Welche Maßnahmen schützen und stärken meine Fahrer in der Pandemie?

Die Pandemie sorgt für erschwerte Bedingungen auch für Berufsfahrer/-innen. Wichtig also, jetzt die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, um die Gesundheit Ihrer Angestellten zu schützen und die Motivation aufrecht zu erhalten. Ein Fünf-Punkte-Plan hilft.

1. Gut planen

Gerade jetzt ist es für Fahrer/-innen wichtig, dass Fuhrparkverantwortliche potenzielle Probleme vorausschauend aus dem Weg räumen. Fuhrparkleiter/-innen sollten möglichst viele Arbeitsabläufe so organisieren, dass sie kontaktarm erledigt werden können. Um zum Beispiel beim Be- und Entladen Abstand zu halten, sind Eingangs- und Ausgangskörbe für Frachtpapiere eine gute Maßnahme. Wenn Waren persönlich übergeben werden, ist es am sichersten, wenn der/die Empfänger/-in mit einem eigenen Stift unterschreibt und der Bote die Unterschrift und die abgelegte Sendung fotografiert.
Am besten recherchieren Fuhrparkleiter/-innen vorab, welche Versorgungsmöglichkeiten und sanitären Anlagen auf der Strecke zur Verfügung stehen. Noch immer sind viele sonst genutzte Raststätten in eingeschränktem Betrieb und einige Kunden stellen aus Sicherheitsgründen ihre sanitären Anlagen nur noch dem eigenen Personal zur Verfügung. Eine Liste mit den Versorgungspunkten sollte für die Fahrer immer verfügbar sein und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Im Fernverkehr gehören eigene Handtücher, Laken und Decken an Bord, die nach Gebrauch bei 60 Grad gewaschen und anschließend gebügelt werden. Bei Übernachtung ist es am sichersten, für Fahrer/-innen ein Einzelzimmer zu buchen. Ist das nicht möglich, sollten für Sammelunterkünfte kleine, feste Teams gebildet werden.

2. Aufklären

Fuhrparkleiter/-innen müssen sicherstellen, dass alle Fahrer/-innen wissen, wie sie sich und andere schützen. So sollte nach dem Tanken das Händewaschen nicht vergessen und so oft wie möglich Türen und Fenster geöffnet werden. Der Umluftbetrieb ist in Anbetracht der Viren leider keine gute Idee, wenn Lüftungsanlagen keine HEPA-Filter haben. Aber auch bei aller Vorsicht kann es passieren, dass Fahrer/-innen sich infizieren. Bei der Hotline des Vereins DocStop erfahren Berufskraftfahrer, die bei sich Krankheitssymptome feststellen, welcher Arzt in der Nähe ist – europaweit: 00800 03627867.

Konversation Fahrer und Fuhrparkleiter

3. Care-Paket für die Fahrer/-innen

Eine persönliche, möglichst handliche Kiste mit Handdesinfektionsmittel, Wasserkanister, Handseife, Einmalhandtücher, Müllbeutel und FFP2-Masken sorgt dafür, dass die Fahrer/-innen ihre Hygienestation immer dabei haben. Und etwas Nervennahrung – Müsliriegel zum Beispiel – schadet darin auch nicht.

4. Saubere Sache

Desinfizierung

Die Fahrzeuge müssen vor jedem Wechsel gereinigt werden, damit Schmierinfektionen keine Chance haben. Für den Arbeitsbereich im Fahrzeuginneren bedeutet das, die Oberflächen gründlich mit fettlösenden Haushaltsreinigern zu säubern. Es ist zwar nicht sehr umweltfreundlich – aber am sichersten sind dabei Einmaltücher statt Putzlappen. Die werden anschließend sofort entsorgt. Und: Wischdesinfektion ist immer besser als Sprühdesinfektion, letztere kann nur Notlösung sein. Auf Chlor sollte dabei verzichtet werden. Auch reines Ethanol oder Isopropanol sind wegen der Brandgefahr ungeeignet. Eine Liste der vom RKI empfohlenen Desinfektionsmittel zeigt die geprüften Alternativen.

5. Offenes Ohr

Und nicht zuletzt ist vor allem eines wichtig: Erreichbar zu sein und ein offenes Ohr zu haben für die Sorgen und Schwierigkeiten der Fahrer/-innen. Fuhrparkleiter/-innen sollten Verbesserungsvorschläge möglichst schnell umsetzen  – denn erst in der Praxis zeigen sich oft die Stellschrauben, an denen man noch drehen könnte, um einen reibungslosen und sicheren Ablauf zu gewährleisten. Vielleicht besprechen Fuhrparkleiter/-innen mit den Fahrern auch, welches Proviant diese ihnen mitgeben können, damit die Mitarbeiter/-innen gefährdende Außenkontakte gering halten können. Nicht vergessen: Lob und Unterstützung sind jetzt wichtiger denn je.

Jetzt Ratgeber zum Fahrverhalten für Fahrer/-innen herunterladen

Der Ratgeber enthält Tipps zum sicheren Fahrverhalten und hilft so Fuhrparkleiter/-innen sowie Fahrern im Alltag. Der Ratgeber kann entweder digital mit den Fahrern geteilt oder ausgedruckt und im Handschuhfach sicher verstaut werden. 

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Ratgeber zum Fahrverhalten auf Smartphone geöffnet

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Kurzarbeit – Was tun mit dem Dienstwagen?

Etwa 745 000 Beschäftigte sind aktuell in Kurzarbeit. Wenn die betriebsüblichen Arbeitszeiten aufgrund von Auftragsmangel, Lieferkettenproblemen oder Schwierigkeiten bei der Einhaltung der Corona-Maßnahmen gesenkt werden müssen, beeinflusst das allerdings nicht nur den aktuellen Kontoauszug. Es hat auch Auswirkungen auf geldwerte Vorteile wie etwa den Firmenwagen.

Einfluss von Kurzarbeit auf geldwerten Vorteil

Geldwerte Vorteile können in Zeiten von Kurzarbeit zu echten Nachteilen werden. Denn Kurzarbeitergeld ist kein Arbeitslohn, sondern eine sogenannte Lohnersatzleistung, die von der Bundesagentur für Arbeit in der Zeit der Kurzarbeit gezahlt wird, um die finanziellen Folgen einer Krise für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu mildern. Die Privatnutzung eines Dienstwagens ist aber ein Gehaltsbestandteil in Form eines Sachbezugs – und muss deswegen auch trotz des wegen Kurzarbeit sinkenden Haushaltseinkommens voll versteuert werden.

Wenn der Anteil der Kurzarbeit bei 100 Prozent liegt, hat der Arbeitnehmer keine Arbeitsleistung mehr zu erbringen und der Arbeitgeber zahlt kein Gehalt. Der Arbeitgeber ist dann berechtigt, die Privatnutzung zu widerrufen oder den Dienstwagen zurück zu verlangen, sobald die Lohnfortzahlungspflicht erlischt. Er muss es aber nicht.

Wird die Arbeitszeit nur verringert und der Arbeitgeber zahlt ein – wenn auch verkürztes – Gehalt, besteht der Anspruch auf die Privatnutzung des Dienstwagens vollumfänglich. Denn im Gegensatz zum Gehalt in Form von Geld kann diese Sachleistung nicht entsprechend prozentual gekürzt werden. Es bleibt also alles beim Alten. Leider auch, was die Versteuerung dieses geldwerten Vorteils betrifft. Während das Einkommen sich verringert, sinkt der Kostenpunkt „Dienstwagen“ in den meisten Fällen nicht.

Was tun?

Nur wenn eine private Nutzung des Dienstwagens nachweislich ausgeschlossen ist, entfällt auch die Versteuerungspflicht. Ist der Arbeitgeber damit einverstanden, kann der Arbeitnehmer ihm Fahrzeugschlüssel- und Papiere aushändigen und sich die Abgabe bestätigen lassen.

Privatnutzungsverbot

Eine weitere Möglichkeit wäre, dem Arbeitnehmer ein schriftliches Privatnutzungsverbot zu erteilen. Die Einhaltung dieses Verbots ist dann allerdings auch vom Arbeitgeber zu überwachen.

Komplizierter wird die Vereinbarung, wenn der Arbeitnehmer Zuzahlungen zum Firmenwagen leistet – zum Beispiel, weil seine Sonderwünsche zu Ausstattung und Modell des Dienstwagens berücksichtigt oder allgemeine Pauschalen vereinbart wurden. Oft trägt dann der Arbeitnehmer monatlich einen Teil der Leasingkosten, den der Arbeitgeber vom Nettogehalt abzieht. Diese Vereinbarung kann nicht einseitig vom Arbeitnehmer aufgekündigt werden.

Einzelbewertung der Fahrten

Wenn die Rückgabe des Dienstwagens nicht möglich ist, sollten Sie prüfen, ob eine Einzelbewertung der Fahrten in Frage kommt. Ein Dienstwagen ist – sofern nicht ohnehin das Führen eines Fahrtenbuchs vereinbart wurde – für jeden Monat in der Höhe von 1 Prozent (bzw. 0,5 oder 0,25 Prozent bei Dienstwagen mit Elektroantrieb) des Bruttolistenpreises zu versteuern. Maßgeblich ist dabei nicht der tatsächliche Kaufpreis, sondern der vom Hersteller festgelegte unverbindliche Verkaufspreis.

Zusätzlich wird für jeden gefahrenen Kilometer von der Wohnung zum Arbeitsplatz 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises als versteuerungspflichtige Masse angesetzt. Wer wegen Homeoffice oder Kurzarbeit weniger als 180 Tage im Jahr mit dem Dienstwagen von seiner Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte* fährt, kann stattdessen die tatsächlichen Einzelfahrten versteuern. In diesem Fall sind die genaue Anzahl und die genauen Daten der Nutzungstage zu dokumentieren. Dann schlagen die Entfernungskilometer nicht mehr mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises zu Buche, sondern nur noch mit 0,002 Prozent. Der Arbeitgeber darf in der Lohnabrechung aber nicht im laufenden Jahr von der 0,03-Prozent-Methode situationsangepasst zur Einzelbewertung wechseln – man muss sich immer auf ein Jahr festlegen. Ein Wechsel ist nur zum Jahresbeginn möglich oder dann, wenn der Arbeitnehmer ein neues Fahrzeug erhält.

* Erste Tätigkeitsstätte: Es kann nur eine erste Tätigkeitsstätte geben, auch wenn Sie für Ihren Arbeitgeber an unterschiedlichen Orten eingesetzt werden. Die Fahrtkosten dorthin werden mit einer Entfernungspauschale abgegolten. Wenn mehrere Arbeitsorte bestehen, kann der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte festlegen. Die Fahrten zu den anderen Arbeitsstätten läuft bei der Abrechnung dann unter Auswärtstätigkeit.

 

Beratung durch Steuerberater gibt Sicherheit

Ein Trostpflaster: Arbeitnehmer können die Anpassung der Regelung im Nachhinein bei der Einkommenssteuererklärung anzeigen und bekommen gegebenenfalls die zuviel gezahlten Steuern erstattet. Das funktioniert natürlich nur dann, wenn der Arbeitnehmer gewissenhaft ein Fahrtenbuch geführt hat, elektronisch oder als Heft – eine Excel-Tabelle wird vom Finanzamt nicht anerkannt.

Generell gilt: Bei Unsicherheiten sollten sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber am besten steuerlich beraten lassen, damit der Dienstwagen in der Kurzarbeit nicht zur Kostenfalle wird.

Antrag zur Korrektur der Besteuerung des geldwerten Vorteils

Um die Besteuerung des geldwerten Vorteils ändern zu lassen, müssen Firmenwagenfahrer einen Antrag bei der Steuererklärung einreichen. Ein solcher Antrag sieht wie folgt aus:

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5 überraschende Möglichkeiten, ein Fahrzeug Tracking einzusetzen

Es lohnt sich, in ein Fahrzeug Tracking zu investieren. Unternehmen können von den Funktionen Geofencing und Echtzeit Tracking langfristig profitieren. Hier sind 5 Möglichkeiten, wie ein Pkw Tracker das Geschäft verbessern kann.

Vorteile von GPS Live Tracking

Wer in ein Fahrzeug-Tracking-System investiert, sollte darauf achten, dass die beiden wichtigsten Funktionen, das Echtzeit Tracking und Geofencing, im Gerät beinhaltet sind. Mit Echtzeit Tracking können Fuhrparkleiter die Live-Position aller Fuhrparkfahrzeuge auf einen Blick sehen. Geofencing nutzt das GPS Live Tracking, um virtuelle geografische Grenzen in der mit dem Pkw Tracker verbundenen Software zu erstellen. Wenn ein Fahrzeug einen bestimmten geografischen Bereich betritt oder verlässt, wird der Fuhrparkleiter sofort benachrichtigt und kann entsprechend reagieren. 

Im folgenden Abschnitt werden die fünf wichtigsten Möglichkeiten erläutert, mit welchen Unternehmen die Geofencing- und Echtzeit-Tracking-Funktionen nutzen könnten.

1. Voraussichtliche Ankunftszeit dank Echtzeit Tracking

Einer der Hauptvorteile eines GPS Live Trackings ist, dass der Fuhrparkleiter die Position der Fahrzeuge in Echtzeit sehen kann. So kann ein Pkw Tracker bis zu alle 20 Sekunden die Live-Fahrzeugverfolgung aktualisieren und so möglichst genau den Standort übermitteln. Der Vorteil: Unternehmen können mit diesen Informationen ihren Kunden genaue Ankunftszeiten mitteilen. Dies ist der einfachste – und doch effektivste – Weg, den Kundenservice zu verbessern.

Brian McQuaid von Doherty’s Meats nutzt regelmäßig die GPS-Live-Tracking-Funktion, um die Ankunftszeit zu liefern. 

Zu wissen, wo sich jedes Fahrzeug in Echtzeit befindet ist wirklich wertvoll. Wenn ein Kunde anruft und nach einer Lieferung fragt, können wir ihm die voraussichtliche Ankunftszeit mitteilen. Wir haben Hunderte von Kunden und es ist großartig, zu sehen, welcher Lieferwagen dem Kunden am nächsten ist: ein echtes Verkaufsargument.

Brian McQuaid, Doherty's Meats

2. Kunden einen Liefernachweis erstellen

Geofences sind von unschätzbarem Wert, wenn Lieferungen und Abholungen mit hoher Priorität durchgeführt werden. Der Fuhrparkverantwortliche kann in der Fuhrparksoftware eine virtuelle Grenze um den Ort der Wahl festlegen. Sobald die Abholung oder Zustellung erfolgt ist, erhält er dank Fahrzeug Tracking eine Benachrichtigung und kann dem Kunden einen Nachweis über die Transaktion liefern. Diese Funktion kann für Aufträge mit hoher Priorität reserviert oder auf jede Lieferung angewendet werden.

3. Flottenkosten mit GPS Live Tracking reduzieren

Nicht viele Geschäftsinhaber wissen, dass sie die Flottenkosten erheblich reduzieren können, indem sie Echtzeit Tracking einsetzen. Mit einem Pkw Tracker können die Routen jedes Flottenfahrzeugs aufgezeichnet werden. Mit diesen Daten kann der Fuhrparkleiter die Routen im Nachhinein überprüfen und optimieren, um Kraftstoffkosten und den Kilometerstand zu reduzieren.

4. Reagieren auf kurzfristige Aufträge

Eine weitere nützliche Möglichkeit, die GPS-Live-Tracking-Funktion eines Pkw Trackers zu nutzen, ist die schnelle Reaktion auf Anrufe in letzter Minute. Mit einer Fuhrparksoftware kann der Fuhrparkleiter nach einer bestimmten Adresse suchen und das Echtzeit Tracking zeigt, welche Fahrzeuge am nächsten sind. All dies kann in wenigen Minuten erledigt werden, da der Fuhrparkverantwortliche nicht bei jedem Fahrer anrufen muss, um dessen Standort zu erfahren.

5. Verhindern von Diebstahlversuchen

Wenn sie zusammen verwendet werden, können Geofencing und GPS Live Tracking Diebstahlversuche verhindern. Der Fuhrparkleiter kann zum Beispiel einen Geofence um den Firmenparkplatz setzen, auf dem die Fahrzeuge nachts abgestellt werden. Wenn sich ein Fahrzeug zu irgendeinem Zeitpunkt in der Nacht außerhalb dieses Geofence bewegt, wird der Fuhrparkverantwortliche sofort benachrichtigt. Er kann dann das Echtzeit Tracking nutzen, um zu sehen, wo sich das Fahrzeug befindet und die Informationen an die Polizei weitergeben.

Fahrzeug Tracking mit Vimcar Fleet

Der Anbieter Vimcar hat eine Fuhrparksoftware, mit welcher Nutzer die Fahrzeuge einfach verfolgen können. Die GPS Funktionen helfen bei der Optimierung des Fuhrparks. Unter anderem enthält die Software eine historische Routendokumentation, Echtzeit-Ortung und Bewegungsmelder, welche z. B. zum Diebstahlschutz genutzt werden können.  Um mehr Informationen zu der Fuhrparksoftware, ihre Funktionen und mögliche Anwendungsbeispiele zu erhalten, können Sie folgende Broschüre herunterladen. 

Broschüre zu Vimcar Fleet

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Alles zur Fuhrparkverwaltung

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Happy Drivers – Warum ein zufriedener Fuhrparkleiter wichtig ist

Fuhrparkmanager sind die Schnittstelle zwischen Fahrern und Unternehmen und dafür verantwortlich, dass alles läuft. Trotzdem haben rund 75 Prozent keinen Arbeitsvertrag für diese Funktion oder sind in ihren Befugnissen eingeschränkt, was nicht selten zu Frust führt. Dabei gibt es jede Menge Möglichkeiten, die Motivation und Entlastung versprechen.

Keine ausreichende Wertschätzung

Sie sorgen dafür, dass die Motoren schnurren und die Mitarbeiter in einem Unternehmen mobil sind: Fuhrparkleiter müssen neben Wissen rund um Fahrzeuge, Finanzierung und Verwaltung auch Einfühlungsvermögen mitbringen. Denn sie stehen direkt mit den Fahrern in Kontakt und kennen deren Bedürfnisse am besten. Gerade heute, wo in vielen Branchen Fahrermangel herrscht, kann ein sensibles Fuhrpark- und Fahrermanagement dazu beitragen, die Fahrer glücklich zu machen und so dauerhaft an das Unternehmen zu binden. Obwohl Fuhrparkleiter so wichtig für den Betrieb sind, erfahren sie oft nicht genug Wertschätzung. Oder sie sind frustriert, weil ihre Befugnisse beschränkt sind. Mit welchen Maßnahmen Unternehmen ihre Fuhrparkleiter unterstützen und motivieren können, erklären wir hier.

Den Wunsch nach Weiterbildung ernst nehmen

Fuhrparkmanagement ist ein Arbeitsfeld, das – im wahrsten Sinne – immer in Bewegung ist und die Mitarbeiter ständig vor neue Herausforderungen stellt. Wer da den Überblick verliert, ist schnell frustriert. Umso wichtiger ist es, Fuhrparkleiter und auch Fahrer durch regelmäßige Schulungen zu unterstützen. Egal, ob es sich um aktuelle Unfallverhütungsvorschriften (UVV), Weiterbildungen (wie zum Dienstwagenfahrer) oder Elektromobilität handelt: Fast zu jedem Thema gibt es Präsenzkurse oder Online-Seminare, unter anderem angeboten vom TÜV, der Dekra oder dem Bundesverband Fuhrparkmanagement e. V. (BVF). Jeder Euro, den ein Unternehmen in das Know-how und damit in die Zufriedenheit der Mitarbeiter steckt, zahlt sich auf lange Sicht aus.

Melden Sie sich hier für die Online Kurse an!

Auf dem Boxenstopp finden Leser neben Artikeln zum Thema Fahrzeugverwaltung auch kostenfreie Online Kurse zu Themen wie z. B. den Unfallverhütungsvorschriften. Um Zugang zu den Kursen zu bekommen, können Sie sich hier anmelden:

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Prozesse verschlanken

In einem Fuhrpark gibt es die unterschiedlichsten Aufgaben zu erledigen, daher empfiehlt es sich, alle Abläufe regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen. Wie zum Beispiel die gesetzlich vorgeschriebene Führerscheinkontrolle bei Fahrern. Manuell durchgeführt, kostet die Erfassung, Ablage und Dokumentation der Daten Zeit und Nerven – diesen Vorgang könnte man durch die Einführung einer elektronischen Kontrolllösung deutlich vereinfachen. 

Doch oft reicht eine Excel-Tabelle nicht mehr aus, um alle Prozesse, die zum großen Teil automatisiert ablaufen, zu überblicken. Um Datenmengen genau zu analysieren, kann eine passende Fuhrparkmanagement-Software für Hilfe sorgen und den Fuhrparkleiter entlasten.

Die Mitarbeiter ins Boot holen

Der Fuhrparkverantwortliche bestimmt in der Regel gemeinsam mit Geschäftsführung und Personalabteilung, welche Marschrichtung das Unternehmen mit dem Fuhrpark verfolgt. Zur Umsetzung hat er die Richtlinienkompetenz. Dazu gehört auch die Dienstwagenordnung (Car Policy), die regelt, wer einen Anspruch auf einen Dienstwagen hat und welche Kriterien für die Wahl der Fahrzeuge gelten. Bei der Car Policy sollte neben der Wirtschaftlichkeit und der Umweltfreundlichkeit auch an die Mitarbeiter gedacht werden: Benefits, zum Beispiel in Form eines Dienstwagens, stärken die Bindung zum Unternehmen. Fuhrparkverantwortliche können dabei als Vorbilder fungieren, indem sie etwa ein kleineres Auto wählen – das spart Kosten und die Umwelt freut sich. 

Darüber hinaus ist es wichtig, die Mitarbeiter rechtzeitig über geplante Änderungen oder Einsparungen zu informieren. Oder einfach mal nach ihrer Meinung zu fragen – wer das Gefühl hat, seine Arbeit aktiv mitgestalten zu können, ist gleich viel motivierter. 

Mit Mobilitätsmix für Abwechslung sorgen

Natürlich ist ein Dienstwagen eine feine Sache, aber gerade in Großstädten liegen die Begehrlichkeiten woanders: Da freuen sich Angestellte eher über eine Bahncard, ein Elektrobike, Carsharing-Optionen oder Taxi-Gutscheine. Fuhrparkleiter sollten daher die Möglichkeit bekommen, Mitarbeitern und Fahrern einen Mix aus verschiedenen Mobilitätsformen anbieten zu können. Ein Modell für die Zukunft, das nicht nur nachhaltig ist, sondern auch für Abwechslung im Alltag sorgt. So wie der Softwarekonzern SAP zeigt, der mit rund 17.000 Dienstwagen einen der größten Fuhrparks in Deutschland unterhält. Dort wünschten sich 94 Prozent der Angestellten, dass der Arbeitgeber aktiv etwas für die Klimaneutralität tut. Aus dem Wunsch entstand das Pilotprojekt „Flexible Mobilität“, das Mitarbeitern (zunächst in Berlin) ein virtuelles Mobilitäts-Jahresbudget für individuelle Lösungen anbietet. 

Dienstrad

Fuhrparkleiter rechtlich absichern

Keine Frage, ein guter und verlässlicher Flottenmanager ist Gold wert. Und trotzdem geht der Bundesverband Fuhrparkmanagement davon aus, dass rund 75 Prozent der Fuhrparkleiter in Deutschland keinen Arbeitsvertrag für diese Funktion haben. Sondern „per Handschlag“ in diesen Job befördert wurden. Was unschöne Konsequenzen haben kann, denn zu den Aufgaben der Fuhrparkleitung gehört auch die Wahrnehmung gesetzlichen Halterhaftung. Sie besagt, dass von einem Fuhrpark keine Gefährdung für Dritte ausgehen darf. Bedeutet: Wenn es keinen richtigen Vertrag gibt, muss der Geschäftsführer im Ernstfall selbst haften. Für beide Seiten keine schöne Situation. Erst ein Arbeitsvertrag, der genau die Aufgaben, Kompetenzen und Haftung dokumentiert, begründet die Verantwortung eines Fuhrparkleiters. 

Vorlagen für den Fuhrpark

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Fuhrparkmanagement per App

Reihen von Aktenordnern und lose Blattsammlungen bestimmten in der Vergangenheit den Arbeitsalltag von Fuhrparkleitern. Mittlerweile gibt es zahlreiche Softwarelösungen auf dem Markt, die die Fuhrparkverwaltung vereinfachen. Oftmals werden diese ausschließlich am PC verwendet. Doch die Mitarbeiter eines Fuhrparks sind oft auf Achse und haben meist nur ein Smartphone bei sich. Auch der Beruf des Fuhrparkleiters verlangt nach Mobilität. Fuhrpark Apps bieten die gewünschte Flexibilität und vereinfachen den Arbeitsalltag ungemein.

Das können Fuhrparkmanagement Apps

Fuhrpark Apps sind vielseitig einsetzbar und überzeugen durch ortsunabhängiges Bedienen. In den meisten Fällen sind sie in Kombination mit einer Desktop Software erhältlich und ergänzen diese. Folgende Funktionen können sich Fuhrparkleiter zu nutzen machen:

Fahrzeugortung mit der Fuhrpark App

Im Fuhrpark sehr nützlich sind GPS-Daten. Durch die Ortungsfunktion ist u. a. das Live-Tracking von Fahrzeugen möglich. Erhält der Fuhrparkleiter eine Kundenanfrage, auf die schnell reagiert werden sollte, kann er in der Fuhrpark Management App sehen, welches Fahrzeug sich am nächsten zum Einsatzort befindet. Manche Fuhrpark Apps errechnen zusätzlich die genaue Entfernung und die geschätzte Ankunftszeit des Fahrers. So kann effizient reagiert werden, wertvolle Arbeitszeit wird sinnvoll eingesetzt und die Kundenzufriedenheit gesteigert.

Ein Smartphone wird in den Händen gehalten.

Fahrtenbuch

Undenkbar ohne Smartphone App ist die Nutzung von elektronischen Fahrtenbüchern. Die Fahrtenbuchfunktion einer Fuhrpark Management App macht das Steuernsparen kinderleicht. Direkt nach einer Fahrt kann diese kategorisiert werden. Wichtige Fahrzeugdaten wie die gefahrenen Kilometer zeichnet ein gutes Fahrtenbuch automatisch auf. 

Wichtig: Damit ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt akzeptiert wird, muss dieses rechtssicher sein und finanzamtkonform geführt werden.

Fuhrparkverwaltung

Abbildung eines Führerscheins.
Die Führerscheinkontrolle wird durch Fuhrpark Apps erleichtert.

Die Rechtssicherheit im Fuhrpark ist eine Herzensangelegenheit von Fuhrparkleitern, da die Nichteinhaltung von UVV-Richtlinien schnell zu hohen Bußgeldern führen kann. Eine wichtige Unfallverhütungsvorschrift ist die regelmäßige Führerscheinkontrolle. Dies stellt viele Fuhrparkleiter vor organisatorische Herausforderungen: Denn eine Kontrolle muss halbjährlich erfolgen und ordnungsgemäß dokumentiert werden. Fuhrparkmanagement Apps können den Fuhrparkleitern diese Aufgabe abnehmen. Mitarbeiter können die Kontrolle ihres Führerscheins selbstständig mit ihrem Smartphone vornehmen. 

Neben den UVV-Richtlinien kann eine Flottenmanagement App speziell bei Poolfahrzeugen einen großen Mehrwert liefern. Fahrer von Poolfahrzeugen können direkt im Smartphone einsehen, welche Fahrzeuge in welchem Zeitraum zur Verfügung stehen und diese direkt buchen.

Zudem bieten manche Fuhrparkmanagement Apps ein digitales Schlüsselmanagement an. Fahrer erhalten im Buchungszeitraum des Poolfahrzeugs einen digitalen Schlüssel auf ihr Smartphone mit dem sie dieses problemlos öffnen können.

Welche Flottenmanagement App ist die Richtige?

Viele Unternehmen bieten Fuhrpark Apps an. Doch welche Software die Richtige ist, ist einzelfallabhängig. Fuhrparkverantwortliche sollten sich vor der Entscheidung Gedanken darum machen, welche Funktionen in ihrem Fuhrpark einen Mehrwert erzeugen würden. Es ist außerdem ratsam, vor dem Kauf einer Software eine kostenlose Testphase zu nutzen, wenn dies vom Anbieter angeboten wird.

Fuhrpark Apps kostenlos?

Neben den führenden Softwarelösungen gibt es auf dem Markt auch Fuhrpark Apps, die kostenlos erhältlich sind. Hier ist Vorsicht geboten. Vor der Nutzung sollten diese Apps genau geprüft werden. Kostenlose Apps mit Fahrtenbuch Funktion sind beispielsweise oftmals nicht finanzamtkonform und sorgen im Endeffekt nur für Ärger. Des Weiteren muss ein Augenmerk auf den Datenschutz gelegt werden.

Die Fuhrpark App für den Mittelstand

Speziell für den Mittelstand hat das Unternehmen Vimcar eine Fuhrparkmanagement Software entwickelt, die als Smartphone App und Desktop Version zur Verfügung steht. Die Buchung von einzelnen Paketen macht es Fuhrparkverantwortlichen möglich, die Software auf den eigenen Fuhrpark maßzuschneidern.

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So überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter von einer Fuhrparksoftware

Der Mensch liebt gelernte, dauerhaft etablierte Abläufe. Auf Veränderung reagiert er häufig mit Ablehnung. Wie lassen sich Kollegen also von einer neuen Software überzeugen? Wir haben die besten Tipps, wie Sie erfolgreich für Ihre Ziele werben.

Man kennt die Szenen aus jedem Büro. Sobald Veränderungen auf den Menschen zukommen, reagieren wir zögerlich oder sogar ablehnend. Was sich jahrelang bewährt hat, kann ja auf einmal nicht falsch ein, oder? Diese Skepsis vor neuen Arbeitsabläufen und der Einführung neuer Fuhrparksoftware lässt sich jedoch im Vorfeld durch ein paar Tricks beseitigen. Vor allem sollte man alle Mitarbeiter von Anfang an bei der Planung mit ins Boot holen. Macht man seinen Kollegen klar, was Stagnation bedeutet und wie wichtig Bewegung für den Wettbewerb ist, ernten Fuhrparkleiter die nötige Zustimmung.

Die wichtigsten Schritte

Kollegen richtig überzeugen

Wer frühzeitig und mit den richtigen Argumenten für eine neue Fuhrparkverwaltungssoftware wirbt, zeigt seine absolute Transparenz im Prozess um Erneuerung. Besonders die Rückendeckung aus der IT strahlt die nötige Kompetenz aus. Steht erst ein Team aus Fürsprechern hinter dem Projekt, entwickelt sich auch die notwendige Anwenderakzeptanz. So lässt sich leicht auf die Frage antworten: Warum treiben wir diese Veränderung voran?

Vorangehen als Vorbild

Wer freiwillig in Vorleistung geht, so unterschiedliche Studien, bekommt auch ein positives Feedback. Der Leiter eines Fuhrparks sollte sich also so vorbildlich verhalten, wie er sich es von allen Mitarbeitern wünscht.

Offenes Ohr für Verbesserungen

Wer Mitarbeiter in die Planphase der Software-Lösung integriert, baut Vertrauen auf. Und das kann sich durchaus auszahlen. Denn häufig helfen Mitarbeiter dabei, die Prozesse zu optimieren. Vor allem, sollte man den Kollegen Zeit einräumen, um sich mit dem System anzufreunden. Wer ein offenes Ohr für Vorschläge und Einwände hat, bekommt viel zurück.

Mitarbeiter reden

Vorteil: Weniger Arbeitsaufwand

Einer der wichtigsten Gründe, um Software erfolgreich zu implementieren – konkrete Vorteile für die Anwender zu benennen. Dazu können bessere Suchoptionen bei wichtigen Detailinformationen zählen. Aber auch automatisierte Kommunikation und beschleunigte Reaktionszeiten, die letztlich weniger Arbeitsaufwand der Mitarbeiter bedeuten. Damit schafft das Unternehmen ein Bewusstsein dafür, welchen Mehrwert die neue Software bringt.

Zeit für andere Projekte

Die neue Fuhrparkmanagement Software schon Ressourcen und ermöglicht es, die gewonnene Zeit anders zu nutzen. Das bedeutet weniger Stress und es bleibt Zeit für vernachlässigte Projekte, die bislang aus Mangel an Zeit nicht berücksichtigt werden konnten. Das reduzierte Tagesgeschäft bietet aber auch die Möglichkeit, sich intensiver mit den Anliegen der Mitarbeiter zu beschäftigen.

Mehr Effektivität

Die Digitalisierung im Fuhrpark macht einen Arbeitsalltag mit modernen Mitteln möglich. Es vereinfacht und verbessert die Arbeitsabläufe – per Knopfdruck bekommt man alle relevanten Daten aufs Display. Und das noch absolut Datensicher. Mehr noch: Die Fuhrparkmanagement Software ermöglicht den schnellen Einblick in alle Daten durch zusammengefasste Reports. Das hat zur Folge, dass die verbesserten Arbeitsabläufe zu mehr Produktivität der Mitarbeiter führen. Langfristig steigert das Unternehmen so seinen Umsatz – Mitarbeiter können davon durch erhöhte Gehälter profitieren. Also für alle Beteiligten eine klare Win-win-Situation.

Anleitung zur Einführung einer Fuhrparksoftware mit GPS-Funktionen

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Fehlerfreies Fahrtenbuch: Was bei der Steuerprüfung zählt

Auch bei Profis finden Prüfer des Finanzamts Fehler im Fahrtenbuch. Wie man das Fahrtenbuch einwandfrei macht, erfahren Sie hier.

Kennen Sie den? „Die Familie ist ein steuerlich geförderter Kleinbetrieb, zur Fertigung von Steuerzahlern.“ Witze über die Steuer gibt es viele. Leider verstehen Steuerprüfer selten Spaß, wenn sie einen Betrieb genauer überprüfen. Schon gar nicht beim Thema Fahrtenbuch. Sollten an der korrekten Führung des Fahrtenbuchs Zweifel aufkommen, kann es zu hohen Steuernachzahlungen kommen. Möglicherweise wird der zu versteuernde Betrag für die Privatnutzung des Firmenwagens und für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb dann nach der Ein-Prozent-Regelung ermittelt oder er wird bei einer betrieblichen Nutzung von weniger als 50 Prozent geschätzt. Wer auf ein paar Eckpunkte bei der Prüfung des Fahrtenbuchs achtet, spart also Ärger und Geld.

Das muss ein Fahrtenbuch erfüllen

Um den Prüfer nicht zu verärgern, sollten einige formale Voraussetzungen für das Führen eines Fahrtenbuchs, unbedingt eingehalten werden:

  • Jede Fahrt ist vom Unternehmer oder Mitarbeiter mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt aufzuzeichnen.
  • Zwingend notwendige Angaben sind: Ziel der Fahrt, der Reisezweck sowie die Namen der Kunden.
  • Keine Verzögerung, bitte: Alle Aufzeichnungen sollten, falls sie per Hand getätigt werden, vollständig in gebundenen Form vorliegen. Excel-Aufzeichnungen erkennt das Finanzamt wegen der Möglichkeit der Manipulation nicht an. 
  • Nachträgliche Änderungen müssen unmöglich oder plausibel sein.
  • Wichtige Informationen zum Fahrtenbuch gibt es in §31a StVZO.

1. Bloß nichts in neue Fahrtenbücher übertragen

Gut gedacht, schlecht gemacht: Rückt das Finanzamt an, möchten manche Unternehmer blitzeblanke, neue Fahrtenbücher übergeben. Die alten Informationen werden also in neue Fahrtenbüchern geschrieben. Gerade das aber erweckt die Neugier der Prüfer. Kein normales Fahrtenbuch ist ohne Flecken oder Knicke. 

2. Umwege nur mit plausiblem Grund

Wer wegen eines Staus die schnellste Strecke umständlich umfahren muss, darf das natürlich machen. Doch die Begründung für den Umweg gehört sofort ins Fahrtenbuch. Das gilt im Übrigen für alle gefahrenen Extrakilometer.

2. Privatfahrten nicht vergessen

Im Gegensatz zu geschäftlichen Fahrten reicht bei Privatfahrten lediglich die Angabe der tatsächlich gefahrenen Kilometer. Grund oder Ziel der Fahrt entfallen. 

3. Tanken im richtigen Takt

Tankbetrügern kommen Prüfer schnell auf die Schliche. Spätestens zu dem Zeitpunkt, wenn die Tankabrechnungen nicht mehr mit den gefahrenen Kilometern übereinstimmen. Etwa dann, wenn die Kilometer, die jemand zwischen zwei Tankstellenbesuchen gefahren ist, nicht ausreichen, um den Tank leer zu fahren.

4. Unstimmigkeiten bei Belegen vermeiden

Alle Quittungen rund ums Auto müssen für den Prüfer plausibel nachvollziehbar sein. Stimmen etwa Parkquittungen nicht mit den angegebenen Orten überein, wird das gesamte Fahrtenbuch sehr wahrscheinlich nicht vom Finanzamt anerkannt.

5. Vorsicht beim Werkstattbesuch

Steht ein Werkstattbesuch an, sollte der Mechaniker in der Regel den aktuellen Kilometerstand des Fahrzeugs in die Rechnung eintragen. Doch häufig genug kommt es vor, dass der Eintrag nicht mit dem Kilometerstand im Fahrtenbuch übereinstimmt. Die Rechnung sollten Sie aus diesem Grund immer überprüfen. 

Keine Fehler mehr dank elektronischem Fahrtenbuch​

Das elektronische Fahrtenbuch bietet eine Lösung, um Fehler im Fahrtenbuch zu verhindern. Durch einen OBD-Stecker oder ein kleines Gerät, das der Fahrer selbst im Fahrzeug installieren kann, werden alle zurückgelegten Fahrten automatisch aufgezeichnet. Dadurch wird verhindert, dass Lücken im Fahrtenbuch auftreten können. Gleichzeitig spart der Nutzer viel Zeit und bares Geld gegenüber der 1-%-Methode. Der Anbieter Vimcar hat z. B. sein Fahrtenbuch in Zusammenarbeit mit Steuerberatern entwickelt und von KPMG prüfen lassen, um die Finanzamtkonformität zu gewährleisten.

Vimcar Fahrtenbuch auf Smartphone geöffnet

Fahrtenbuch im Fuhrpark

Gerade im Fuhrpark sind Fahrtenbücher anfällig für Fehler. Fahrer von mehrheitlich genutzten Fahrzeugen vergessen, das Fahrtenbuch für das jeweilige Fahrzeug zu führen. Gerade im Alltagsstress bleibt keine Zeit, die Fahrten zu dokumentieren. Dadurch entstehen Lücken und unleserliche Aufzeichnungen.Den Fahrzeugverwalter im Unternehmen kostet Zeit und Nerven, die Fahrtenbücher finanzamtkonform zu halten. Hierbei helfen digitale Fahrtenbücher. Die Fahrer müssen keine handschriftlichen Aufzeichnung mehr führen. Es reicht eine App auf dem Smartphone zu installieren und die automatisch aufgezeichneten Fahrten zu kategorisieren. Die Fahrtenbücher können mit einer Fuhrparksoftware verbunden werden, sodass der Fuhrparkleiter immer einen Überblick über diese hat. Welche Funktionen solch eine Fuhrparksoftware hat, erfahren Sie in folgender Broschüre.

Broschüre zur Fuhrparksoftware Fleet Fahrtenbuch

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Alles zum Fahrtenbuch

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Günstiger unterwegs mit Fahrtenbuch

Es ist zwar aufwändiger ein Fahrtenbuch zu führen – aber in vielen Fällen lässt sich damit auch Geld sparen. Was Sie bei der Umstellung in Ihrem Fuhrpark beachten müssen, lesen Sie hier. 

Entschließt sich ein Unternehmen zum Wechsel zu einem Fahrtenbuch, stecken finanzielle Vorteile hinter dieser Entscheidung. Denn im Vergleich zur Ein-Prozent-Methode können die Fahrer in der Praxis durch das Fahrtenbuchführen meist mehr Steuern sparen.

  Und zwar unter folgenden Voraussetzungen:

  • Bei einem einen hohen Bruttolistenpreis.
  • Bei Kauf eines gebrauchten Autos.
  • Bei fast ausschließlicher Nutzung für berufliche Zwecke 

Der Wechsel zum Fahrtenbuch

Wie ein Unternehmen bei Poolfahrzeugen steuerlich die richtige Entscheidung trifft, hängt entscheidend davon ab, ob die private Nutzung überhaupt erlaubt werden soll – oder ob sie in dem Fuhrpark praktikabel ist.

Die 1-%-Methode ist meist nur dann günstiger, wenn die Mitarbeiter den Firmenwagen in großem Umfang privat nutzen. Bei einem gemeinschaftlich genutzten Fahrzeug ist dies fast nie der Fall. Entscheidet sich der Arbeitgeber gegen ein privates Nutzungsverbot, rechnet es sich also in den meisten Fällen, Fahrtenbuch zu führen. Das gilt speziell, wenn das betreffende Auto dann auch noch ein Gebrauchtwagen oder bereits abgeschrieben ist. Um den Aufwand gering zu halten und die Lückenlosigkeit zu gewährleisten, sind elektronische Fahrtenbücher die beste Alternative. Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer können den Vorteil des individuellen Nachweises nutzen und sind steuerlich auf der sicheren Seite. So ist die Aufzeichnung direkt mit an Bord – unabhängig davon, wer das Auto fährt.

Wechsel nur in Ausnahmen möglich

Während des laufenden Kalenderjahres ist kein Wechsel zwischen Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regel möglich. Nur bei Kauf eines neuen Firmenwagens im Kalenderjahr wäre der Wechsel ohne weiteres möglich. Ansonsten darf nur zum neuen Jahr gewechselt werden.

Fahrtenbuch führen – die Regeln

Wer sich für ein Fahrtenbuch entschieden hat, unterliegt strikten gesetzlichen Grundlagen. So wird die Besteuerung des geldwerten Vorteils durch einen Firmenwagen durch das Einkommensteuergesetz festgelegt (§ 6 Abs. 4 Satz 2 EstG und § 8 Abs. 2 Satz 2 EstG). Aber auch die Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) R 8.1 enthalten Vorschriften zur ordnungsmäßigen Form und Dokumentation eines Fahrtenbuchs. So muss man nicht nur Angaben zu den einzelnen Fahrten machen, sondern diese auch unterscheiden. Dabei geht es um:

Für betriebliche Fahrten sind unbedingt diese Informationen erforderlich:

  • Art der Fahrt: Geschäftliche, private oder Mischfahrt
  • Start und Ziel mit Adressangaben
  • Name des Fahrers und Datum
  • Exakte Kilometerstände
  • Zweck der Fahrt
  • Bei Privatfahrten reichen nur Kilometerangaben
 

Fahrtenbücher müssen vor Manipulation sicher sein

Vor langer Zeit war es leicht, Fahrtenbücher mit simplen Mitteln zu manipulieren. Damit ist seit langem Schluss. Handschriftliche Fahrtenbücher müssen in gebundener Form und lückenlos geführt werden. Jede Fahrt ist direkt nach Abschluss im Fahrtenbuch einzutragen. Elektronische Fahrtenbücher wiederum sollen so programmiert sein, dass ebenfalls keine Manipulationen möglich sind. Kurzum: Handschriftliche und elektronische Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt – Excel-Fahrtenbücher nicht. Wenn das Fahrtenbuch verloren geht oder unvollständig ist, stellt das Finanzamt zur Versteuerung automatisch auf die Ein-Prozent-Regel um.

Einfach und effizient –Elektronische Fahrtenbücher

Vimcar Fahrtenbuch App
digitales Fahrtenbuch von Vimcar

Mit einem zertifizierten und vom Finanzamt anerkannten elektronischen Fahrtenbuch geht alles wie von Zauberhand. In der Regel werden Start, Ziel, Datum, Uhrzeit und Kilometerstand automatisch erfasst, automatisch gespeichert und gemäß GoBD 10 Jahre aufbewahrt. Dank einfacher Export-Funktionen können die Daten einfach und schnell an das Finanzamt übermittelt werden.

Für die Fahrer bedeutet ein elektronisches Fahrtenbuch auch eine Zeitersparnis. Mussten früher die manuellen Fahrtenbücher bei gemeinschaftlichen Fahrzeugen weitergegeben werden, lösen digitale Fahrtenbücher den Zettelkram ab. 

Diese E-Fahrtenbücher gibt es:

  • Festinstallierte Fahrtenbücher bieten immer mehr Automobilhersteller an. Die können bei einem Wechsel des Fahrzeugs allerdings nicht mitgenommen werden.
  • Fahrtenbuch-Apps protokollieren alle Fahrten und übermitteln die Daten an eine Computer-Software, wo der Nutzer das Fahrtenbuch selbst erstellt.
  • Fahrtenbuch-Stecker wiederum werden in der OBD Bordsteckdose im Fußraum des Fahrzeugs angebracht und zeichnen alle Fahrten automatisch auf. Dank der integrierten Sim-Karte können die Daten direkt auf einem Server des Dienstleisters abgespeichert werden. Über eine App oder am PC lassen sich die Daten vervollständigen und für das Finanzamt als PDF-Datei exportieren.

Broschüre zur Firmenwagenversteuerung im Fuhrpark

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Von der Ein-Prozent-Methode zum Fahrtenbuch – so geht’s

Ein Dienstwagen ist für viele unverzichtbar. Genauso wie die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch. Wer aber zwischen den Abrechnungsmodellen wechseln möchte, kann das nicht ohne weiteres.

Wer seinen Dienstwagen privat nutzt, muss den geldwerten Vorteil versteuern. Das geht entweder mit der weitverbreiteten Ein-Prozent-Regelung oder mit einem Fahrtenbuch. Letztere lohnt sich dann, wenn das Auto nur selten privat gefahren wird. Wer trotz der Pauschalregelung ein Fahrtenbuch führt, kann diese Methode auch rückwirkend wählen. Doch was ist besser: Fahrtenbuch oder die Ein-Prozent-Methode? Und lässt sich zwischendurch ein Wechsel vornehmen?

Fahrtenbuch gegen Pauschalmethode

Zuerst einmal hat der Fahrer die Wahlfreiheit zwischen Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regel. Arbeitgeber und Mitarbeiter legen am Anfang des Jahres fest, wie sie den Nutzungswert ermitteln wollen. Fährt man viel privat, dann bietet sich die nicht so aufwändige Pauschalregelung an. Bei der anderen Methode muss der Nutzer jedoch ein Fahrtenbuch führen. Nur so kann er dem Finanzamt den Nachweis des „Nutzungswerts“ liefern. Ein Wechsel während des laufenden Jahres zwischen Fahrtenbuch und Pauschalregelung für ein Fahrzeug ist allerdings nicht zulässig (BFH, Az. VI R 35/12). Einzige Ausnahme: wenn sie einen neuen Firmenwagen bekommen.

Bei steuerlichem Nachteil Wechsel zum Einzelnachweis

Gut, dass der Sprung zwischen den Modellen nicht ganz in Stein gemeißelt ist. Ein Wechsel ist durchaus dann möglich, wenn ein Arbeitnehmer feststellt, dass die pauschale Versteuerung für ihn nachteilig war. Dann könnte er mit der Steuererklärung zum besseren Einzelnachweis wechseln. Voraussetzung: Er hat parallel ein vollständiges Fahrtenbuch geführt. Für die Steuer zieht der Fahrer vom Bruttoverdienst den ermittelten geldwerten Vorteil ab und ersetzt ihn durch die Summe aus dem Einzelnachweis.

Übrigens: Wurde einem Firmenwagenfahrer die 1-%-Regelung vom Arbeitgeber vorgeschrieben, möchte dieser aber lieber die Fahrtenbuchmethode nutzen, ist das kein Problem. Mit einem Antrag kann der Arbeitnehmer bei der Steuerklärung um die Korrektur des geldwerten Vorteils bitten.

Geldsparen für Fahrer mit geringer Nutzung

Es besteht noch eine andere, unkompliziertere Möglichkeit, um Geld zu sparen – und zwar über die Korrektur des geldwerten Vorteils für Fahrten zur Arbeit. Das lohnt sich für alle, die den Wagen an weniger als 15 Tagen im Monat dafür nutzen. Statt 0,03 Prozent vom Listenpreis des Fahrzeugs werden dann pro Fahrt und Entfernungskilometer nur 0,002 Prozent angesetzt. Wichtig: Wer laut Vertrag oder Betriebsvereinbarung das Auto nicht privat nutzen darf, muss auch nichts versteuern. Steuern fallen immer dann an, wenn die Möglichkeit einer Privatnutzung besteht. Wer dann geltend machen will, dass er das Auto nur dienstlich fährt, muss das zwingend mittels vollständigem Fahrtenbuch belegen. 

 

Einfacher mit elektronischem Fahrtenbuch

Elektronische Fahrtenbücher, die alle Daten manueller geführter Fahrtenbücher enthalten, akzeptiert das Finanzamt ebenfalls. Für elektronische Fahrtenbücher, die Datum, Fahrtziel und Kilometerstand automatisch aufzeichnen, gilt allerdings eine größere Freiheit: Der Anlass der Fahrt darf innerhalb von einer Woche nachgetragen werden. Das Fahrtenbuch selbst wird meist ganz einfach als App auf dem Smartphone verwaltet.

Vorsicht im Fahrzeugpark

Für jedes Fahrzeug in einem Pool sind die Gesamtaufwendungen und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten einzeln nachzuweisen. Knifflig wird es, wenn einem Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere Firmenwagen zur Verfügung stehen und nicht für alle ein Fahrtenbuch geführt wird. In diesem Fall ist der Nutzungswert für die anderen Firmenwagen monatlich mit ein Prozent des Listenpreises anzusetzen.

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