das entspricht 37,1 Prozent der PKW-Neuzulassungen. Mittlerweile sind mehr als eine Million Autos mit Elektroantrieb auf deutschen Straßen unterwegs. 54 Prozent davon fahren rein elektrisch, 46 Prozent sind sogenannte Plug-In-Hybride, deren Akkus sowohl über das Stromnetz als auch den Benzinmotor geladen werden können. Ein Grund für den klaren Aufwärtstrend: die von Bund und den Herstellern gewährt Kaufprämien. Im Rahmen des Konjunktur-Programms wegen der Corona-Krise wurde der Bundesanteil am Umweltbonus befristet bis Ende 2021 verdoppelt. Die Innovationsprämie wurde bis Ende 2025 verlängert.

Umstellung auf E-Autos im Fuhrpark mit Voraussicht

Doch wie sieht es in heimischen Fuhrparks mit der Umstellung auf E-Mobilität aus? Eine aktuelle Handelsblatt-Umfrage zeigt: Die meisten Dienstwagen großer Unternehmen sind noch Verbrenner. Der Energiekonzern Eon hat seine Firmenflotte laut Auskunft bereits verhältnismäßig breit umgestellt. Im Fuhrpark des Unternehmens befinden sich zu 20 Prozent rein batteriebetriebene Fahrzeuge und weitere 30 Prozent Plug-in-Hybride. Und der Trend zum grünen Fuhrpark setzt sich fort: Bei den klassischen Dienstwagen von Eon werden mittlerweile fast ausschließlich E- und E-Hybrid-Fahrzeuge bestellt. Viele Unternehmen würden gerne die Umstellung vorantreiben, müssen aber erstmal ihren Bestand analysieren, um festzustellen, welche Fahrzeuge ausgewechselt werden können.

Die Analyse des Fuhrparks

Nicht immer ist ein E-Auto die erste Wahl für den Fuhrpark. Bei der Entscheidung für E-Mobilität kommt es auf die jeweilige Situation des Unternehmens an. Diese sollte genau geprüft werden. Ein Vorteil, der neben Nachhaltigkeit für das E-Auto spricht, sind Steuerersparnisse. Während FahrerInnen eines Dienstwagens mit Verbrennungsmotor ein Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat als geldwerten Vorteil versteuern müssen, werden bei den meisten reinen Elektroautos nur 0,25 Prozent fällig. Bei Plug-in-Hybriden sind es noch 0,5 Prozent. Die wichtigsten Fragen zum E-Auto-Check haben wir hier zusammengefasst.




Umstieg Ersparnisse

Checkliste für den Umstieg

  • Ist die Reichweite ausreichend für regelmäßig gefahrene Strecken?
  • Gibt es Lademöglichkeiten in direkter Umgebung? Gute Ladeinfrastruktur mit einer Wallbox ist notwendig für den Fuhrpark.
  • Welche Faktoren können die Reichweite beeinflussen? Neben der Batteriegröße gehören auch niedrige Außentemperaturen zu den Dingen, die eine Fahrt verkürzen können.
  • Passt das Fahrverhalten zum Elektroauto? Die Reichweite von E-Autos ist in der Regel begrenzt
  • Wie viele Jahreskilometer werden gefahren?
  • Gibt es regelmäßige oder eher unregelmäßige Einsätze?
  • Welche Fahrzeuge brauche ich für mein Geschäft? Zwischen Smart und E-Transporter ist alles möglich.
  • Welche Kosten kommen auf mich zu? Vergleiche vor dem Kauf sind unumgänglich.
  • Von welchen Zuschüssen kann die Firma profitieren? Auch hier gilt: Vorab unbedingt über aktuelle Prämien, Hersteller-Boni und Steuervorteile informieren.
  • Wie sieht es mit dem Leasing aus? Auch dafür gibt es Förderung.
  • Echte Nachhaltigkeit bedeutet emissionsfrei zu fahren. Das geht aber nur mit Energie aus erneuerbaren Ressourcen. Erst die machen das E-Auto wirklich umweltfreundlich.




Schritt für Schritt zur E-Mobilität

Der Umstieg im Fuhrpark auf E-Mobilität ist komplex – aber er kann sich bei sorgfältiger Planung lohnen. Die richtige Koordination ist das Herzstück dabei. Angefangen bei Reichweitenmanagement, über die Disposition bis hin zum Ladezustand – hier helfen digitale Tools für mehr Transparenz und Kosteneffizienz. Neben Kostensenkungen sind die Auswirkungen auf das Image des Unternehmens ein gewichtiger Punkt für den Umstieg aus Elektromobilität. Viel KundInnen setzen mittlerweile voraus, dass Firmen ein nachhaltiges Konzept verfolgen – grün und ressourcenschonend.

Standort und Lademanagement

Ein Fuhrpark benötigt einen Standort, der optimale Möglichkeiten für das Aufladen und Parken der Elektroautos bietet. Deshalb ist der Aufbau einer Ladeinfrastruktur eine der größten Herausforderungen bei der Elektrifizierung der Flotten. Neben einer guten Erreichbarkeit für alle MitarbeiterInnen sollte auch die Berechtigungsstruktur frühzeitig geplant werden. Wichtige Punkte für die Checkliste:

Ladeinfrastruktur
  • Dürfen alle MitarbeiterInnen die Ladestationen nutzen? Oder gibt es unterschiedliche Nutzungsprofile, die festzulegen sind?
  • In welcher Weise erfolgt die Authentifizierung der jeweiligen nutzungsberechtigten MitarbeiterInnen?
  • Wie ist die Ladestation angelegt – kann sie von anderen Firmen oder Privatpersonen genutzt werden?
  • Welche Ladezeiten werden benötigt – und welche Leistungen kann der Energieversorger bereitstellen?
  • Verfügbarkeit: Wie hoch muss diese sein, wenn man Nichteinsatzzeiten wegen Ladens bedenkt?
  • Rush Hour: Wie im Straßenverkehr stellt sich die Frage, wann die Ladestation voraussichtlich am meisten benötigt werden? Gibt es im Fuhrpark bestimmte „Stoßzeiten“, die zu einer Überlastung der Ladestation führen könnten?
  • Wie erfolgt die Verwaltung und Abrechnung von Ladevorgängen?




Austausch von Verbrennern auf E-Autos nicht immer sofort sinnvoll

Eine zentrale Frage lautet: Wie hoch sind die aktuellen Betriebskosten für das jeweilige Fahrzeug? Das hängt natürlich auch vom Alter der Fahrzeuge ab. Je älter, desto anfälliger für mögliche Reparaturen. Zwar ist der Kaufpreis eines Elektrofahrzeugs höher als der eines Fahrzeugs mit Verbrennungsmotor. Dafür haben E-Fahrzeugen viel geringere Kraftstoff- und Wartungskosten. Das Tanken der Fahrzeuge mit Strom kostet deutlich weniger als an der Zapfsäule. Das hat eine Studie der Universität von Michigan herausgefunden. So verursacht ein E- Fahrzeug im Vergleich zu einem Verbrenner weniger als die Hälfte an Betriebskosten, wenn man allein nur den Kraftstoff betrachtet. Wenn Einsparungen durch den Wegfall von Wartungskosten – wie Ölwechsel oder Zahnriemenwechsel noch mitberechnet werden –sparen E-Fahrzeuge über die gesamte Lebensdauer des Fahrzeugs noch mehr Geld.

 

Welche Art von Ladestationen benötigen Sie im Fuhrpark?

Ladestationen betanken den Wagen unterschiedlich schnell. Die am häufigsten verwendete Ladestufe ist das Laden der Stufe 2 mit einer Leistung von 7 kW. So kann je nach Modell ein Fahrzeug innerhalb von 3 bis 7 Stunden geladen werden. Eine Schnellladestation wiederum lädt ein Fahrzeug mit einer Reichweite von 160 km hingegen bereits in einer halben Stunde auf etwa 80%. Zusätzlich zu beachten: Wenn es um die Auswahl der Ladegeschwindigkeit der Stationen geht, sind Batteriegröße, Betriebszyklus und Fahrzeugtyp ausschlaggebend. Allerdings kosten Schnellladestationen deutlich mehr als die langsameren Verwandten. Sie lohnen sich nur dann, wenn die Fahrzeuge ständig im Einsatz sind.

Gut geplant, ist halb gewonnen

Die Umstellung auf E-Mobilität im Fuhrpark will gut geplant sein. Die Elektrifizierung der Flotte kann auf den ersten Blick schwierig erscheinen. Aber mit einer soliden Strategie ist alles machbar. Dabei führt die Bestandsaufnahme des Ist-Zustands zu ersten Erkenntnissen. Der Wechsel auf E-Mobilität sollte gut durchdacht sein. Gründe dafür gelten als richtungsweisend für die spätere Fuhrpark-Strategie. Und nicht zu vergessen: Viele Flotten sind bereits innerhalb weniger Jahre rentabel, da der Inspektions- und Wartungsaufwand bei E-Autos weitaus geringer ausfällt als bei Benzinern.

 

Planung E-Mobilität

Halbleiterkrise: So planen Sie richtig für ihren Fuhrpark

Halbleiter sind momentan Mangelware, aber wichtig für die Fahrzeugproduktion. Die Krise verzögert die Lieferung von Neufahrzeugen deutlich – und führt zu Schwierigkeiten im Fuhrpark von Unternehmen. Doch es gibt Möglichkeiten, trotzdem mobil zu bleiben.

Die Zeichen haben die wenigsten Hersteller von Automobilen erkannt. Als wegen der Corona-Flaute Mitte 2020 der Absatz von Fahrzeugen drastisch in den Keller sank, hatten viele Unternehmen die Bestellungen von Halbleitern storniert. Das war keine gute Idee. Die Multitalente steuern etwa Klimaanlagen, kontrollieren den Reifendruck oder lösen den Airbag im Fall eines Unfalls aus. In Zeiten einer stabileren Nachfrage kommt es dadurch jetzt zu einer Halbleiterkrise, der die Produktionsbänder der Autoindustrie stillstehen lässt.

Mittlerweile gibt es Lieferengpässe und Produktionsstopps in der Autoindustrie. Es werden weniger Neuwagen gefertigt, Lieferzeiten verlängern sich und Kunden müssen tiefer in die Tasche greifen. Ein Sog, der auch die Firmenflotten mit in die Tiefe zieht. Denn die Halbleiterkrise wirkt sich negativ auf das Mobilitätsmanagement aus.

Abhängigkeit erhöht die Halbleiterkrise

Da die Hersteller von Halbleitern mit der Automobilbranche nur über einen relativ kleinen Abnehmerkreis verfügen, fokussieren sie sich wie seit jeher auf digitale Unternehmen. Autobauer müssen sich bei Bestellungen gedulden und hinten anstellen. Perspektivisch hatten sie nicht damit gerechnet, dass das Geschäft mit Halbleitern nach einer kurzen Flaute derart Fahrt aufnehmen würde. 

Da nahezu alle Produzenten und Zulieferer von der Knappheit betroffen sind, hat diese Situation große Auswirkungen auf die betrieblichen Flotten. Die Lieferzeit von Neuwagen für Flottenbetreiber beträgt teils bis zu einem halben Jahr. Eine Beruhigung und damit Entwarnung erwartet derzeit nahezu niemand in der Branche. Ganz im Gegenteil: Es mehren sich die Befürchtungen, dass sich die Halbleiterkrise möglicherweise noch bis 2023 ziehen könnte.

Herstellung von Halbleitern

Übergreifend denken, langfristig planen

Um zukünftig Engpässe zu vermeiden, müssen Verantwortliche für den Fuhrpark über den Tellerrand hinaussehen. Ohne eine perspektivische Version mit vielen unterschiedlichen Szenarien ist eine Planung nicht möglich. „Es wird noch deutlicher, dass wir die betriebliche Mobilität übergreifend denken und planen müssen – und wie wichtig neue Mobilitätskonzepte für Unternehmen sind. Wir raten allen Unternehmen mit Fuhrpark, jetzt zu handeln und mögliche Änderungen einzuleiten!“, sagte Axel Schäfer, Geschäftsführer des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement, in einem Interview. 

Dazu zählt etwa, seinen zukünftigen Fahrzeugbedarf einzuschätzen und über alternative Mobilitätskonzepte nachzudenken. Nur so lassen sich flexiblen Mobilitätslösungen in jeder Lage schaffen. Um Engpässe abzufedern, können beispielsweise zwischenzeitlich neue Mobilitätsformen eingeführt werden. Und davon gibt es einige: von Car Sharing, Mobilitätsbudgets, Leasing bis hin zum Auto-Abo. Die Beschaffung muss rechtzeitig geplant, der Gebrauchtwagenmarkt im Blick behalten und die Personalplanung mit Beschaffung früh synchronisiert werden. Mobilitätsbudget lautet das Zauberwort.

Strategien für mehr Mobilität

Geschwindigkeit Pkw

Angestellte erwarten in unseren Zeiten eine Alternative zum konventionellen Fahrzeug. Das ist gut, denn je breiter die Wünsche der Mitarbeitenden, desto unabhängiger und flexibler kann das Unternehmen auf Beschaffungskrisen reagieren. Auf die veränderten Wünsche der Mitarbeiter reagieren mittlerweile viele Firmen. So bieten sie ein monatliches Mobilitätsbudget an – damit sind ihre Mitarbeitenden flexibler mobil und müssen sich nicht allein auf die Nutzung eines Firmenwagens festlegen. 

Das Mobilitätsbudget ermöglicht die Nutzung von Carsharing, Mietwagen, Mieträdern, ÖVNP und Taxifahrten. Die Abrechnung erfolgt ganz einfach: Wer den monatlichen Betrag in einigen Firmen nicht ausschöpft, kann das Restbudget aufsparen – und manchmal damit sogar den Motorroller im Urlaub bezahlen. Im Mittelpunkt steht dabei die Multimodalität, die höchste Flexibilität erlauben soll. Durch diese flexible Gestaltung des Mobilitätsrahmens könnten Flotten massiv an Fahrzeugen und damit Fuhrparkkosten sparen.

Flexibel und startklar

Besonders junge und urbane Mitarbeiter haben kaum mehr Interesse an einem eigenen Fahrzeug, das sowieso in der Regel mehr steht, als dass es fährt. Und damit auch unnötige Kosten erzeugt. Um die Mobilität voll und ganz sicherzustellen und zugleich Kosten und CO2-Emissionen zu senken, bietet sich das betriebliche Mobilitätsmanagement an. Es bietet zahlreiche Lösungen für die kosteneffiziente und umweltfreundliche Gestaltung der Mobilität ̈im Unternehmen. Gerade um Lieferverzögerungen in der Halbleiterkrise zu reduzieren und damit MitarbeiterInnen im Unternehmen immer mobil bleiben, gilt es nur einige Punkte zu beachten:

  • Vorausschauend planen: Nur, wer stets einen Überblick über alle Fahrzeuge hat, die möglicherweise Jahr ausgetauscht werden müssen, agiert nachhaltig. Der größte Vorteil: Falls Bedarf besteht, können Verantwortliche für den Fuhrpark rechtzeitig ihre Bestellungen aufgeben.
  • Immer Alternativen in der Rückhand haben: Wir spüren es in der aktuellen Halbleiterkrise – die Lieferung von neuen Fahrzeugen wird zum Glücksspiel. Ein enger Kontakt mit der Leasingfirma oder dem Autohaus ist Gold wert. Möglicherweise lohnt es sich unter guten Konditionen bestehenden Leasingverträge zu verlängern. 
  • Gebrauchtwagen als Ass im Ärmel: Ob nun Neu- oder Gebrauchtwagen – wer kurzfristige Engpässe überbrücken möchte, sollte über Kauf oder Leasing nachdenken. In der Regel lassen sich günstigeren Leasingraten und einer kürzeren Laufzeit aushandeln. Obwohl die Preise auf dem Markt der Gebrauchtwagen gerade massiv anzieht, hat ihr Händler für sie als guten Kunden bei Kauf möglicherweise gute Angebote parat.
  • Mobilitätsbudget und flexibles Management: Wer rechtzeitig auf flexible Mobilitätslösungen (z.B. CarSharing, Mobilitätsbudgets, Leasing, Auto-Abo, Langzeitmiete) setzt, hält MitarbeiterInnen mobil. Meistens ohne Bindung oder finanziellem Risiko.
  • Abomodelle nutzen: Auch, wenn das Auto-Abo eher zur Überbrückung kurzfristiger Engpässe an Attraktivität gewinnt, könnte es für Fuhrparks durchaus als eine langfristige Alternative angesehen werden.

Fazit: Die Lage für den Fuhrpark bleibt weiterhin unübersichtlich. Vor kurzem hat der Präsident des Bundesverbandes der Autovermieter Deutschlands verkündet, dass seiner Branche in diesem Jahr 75.000 Neufahrzeuge fehlen. Um zukünftig unabhängiger zu agieren, empfiehlt es sich deshalb, nicht alles auf eine Lösung zu setzten. Wer für die Zukunft facettenreich aufgestellt ist, der kann auch weiterhin Mobilität für sein Unternehmen garantieren.

Kosten sparen bei der Fahrzeugbeschaffung im Fuhrpark

Beim Kauf oder Leasing von Fahrzeugen profitieren Kunden schon vom Händlerrabatt. Da geht aber noch mehr: Mit wenigen lassen sich die die Kosten der Fahrzeugbeschaffung um bis zu 30 Prozent senken. Die Beschaffung im Fuhrpark ermöglicht Einsparpotential in den folgenden Bereichen.

So sparen Sie viele Kosten bei der Fahrzeugbeschaffung im Fuhrpark

Hersteller- und Flottenrabatte sind das Fundament, auf dem alle weiteren Vergünstigungen aufbauen. Dabei umgehen Fahrzeughersteller die Händler und können sich so direkt an die Flottenkunden richten. In der Regel mit zwei Arten von Sparmodellen – dem Mengenrabatt oder die Business-Pakete.

Mengenrabatt und Business-Pakete

Wer viel kauft und das noch über einen längeren Zeitraum, dem gewähren Hersteller auch beachtliche Mengenrabatte auf den Kauf seiner Flotte. Die Vergünstigungen sind normalerweise eher für Großkunden mit 1000 Dienstwagen gedacht – aber auch hier lohnt sich bei kleineren Bestellungen eine Preisverhandlung. Business-Pakete wiederum gewähren die Hersteller auf eine Premiumausstattung. Die wertet den Wagen auf und erhöht gleichzeitig den Wiederverkaufswert. Zu den Sonderausstattungen zählen häufig aktive Park-Assistenten, die Sitzheizung für Fahrer und Beifahrer, Navigationsgeräte und weitere Features, die in der regulären Ausstattung nicht inbegriffen sind – und das zu einem günstigen Preis.

Flottenrabatte vom Händler nutzen

Ob nun Leasinggeber oder Fahrzeughändler: beide bieten Flottenrabatte an. Hersteller locken Betreiber von kleinen Flotten mit Standardpaketen an Rabatten. Je exklusiver die Ausstattung, desto besser der Verhandlungsspielraum für individuelle Konditionen. Die besten Bedingungen beim Ausstattungsstandard erzielen Kunden, wenn sie sich auf wenige Standardkonfigurationen bei Fahrzeugtypen festlegen.

Händlerrabatte auf Werkstattleistungen

Auch Autohäuser oder die Leasinggesellschaften können Kunden bei Flottenverträge durch weitere Rabatte entgegenkommen. Etwa bei Reparaturen: Denn Händler oder Leasinggesellschaften organisieren häufig auch Reparaturen. Sie können Kunden attraktive Vergünstigungen anbieten, da sie bei Werkstattleistungen große Spielräume genießen. Das gleich gilt für Versicherungen, für deren Vertrieb sie Kommissionen erhalten. Dies kann bei der Beschaffung im Fuhrpark beachtet werden.

Fahrzeug aus dem Fuhrpark
Ein Fuhrpark besteht meist aus verschiedenen Fahrzeugen.

Sparen mit Kick-backs für Händler

Um Händler bei der Stange zu halten, versuchen Fahrzeughersteller diese mit finanziellen persönlichen Boni zu belohnen, die im Branchendurchschnitt bei knapp unter vier Prozent des Listenpreises liegen. Sie belohnen den Händlern mit diesen Kick-back Zahlungen für das Erreichen von Verkaufszielen. Als gute Kunde mit großer Flotte bietet es sich an, mit den Händlern über eine Weitergabe der Kick-back Zahlungen zu verhandeln. Mit etwas Geschick lässt sich hier auch noch ein wenig sparen.

Vergleichen und Verhandeln lohnt sich bei der Beschaffung im Fuhrpark

Wie im Leben gilt auch beim Flottenkauf oder Leasing: Nicht das erste Angebot nehmen, sondern immer verhandeln. Der Händler ist daran interessiert, gute und vor allem langfristige Flottengeschäfte abzuschließen. Händler hoffen nicht nur auf Folgeaufträge, sondern auch auf Werkstattleistungen, die über sie vermittelt werden. Dank dieser Ausgangssituation kann der Kunde souverän über Rabatte auf Zusatzleistungen verhandeln. Zur Verhandlungsstrategie gehört ebenfalls das man sich über Gegenangebote von anderen Vertragshändlern regelmäßig informieren sollte. So tritt der Kunde bei den Vertragsverhandlungen gut informiert auf. Wer jedoch bislang stets mit dem Service seines Händlers zufrieden war, sollte keineswegs wegen ein paar Euro Rabatt seinen Vertragspartner wechseln. Der Preis alleine ist nicht alles – es kommt auf Transparenz und guten Service ebenso an. Ein Wechsel des Händlers will also immer gut durchdacht sein.

Beschaffung von Reifen im Fuhrpark

Ob vom Leasinggeber, dem professionellen Dienstleister oder doch in der eigenen Werkstatt – beim Reifenmanagement hat jeder einzelne Fuhrparkleiter ein eigenes Konzept. Was gilt es über die Beschaffung von Reifen zu wissen und lohnt sich das Outsourcing des Reifenmanagements?

So optimieren Sie ihre Reifenkosten

Um die fünf Prozent der gesamten Fahrzeugkosten entfallen laut Experten auf den Posten Reifen. Klar, dass darin ein enormes Einsparpotenzial steckt. Lager- und Reparaturkosten, Umrüstzeiten sowie die Kontrolle der Reifen beanspruchen Zeit sowie Geld. Aber auch die Sicherheit spielt eine nicht zu unterschätzende Rolle. Um gefahrlos durch die Straßen zu rollen, muss regelmäßig auf den Zustand der Reifen und deren Profiltiefe geachtet werden. Außerdem sollten die Reifen einen ausreichenden Druck vorweisen, der viel Sprit sparen kann. Je nach Größe des Fuhrparks ist das eine Aufgabe, die mit einfachen Bordmitteln nicht immer zu schaffen ist. 

Und dann gibt es für Fuhrparkleiter einige Optionen, die zwischen eigener Werkstatt bis hin zum Outsourcing des Reifenmanagements reichen. Bei der Entscheidung, ob das Reifenmanagement outgesourct werden soll, spielt die Größe des Fuhrparks eine bedeutende Rolle. Kleinere Fuhrparks können mit einer Vertragswerkstatt zusammenarbeiten. Große Fuhrparks fahren womöglich mit einem Rundum-Service-Paket besser.

Wichtig bei der Beschaffung von Reifen: Zuerst den Bedarf ermitteln

Nur wer sich einen Überblick verschafft, sammelt wichtige Informationen. Denn erst, wenn der Fuhrparkmanager alle relevanten Kosten kennt, ist eine fundierte Entscheidung möglich.

Welche Reifen und Felgen habe ich im Fuhrpark – welche und wie viele werden künftig benötigt? Im nächsten Schritt sollte man alle Laufzeit- und Laufleistungskombinationen berücksichtigen, sowie Services und Reportings. So bieten Leasinggeber in der Regel Einlagerung, die Entsorgung, Vor-Ort- sowie Hol- und Bringservice an. Schwieriger wird es bei der Einschätzung, ab welcher Profiltiefe Reifen als abgefahren gelten. Die Spannbreite bewegt sich zwischen der gesetzlichen Mindestvorgabe und drei Millimetern bei Sommerreifen.

Freiheit nach Wahl

Es lohnt sich immer, bei Service, Konditionen und Gebühren genau hinzuschauen. In vielen Situationen können kleinere und mittlere Fuhrparks von den Einkaufskonditionen der Leasinggesellschaften profitieren – häufig bieten die attraktive Gesamtpakete an. Es kann sich aber auch lohnen, die Reifenmontage oder Einlagerung an das Autohaus zu vergeben oder in Eigenregie zu managen. Reifenhandelsketten wiederum bieten ebenfalls Servicepakete mit fundierten Fuhrparkanalysen: 24-Stunden-Service, Reportings oder Reifenreparaturen gehören zum Standard. Je nach Größe und Einsatzart der Flotte sollte man die Kosten sorgfältig abwägen.

Selbstbeschaffung

Bei einem kleinen Unternehmen, das sich für die Selbstbeschaffung der Reifen entscheidet, sind die ersten Anlaufstellen für die Reifenbesorgung der Hersteller, Händler um die Ecke oder das Internet. Handelsketten oder Händler ködern Kunden teilweise mit preiswerten Rahmenverträgen, die sich aber eher an Fuhrparkmanager größere Flotten richtet. Eine gewisse Personaldecke ist bei Selbstbeschaffung je nach Fuhrparkgröße vonnöten, ebenfalls eine gute Verwaltungssoftware für Effizienz und Transparenz. Als gute Alternative hat sich auch die Auslagerung an einen Anbieter für Reifenmanagement bewährt. Als Bestandteil eines Full-Service-Leasing Angebotes kann der Service vor allem sinnvoll für komplette Leasingflotten sein. Dazu später mehr.

Reifenmanagement im Leasingpaket

Für viele gibt es keine Alternative zum Baustein Reifenmanagement innerhalb eines Leasingpakets. Besonders dann, wenn Kollegen mit den Autos in ganz Deutschland unterwegs sind. Reifenwechsel und -kontrollen müssen so nicht zentral gesteuert werden, sondern Mitarbeiter regeln das in Eigenregie. Für das Wechseln der Räder und die Kontrolle der Reifen sind die Fahrer selbst verantwortlich. Meist schließen sich weitere Dienstleistungen an, wie Montage, Auswuchten und Einlagerung, die über die im Leasingvertrag eingeschlossenen Händler ablaufen.

Outsourcing an externe Dienstleister

Externe Dienstleister bieten hoch spezialisiert Wissen, dass dem Unternehmen helfen kann, relevante Einsparungen zu realisieren. Für das Outsourcing spricht der geringere Verwaltungsaufwand, bessere Konditionen beim Einkauf und die Möglichkeit, den Fokus auf die Kernkompetenzen zu legen. Die Spezialisten übernehmen die Fakturierung der Reifen sowie die Dienstleistungen und können dabei über ein deutschlandweites Stationsnetz bundesweit Fuhrparks bedienen. Die Dienstleister bieten einen speziellen Flottenservice mit festem Ansprechpartner, bargeldloser Zentralrechnung, Rahmenverträgen und kundenindividuellen Reportings.

Geschlossene oder offene Rate?

ReifenFuhrparkmanager müssen bei Leasingverträgen eine Entscheidung zwischen offener oder geschlossener Reifenrate treffen. Grundsätzlich wird bei der offenen Rate die Differenz zwischen der monatlichen Vorauszahlung und den realen Reifenkosten abgerechnet. Bei niedriger Laufleistung und wenig Reparaturen kann sich das rechnen. Die geschlossene Rate ist risikoreicher, denn hier bezahlt man womöglich mehr als tatsächlich verbraucht wurde. Wer hohe Laufleistungen hat und damit außergewöhnlich starken Reifenverschleiß könnte davon profitieren. Denn das Risiko höherer Ausgaben trägt der Leasinggeber mit – unter Vorbehalt einer Beteiligung des Leasingnehmers bei bestimmten Beschädigungen.

Für wen sich welche Modelle rechnen, muss jeder Fuhrparkleiter individuell für seine Flotte entscheiden. Denn so unterschiedlicher Flotten aufgebaut sind, desto individueller sieht auch die Lösung des Reifenbedarfs aus. Alle Prozessschritte des Reifenmanagements sollten immer erst nach grundsätzlicher Analyse erfolgen – erst danach kann die Richtung entschieden werden: Das gilt für die Selbstbeschaffung wie auch für die Wahl eines externen Dienstleisters. Aber auch eine Sonderlösung bietet sich hier an. Dafür muss sich der Fuhrparkmanager einen guten Einblick verschaffen.

Außerdem können bei der Fahrzeugbeschaffung Kosten gespart werden, indem beispielsweise Business-Pakete genutzt werden oder Angebote wahrgenommen werden. 

Weitere Artikel zur Beschaffung

Diensträder im Fuhrpark: Leasing vs. Kauf

Viele Betriebe stehen vor der Frage, ob Sie Dienstfahrräder lieber leasen oder kaufen sollten. Welchen Unterschied es gibt und was Unternehmer beachten sollten – wir wissen es.

Soll ich leasen oder besser kaufen? Ähnlich wie beim Dienstwagen stellt sich auch beim Dienstfahrrad die zentrale Frage, was sich mehr lohnt. Vor allem deshalb, weil sich in kürzester Zeit ein beachtlicher Markt an Leasingfirmen für Fahrräder etablieren konnte: JobRad, Bike-leasing, Mein-Dienstrad.de oder Company Bike Solutions sind einige der größeren Player am Markt. Was jedoch nun die bessere Alternative ist, hängt auch mit persönlichen Vorlieben zusammen. Es gibt drei Möglichkeiten, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein Dienstrad zur Verfügung stellt:

  • Der Kauf eines Dienstfahrrads.
  • Das Leasing mit Übernahme der kompletten Leasingraten durch den Arbeitgeber.
  • Das Leasing mit Übernahme der kompletten Leasingraten durch den Arbeitnehmer.

Der Kauf eines Dienstfahrrads

Hier kauft der Arbeitgeber das Fahrrad und überlässt es seinem Mitarbeiter zusätzlich zum Gehalt. Den Nettopreis des Fahrrads kann der Arbeitgeber über sieben Jahre abschreiben – und erhält die Mehrwertsteuer zurück. Der Arbeitnehmer radelt dadurch kostenlos. So weit, so gut. Wer als Arbeitgeber vielen Beschäftigten Diensträder kauft, sollte mit Investitionen im fünfstelligen Eurobereich rechnen. Nicht jeder kann das einfach stemmen. Zusätzlich muss sich die Firma um Versicherung, Wartung, und die vertragliche Regelung eines Überlassungsvertrags kümmern. Dafür ist das Unternehmen Eigentümer. Sollte man nach einiger Zeit merken, dass ein E-Bike nicht gefällt, dann wird man es schnell wieder verkaufen können.

Leasing des Fahrrads durch den Arbeitgeber

Wer sich für die Variante des Leasings entscheidet, hat zuerst mal einen entscheidenden Vorteil: Sofortige hohe Ausgaben entstehen nicht. Das Kapital bleibt in der Firma und lässt sich für andere notwendige Investitionen nutzen. Das kann gerade für Start-ups interessant sein. Nach Berechnungen von Jobrad soll eine Dienstrad-Finanzierung bis zu 40 Prozent günstiger sein als ein normaler Kauf. Und es gibt noch weitere Pluspunkte. Verwaltung, Versicherung und Wartung übernimmt der Anbieter der Leasingfahrräder. Hat sich der Angestellte für ein Modell entschieden, least der Arbeitgeber das Rad in der Regel für einen Zeitraum von 36 Monaten und überlässt es dem Mitarbeiter zur beruflichen und privaten Nutzung. Und er übernimmt die Leasingkosten. Details zur Nutzung sollten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Überlassungsvertrag, den die Anbieter aufsetzen, geregelt werden. Da der Chef allein die Kosten für das Dienstfahrrad trägt, muss der geldwerte Vorteil, den der Arbeitnehmer durch die private Nutzung hat, nicht versteuert werden.

Leasing mit Gehaltsumwandlung

Eine weitere Möglichkeit ist das Dienstradleasing per Gehaltsumwandlung. Bei einer Gehaltsumwandlung oder Barlohnumwandlung entscheidet sich der Arbeitnehmer, einen Teil des vertraglichen Arbeitsentgelts nicht in bar, sondern als Sachbezug zu erhalten. Der Arbeitgeber behält monatlich einen Betrag des Bruttogehalts vom Mitarbeiter ein und bedient damit die Leasingrate. Dadurch verringert sich das zu versteuernde Einkommen sowohl für den Arbeitnehmer als auch den Arbeitgeber. Da man das Dienstrad auch in der Freizeit nutzt, ist der geldwerte Vorteil zu versteuern. Seit 2020 ist dieser für E-Bikes bis 25 km/h und Fahrräder auf 0,25 Prozent festgesetzt.

Bike leasen: Vor- und Nachteile im Überblick

Vorteile:

  • Je nach Fahrradpreis, Arbeitgeberanteil, Höhe des Einkommens und Steuerklasse, sparen Unternehmen 15 bis 40 Prozent sparen im Vergleich zum Kauf.
  • Viele Leasinggeber bieten zum Leasingvertrag auch die Wartung an.
  • Am Ende der Vertragslaufzeit kann man das Rad für wenig Geld kaufen oder bekommt neues. 

Nachteile:

  •  Langfristige Zahlungsverpflichtungen sowie Vertragsbindung.
  • Mögliche eingeschränkte Auswahl an Fahrrädern

Fleet Share – Corporate Carsharing für kleine Flotten

Gemeinschaftlich genutzte Firmenfahrzeuge machen aus vielerlei Aspekten Sinn. Der Fuhrpark kann effizienter genutzt und so optimal ausgelastet werden, das spart nicht nur Kosten, sondern ist auch gut für die Umwelt. Doch wo ist der Schlüssel abgeblieben? Diese Frage stellen sich Nutzer des Corporate Carsharing wohl häufiger. Schnell vergisst ein Mitarbeiter den Autoschlüssel an den dafür vorgesehenen Platz zu legen. Eine kleine Unachtsamkeit, die weitreichende Folgen mit sich bringen kann. Hat ein weiterer Mitarbeiter das Fahrzeug bereits gebucht, dieses jedoch aufgrund des fehlenden Schlüssels nicht benutzen können, bringt dies schnell den Tagesablauf durcheinander. Termine werden nicht eingehalten, die Kunden sind unzufrieden. Die Mitarbeiter sind im Endeffekt von der Idee des Corporate Carsharing gestresst, die positiven Aspekte rücken in den Hintergrund.

Die Suche hat ein Ende

Vimcar Fleet Share beendet jetzt die endlose Suche nach dem verlorenen Schlüssel beim Carsharing. In Kooperation mit WITTE digital bringt Vimcar mit der flinkey-Schlüsselbox noch mehr Komfort in den Fuhrparkalltag.

Und so funktioniert’s

Angenommen in Ihrem Unternehmen gibt es zwei Fahrzeuge, die gemeinschaftlich genutzt werden können. Anstatt sich, wie gewohnt, in einer Excel Liste für die Nutzung des Dienstwagens einzutragen und sich erstmal umständlich auf die Suche nach dem Schlüssel zu begeben, gibt es jetzt eine unkomplizierte Lösung. Stellen Sie sich vor, Sie müssten im Vimcar Kundenkonto lediglich die Fahrzeugbuchung vornehmen und könnten sich danach entspannt zurücklehnen. Denn ist der Zeitpunkt der Fahrzeugbuchung gekommen, sind Sie, wie durch Zauberhand, im Besitz des Schlüssels und zwar digital in der flinkey-App unserer Kooperationspartners WITTE. Sie müssen sich nicht darum kümmern den Schlüssel wieder abzugeben, verlieren keine Zeit bei der unnötigen Schlüsselsuche und das Betriebsklima bleibt einwandfrei. Gönnen Sie sich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, Vimcar und WITTE machen es möglich.

Das steckt hinter Fleet Share

Der ganze Zauber steckt in der flinkey-Schlüsselbox. Zu Beginn der Nutzung von Vimcar Fleet Share wird der reale Autoschlüssel darin verstaut und die Box durch die flinkey-App verriegelt. Anschließend können Sie die Box ins Fahrzeug legen und sie dort auch aufladen. Die Schlüsselbox verfügt außerdem über einen integrierten Akku, der es möglich macht, die Box im Handschuhfach aufzubewahren. Genau wie die Installation des OBD-Steckers erfolgt auch die Einrichtung der  WITTE Schlüsselbox in wenigen Minuten, ohne Werkstattaufenthalt und ohne zusätzliche Kosten. Es können beliebig viele digitale Schlüssel erstellt werden, von denen garantiert keiner verloren geht. Über fehlendes Netz oder fehlenden Empfang müssen Sie sich keine Gedanken machen, die Schlüsselbox funktioniert über Bluetooth. Neben der WITTE Schlüsselbox, dem Zugang zur flinkey-App und der Fahrzeugbuchung in Vimcar Fleet ist auch eine Versicherung im Paket enthalten. Wagen Sie den nächsten Schritt zur Digitalisierung Ihres Fuhrparks.

Laden Sie hier das Infoblatt zu der Carsharing Lösung Fleet Share herunter und erfahren mehr!

Im Flyer erfahren Sie, wie Vimcar Fleet Share dazu beitragen kann, die Verwaltung der Schlüssel beim Carsharing zu vereinfachen.


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Fleet Share Infoblatt auf Laptop geöffnet

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Kauf des Fuhrparks

Neben Leasing und Mieten können Fuhrparkleiter sich auch zum Kauf von Fahrzeugen entscheiden. Vor allem kleinere Unternehmen mit wenig Pkws gehen diesen Weg, weil sie beim Kauf kräftige Rabatte einstreichen. Doch nicht für alle ist das die beste Wahl. Welche Hürden auf Sie warten, erfahren Sie hier.

Große Investitionen sollten gut durchdacht sein. Wer heute neue Wagen für den Fuhrpark anschaffen will, hat die Wahl zwischen Kauf oder Leasing. Aus finanzieller Sicht spricht vieles fürs Leasing. Unter bestimmten Umständen kann aber auch der Kauf finanzielle Vorteile bringen. Besonders dann, wenn Händler mit teils hohen Rabatten locken. Um eine sinnvolle Entscheidung zu treffen, rückt natürlich der Blick auf die Gesamtbetriebskosten in den Fokus. Wie hoch sind Prozesskosten bei der Beschaffung, Wartung und Betrieb? Welche indirekten Kosten wie Verschleiß kommen hinzu? Welche Argumente sprechen dafür, Eigentümer eines Fahrzeugs zu sein – und welche Gründe für andere Beschaffungsformen?

Kauf bringt mehr Flexibilität

Händler werben häufig mit höheren Rabatten und Angeboten für gewerbliche Kunden. Dabei sind Rabatte von 20 Prozent und mehr drin. Hinzu kommen weitere Preisnachlässe von Barzahlern. Viele Autobauer heizen die Verkäufe derzeit noch mit zusätzlichen Händlerprämien an. „Die Rabatte befinden sich nahe den historischen Höchstständen“, sagt Autoexperte Professor Dr. Ferdinand Dudenhöffer. Das spiegelt sich in den Preisen wider. Den Kleintransporter Ducato von Fiat gibt es als Sondermodell „Easy“ zum Kampfreis von teilweise unter 14.000 Euro netto bei den Händlern. Gewerbliche Kunden genießen damit einige Tausend Euro Preisvorteil gegenüber dem Prospektpreis. Selbst Premium-Anbieter wie VW versuchen, Gewerbekunden mit Sonderkonditionen ins Autohaus zu locken.

Doch bei aller Freude über Rabatte: Fahrzeuge eines Unternehmens sind in der Regel ein hoher Kostenfaktor. Nur wenn das Unternehmen über ausreichende Liquidität verfügt, kann es Sinn machen zu kaufen. Wer eine hohe Flexibilität in seinem Fuhrpark benötigt, profitiert durch den Kauf der Flottenfahrzeuge. Autos lassen sich dann jederzeit verkaufen. Allerdings ist zu beachten, dass bei dem Verkauf des Fahrzeugs auch Umsatzsteuer gezahlt werden muss. Bei einem Kauf eines Dienstwagens besteht die Möglichkeit, die Betriebskosten abzusetzen. Allerdings nicht sofort, sondern über die Nutzungsdauer von sechs Jahren verteilt. Ebenfalls absetzbar sind die Zinsen bei Krediten sowie die laufenden Betriebskosten durch z. B. Sprit und Versicherungen.

Finanzierung durch Kredit

Ob ein günstiger Kredit gewährt wird, hängt maßgeblich von der Bonität des Unternehmens ab. Bei einer Kreditfinanzierung können Unternehmen den Gesamtbetrag zum Beispiel in gleich hohen Monatsraten über mehrere Jahre zurückzahlen. Dabei ist der effektive Jahreszins über die gesamte Laufzeit konstant. Anzahlung, Vertragslaufzeit, die Höhe der Monatsrate sowie die Art der Begleichung einer eventuell Schluss- oder Zielrate lassen sich individuell vereinbaren. Häufig wählen die Kunden eher kleine Monatsraten und begleichen den ausstehenden Restbetrag in einer einmaligen höheren Schlussrate. Für die Zahlung der Schlussrate bieten Banken ihren Geschäftskunden mehrere Möglichkeiten an. So kann das Unternehmen dann die Schlussrate auf einmal zahlen oder es wird eine Anschlussfinanzierung aufgesetzt.

Nachteile beim Kauf

Risiken tragen Unternehmen mit gekauften Fuhrparks auf zwei Ebenen: Zum einen ist es durchaus möglich, dass die Wagen zu einem niedrigeren Preis als kalkuliert verkauft werden müssen. Der Verkäufer fährt somit einen Verlust ein. Denn die Restwerte können den zuvor angenommenen Wert gegebenenfalls nicht erzielen. All das hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie etwa von steuerlichen Subventionen bei Elektrofahrzeugen, schwankender Nachfrage oder Rabattaktionen der Hersteller. Zum anderen muss der Wert des Wagens in der Bilanz aktiviert werden. Dazu kommt die Belastung der Liquidität bei einem Kauf: Etwa durch Abschreibungen der Nutzungsdauer und Verschlechterung der Eigenkapitalquote durch Kreditfinanzierung. Was Sie immer im Blick behalten sollten: Ein Fuhrpark ist ein Aushängeschild für das Unternehmen – die Flotte muss immer tadellos funktionieren. Nur wenn man das garantieren kann, dürfte der Kauf ein sinnvoller Schritt sein.

Total Cost of Ownership Rechner hilft bei der Besschaffungswahl

Die Total Cost of Ownership, kurz TCO genannt, betrachtet die Gesamtkosten eines Fahrzeugs. Diese beinhalten neben den Anschaffungskosten auch die Betriebskosten. Anhand der TCO Analyse fällt es Ihnen einfacher zu entscheiden, ob das Fahrzeug für Sie kostengünstig ist oder

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Beschaffung im Fuhrpark: Outsourcen oder Inhouse?

Den Fuhrpark inhouse betreuen oder auslagern? Viele Unternehmen stehen vor dieser Frage. Ob eine große Anzahl an Fahrzeugen betreut werden muss oder ein Kleinbetrieb mit wenigen Dienstwagen auskommt: Einen Fuhrparkmanagement Dienstleister zu beauftragen, kann sich lohnen. Doch funktioniert Fuhrparkmanagement besser? Vimcar Fleet ist beispielsweise ein Tool, mit dem sich Fuhrparkmanagement günstig und unkompliziert inhouse abdecken lässt. Trotzdem gibt es manchmal Gründe, die Fahrzeugverwaltung an Externe abzugeben.

Inhouse oder Outsourcing des Fuhrparks: Vor- und Nachteile

Laut VMF – dem Verband markenunabhängiger Fuhrparkmanagementgesellschaften – sind in Deutschland aktuell rund 4,5 Millionen PKW und Kleintransporter als Flottenfahrzeuge unterwegs. Die erste Frage für Unternehmen lautet: Soll ich das Fuhrparkmanagement an einen Fuhrparkmanagement Dienstleister auslagern (Outsourcing) oder doch lieber in der Firma ansiedeln (Inhouse über einen Fuhrparkleiter)? Die Antwort nach Outsourcing oder Inhouse-Fuhrparkmanagement ist dabei eng verbunden mit Kostenoptimierung bei bestmöglichen Service. Es geht also darum, die Unternehmensziele und die Wettbewerbsfähigkeit immer im Blick zu behalten. Vor- und Nachteile des Outsourcings müssen bei Entscheidungen stets gegeneinander abgewogen werden. Erschwerend kommt hinzu, dass es in vielen Unternehmen am notwendigen Fuhrpark Know-how fehlt. Bei einigen fehlt das Wissen völlig, bei anderen ist es mit der Entscheidung zugunsten des Outsourcings verloren gegangen. Das ist aber kein Problem. Fuhrparksoftware-Anbieter bieten Tools zur Selbstverwaltung und vermitteln schnell das notwendige Know-how. So lässt sich der Fuhrpark kostenoptimal und frei von externen Zwängen betreiben.

Übersicht über die Fuhrparksoftware auf einem Laptop.
Eine Fuhrparksoftware unterstützt bei der Fahrzeugverwaltung.

Vorteile Inhouse

Die Optimierung von Kosten, ökologischen Werten und einer perfekten Fahrzeugauslastung sind Motivationstreiber für Flottenleiter. Dazu zählen nicht nur die Überwachung des Kraftstoffverbrauchs mithilfe einer geeigneten Fuhrparkmanagement-Software, sondern auch der Umstieg auf sparsame, kleinere Motoren und alternative Antriebstechniken. Effektive Optimierungs-Helfer können digitale Managementsysteme sein. Software-Anbieter etwa bieten kleinen und mittleren Fuhrparks schlanke Lösungen für die alltäglichen Herausforderungen der Fahrzeugverwaltung, Fahrzeugortung und Fahrtenbuchführung. Im Mittelpunkt stehen dabei einzelne Module anstatt überfrachtete Software-Lösungen – einfach, unkompliziert und komplett digital. So greift die eingesetzte Fuhrpark- Software auf Daten aus dem Global Positionierung System (GPS) zu, um die aktuelle Position von Fahrzeugen abzurufen. Aus diesen Informationen lassen sich unter anderem optimierte Wegstrecken ableiten. Das Resultat: Die automatisierte Einsatzplanung der Flotte führt zu Ressourcenersparnis und Kostensenkungen im Flottenmanagement.

Mehr Kontrolle, mehr Fachwissen

Wer seinen Fuhrpark intern managet, reduziert seine Abhängigkeit von externen Fuhrparkmanagement Dienstleistern. Gleichzeitig erhöht sich die Qualität der Prozesse rund um den Fuhrpark. Warum? Weil Sie direkten Einfluss auf Gestaltung und Abläufe nehmen können. Zusätzlich stärkt man mit dem Aufbau von fuhrparkspezifischem Fachwissen die Kompetenz seiner Mitarbeiter. So lässt sich solide planen und auch ohne Outsourcing aufs Kerngeschäft konzentrieren. Die Vorteile, neben der Kostenreduzierung, liegen auf der Hand: 

  • Kostenmanagement mit Überblick über Kostenfresser.
  • Tankkarten-Integration für eine kontinuierliche Übersicht über Tankverhalten und Kosten.
  • Laufzeitrechner, um Extrakosten bei der Überschreitung von maximalen Laufzeiten aus Leasingverträgen zu vermeiden.
  • Fahrzeugbuchung für eine optimale Auslastung.

Entscheiden Sie sich für das interne verwalten des Fuhrparks, müssen Sie sicher stellen, dass der verantwortliche Fuhrparkleiter sich mit Begriffen wie der HalterhaftungUnfallverhütungsvorschriftenCO2 Obergrenze uvm. auskennt. 

Inhouse managen mit einer Fuhrparksoftware

Da nicht jedes Unternehmen einen Fuhrparkleiter einstellen kann, der hauptberuflich die Fahrzeuge verwaltet, besteht die Möglichkeit eine Flottenmanagment Software einzusetzen. Diese unterstützt den zuständigen Fahrzeugverwalter, den Überblick über die Fahrzeuge, Kosten und Fuhrparkauslastung zu behalten. Ist die Software besonders praktisch und einfach zu handhaben, ist es so auch für Laien möglich, die Fahrzeuge im Blick zu behalten. Wie solch eine Software aussehen könnte, zeigt das folgende Video:

Fuhrparkmanagement Dienstleister: Warum kann Outsourcing sinnvoll sein?

Die Aufgaben eines Fuhrparkmanagers sind komplex: Es gilt, die gesamte Flotte im Auge zu behalten. Dazu gehört, Einsatzpläne der Fahrzeuge und Mitarbeiter zu koordinieren, den Überblick über Lebenszyklen, Leasingverträge und Reparaturen zu behalten – und das zu möglich minimalen Kosten. Diese können für die Unterhaltung eines Fuhrparks explodieren, wenn keine ausgeklügelten und zum Unternehmen passenden Strategien gefahren werden. Das wiederum kostet Zeit und Ressourcen. Insbesondere kleine Betriebe verfügen oftmals nicht über das erforderliche Know-how für die kostenbewusste, rechtssichere und effiziente Organisation des Fuhrparks. Dabei lohnt sich eine straffe Planung bereits für wenige Fahrzeuge.

Viele Unternehmen geben den Fuhrpark aus diesen Gründen an externe Fuhrparkmanagement Dienstleister ab. Ob das aus finanzieller und organisatorischer Hinsicht sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab. Fest steht: Ob Outsourcing oder inhouse, das Flottenmanagement, sprich, die Steuerung, Planung und Kontrolle der Dienstwagen und Poolfahrzeuge, sollte im eigenen Haus bleiben. Vielmehr gilt es, Aufgaben zu delegieren. Dazu gehören etwa die Buchung und Ausgabe der Fahrzeuge, die Organisation von Reparaturen, TÜV- und Wartungsterminen sowie der UVV (Unfallverhütungsvorschrift für Fahrzeuge).

Welche Vorteile haben Fuhrparkmanagement Dienstleister?

Ein sorgfältig ausgewählter Outsourcer kann die Fuhrparkosten minimieren und wertvolle Zeit für die Konzentration auf das Kerngeschäft sparen. Gerade bei kleinen, selbst verwalteten Fuhrparks sind die Fixkosten ziemlich hoch. Meist erledigen Mitarbeiter die Fuhrparkverwaltung oft nebenbei – die umfassenden Kompetenzen in der Materie fehlen den Verantwortlichen dann. Unter Umständen lassen sich auch Vorteile durch die Bündelung von Leistungen nutzen. Große Dienstleister profitieren oftmals von niedrigen Preisen, etwa von Rabatten auf Kraftstoff oder notwendigen Ersatzteilen. Je nach Vertragsgestaltung sind mitunter auch rechtliche Vorteile möglich, wenn Zuständigkeiten auf den Fuhrparkmanagement Dienstleister übertragen werden.

Worauf gilt es beim Outsourcing zu achten?

Die Praxis abgeben, die Kontrolle behalten: Wer einen Fuhrparkmanagement Dienstleister beauftragt, legt einen großen Teil der täglichen Aufgaben in die Hände Dritter. Das bedeutet zugleich, dass mindestens ein Verantwortlicher weiterhin den Überblick hat, und zwar über den Dienstleister. Zudem ist es wichtig, ein erfahrenes Unternehmen zu beauftragen. Idealerweise verfügt es über Know-how der jeweiligen Branche. Eine regelmäßige, transparente Kommunikation ist darüber hinaus wesentlich für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Ein Fuhrparkmanagement Dienstleister soll Ressourcen sparen. Ein Blick auf die gesamten finanziellen Aufwendungen ist daher essenzieller Bestandteil der Kosten-Nutzen-Rechnung. Dabei sind die tatsächlichen Rechnungen des Outsourcers zu beachten und die Zeit für die Organisation und Überwachung seiner Leistungen. So deckt eine sorgfältige Dokumentation eventuelle Kostentreiber auf, zudem sollten die Aufgaben des Dienstleisters regelmäßig hinsichtlich ihrer Sinnhaftigkeit auf den Prüfstand gestellt werden. Ändert sich etwa die Mitarbeiterzahl, können Anpassungen der Flottengröße notwendig werden, eine geschwächte oder gestiegene Auftragslage hat veränderte Einsatzplanungen zur Folge.

Der Kontrollverlust an den Fuhrparkmanagement Dienstleister kann zu Auseinandersetzungen führen. Dann muss im ungünstigsten Fall das Outsourcing mühevoll und kostenintensiv wieder zurückgenommen werden. Zudem lässt sich weniger flexibel auf geänderte Einflüsse reagieren und entschieden. Die Prozesse werden auf externe Belange eingestellt und können nicht oder nur bedingt an interne Vorgaben angepasst werden. Nicht zu vergessen ist auch, dass Kostenvorteile oft durch ein erhöhtes Qualitäts- und damit Preisniveau aufgehoben werden. Für welche Variante Sie sich auch entscheiden: Wer vorher alles sinnvoll kalkuliert hat, wundert sich später auch nicht über versteckte Kosten und unangenehmen Überraschungen.

Gibt es Alternativen zum Outsourcing?

Ein Fuhrparkmanagement Dienstleister hat das Potenzial, die Flottenkosten sowie den Organisationsaufwand zu senken. Die Organisation und Überwachung des beauftragten Serviceunternehmens erfordert jedoch im eigenen Haus Ressourcen und Know-how. Eine Fuhrparkmanagementsoftware mit Schnittstellen zu Personaleinsatzplanungen und Trackingsystemen überwacht die Auslastung, die Einsatzplanungen, das Wartungsmanagement und viele weitere Aufgaben. So behalten selbst Laien den Überblick über die Flotte – und das zu überschaubaren Kosten und ohne Risiko.

Alles zum Thema Beschaffung:

Wollen Sie noch mehr zu dem Thema Beschaffung erfahren? Dann lesen Sie sich folgende Artikel durch:

Wenn Sie einen allumfassenden Blick haben möchten, können Sie sich für den kostenlosen Online Kurs „Beschaffung im Fuhrpark – Kompaktwissen“ anmelden. Sie erhalten gleichzeitig Zugriff auf die Kurse zum Thema Unfallverhütungsvorschriften und Firmenwagenversteuerung. Hier geht es zur Anmeldung der Online Kurse. Hier werden unter anderem auch Themen wie die Langzeitmiete behandelt.  

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