Was bei der Zulassung eines Firmenwagens wichtig ist

Die Wartezeiten für einen Termin bei der Kfz-Zulassungsstelle haben sich durch Covid-19 noch deutlich verlängert. Für eine zügige Bearbeitung benötigt man viele Unterlagen – und muss Tricks kennen, um die Zulassung zu beschleunigen.

 

Anstehen, Warten, Ärgern: Es gibt schönere Dinge seine Zeit zu verschwenden, als den halben Tag in der Zulassungsstelle zu sitzen, um seinen Wagen anzumelden. Das gilt für eine private ebenso wie für eine gewerbliche Zulassung. Denn im Allgemeinen verlaufen beide Zulassungen ähnlich. Auch der Großteil der benötigten Unterlagen für den Besuch auf der Zulassungsstelle ist gleich. Ein paar kleine Unterschiede gibt es dennoch.

Firmenwagen anmelden: Das muss man wissen

Wenn ein Fahrzeug als Dienstwagen angemeldet wird, ist ein Nachweis für die Existenz des Fahrzeughalters notwendig – am besten vom Inhaber des Unternehmens. Einen Handelsregisterauszug sowie die Gewerbeanmeldung braucht man, wenn man im Auftrag einer Kapitalgesellschaft (GmbH, KG, AG) ein Firmenwagen anmelden möchte. Fahrzeughalter ist nach der Anmeldung die Gesellschaft als juristische Person. 

Anders ist es bei einer Personengesellschaft (GbR, UG). Hier ist es erforderlich, dass einer der Gesellschafter als zulassungsrechtlich verantwortliche Person bestimmt wird. Ein Dokument mit den Unterschriften aller Gesellschafter reicht als Nachweis. Neben dieser Bestätigung werden für die Zulassung außerdem die Ausweise aller Gesellschafter der Firma benötigt – genauso wie die Gewerbeanmeldung und der Gesellschaftervertrag.

Diese Unterlagen sind wichtig

Für eine Autozulassung benötigt man Zeit. Wer nur drei Wochen warten muss, kann sich glücklich schätzen. In Berlin scheinen Wartezeiten von bis zu zehn Wochen mittlerweile normal zu sein. Wer also weiß, wann sein Wagen geliefert wird, sollte schon lange im Voraus einen Termin buchen. Zur Zulassung benötigt man:

  • Unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat für die KFZ-Steuer
  • Zulassungsbescheinigung Teil II und Konformitätserklärung des Herstellers (CoC)
  • Elektronische Versicherungsbestätigung (eVB-Nummer)
  • Handelsregisterauszug
  • Zulassungsantrag
  • Vollmacht zur Zulassung für den Mitarbeiter, der den Antrag bei der Behörde abgibt
Papiere

Vorsicht bei gemischter Nutzung zwischen Firmenwagen und privat

Es kommt häufig vor, dass der Wagen sowohl für betriebliche als auch private Fahrten genutzt wird. Das hat bei der Anmeldung als Firmenwagen verschiedene Vor- oder Nachteile der Finanzierung und Versteuerung. Für welche Option (Privat- oder Firmenwagen) man sich entscheiden sollte, ist davon abhängig, was überwiegt. In jedem Fall ist es ratsam, die alle Möglichkeiten vom Steuerberater prüfen zu lassen.

Broschüre zur Firmenwagenversteuerung

Kann ich mein Auto auch online zulassen?

Die Zulassung ist mittlerweile auch im Online-Portal der örtlichen Zulassungsbehörde möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden: Der neue Halter braucht einen Personalausweis mit aktivierter eID-Onlinefunktion und ein passendes Lesegerät oder eine spezielle Smartphone-App. Die Zulassungsbescheinigungen Teil I (Fahrzeugschein) und II (Fahrzeugbrief) müssen über einen verdeckten Sicherheitscode verfügen. Teil I hat diesen Code seit 2015, Teil II seit 2018. Schätzungsweise zwei Drittel der Zulassungsstellen bieten ein umfassendes Angebot zur Online-Zulassung in ihren Internetportalen an.

Schnelle Zulassung – so klappt es

Der Dienstwagen steht auf dem Hof, aber die Zulassung lässt mal wieder auf sich warten? Macht nichts. In diesen Fällen helfen Agenturen, die für ihre Kunden die Anmeldung übernehmen. Ihr Vorteil: Sie haben in der Regel eigene vorab gebuchte Termine bei den Behörden und kommen auch schneller an neue heran. Je nach Dringlichkeit kann eine Zulassung über die Profis noch am selben Tag erfolgen. In der Regel beträgt die Wartezeit aber maximal zwei Tage bis zur Zulassung des Fahrzeugs. Natürlich lassen sich die Zulassungs-Agenturen diesen Express-Service auch gut bezahlen – zwischen 30 und 50 Euro kostet die Abkürzung bei der Zulassung. Dazu kommen die Gebühren für die Zulassung und die Kennzeichen. Aber dafür spart man nicht nur viel Zeit, sondern schon auch seine Nerven.

Alles zum Thema Fuhrparkverwaltung

Fuhrparkmanagement per App

Reihen von Aktenordnern und lose Blattsammlungen bestimmten in der Vergangenheit den Arbeitsalltag von Fuhrparkleitern. Mittlerweile gibt es zahlreiche Softwarelösungen auf dem Markt, die die Fuhrparkverwaltung vereinfachen. Oftmals werden diese ausschließlich am PC verwendet. Doch die Mitarbeiter eines Fuhrparks sind oft auf Achse und haben meist nur ein Smartphone bei sich. Auch der Beruf des Fuhrparkleiters verlangt nach Mobilität. Fuhrpark Apps bieten die gewünschte Flexibilität und vereinfachen den Arbeitsalltag ungemein.

Das können Fuhrparkmanagement Apps

Fuhrpark Apps sind vielseitig einsetzbar und überzeugen durch ortsunabhängiges Bedienen. In den meisten Fällen sind sie in Kombination mit einer Desktop Software erhältlich und ergänzen diese. Folgende Funktionen können sich Fuhrparkleiter zu nutzen machen:

Fahrzeugortung mit der Fuhrpark App

Im Fuhrpark sehr nützlich sind GPS-Daten. Durch die Ortungsfunktion ist u. a. das Live-Tracking von Fahrzeugen möglich. Erhält der Fuhrparkleiter eine Kundenanfrage, auf die schnell reagiert werden sollte, kann er in der Fuhrpark Management App sehen, welches Fahrzeug sich am nächsten zum Einsatzort befindet. Manche Fuhrpark Apps errechnen zusätzlich die genaue Entfernung und die geschätzte Ankunftszeit des Fahrers. So kann effizient reagiert werden, wertvolle Arbeitszeit wird sinnvoll eingesetzt und die Kundenzufriedenheit gesteigert.

Ein Smartphone wird in den Händen gehalten.

Fahrtenbuch

Undenkbar ohne Smartphone App ist die Nutzung von elektronischen Fahrtenbüchern. Die Fahrtenbuchfunktion einer Fuhrpark Management App macht das Steuernsparen kinderleicht. Direkt nach einer Fahrt kann diese kategorisiert werden. Wichtige Fahrzeugdaten wie die gefahrenen Kilometer zeichnet ein gutes Fahrtenbuch automatisch auf. 

Wichtig: Damit ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt akzeptiert wird, muss dieses rechtssicher sein und finanzamtkonform geführt werden.

Fuhrparkverwaltung

Abbildung eines Führerscheins.
Die Führerscheinkontrolle wird durch Fuhrpark Apps erleichtert.

Die Rechtssicherheit im Fuhrpark ist eine Herzensangelegenheit von Fuhrparkleitern, da die Nichteinhaltung von UVV-Richtlinien schnell zu hohen Bußgeldern führen kann. Eine wichtige Unfallverhütungsvorschrift ist die regelmäßige Führerscheinkontrolle. Dies stellt viele Fuhrparkleiter vor organisatorische Herausforderungen: Denn eine Kontrolle muss halbjährlich erfolgen und ordnungsgemäß dokumentiert werden. Fuhrparkmanagement Apps können den Fuhrparkleitern diese Aufgabe abnehmen. Mitarbeiter können die Kontrolle ihres Führerscheins selbstständig mit ihrem Smartphone vornehmen. 

Neben den UVV-Richtlinien kann eine Flottenmanagement App speziell bei Poolfahrzeugen einen großen Mehrwert liefern. Fahrer von Poolfahrzeugen können direkt im Smartphone einsehen, welche Fahrzeuge in welchem Zeitraum zur Verfügung stehen und diese direkt buchen.

Zudem bieten manche Fuhrparkmanagement Apps ein digitales Schlüsselmanagement an. Fahrer erhalten im Buchungszeitraum des Poolfahrzeugs einen digitalen Schlüssel auf ihr Smartphone mit dem sie dieses problemlos öffnen können.

Welche Flottenmanagement App ist die Richtige?

Viele Unternehmen bieten Fuhrpark Apps an. Doch welche Software die Richtige ist, ist einzelfallabhängig. Fuhrparkverantwortliche sollten sich vor der Entscheidung Gedanken darum machen, welche Funktionen in ihrem Fuhrpark einen Mehrwert erzeugen würden. Es ist außerdem ratsam, vor dem Kauf einer Software eine kostenlose Testphase zu nutzen, wenn dies vom Anbieter angeboten wird.

Fuhrpark Apps kostenlos?

Neben den führenden Softwarelösungen gibt es auf dem Markt auch Fuhrpark Apps, die kostenlos erhältlich sind. Hier ist Vorsicht geboten. Vor der Nutzung sollten diese Apps genau geprüft werden. Kostenlose Apps mit Fahrtenbuch Funktion sind beispielsweise oftmals nicht finanzamtkonform und sorgen im Endeffekt nur für Ärger. Des Weiteren muss ein Augenmerk auf den Datenschutz gelegt werden.

Die Fuhrpark App für den Mittelstand

Speziell für den Mittelstand hat das Unternehmen Vimcar eine Fuhrparkmanagement Software entwickelt, die als Smartphone App und Desktop Version zur Verfügung steht. Die Buchung von einzelnen Paketen macht es Fuhrparkverantwortlichen möglich, die Software auf den eigenen Fuhrpark maßzuschneidern.

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So überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter von einer Fuhrparksoftware

Der Mensch liebt gelernte, dauerhaft etablierte Abläufe. Auf Veränderung reagiert er häufig mit Ablehnung. Wie lassen sich Kollegen also von einer neuen Software überzeugen? Wir haben die besten Tipps, wie Sie erfolgreich für Ihre Ziele werben.

Man kennt die Szenen aus jedem Büro. Sobald Veränderungen auf den Menschen zukommen, reagieren wir zögerlich oder sogar ablehnend. Was sich jahrelang bewährt hat, kann ja auf einmal nicht falsch ein, oder? Diese Skepsis vor neuen Arbeitsabläufen und der Einführung neuer Fuhrparksoftware lässt sich jedoch im Vorfeld durch ein paar Tricks beseitigen. Vor allem sollte man alle Mitarbeiter von Anfang an bei der Planung mit ins Boot holen. Macht man seinen Kollegen klar, was Stagnation bedeutet und wie wichtig Bewegung für den Wettbewerb ist, ernten Fuhrparkleiter die nötige Zustimmung.

Die wichtigsten Schritte

Kollegen richtig überzeugen

Wer frühzeitig und mit den richtigen Argumenten für eine neue Fuhrparkverwaltungssoftware wirbt, zeigt seine absolute Transparenz im Prozess um Erneuerung. Besonders die Rückendeckung aus der IT strahlt die nötige Kompetenz aus. Steht erst ein Team aus Fürsprechern hinter dem Projekt, entwickelt sich auch die notwendige Anwenderakzeptanz. So lässt sich leicht auf die Frage antworten: Warum treiben wir diese Veränderung voran?

Vorangehen als Vorbild

Wer freiwillig in Vorleistung geht, so unterschiedliche Studien, bekommt auch ein positives Feedback. Der Leiter eines Fuhrparks sollte sich also so vorbildlich verhalten, wie er sich es von allen Mitarbeitern wünscht.

Offenes Ohr für Verbesserungen

Wer Mitarbeiter in die Planphase der Software-Lösung integriert, baut Vertrauen auf. Und das kann sich durchaus auszahlen. Denn häufig helfen Mitarbeiter dabei, die Prozesse zu optimieren. Vor allem, sollte man den Kollegen Zeit einräumen, um sich mit dem System anzufreunden. Wer ein offenes Ohr für Vorschläge und Einwände hat, bekommt viel zurück.

Mitarbeiter reden

Vorteil: Weniger Arbeitsaufwand

Einer der wichtigsten Gründe, um Software erfolgreich zu implementieren – konkrete Vorteile für die Anwender zu benennen. Dazu können bessere Suchoptionen bei wichtigen Detailinformationen zählen. Aber auch automatisierte Kommunikation und beschleunigte Reaktionszeiten, die letztlich weniger Arbeitsaufwand der Mitarbeiter bedeuten. Damit schafft das Unternehmen ein Bewusstsein dafür, welchen Mehrwert die neue Software bringt.

Zeit für andere Projekte

Die neue Fuhrparkmanagement Software schon Ressourcen und ermöglicht es, die gewonnene Zeit anders zu nutzen. Das bedeutet weniger Stress und es bleibt Zeit für vernachlässigte Projekte, die bislang aus Mangel an Zeit nicht berücksichtigt werden konnten. Das reduzierte Tagesgeschäft bietet aber auch die Möglichkeit, sich intensiver mit den Anliegen der Mitarbeiter zu beschäftigen.

Mehr Effektivität

Die Digitalisierung im Fuhrpark macht einen Arbeitsalltag mit modernen Mitteln möglich. Es vereinfacht und verbessert die Arbeitsabläufe – per Knopfdruck bekommt man alle relevanten Daten aufs Display. Und das noch absolut Datensicher. Mehr noch: Die Fuhrparkmanagement Software ermöglicht den schnellen Einblick in alle Daten durch zusammengefasste Reports. Das hat zur Folge, dass die verbesserten Arbeitsabläufe zu mehr Produktivität der Mitarbeiter führen. Langfristig steigert das Unternehmen so seinen Umsatz – Mitarbeiter können davon durch erhöhte Gehälter profitieren. Also für alle Beteiligten eine klare Win-win-Situation.

Anleitung zur Einführung einer Fuhrparksoftware mit GPS-Funktionen

Alles zur Fuhrparkverwaltung

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So bekommen KMU die Digitalisierung hin

Der digitale Wandel hat auch den Mittelstand erreicht. Dennoch scheitern vier von fünf Digitalprojekten. Der Grund sind nicht die Mitarbeiter, sondern mangelnde Flexibilität bei der Arbeitsteilung.

Geht es um die Digitalisierung bei kleineren und mittleren Unternehmen (KMU), dann fällt die Umstellung vielen schwer. Die Gründe dafür sind vielfältig. Fragen bei Datenschutz und Sicherheit, fehlende IT-Kompetenzen und besonders der Mangel an der nötigen Verknüpfung bei Projekten untereinander spielen eine entscheidende Rolle. Die Frage lautet: Welche Maßnahmen ergreifen die KMU, um ihr Unternehmen fit für den Wettbewerb zu machen? Eine Möglichkeit: Die Einstellung von neuen Fachkräften oder Weiterbildung des Personals. Dabei sollte man das finanzielle Investment nicht als Hürde sehen, sondern als Investition in die Zukunft. Leider gibt noch keine Blaupause für die Einführung der Digitalisierung im Mittelstand, jeder muss seinen eigenen Weg gehen, kann sich dabei aber beraten lassen.

Unsere Tipps zum Weg in die Digitalisierung

Insellösungen behindern den Aufbau

Unternehmen mangelt es selten an Kraft für technische Innovationen. Ganz im Gegenteil: Viel zu viele Firmen bauen voneinander losgelöste Pilotprojekte auf, die laut einer Accenture-Studie abgebrochen wurden oder keine Wirkung zeigten. Doch wenn Digitalprojekte nach dem Gießkannenprinzip entstehen und keinerlei Verbindung haben, gilt das Scheitern als vorprogrammiert. Nur ganzheitliche Digitalstrategien führen letztlich zum gewünschten Erfolg.

Digitalisierung muss man denken können

Wenn ganzheitlich denkende digitale Experten im Unternehmen fehlen, verhindert das die gelungene Transformation. Laut Accenture gibt es besonders im Mittelstand zu wenig Spezialisten, die in digitalen Geschäftsmodellen denken könnten. Der Bremsklotz der Digitalisierung sei nicht die Belegschaft, sondern die mangelnde Führung. Solange die Verantwortlichen für die Digitalisierung nicht zusammen mit der Belegschaft an dem Thema arbeiten, bleibt der Weg ins neue Zeitalter bloß ein Traum. Letztlich geht es darum, die Unternehmenskultur der jetzigen Zeit anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Weiterbildung als Treiber für Digitalisierung​

Wer einen dauerhaften digitalen Wandel erzeugen möchte, braucht die Mitarbeiter auf seiner Seite. Wandel bedeutet Veränderung – und dafür ist die Weiterbildung der Belegschaft eine wichtige Stellschraube. Sind die Mitarbeiter vom Konzept überzeugt, nehmen in der Regel alle Generationen am Prozess teil. Denn digitale Grundkompetenzen bleiben unverzichtbar für moderne KMU. Laut aktuellen unterschiedlichen Studien haben vier von fünf KMU großen Bedarf an Digitalkompetenzen. Und die Bereitschaft der Beschäftigten zur Weiterbildung ist vorhanden. Nur 13 Prozent der KMU bezeichnen diese Hürde als groß. Allerdings ist es für Unternehmen schwierig, sich umfänglich über passende Weiterbildungsmöglichkeiten zu informieren.

Mitarbeiter an Computern

Mit E-Learning zum Erfolg

Gerade kleine Unternehmen scheuen sich vor den finanziellen Ausgaben der Weiterbildung. Arbeitsausfälle können wegen der geringen Mitarbeiterzahl kaum durch Vertretungen kompensiert werden. Betrieblich finanzierter Weiterbildung und die Freistellung der Mitarbeiter werden deshalb gerne gestrichen. Ein fataler Fehler: Nur durch Weiterbildung, etwa durch E-Learning, lässt sich die Digitalisierung erfolgreich umsetzen.

Hinweis: Kostenlose Kurse finden Sie im Internet. Möchten Sie Ihre Mitarbeiter zum Beispiel zur Fahrzeugverwaltung und zum Umgang mit einer digitalen Fuhrparksoftware schulen, finden Sie auf unserer Plattform verschiedene Kurse: Online Kurse zur Fuhrparkverwaltung.

Diese Förderungen für KMU gibt es

Bund und Länder haben ein großes Interesse daran, KMU bei der Digitalisierung zu fördern. Dazu haben sie einige interessante Fördertöpfe ins Leben gerufen – etwa „Digital Jetzt“. Das Programm des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) richtet sich an Unternehmen mit drei bis 499 Beschäftigten aus allen Branchen. Um sich zu bewerben, muss die Betriebsstätte ihren Sitz in Deutschland haben. Das Förderprogramm teilt sich in zwei Module auf:

  • Investition in digitale Technologien: hier bekommen Unternehmen bei ihren Investitionen in Software und Hardware Unterstützung. Projekte rund um datengetriebene Geschäftsmodelle, Künstliche Intelligenz (KI), Cloud-Anwendungen, Big Data, Sensorik, 3D-Druck sowie IT-Sicherheit und Datenschutz können finanziell gefördert werden. 
  • Investition in die Qualifizierung der Mitarbeiter: Das Angebot vom Bund soll helfen, Beschäftigte im Umgang mit digitalen Technologien weiterzubilden. Förderfähig sind Maßnahmen, die die Qualifizierung der Mitarbeiter in Richtung Digitalstrategie verbessern. Zuschüsse gibt es zudem für Weiterbildungen, die Kenntnisse in IT-Sicherheit und Datenschutz sowie Basiskompetenzen für das digitale Arbeiten vermitteln. Die Fortbildungsanbieter müssen nach ISO 9001 zertifiziert sein oder eine Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) vorweisen können. Förderungen in einem oder beiden Modulen sind möglich – wobei die maximale Fördersumme 50.000 Euro pro Unternehmen beträgt.

Förderungen auf Landesebene

Bayern und Thüringen fördert KMU mit dem „Digitalbonus“ für:

  • KI, Cloud, Sensorik sowie IT-Sicherheit
  • Industrie 4.0, datengetriebene Geschäftsmodelle, Warenwirtschaftssysteme,
  • Entwicklung, Einführung und Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen
  • Migration und Portierung von IT-Systemen und -Anwendungen, Hard- und Software für die interne und externe Vernetzung

Möchten Sie die Fördermittel des Digitalbonus Bayern beantragen? Hier finden Sie eine Ausfüllhilfe: Antrag zum Digitalbonus Bayern.

Nordrhein-Westfalens Initiative für KMU nennt sich wiederum „Mittelstand Innovativ & Digital“. Bei dieser Version der Förderung werden drei Gutscheinvarianten angeboten, die unterschiedliche Ziele verfolgen und verschieden hoch dotiert sind:

  • Der Gutschein „Digitalisierung“ ist mit bis zu 15.000 Euro dotiert, inhaltlich geht es um die Analyse und Umsetzung von Digitalisierungslösungen.
  • Mit dem Gutschein „Analyse“ – Fördersumme ebenfalls bis zu 15.000 Euro – werden vor allem Technologieanalysen für Produkt- oder Dienstleistungsinnovationen und innovative Produktionsverfahren gefördert.
  • Der Gutschein „Innovation“ ist mit bis zu 40.000 Euro dotiert und fördert die Forschung, Entwicklung und Umsetzung im Hinblick auf Innovationsvorhaben.

Weitere Förderungsmöglichkeiten:

Die wichtigsten Tools für KMU

Toolguide für KMU
der Toolguide für KMU

Alles zum Thema Digitalisierung

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Privatsphäre im Fuhrpark

Die Unversehrtheit der Privatsphäre von Mitarbeitern kann mit den Interessen des Unternehmens kollidieren. Was Fuhrparkleiter wissen müssen und welche Konsequenzen bei Verletzung drohen, erfahren Sie hier.

Das müssen Unternehmen beachten

In Deutschland gilt der Datenschutz als hohes Gut, das auch ein Ausspähen von Angestellten verbietet. Als Instrument dafür dient die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – sie verpflichtet Unternehmen zum besonderen Schutz personenbezogener Daten ihrer Mitarbeiter. Bei Verletzungen des Datenschutzes drohen empfindliche Strafen. Eine schwierige Situation für Verantwortliche, weil sich moderne Fuhrparks nicht ohne Daten managen lassen. Denn Fuhrparkmanagement beinhaltet viele personenbezogene Informationen, zum Beispiel Angaben im Führerschein eines Mitarbeiters oder im Fahrtenbuch. Digitale Flottenmanagement-Lösungen im Unternehmen erleichtern den Schutz der Privatsphäre von Fahrern deutlich, trotzdem sollten der Fuhrparkmanager wichtige Punkte im Auge behalten.

1. Nicht alle Daten fallen unter den Schutzschirm

Personenbezogene Daten, über die ein Mitarbeiter identifizierbar ist, bleiben weitgehend unter Verschluss. Zu ihnen zählen etwa Fahrdynamikdaten wie Weg, Zeit, Geschwindigkeit, Kraftstoffverbrauch oder Fahrstilanalyse oder durch das Tracking generierte Standortdaten. Dagegen sind anonyme Daten ohne Rückschlüsse auf eine einzelne Person von der DSGVO nicht betroffen. 

2. Einwilligung des Fahrers

Ohne die Einwilligung der Mitarbeiter darf das Unternehmen personenbezogene Daten weder speichern noch verarbeiten. Zusätzlich sind Firmen dazu verpflichtet darzulegen, welche Daten und aus welchem Grund erhoben werden. Laut DSGVO dürfen Fuhrparkmanager lediglich jene Informationen erheben, die für den Betrieb absolut notwendig sind. Sind personenbezogenen Daten nicht zwingend notwendig für einen konkreten Prozess dürfen sie nicht verwendet werden.

3. Achtung Drittanbieter

Mittlerweile speichern digitale Fuhrparklösungen die gesammelten Daten in der Cloud. In der Regel werden sie dadurch automatisch bei einem Drittanbieter geparkt. Das Unternehmen muss aber darauf achten, dass die Cloud-Firma die DSGVO einhält. Kommt der Drittanbieter etwa aus den USA, musste er bis vor kurzem unter dem so genannten Privacy Shield agieren. Die Datenübermittlung in die USA über das EU-US-Datenschutzschild Privacy Shield verstößt laut Europäischem Gerichtshof (EuGH) jedoch gegen europäisches Datenschutzrecht und ist unzulässig. Nach dem EuGH müssen die Unternehmen aber prüfen, ob das Recht des Bestimmungsdrittlands einen angemessenen Schutz der Daten gewährleistet. 

4. Fuhrparkmanager sind haftbar

Verstöße bei der DSGVO sind keineswegs ein Kavaliersdelikt und können ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen. Wenn Fuhrparkleiter gleichzeitig mit der Datenverarbeitung beauftragt werden, dann sind sie nicht nur für die datenschutzrechtliche Umsetzung verantwortlich, sondern können bei Verstößen haftbar gemacht werden. Das Unternehmen kann sicherheitshalber eine Datenschutz-Folgeabschätzung (DSFA) einleiten. Mit einer DSFA wird die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einem Verarbeitungsvorgang beschrieben und bewertet. Der Verantwortliche beweist damit, dass er geeignete Maßnahmen für eine regelungskonforme Verarbeitung ausgewählt hat. Der Betriebsrat muss dabei die Einhaltung der DSGVO innerhalb des Unternehmens überwachen.

5. Mitarbeiter geht, seine Daten auch

Firmen unterliegen einer natürlichen Fluktuation. Verlassen Mitarbeiter das Unternehmen und sie haben besondere Wünsche im Rahmen der DSGVO, müssen sie diese erfüllen. Etwa dann, wenn er die Daten über seine mit dem Firmen-PKW privat absolvierten Fahrten gelöscht haben möchte. 

6. So lassen sich dienstliche und private Fahrten trennen

Digitalen Flottenmanagement-Lösungen vereinfachen viele datenrechtliche Probleme. Mit ihnen lassen sich unter anderem dienstliche und private Fahrten automatisch trennen. So sind nur geschäftlich wirklich relevante Daten verfügbar. Mit diesem Wissen ist es möglich, die DSGVO auch tatsächlich einzuhalten. Unternehmen, die selbst nicht wissen, welche personenbezogene Daten sie gespeichert haben, riskieren eine teure Strafe für die Verletzung des Datenschutzes.

7. Echtzeit-Fahrzeugortung

Wer Firmenwagen per Fahrzeugortung überwacht, weiß viel über seine Arbeitnehmer. Fahrten, Routen, Arbeitsabläufe und Arbeitszeiten lassen sich so genau kontrollieren. Praktisch, aber in der Ausführung alles andere als unproblematisch. Denn bei der Fahrzeugortung von Firmenwagen muss klar vereinbart sein, welche Daten über den Mitarbeiter erfasst werden und wofür. Die Überwachung bedarf einer Einverständniserklärung, die freiwillig erfolgen muss. Zusätzlich ist der Betriebsrat über die Gespräche zu informieren. Bei möglichen Auswertungen sollte unter anderem beachtet werden, dass solche Auswertungen, die ausschließlich der persönlichen Überwachung von Beschäftigten dienen können – dazu zählen Aufzeichnung von Geschwindigkeit oder Fahrtunterbrechungen – technisch zu unterbinden sind.

Mitarbeiterinformation zur Einführung einer Fahrzeugortung​

Formular zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung

Überwachung ohne Wissen

Es gibt immer mal wieder Fälle, in denen eine Überwachung von Arbeitnehmer ohne deren Wissen stattfindet. Zuerst einmal: Eine Ortung ist grundsätzlich nur während der Arbeitszeit erlaubt. Steht der Firmenwagen gleichzeitig zur Privatnutzung zur Verfügung, sollte der Arbeitnehmer die Fahrzeugortung im Dienstwagen auf jeden Fall deaktivieren. Wer Personen dennoch ohne ihr Wissen und Zustimmung ortet, sollte mit Konsequenzen rechnen. Das Gesetz sieht von einer Ordnungswidrigkeit bis zur schweren Straftat ein breites Handlungsspektrum vor. Liegt eine Ordnungswidrigkeit vor, wird lediglich ein Bußgeld verhängt. Bei einer Straftat im Sinne des Datenschutzgesetzes drohen Verantwortlichen durchaus Freiheitsstrafen. Wer vor Fahrtbeginn diese Punkte beachtet, kann seine Flotte ohne Sorgen vor rechtlichen Konsequenzen auf die Straße schicken.

→ alles zum Thema Mitarbeiterüberwachung per GPS

Alles zum Thema Fahrzeugortung

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Fehlerfreies Fahrtenbuch: Was bei der Steuerprüfung zählt

Auch bei Profis finden Prüfer des Finanzamts Fehler im Fahrtenbuch. Wie man das Fahrtenbuch einwandfrei macht, erfahren Sie hier.

Kennen Sie den? „Die Familie ist ein steuerlich geförderter Kleinbetrieb, zur Fertigung von Steuerzahlern.“ Witze über die Steuer gibt es viele. Leider verstehen Steuerprüfer selten Spaß, wenn sie einen Betrieb genauer überprüfen. Schon gar nicht beim Thema Fahrtenbuch. Sollten an der korrekten Führung des Fahrtenbuchs Zweifel aufkommen, kann es zu hohen Steuernachzahlungen kommen. Möglicherweise wird der zu versteuernde Betrag für die Privatnutzung des Firmenwagens und für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb dann nach der Ein-Prozent-Regelung ermittelt oder er wird bei einer betrieblichen Nutzung von weniger als 50 Prozent geschätzt. Wer auf ein paar Eckpunkte bei der Prüfung des Fahrtenbuchs achtet, spart also Ärger und Geld.

Das muss ein Fahrtenbuch erfüllen

Um den Prüfer nicht zu verärgern, sollten einige formale Voraussetzungen für das Führen eines Fahrtenbuchs, unbedingt eingehalten werden:

  • Jede Fahrt ist vom Unternehmer oder Mitarbeiter mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt aufzuzeichnen.
  • Zwingend notwendige Angaben sind: Ziel der Fahrt, der Reisezweck sowie die Namen der Kunden.
  • Keine Verzögerung, bitte: Alle Aufzeichnungen sollten, falls sie per Hand getätigt werden, vollständig in gebundenen Form vorliegen. Excel-Aufzeichnungen erkennt das Finanzamt wegen der Möglichkeit der Manipulation nicht an. 
  • Nachträgliche Änderungen müssen unmöglich oder plausibel sein.
  • Wichtige Informationen zum Fahrtenbuch gibt es in §31a StVZO.

1. Bloß nichts in neue Fahrtenbücher übertragen

Gut gedacht, schlecht gemacht: Rückt das Finanzamt an, möchten manche Unternehmer blitzeblanke, neue Fahrtenbücher übergeben. Die alten Informationen werden also in neue Fahrtenbüchern geschrieben. Gerade das aber erweckt die Neugier der Prüfer. Kein normales Fahrtenbuch ist ohne Flecken oder Knicke. 

2. Umwege nur mit plausiblem Grund

Wer wegen eines Staus die schnellste Strecke umständlich umfahren muss, darf das natürlich machen. Doch die Begründung für den Umweg gehört sofort ins Fahrtenbuch. Das gilt im Übrigen für alle gefahrenen Extrakilometer.

2. Privatfahrten nicht vergessen

Im Gegensatz zu geschäftlichen Fahrten reicht bei Privatfahrten lediglich die Angabe der tatsächlich gefahrenen Kilometer. Grund oder Ziel der Fahrt entfallen. 

3. Tanken im richtigen Takt

Tankbetrügern kommen Prüfer schnell auf die Schliche. Spätestens zu dem Zeitpunkt, wenn die Tankabrechnungen nicht mehr mit den gefahrenen Kilometern übereinstimmen. Etwa dann, wenn die Kilometer, die jemand zwischen zwei Tankstellenbesuchen gefahren ist, nicht ausreichen, um den Tank leer zu fahren.

4. Unstimmigkeiten bei Belegen vermeiden

Alle Quittungen rund ums Auto müssen für den Prüfer plausibel nachvollziehbar sein. Stimmen etwa Parkquittungen nicht mit den angegebenen Orten überein, wird das gesamte Fahrtenbuch sehr wahrscheinlich nicht vom Finanzamt anerkannt.

5. Vorsicht beim Werkstattbesuch

Steht ein Werkstattbesuch an, sollte der Mechaniker in der Regel den aktuellen Kilometerstand des Fahrzeugs in die Rechnung eintragen. Doch häufig genug kommt es vor, dass der Eintrag nicht mit dem Kilometerstand im Fahrtenbuch übereinstimmt. Die Rechnung sollten Sie aus diesem Grund immer überprüfen. 

Keine Fehler mehr dank elektronischem Fahrtenbuch​

Das elektronische Fahrtenbuch bietet eine Lösung, um Fehler im Fahrtenbuch zu verhindern. Durch einen OBD-Stecker oder ein kleines Gerät, das der Fahrer selbst im Fahrzeug installieren kann, werden alle zurückgelegten Fahrten automatisch aufgezeichnet. Dadurch wird verhindert, dass Lücken im Fahrtenbuch auftreten können. Gleichzeitig spart der Nutzer viel Zeit und bares Geld gegenüber der 1-%-Methode. Der Anbieter Vimcar hat z. B. sein Fahrtenbuch in Zusammenarbeit mit Steuerberatern entwickelt und von KPMG prüfen lassen, um die Finanzamtkonformität zu gewährleisten.

Vimcar Fahrtenbuch auf Smartphone geöffnet

Fahrtenbuch im Fuhrpark

Gerade im Fuhrpark sind Fahrtenbücher anfällig für Fehler. Fahrer von mehrheitlich genutzten Fahrzeugen vergessen, das Fahrtenbuch für das jeweilige Fahrzeug zu führen. Gerade im Alltagsstress bleibt keine Zeit, die Fahrten zu dokumentieren. Dadurch entstehen Lücken und unleserliche Aufzeichnungen.Den Fahrzeugverwalter im Unternehmen kostet Zeit und Nerven, die Fahrtenbücher finanzamtkonform zu halten. Hierbei helfen digitale Fahrtenbücher. Die Fahrer müssen keine handschriftlichen Aufzeichnung mehr führen. Es reicht eine App auf dem Smartphone zu installieren und die automatisch aufgezeichneten Fahrten zu kategorisieren. Die Fahrtenbücher können mit einer Fuhrparksoftware verbunden werden, sodass der Fuhrparkleiter immer einen Überblick über diese hat. Welche Funktionen solch eine Fuhrparksoftware hat, erfahren Sie in folgender Broschüre.

Broschüre zur Fuhrparksoftware Fleet Fahrtenbuch

Ich stimme den AGB & Datenschutzbedingungen der Vimcar GmbH zu.

Alles zum Fahrtenbuch

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Vorsätze für den Fuhrpark zum Jahresendspurt 2020

Die Corona Pandemie verändert unser Leben langfristig: das eigene Zuhause wird zum Büro, Mitarbeiter reisen weniger und Betriebe beschäftigen sich mit einer dauerhaften Kostenreduzierung. Arbeitgeber und Arbeitnehmer stehen vor Problemen und Veränderungen im Alltag. Auch wenn die Pandemie neue Herausforderungen bringt, gibt es Möglichkeiten, dieses Jahr zu retten und sich auf 2021 vorzubereiten.

1. Tankkosten reduzieren

Kraftstoffkosten machen 25 % der Fuhrparkkosten aus. Dabei können Fuhrparkleiter und Fahrer mit einfachen Maßnahmen den Verbrauch reduzieren. Eine Schulung der Fahrer hilft, ein wirtschaftliches Fahrverhalten anzutrainieren und die Fahrer zu schützen, wie z. B. durch Fahrsicherheitstrainings. Der Fuhrparkleiter kann dabei auch die Themen Zeitmanagement und Tankstellenvergleiche kommunizeren: Bereits durch die Auswahl der günstigeren Tankstelle zu der richtigen Zeit können Fahrer jährlich 4 % Tankkosten sparen.

 

Das folgende eBook listet alle Tipps und Tricks zu den Kraftstoffkosten auf:

2. In Bewegung bleiben

Wer viel im Home Office arbeitet, sollte besonders auf die Gesundheit achten. Der Arbeitsweg entfällt und somit auch die Notwendigkeit, sich aus dem Haus zu bewegen. Wichtig ist deswegen, während der Arbeitszeit pausen und kurze Spaziergänge zu machen. Um die  Mitarbeiter dabei zu unterstützen, gibt es verschiedene Maßnahmen, wie z. B. die Bereitstellung von Diensträdern. Gerade für Betriebe in Städten ist diese Variante attraktiv. Mitarbeiter meiden öffentliche Verkehrsmittel und bleiben gleichzeitig fit. Ein Anbieter von Diensträdern ist JobRad.

Infografik_Vorsätze für den Rest des Jahres

3. Fahrtenbücher digitalisieren

Sowohl für Firmenwagenfahrer, als auch Betriebe bedeutet das Fahrtenbuch viel Zeit- und Schreibarbeit. Gerade bei Poolfahrzeugen ist es wichtig, Fahrtenbücher dem nächsten Fahrer mitzugeben und Fahrten akribisch aufzuschreiben. Um ein Zettelchaos zu verhindern, alle Fahrten exakt aufzuzeichnen und so bei der Steuererklärung keine Probleme zu erhalten, lohnt sich ein digitales Fahrtenbuch. Die elektronische Variante zeichnet alle Fahrten automatisch auf und verhindert, dass Nutzer Einträge manipulieren oder unsauber aufschreiben. Für den Arbeitnehmer und Arbeitgeber reduziert das Ungewissheit bei der Steuererklärung. 

4. Winterreifen aufziehen

Zur Winterzeit ist es besonders wichtig, den Fuhrpark aufzurüsten. Fuhrparkleiter sollten Winterreifen rechtzeitig auf die Fahrzeuge aufziehen, um überlastete Werkstätten zu verhindern und die Fahrer bei Witterung zu schützen. Auch die Schulung der Fahrer gemäß der Unfallverhütungsvorschriften ist jetzt sinnvoll, denn vereiste Fahrstreifen und Schnee stellen besondere Gefahren dar. 

5. Immunsystem stärken

Die Gesundheit spielt in der jetzigen Situation eine besondere Rolle. Fuhrparkleiter sollten Mitarbeiter darauf hinweisen, dass sie nicht unter Medikamenteneinfluss und unter Stress fahren. Auch die regelmäßige Reinigung der Fahrzeuge ist wichtig, um die Verbreitung von Krankheitserregern zu minimieren. 

6. Fuhrparkmanagement organisieren

Gerade jetzt ist es sinnvoll, die Fuhrparkverwaltung und Prozesse zu optimieren. Fuhrparkleiter sollten analysieren, bei welchen Aufgaben viel Zeit oder manuelle Arbeit einfließt. Software kann Prozesse wie die Schlüsselverwaltung digitalisieren und so vereinfachen. Mitarbeiter müssen nicht ins Büro kommen, um die Fahrzeugschlüssel abzuholen, sondern erhalten diese digital per App. Eine Fuhrparksoftware ermöglicht eine Übersicht über alle Fahrzeuge, Fahrer und fuhrparkrelevanten Informationen. Das spart dem Fuhrparkleiter Zeit und Kosten. 

Broschüre zur Fuhrparksoftware Fleet Pro

Ich stimme den AGB & Datenschutzbedingungen der Vimcar GmbH.

7. Pflanzen hegen

Wer viel Zuhause arbeitet, erfreut sich an Pflanzen. Sie sehen nicht nur dekorativ aus, sondern reinigen auch die Luft. Wer keine Zeit hat, in den Baumarkt zu fahren, kann sich Pflanzen durch den Anbieter Bosque bequem nach Hause liefern lassen.

8. Führerscheinkontrolle durchführen

Fuhrparkleiter müssen die Führerscheinkontrolle mindestens 2 mal jährlich durchführen. Erhalten Mitarbeiter ohne gültigen Führerschein ein Fahrzeug und es geschieht ein Unfall, folgen straf- und zivilrechtliche Folgen. Für die Organisation können bis zu 1 Millionen Euro Bußgeld drohen. Die Führerscheinkontrolle hilft dabei, die Fahrer und somit das Alltagsgeschäft zu schützen.

 

9. Unternehmensstruktur neu definieren

Betriebe stehen vor der Frage, ob eine Umstrukturierung notwendig ist, um in der neuen Normalität das Geschäft aufrecht zu erhalten. Die Möglichkeit besteht z. B. den Verkauf auf ein Online-Geschäft umzustellen. Durch den Online-Vertrieb können Kunden auch in Sperrstunden Produkte kaufen. Gleichzeitig erhalten Betriebe den Kundenkontakt aufrecht, auch wenn kein physischer Besuch möglich ist. 

10. Kleidung spenden

Wer schnell etwas gutes tun möchte, kann aussortierte Kleidung spenden. Das hilft vor allem zur Winterzeit Bedürftigen. Organisationen wie Caritas bieten verschiedene Anlaufstellen an, bei denen Privatpersonen aber auch Unternehmen spenden können.

11. Home Office optimieren

Länderweite Sperrstunden und Regulierungen zwingen Arbeitnehmer dazu, von zuhause aus zu arbeiten. Gleichzeitig bietet das Home Office mehr Sicherheit und Flexibilität für die Mitarbeiter. Damit die Arbeit von Zuhause aus möglich ist, sind verschiedene Maßnahmen möglich. Betriebe sollten Laptops bereitstellen und eine digitale Kommunikation ermöglichen. Alle Möglichkeiten und Online-Werkzeuge gibt es hier: Digitalisierung im Fuhrpark und Home Office mit Vimcar.

Ausblick für 2021

Für das neue Jahr sind bereits neue gesetzliche Regelungen verabschiedet worden. Hierbei liegt der Fokus auf der CO2 Steuer und Förderungen für Unternehmen, die durch die Krise auf Unterstützung angewiesen sind. Zusätzlich geht es darum, die Elektromobilität zu fördern und Anreize zu schaffen. 

Vorlagen zur Fahrzeugverwaltung

Mit GPS Lkws verfolgen

Mit der Lkw Ortung via GPS lässt sich der Einsatz der Fahrzeugflotte wesentlich optimieren. Sie dient der Sicherheit und sorgt für mehr Übersicht im Fuhrpark. Das System ist einfach zu integrieren und bietet eine Vielzahl von Funktionen. Dennoch stellen sich rechtliche und technische Fragen – zum Beispiel, ob das Lkw Tracking erlaubt ist und wie sich die Daten auslesen lassen.

GPS Lkw Ortung im Fuhrpark: Hintergründe und gesetzliche Vorgaben

Seit 2006 sind digitale Fahrtenschreiber, auch Tachografen genannt, vorgeschrieben. Im Jahr 2019 wurde das Gesetz erweitert: Lkw, die nach dem 15. Juni 2019 angemeldet wurden, müssen mit einer neuen Generation der digitalen Fahrzeugdatenerfassung ausgestattet sein. Die wesentlichste Änderung ist dabei die GPS Ortung des Lkw. Ein Sendemodul liefert permanent Fahrzeug- und Tourendaten an ein zentrales System. Mithilfe einer Software lassen sich die Daten auslesen und somit Fahrten, Lenkzeiten und die Einsatzplanung optimieren.

Die Ortung von Lkw ist erlaubt, solange sämtliche Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. So müssen die Mitarbeiter über die Lkw GPS Ortung informiert werden und ihre Einwilligung erteilen. Folgen haben die Bestimmungen auch für die Dauer der Speicherung der erhobenen Daten: Sie dürfen nicht länger als zwei Jahre aufgehoben werden.

Welche Daten senden und speichern GPS Lkw Ortungssysteme?

Lkw OrtungNeben den Streckendaten erfassen leistungsstarke Lkw Ortungssysteme weitere Daten, die dem Unternehmen bei einem effizienten Fuhrparkmanagement helfen:

  • den Tankinhalt und den Kraftstoffverbrauch
  • den Kilometerstand und die Betriebsstunden
  • den Reifendruck
  • die Drehzahl

Mit dem erfassten Tankinhalt und Kraftstoffverbrauch lassen sich nicht nur notwendige Tankzeiten erkennen, sondern auch Maßnahmen im Falle eines erhöhten Verbrauchs einleiten. So kann ein solcher auf eine Fehlfunktion des Fahrzeugs hinweisen und ein Werkstatttermin notwendig sein. Das gilt ebenfalls für einen abfallenden Reifendruck – der auch für den Fahrer gefährlich werden kann. Diese kann rechtzeitig informiert werden und die Fahrt unterbrechen.

Kilometerstand und Betriebsstunden erleichtern es, geplante Wartungstermine einzuhalten. Da die Daten in eine Software fließen, werden die verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig über diese informiert – und sind so in der Lage, die Fahrzeuge aus der Flotte für die Dauer der Wartung auszuplanen.

Wo wird eine Lkw Ortung im Fuhrpark eingesetzt?

In einem Fuhrpark oder einem Logistikunternehmen ist die optimale Einsatzplanung wesentlich für einen reibungslosen Ablauf. Aber auch Wartungstermine müssen eingehalten werden, damit es nicht zu unvorhergesehenen Fahrzeugausfällen kommt. Ordnungswidrigkeiten wie Geschwindigkeitsübertretungen sollten sich idealerweise auf einen Fahrer zurückführen lassen. Letztendlich ist auch ein wirksamer Diebstahlschutz der Flotte notwendig.

Lkw Ortung am PCDas Lkw Tracking realisiert all diese Szenarien. Lkw Ortungssysteme bestehen aus einem GPS-Modul und einer Software, die sich auf dem stationären PC, dem Smartphone oder Tablet installieren lässt. GPS ist ein satellitengestütztes globales Positionsbestimmungssystem, das den exakten Standort des Fahrzeugs übermittelt. Auch die Fahrtrichtung und Standzeiten lassen sich in Echtzeit überprüfen. Daraus ergeben sich zahlreiche Einsatzzwecke.

So können Fuhrparkmanager erkennen, wann das Fahrzeug beim Kunden, Partner oder Lieferanten eintrifft und diesen einen exakten Liefertermin nennen. Diese wiederum haben den Vorteil, ihre eigene Einsatzplanung dementsprechend zu koordinieren. Das spart Zeit, Geld und erhöht die Kundenzufriedenheit wesentlich.

Da sich auch Fahrtzeiten kontrollieren lassen, dient ein GPS Tracker im Lkw der einfachen und effizienten Abrechnung. Die Daten können über eine Schnittstelle in Lohnbuchhaltungssysteme einfließen und Gehaltsabrechnungen einfacher und fehlerfreier erstellt werden.

Im Falle eines Diebstahls lassen sich die Stand- beziehungsweise Fahrdaten an Ermittlungsbehörden übermitteln. Die Systeme erlauben es in den meisten Fällen, einen Alarm einzurichten, der bei ungewollten oder verdächtigen Fahrzeugbewegungen zuständige Mitarbeiter sofort informiert. Ein schnelles Handeln kann bei der Aufklärung von Diebstählen oder anderen unberechtigten Fahrzeugnutzungen wesentlich helfen.

Letztendlich hilft es auch dem Fahrer, wenn sein Lkw mit GPS ausgestattet ist: Er kann Staus und andere Verkehrshindernisse rechtzeitig erkennen und sich neue Strecken anzeigen lassen. Seine Fahrtzeiten werden lückenlos erkannt, auf die gesetzlich vorgeschriebenen und notwendigen Pausenzeiten weist das System hin.

Wie gelangen die Daten vom Lkw Ortungssystem zur Weiterverarbeitung?

Ist ein Lkw mit GPS ausgestattet, befindet sich ein kleines Modul im Motorraum oder im Fahrerhaus. Dieses sendet permanent und in Echtzeit Daten über Funk. In digitale Tachografen werden diese zusätzlich lokal gespeichert und können heruntergeladen oder über einen automatischen Download an die Fuhrparksoftware gesendet werden. Dafür lässt sich ein festes Intervall bestimmen, zum Beispiel einmal in der Woche oder einmal im Monat – abhängig von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens.

Broschüre zur Fahrzeugortung Fleet Geo

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Alles zum Thema Fahrzeugortung im Fuhrpark

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Günstiger unterwegs mit Fahrtenbuch

Es ist zwar aufwändiger ein Fahrtenbuch zu führen – aber in vielen Fällen lässt sich damit auch Geld sparen. Was Sie bei der Umstellung in Ihrem Fuhrpark beachten müssen, lesen Sie hier. 

Entschließt sich ein Unternehmen zum Wechsel zu einem Fahrtenbuch, stecken finanzielle Vorteile hinter dieser Entscheidung. Denn im Vergleich zur Ein-Prozent-Methode können die Fahrer in der Praxis durch das Fahrtenbuchführen meist mehr Steuern sparen.

  Und zwar unter folgenden Voraussetzungen:

  • Bei einem einen hohen Bruttolistenpreis.
  • Bei Kauf eines gebrauchten Autos.
  • Bei fast ausschließlicher Nutzung für berufliche Zwecke 

Der Wechsel zum Fahrtenbuch

Wie ein Unternehmen bei Poolfahrzeugen steuerlich die richtige Entscheidung trifft, hängt entscheidend davon ab, ob die private Nutzung überhaupt erlaubt werden soll – oder ob sie in dem Fuhrpark praktikabel ist.

Die 1-%-Methode ist meist nur dann günstiger, wenn die Mitarbeiter den Firmenwagen in großem Umfang privat nutzen. Bei einem gemeinschaftlich genutzten Fahrzeug ist dies fast nie der Fall. Entscheidet sich der Arbeitgeber gegen ein privates Nutzungsverbot, rechnet es sich also in den meisten Fällen, Fahrtenbuch zu führen. Das gilt speziell, wenn das betreffende Auto dann auch noch ein Gebrauchtwagen oder bereits abgeschrieben ist. Um den Aufwand gering zu halten und die Lückenlosigkeit zu gewährleisten, sind elektronische Fahrtenbücher die beste Alternative. Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer können den Vorteil des individuellen Nachweises nutzen und sind steuerlich auf der sicheren Seite. So ist die Aufzeichnung direkt mit an Bord – unabhängig davon, wer das Auto fährt.

Wechsel nur in Ausnahmen möglich

Während des laufenden Kalenderjahres ist kein Wechsel zwischen Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regel möglich. Nur bei Kauf eines neuen Firmenwagens im Kalenderjahr wäre der Wechsel ohne weiteres möglich. Ansonsten darf nur zum neuen Jahr gewechselt werden.

Fahrtenbuch führen – die Regeln

Wer sich für ein Fahrtenbuch entschieden hat, unterliegt strikten gesetzlichen Grundlagen. So wird die Besteuerung des geldwerten Vorteils durch einen Firmenwagen durch das Einkommensteuergesetz festgelegt (§ 6 Abs. 4 Satz 2 EstG und § 8 Abs. 2 Satz 2 EstG). Aber auch die Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) R 8.1 enthalten Vorschriften zur ordnungsmäßigen Form und Dokumentation eines Fahrtenbuchs. So muss man nicht nur Angaben zu den einzelnen Fahrten machen, sondern diese auch unterscheiden. Dabei geht es um:

Für betriebliche Fahrten sind unbedingt diese Informationen erforderlich:

  • Art der Fahrt: Geschäftliche, private oder Mischfahrt
  • Start und Ziel mit Adressangaben
  • Name des Fahrers und Datum
  • Exakte Kilometerstände
  • Zweck der Fahrt
  • Bei Privatfahrten reichen nur Kilometerangaben
 

Fahrtenbücher müssen vor Manipulation sicher sein

Vor langer Zeit war es leicht, Fahrtenbücher mit simplen Mitteln zu manipulieren. Damit ist seit langem Schluss. Handschriftliche Fahrtenbücher müssen in gebundener Form und lückenlos geführt werden. Jede Fahrt ist direkt nach Abschluss im Fahrtenbuch einzutragen. Elektronische Fahrtenbücher wiederum sollen so programmiert sein, dass ebenfalls keine Manipulationen möglich sind. Kurzum: Handschriftliche und elektronische Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt – Excel-Fahrtenbücher nicht. Wenn das Fahrtenbuch verloren geht oder unvollständig ist, stellt das Finanzamt zur Versteuerung automatisch auf die Ein-Prozent-Regel um.

Einfach und effizient –Elektronische Fahrtenbücher

Vimcar Fahrtenbuch App
digitales Fahrtenbuch von Vimcar

Mit einem zertifizierten und vom Finanzamt anerkannten elektronischen Fahrtenbuch geht alles wie von Zauberhand. In der Regel werden Start, Ziel, Datum, Uhrzeit und Kilometerstand automatisch erfasst, automatisch gespeichert und gemäß GoBD 10 Jahre aufbewahrt. Dank einfacher Export-Funktionen können die Daten einfach und schnell an das Finanzamt übermittelt werden.

Für die Fahrer bedeutet ein elektronisches Fahrtenbuch auch eine Zeitersparnis. Mussten früher die manuellen Fahrtenbücher bei gemeinschaftlichen Fahrzeugen weitergegeben werden, lösen digitale Fahrtenbücher den Zettelkram ab. 

Diese E-Fahrtenbücher gibt es:

  • Festinstallierte Fahrtenbücher bieten immer mehr Automobilhersteller an. Die können bei einem Wechsel des Fahrzeugs allerdings nicht mitgenommen werden.
  • Fahrtenbuch-Apps protokollieren alle Fahrten und übermitteln die Daten an eine Computer-Software, wo der Nutzer das Fahrtenbuch selbst erstellt.
  • Fahrtenbuch-Stecker wiederum werden in der OBD Bordsteckdose im Fußraum des Fahrzeugs angebracht und zeichnen alle Fahrten automatisch auf. Dank der integrierten Sim-Karte können die Daten direkt auf einem Server des Dienstleisters abgespeichert werden. Über eine App oder am PC lassen sich die Daten vervollständigen und für das Finanzamt als PDF-Datei exportieren.

Broschüre zur Firmenwagenversteuerung im Fuhrpark

Ich stimme den AGB & Datenschutzbedingungen der Vimcar GmbH zu.

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