- November 30, 2023
- Lesedauer: 4 Minuten
Fahrtkostenabrechnungen sind für Berufspendler und Geschäftsreisende von großer Relevanz, aber häufig unverständlich. Wir erklären, wie Sie die verschiedene präzisen Berechnung der Fahrkosten durchführen, welche Angaben in eine Fahrtkostenabrechnung müssen sowie den Unterschied zur Reisekostenabrechnung.
Die Fahrtkostenabrechnung nimmt man als notwendiges Übel hin. Schließlich möchten Pendler oder Geschäftsreisende Steuern sparen und Ausgaben minimieren, wenn er mit dem privaten Pkw für das Unternehmen unterwegs ist. Sie ermöglicht über die Buchführung die Erfassung und Abrechnung von mit Fahrten verbundenen Ausgaben und die korrekte steuerliche Berücksichtigung. Wir beleuchten die verschiedenen Aspekte der Fahrtkostenabrechnung, einschließlich der korrekten Berechnung der Fahrtkosten, der erforderlichen Informationen in der Abrechnung und dem Unterschied zur Reisekostenabrechnung.
Fahrtkosten ermitteln – das ist wichtig
Grundsätzlich gibt es drei Kategorien von Fahrtkosten: den Weg von und zur Arbeitsstätte, Fahrten, die durch doppelte Haushaltsführung entstehen, und dienstliche Fahrten mit dem Privatwagen. Die korrekte Abrechnung und steuerliche Berücksichtigung von Fahrtkosten erfordert sorgfältige Planung und genaue Aufzeichnungen.
Beginnen wir mit dem ersten Schritt, der Ermittlung der Fahrtkosten. Hierbei ist es entscheidend, die zurückgelegte Entfernung zwischen Start- und Zielpunkt sowie die verwendeten Verkehrsmittel präzise zu erfassen. Um eine exakte Berechnung zu gewährleisten, lässt sich auf technische Quellen wie offizielle Kraftfahrzeug-Verbrauchstabellen oder moderne Navigations-Anwendungen zurückgreifen.
Diese Hilfsmittel bieten Gewissheit, genaue Ergebnisse zu erzielen, die für die Fahrtkostenabrechnung von großer Bedeutung sind. Zusätzlich hilft eine Aufschlüsselung der angefallenen Ausgaben. Denn Treibstoff, Mautgebühren und Parkkosten, aber auch Unfallschäden, können steuerlich relevant sein. Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder werden die entstandenen Fahrtkosten vom Unternehmen erstattet und als Betriebsausgaben geltend gemacht. Auf der anderen Seite kann ein Mitarbeiter die Fahrtkosten über seine private Steuererklärung absetzen. Digitale Tools wie elektronische Fahrtenbücher vereinfachen die Fahrtkostenabrechnungen erheblich.
Das lässt sich absetzen
Ab 2021 hat sich der Betrag für Berufspendler, die mehr als 20 Kilometer zur Arbeit zurücklegen, auf 35 Cent pro Kilometer und ab letztem Jahr sogar auf 38 Cent erhöht. Das ist die sogenannte Pendlerpauschale. Für Strecken bis zu 20 Kilometer bleibt der Satz unverändert bei 30 Cent. Zusätzlich wurde ab 2021 eine Mobilitätsprämie für Geringverdiener eingeführt.
Wenn es um Dienstreisen im Auftrag des Unternehmens oder im Rahmen der Ausbildung geht, können auch hier Fahrtkosten abgesetzt werden. Für jede einzelne gefahrene Strecke können Mitarbeitende 30 Cent pro Kilometer geltend machen, sowohl für die Hinfahrt als auch für die Rückfahrt. Diese Kosten sind als Dienstreisekosten bekannt. Die Pauschale ist übrigens verkehrsmittelunabhängig und gilt für Fußgänger, Radfahrer, Motorrad-, Bus- und Bahnfahrer sowie für Autofahrer. Lediglich Flüge fallen nicht in die abzugsfähigen Beträge. Hin- und Rückfahrt lassen sich für die Steuererklärung ansetzen.
Gut zu wissen für die Fahrtkostenabrechnung: Das Finanzamt genehmigt bei einer Fünf-Tage-Woche in der Regel rund 230 Fahrten im Jahr. Urlaubs- und Krankheitstage sind abzuziehen, ebenso die Tage mit Dienstreisen, die von zuhause starten.
Fahrtkostenabrechnung - Das gilt es zu beachten
- Längere, aber verkehrsgünstigere Strecken zur Arbeit sind ebenfalls absetzbar. Das bedeutet, dass Berufstätige die Entfernungspauschale auch für Umwege in Anspruch nehmen können, wenn diese verkehrsgünstiger sind.
- Kosten für Teilstrecken, die man mit dem eigenen Auto, Fahrrad oder E-Bike zurücklegen, beispielsweise zum Bahnhof, können unbegrenzt von der Steuer abgesetzt werden. Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel sind dagegen auf 4.500 Euro pro Jahr begrenzt. Liegen die Kosten für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln darüber, müssen Mitarbeitende Belege dafür vorlegen.
- Unter bestimmten Voraussetzungen können auch die Kosten für eine Bahncard steuerlich geltend gemacht werden.
- Kosten für Fahrten zum Arzt sind mit 30 Cent pro Kilometer steuerlich absetzbar.
- Die Probezeit eines Arbeitsverhältnisses unterscheidet sich steuerlich nicht von einem regulären Angestelltenverhältnis. Daher können Sie für Fahrten zu einem Job, bei dem Sie auf Probe eingestellt sind, nicht mehr als 30 bzw. 38 Cent pro Kilometer für eine einfache Strecke absetzen.
- Wenn der Mitarbeitende so weit von der Arbeitsstätte entfernt wohnt, dass er zwei Haushalte führt und am Wochenende zu seiner Familie fährt, gilt die Pendlerpauschale ebenfalls. Voraussetzung: Die doppelte Haushaltsführung ist dem Finanzamt bekannt.
- Beruflichen Fahrtkosten lassen sich in der Steuererklärung über ELSTER erfassen – verwenden muss man dazu die Anlage N. Diese Anlage erfasst Ihre Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit sowie die zugehörigen Ausgaben, die als Werbungskosten gelten. Die Fahrtkosten trägt man bei den Werbungskosten ein. Bei Fahrten zum Arzt nutzen Mitarbeitende die Anlage für außergewöhnliche Belastungen.
- Der Steuervorteil bei der Abrechnung der Fahrtkosten kann nur einmal abgerechnet werden. Das geht als Betriebsausgabe durch das Unternehmen oder aber als Werbungskosten über die private Steuererklärung des Arbeitnehmers.
Das muss in die Fahrtkostenabrechnung
- Name und Anschrift des Antragstellers
- Datum und Grund der Fahrt
- Start- und Zielpunkt der Fahrt
- Entfernung und verwendete Verkehrsmittel
- Aufschlüsselung der angefallenen Ausgaben wie Treibstoff, Mautgebühren, Parkkosten
- Gesamtkosten der Fahrt
- Informationen zur steuerlichen Absetzbarkeit
Fahrtkostenabrechnung und einer Reisekostenabrechnung – der Unterschied
Eine Fahrtkostenabrechnung ist ein Teilbereich der Reisekostenabrechnung. Während die Fahrtkostenabrechnung sich ausschließlich auf die Kosten im Zusammenhang mit den gefahrenen Kilometern konzentriert, umfasst die Reisekostenabrechnung alle Aufwendungen, die während einer Dienstreise entstehen können, wie etwa Übernachtungskosten oder Verpflegungskosten. Übrigens: Erfolgt die Fahrt mit dem Firmenwagen, entstehen keine Fahrtkosten. Ebenso dann, wenn der Arbeitnehmer mit Zügen, Flugzeugen oder Schiffen unterwegs ist oder dienstliche Fahrten mit dem Taxi zurücklegt. Diese Kosten werden als Reisekosten über die Reisekostenabrechnung abgesetzt.
Vorteile der digitalen Fahrtkostenabrechnung – mit Lösungen von Vimcar
Wenn die Fahrtkostenabrechnung auf digitalem Weg erfolgt, wie bei Lösungen von Vimcar, entfallen die klassischen Fehlerquellen der manuellen Führung eines Fahrtenbuchs. Das Beste: Alle Fahrten werden digital erfasst und an die Buchhaltung weitergeleitet. Alle Erstattungen können so effizient und zeitnah abgewickelt werden. So behält das Unternehmen stets den Überblick über sämtliche Fahrtkosten.
Digitale Lösungen wie die von Vimcar bieten Unternehmen noch umfassendere Vorteile des Finanzmanagements. Dank digitaler Lösungen lassen sich Ausgaben aller Mitarbeiter zentral erfassen, archivieren und einsehen. Fehler bei der Abrechnung der Fahrtkosten gehören damit endgültig der Vergangenheit an.
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