- Januar 7, 2022
- Lesedauer: 4 Minuten
Diese Funktionen sollte eine Lösung für digitales Aufgabenmanagement erfüllen
Ein Klick und den Fuhrpark immer im Blick: Fuhrparkmanagement umfasst das Verwalten, Planen, Steuern und Kontrollieren der Fahrzeugflotten und hilft dabei, Kosten zu senken. Doch was müssen Lösungen für digitales Aufgabenmanagement können?
Wer einen Fuhrpark leitet, hat tagtäglich mit vielen verantwortungsvollen Aufgaben zu jonglieren. Wenn irgendetwas vergessen oder vernachlässigt wird, führt das schnell zum Chaos und kann auch unter bestimmten Umständen rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Struktur und Hilfe schafft eine Fuhrparkmanagement-Software. Mithilfe eines digitalen Aufgabenmanagements behalten FuhrparkleiterInnen stets den Überblick und profitieren von der Lösung für Ihre gesamte Flotte. Der Einsatz digitaler Tools ist aus dem modernen Flottenmanagement kaum noch wegzudenken. Webbasierte Software unterstützt die Fuhrparkleitung bei ihren vielfältigen Aufgaben. FuhrparkmanagerInnen von heute arbeiten so maximal effektiv und effizient. Per Knopfdruck können sämtliche Daten abgerufen werden.
Digitalisierung der Flotte bringt bessere Übersicht
Digitale Lösungen wie Vimcar Fleet bieten die perfekte Unterstützung für Fuhrparkverantwortliche. Organisieren Sie Aufgaben und Termine optimal – und vergessen diese nicht mehr. Stammdaten von einzelnen Fahrzeugen und FahrerInnen können hinterlegt, Schichtmodelle eingepflegt werden. So behalten die FlottenmanagerInnen stets den Überblick, welche Fahrzeuge derzeit einsatzbereit sind und wo sich diese befinden. Im Kern übernimmt Vimcar Fleet die Aufgabe der automatisierten Prozesse. Diese digitalisierte Prozessdarstellung liefert umfassend exakte Analysen und verringert menschliche Fehler. Auf unvorhergesehene Ereignisse, wie ein Unfall oder sonstige Schäden, kann durch das digitale Fuhrparkmanagement wesentlich rascher reagiert werden.
Ein Dashboard – alle Prozesse im Blick
Welche Funktionen sollte eine Lösung für digitales Aufgabenmanagement erfüllen? Eine Frage, die für die Wahl der richtigen AnbieterInnen maßgeblich ist. Zuerst einmal sollte sie selbsterklärend sein und individuelle fuhrparkrelevante Aufgaben und Termine erstellen. Das geht vom Wechsel der Autoversicherung über Führerscheinkontrolle, bis hin zu geplanten MitarbeiterInnenschulungen. Dank einer übersichtlichen Dashboard-Funktion sehen Mitarbeitende sofort, wenn Aufgaben oder Termine anstehen oder überfällig sind. Diese Funktion ist nützlich für die Einhaltung von Serviceintervallen, Erinnerungen zum Ablauf von Garantiezeiträumen und der Hauptuntersuchung der Fahrzeuge. Sie erhalten automatische Benachrichtigungen für anstehende Aufgaben und Termine. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigungen legen Sie dabei individuell fest.
Aufgaben und Termine können sein
- Wann läuft für welches Fahrzeug der Garantiezeitraum aus?
- Müssen TÜV-Termine oder jährliche Werkstattbesuche geplant werden?
Digitales Aufgabenmanagement: Worauf Sie noch achten sollten
Bei einer guten Flottensoftware erhalten Sie auch eine aktuelle Übersicht aller Fahrzeuge in Echtzeit. Die Verantwortlichen wissen nicht nur jederzeit, wo sich das jeweilige Fahrzeug im Moment befindet – sie kennen auch dessen aktuellen Kilometerstand. Zusätzlich muss die Fuhrparksoftware Urlaube und Krankenstände berücksichtigen, sowie MitarbeiterInnen einplanen und disponieren können. Am besten erfolgt die digitale Fahrzeugverwaltung per Software, App oder SaaS.
Digitales Schadenmanagement
Sämtliche Schäden müssen vom Fuhrparkmanagement abgearbeitet werden. Dazu gehört die Klärung der Kostenübernahme der Flottenversicherung und die Reparatur des Fahrzeugs. Die klassische Fuhrparkmanagement-Software regelt fast selbstständig.
Erweiterte Kostenkontrolle
Eine gute Software unterstützt Sie bei Ihrem Flottencontrolling. Sie erhalten Einsicht in sensible Fahrzeugdaten, wissen dadurch, welches Auto welche Kosten verursacht – und können wirtschaftlicher arbeiten. Notwendige Maßnahmen erkennt ein effektives Analysetool.
Elektronisches Dokumentenmanagement
Wer schon einmal händisch Dokumente wie Führerscheine geprüft hat, weiß, wie aufwändig sich diese Prozesse gestalten. Diese sensiblen Daten gilt es, sicher aufzubewahren, sodass einerseits Unberechtigte keinen Zugriff haben. Fuhrparkmanagement-Software nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Die elektronische Dokumentenablage spart Platz und Zeit. Außerdem senkt sie Kosten und Sie können keine Dokumente verlieren. Umgekehrt haben Sie rasch Zugriff, was Ihre Flexibilität fördert.
Sicherheit durch Zertifizierung
Ein Dokumentenmanagementsystem ist Teil der ISO 9001-Zertifizierung. Wollen Sie das Unternehmen nach diesem Qualitätsmanagementsystem zertifizieren lassen, so können Sie diesen Punkt mit einer passenden digitalen Lösung der Flottenmanagement-Software als erledigt betrachten.
Meisterhafte Fahrzeugverwaltung und Aufgabenkoordination
Die Komplexität des Fuhrparkmanagements erfordert eine solide Basis für Fahrzeugverwaltung gepaart mit effektivem Aufgabenmanagement. Avrios bietet eine integrierte Lösung, die nicht nur die Verwaltung jedes einzelnen Fahrzeugs vereinfacht, sondern auch die Koordination von Aufgaben nahtlos gestaltet. So bleibt Ihr Fuhrpark stets gut organisiert und Ihre Arbeitsabläufe effizient. Mit der fortschrittlichen Technologie von Avrios verwandeln Sie alltägliche Herausforderungen in strategische Erfolge und sorgen für einen Fuhrpark, der so dynamisch und anpassungsfähig ist wie Ihr Unternehmen selbst.
Checkliste: So wählen Sie einen guten Anbieter aus
AnbieterInnen für digitale Fuhrparkmanagement-Software gibt es wie Sand am Meer. Doch auf was sollte ich besonders achten, wenn ich als für den Fuhrpark Verantwortung tragende Person für digitales Aufgabenmanagement vergleiche? Ein erster Anhaltspunkt ist immer, ob die AnbieterInnen über eine seriöse Website verfügt – dazu zählt auch ein ordentliches Impressum. Ein weiterer wichtiger Punkt dürfte ein guter Service sein, bei dem der Kundenservice mit ständiger Erreichbarkeit absolute Priorität besitzt. Auch die Fernwartung sowie Updates müssen regelmäßig durchgeführt werden, damit alles reibungslos läuft. Der richtige Support ist also ein ganz entscheidender Punkt für die Auswahl einer Software.
Die wichtigsten Punkte im Überblick
Folgende Themen sollten Sie neben dem Anbietervergleich überprüfen. Oder Sie entscheiden sich für die Lösung Vimcar Fleet, die bereits alle relevanten Punkte umfasst.
- Demo Version: Können AnbieterInnen Ihnen einen kostenlosen Testzugang und ein kostenloses Testgerät zur Verfügung stellen? Wenn ja, für wie lange?
- AnsprechpartnerInnen: Haben Sie eine persönliche Beratung vor Ort oder nur per Telefon? Wie erreichen Sie das Servicecenter im Ernstfall?
- Variationsbreite: Deckt das System alle Anforderungen des digitalen Aufgabenmanagements ab?
- Einführung: Wie erfolgt die Installation des Systems? Ist ein Werkstattbesuch notwendig? Werden die NutzerInnen der Software geschult?
- Individuelle Software: Kann das System auf Ihre Wünsche angepasst werden? Gibt es Funktionen, die Sie bei Bedarf hinzufügen oder weglassen können?
- Benutzerfreundlichkeit: Ist das System einfach und intuitiv zu bedienen?
- Stammdaten: Können Sie bei Bedarf eigene Felder anlegen, um Daten zu den Fahrzeugen wie zum Beispiel Termine oder Versicherungsnummern anzulegen?
- Datenschutz: Wie werden die Daten von dem Unternehmen gehandhabt?
- Finanzamtkonform: Ist das elektronische Fahrtenbuch BMF-konform?
- Neue Funktionen: Planen AnbieterInnen neue Funktionen herauszubringen? Wenn ja, sind für Sie relevante dabei?
Wenn Sie alle Fragen mit Ja beantworten können, dann haben Sie die richtige digitale Lösung fürs Aufgabenmanagement gefunden.
Weitere Artikel zum Thema Verwaltung
- Formular Führerscheinkontrolle
- Fahrtenbuch Vorlage
- Erfahrungsbericht Fuhrparksoftware: Gründe für Vimcar Fleet
- eBook Datenschutz im Fuhrpark
- Leitfaden Fuhrparkanalyse
- Fahrtenbuch Vorlage
- Digitale Unterweisung nach UVV
Mehr rund um das Thema Fuhrpark
- Firmenwagenprivileg: Das soll sich ändern
- Unterjährige Unterweisung – wann ist sie sinnvoll?
- Gefahrengut-Unterweisung: so gehen Sie richtig vor
- Was umfasst das Fuhrparkrecht?
- Autoschlüssel verloren – was tun?
- Übertragung von Unternehmerpflichten – was ist möglich?
- Das ist bei ausländischen Führerscheinen im Fuhrpark wichtig
- Fahrtenbuch: diese Infos brauchen Sie vom Arbeitsplatz
- Führerscheinkontrollen bei LeihfahrerInnen
- Hoher CO2 Preis 2024: Fuhrparkkosten steigen, Fuhrparksoftware hilft
