- April 19, 2023
- Lesedauer: 3 Minuten
Wer ein Ersatzfahrzeug benötigt, zum Beispiel weil der eigene Pkw einen Schaden hat, muss häufig auf ein Leihfahrzeug zurückgreifen. Dabei ist es wichtig, auch ein Fahrtenbuch mit Leihwagen zu führen, um geschäftliche und private Fahrten ordnungsgemäß zu dokumentieren. Doch was gilt es dabei zu beachten?
Eine Unachtsamkeit und schon macht es Rumms. Der Unfall bedeutet besonders für Menschen, die beruflich auf ihren Pkw angewiesen sind, eine plötzliche Umstellung. Jetzt heißt es, schnell für adäquaten Ersatz zu sorgen. Dabei greifen die meisten auf ein Leihfahrzeug zurück, um die Reparatur des eigenen Pkw zu überbrücken. So weit, so gut. Viele vergessen dabei aber, dass für gewerblich genutzte Strecken mit Ersatzfahrzeug auch ein Fahrtenbuch geführt werden muss. Das gilt für Unternehmen genauso wie für Solo-Selbständige. Wenn ein Leihfahrzeug als Ersatz für ein beschädigtes oder defektes Fahrzeug genutzt wird, ist es wichtig, dass der Fahrer zügig ein Fahrtenbuch führt, um die zurückgelegten Kilometer und den Zweck der Fahrt zu dokumentieren. Dies kann bei der Erstattung von Kosten durch den Versicherer oder den Vermieter hilfreich sein.
Genaue Trennung durch Fahrtenbuch mit Leihfahrzeug
Für Unternehmen ist das Führen eines Fahrtenbuchs mit Leihfahrzeugen deshalb besonders wichtig, da es eine rechtliche Verpflichtung darstellt. Geschäftliche Fahrten müssen von privaten Fahrten getrennt und sauber dokumentiert werden. Eine genaue Trennung ist auch deshalb von höchster Priorität, um steuerliche Vorteile zu nutzen und mögliche Strafen zu vermeiden. Für Solo-Selbständige und FreiberuflerInnen gilt das Gleiche. Auch hier muss zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten unterschieden werden und das Fahrtenbuch entsprechend gepflegt werden. Dies kann helfen, den steuerlichen Aufwand zu minimieren und die Geschäftskosten effektiv zu verwalten. Außerdem muss der Fahrer sicherstellen, dass er alle Informationen aufbewahrt, um diese bei Bedarf zu präsentieren.
Ersatzfahrzeug: Auf Besonderheiten achten
Anders als beim eigenen Fahrzeug, das man gekauft hat, gibt es bei einem Leihfahrzeug einige Besonderheiten zu beachten. So sollte man sich vorab informieren, ob das gemietete Fahrzeug für geschäftliche Fahrten geeignet ist. Zumindest für einigen Branchen ergeben sich möglicherweise Beschränkungen. Etwa beim gewerbsmäßigen Transport oder bestimmten Auslandsfahrten. Auch ist es ratsam, ein geeignetes Fahrtenbuch zu nutzen, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Hier gibt es zahlreiche Systeme auf App-Basis, wie etwa das digitale Fahrtenbuch von Vimcar.
Das erleichtert eine weitere Herausforderung beim Führen eines Fahrtenbuchs mit Leihfahrzeugen – die Erfassung der Kilometerstände. Anders als beim eigenen Fahrzeug muss man sich bei einem Leihfahrzeug stets die Kilometerstände notieren, um sie später ins Fahrtenbuch einzutragen. Besser: Sich gleich auf digitale Telematik-Lösungen zu verlassen.
Unternehmen und Fahrtenbuch: Das gilt für Leihwagen
Das Führen eines Fahrtenbuchs mit einem Leihwagen ist für viele Menschen eine Pflicht, insbesondere wenn das Fahrzeug für geschäftliche Zwecke genutzt wird. Obwohl es einige Unterschiede beim Führen eines Fahrtenbuchs mit einem Leihfahrzeug im Vergleich zu einem eigenen Fahrzeug gibt, ist es wichtig, sicherzustellen, dass das Fahrtenbuch korrekt geführt wird, um steuerliche und finanzielle Probleme zu vermeiden.
Unternehmen, die Leihfahrzeuge für ihre MitarbeiterInnen bereitstellen, müssen sicherstellen, dass alle MitarbeiterInnen, die das Ersatzfahrzeug nutzen, ein Fahrtenbuch führen und die Angaben korrekt sind. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Unternehmen alle geschäftlichen Ausgaben korrekt dokumentiert und gegebenenfalls Steuervorteile in Anspruch nehmen kann.
Rechtliches zum Fahrtenbuch und Ersatzfahrzeugen
Nach dem Unfall ist vor dem Unfall. Denn eine vom Ordnungsamt bestimmte „Fahrtenbuchauflage“ muss sich nicht zwingend nur auf das Fahrzeug im Bescheid beziehen, mit dem der damalige Verkehrsverstoß erfolgt ist. Die Auflage erstreckt sich auch auf ein angemietetes Ersatzfahrzeug. Jedoch nicht pauschal. Wenn es sich bei einer Reparatur um kurzzeitig genutzte Fahrzeuge handelt – und dazu zählen Leihfahrzeuge – dann wird das von der Fahrtenbuchauflage nicht mit erfasst (Urteil OVG Lüneburg / Beschluss vom 30.04.2015, Az.: 12 LA 156/14). Zudem kann der Fahrzeughalter eine verhängte Fahrtenbuchauflage für ein bestimmtes Fahrzeug nicht umgehen, weil der verunfallte Pkw eventuell nur kurzfristig geleast war. Denn dann geht die Auflage für die vom Amt festgelegte Dauer auf das neue Fahrzeug über. Die Ausnahme: Wenn die FahrerInnen ihre Haltereigenschaft endgültig aufgeben und kein neues Fahrzeug mehr besitzen, dann ist die Fahrtenbuchauflage nichtig.
Abrechnung von Leihwagen
In der Regel besteht in der buchhalterischen Behandlung kein Unterschied zwischen dem unternehmenseigenen und einem kurz- oder langfristig gemieteten Fahrzeug besteht. Deshalb sind die betrieblich veranlassten Kosten für das Fahrzeug als Fremdfahrzeugkosten zu verbuchen und die Spritkosten zählen zu den laufenden KFZ-Betriebskosten. Aber Vorsicht: Denn wenn das Fahrzeug zusätzlich privat genutzt wird, dann muss man auch in diesem Fall den Privatanteil abgrenzen. Hier bietet sich entweder die 1 %-Methode an – oder nach den gefahrenen Kilometern mit einem Fahrtenbuch abzurechnen. Im Falle von Leihfahrzeugen bzw. Ersatzfahrzeug dürfte die Kilometermethode mit dem Fahrtenbuch wahrscheinlich aber sinnvoller sein.
Fazit: Fahrtenbuch für Leihwagen – am besten digital
Insgesamt ist das Führen eines Fahrtenbuchs mit einem Leihfahrzeug ein wichtiger Teil der geschäftlichen und steuerlichen Verwaltung. Sowohl Unternehmen als auch Solo-Selbständige sollten sicherstellen, dass sie alle notwendigen Informationen aufzeichnen, um rechtliche Probleme und finanzielle Belastungen zu vermeiden.
Wer Dienstfahrten mit einem gewerblich und privat genutzten Auto dokumentieren möchte, kommt an einem elektronischen Fahrtenbuch nicht vorbei. Warum? Ganz einfach: Abrechnungen werden automatisiert und das Finanzamt bekommt bei modernen Lösungen – wie etwa der Vimcar App – rechtssichere Angaben, die den Arbeitsaufwand erheblich erleichtern.
Vimcar Fahrtenbuch für Ersatzwagen
Mit unserem digitalen Fahrtenbuch zeichnen Sie jede Ihrer Fahrten automatisch auf – inklusive Kilometerständen, Start- und Zieladressen. Mit nur einem Klick ist Ihre Fahrt kategorisiert und das Fahrtenbuch finanzamtkonform geführt. Unsere Kundinnen und Kunden sparen so durchschnittlich 2.758€ Steuern pro Jahr. Das Vimcar Fahrtenbuch funktioniert in jedem Auto. Ohne Kabel, ohne WiFi. Der kleine Stecker überträgt Ihre Fahrten über eine eigene SIM-Karte – und Sie sehen Ihre Daten jederzeit in der mobilen oder der Browser-App von Vimcar. Ganz einfach. Die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft KPMG hat das digitale Fahrtenbuch von Vimcar geprüft. Sie können also sicher sein, dass Ihre persönlichen Fahrtenbuch-Daten für Ihre Steuererklärung in Ordnung sind. Eben finanzamtkonform. Sie müssen die Daten nur noch exportieren. Das ist alles.
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