- Juni 16, 2023
- Lesedauer: 3 Minuten
Privatnutzung von Geschäftsführer-Firmenwagen verboten: Um die Besteuerung einer Privatnutzung des Dienstwagens zu vermeiden, kommt es auf die richtige schriftliche Formulierung und durchgehende Kontrolle an
In der Unternehmenswelt geht es immer darum, Ressourcen effizient zu nutzen und Kosten im Griff zu behalten. Eine wichtige Maßnahme in diesem Kontext betrifft die Nutzung der Firmenwagen, insbesondere des Geschäftsführers. Um diesen Aspekt weiter zu optimieren, beschließen Firmen häufig, eine strikte Regelung einzuführen. Das heißt im Klartext: Ab sofort ist die Privatnutzung der Firmenwagen für den Geschäftsführer und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untersagt.
Das Privatnutzungsverbot für den Geschäftsführer ist eine klare Ansage an die gesamte Belegschaft, dass die Nutzung der Firmen Ressourcen ausschließlich geschäftlichen Zwecken dienen soll. Keine privaten Einkäufe, keine spontanen Wochenendausflüge und keine Besorgungen mehr mit dem Firmenwagen. Die Vorteile dieser Regelung liegen auf der Hand: Kosten werden reduziert und die Effizienz gesteigert.
Vorbildfunktion durch Firmenwagen ohne Privatnutzung
Diese Maßnahme soll auch als Vorbildfunktion dienen. Indem der Geschäftsführer auf die Privatnutzung verzichtet, sendet er ein klares Signal an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Jeder Einzelne ist aufgerufen, sich verantwortungsvoll zu verhalten und dazu beizutragen, dass das Unternehmen seine Ressourcen effizient einsetzt. Gemeinsam können sie so zum Erfolg des Unternehmens beitragen und dessen positive Entwicklung unterstützen.
Wenn der Firmenwagen ausschließlich betrieblich genutzt wird, kann die GmbH alle Pkw-Kosten absetzen. Vorteil für den Geschäftsführer: Da keine Privatfahrten zugelassen sind, müssen Sie auch keine zusätzliche Lohnsteuer zahlen.
Privatnutzungsverbot im Anstellungsvertrag verankern
Wenn die GmbH und der Gesellschafter-Geschäftsführer schriftlich im Anstellungsvertrag ein klares Privatnutzungsverbot für den betrieblichen Dienstwagen vereinbaren, kann das Finanzamt keine arbeitsrechtswidrige Privatnutzung unterstellen. Allerdings gilt: Kann das Finanzamt den Beweis erbringen, dass das Privatnutzungsverbot tatsächlich verletzt wurde, wird es teuer. Ein geldwerter Vorteil für die Privatnutzung des Dienstwagens durch den Gesellschafter-Geschäftsführer muss in diesem Fall versteuert werden.
Kontrolle ist besser bei Firmenwagen ohne Privatnutzung
Um sicherzustellen, dass das Privatnutzungsverbot eingehalten wird, sind regelmäßige Kontrollen vorgesehen. Sollten Verstöße festgestellt werden, werden entsprechende disziplinarische Maßnahmen ergriffen. Es liegt in der Verantwortung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, diese Regelung ernst zu nehmen und den Firmenwagen ausschließlich für geschäftliche Zwecke zu nutzen.
Für private Fahrten stehen alternative Optionen zur Verfügung. Die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder privater Fahrzeuge wird häufig empfohlen. In Ausnahmefällen, wie Geschäftsreisen oder Kundenterminen, besteht die Möglichkeit, eine Ausnahme zu beantragen. Hierbei ist es wichtig, die entsprechenden Abteilungen zu kontaktieren und die Genehmigung einzuholen.
Privatnutzungsverbot muss überwacht werden
Dass mit Finanzämtern nicht zu spaßen ist, mussten schon viele Menschen erleben. Wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern oder Geschäftsführern einen Firmenwagen zur Verfügung stellt und die Privatnutzung ausdrücklich im Arbeitsvertrag verbietet, scheint erstmal alles in Ordnung zu sein. Nicht ganz: Denn ohne eine lückenhafte Überwachung dieses Privatnutzungsverbots ist alles für die Katz. Ohne Vorliegen eines Fahrtenbuchs unterstellt das Finanzamt sofort eine Privatnutzung des Firmenwagens. Es gibt aber positive Neuigkeiten: Richter des Bundesfinanzhofs haben festgestellt, dass ohne Überwachung des Privatnutzungsverbots das Finanzamt nicht automatisch eine arbeitsrechtliche Ignorierung dieses Verbots unterstellen darf. Es müssen also schon ein paar deutliche Anhaltspunkte und Indizien für eine Privatnutzung sprechen. Erst dann kann das Finanzamt trotz Privatnutzungsverbot einen geldwerten Vorteil ansetzen.
Firmenwagen ohne Privatnutzung: Diese Punkte müssen Sie beachten
Geschäftsführer, die sich an das Privatnutzungsverbot für den Dienstwagen halten und möchten, dass kein geldwerter Vorteil zu versteuern ist, sollten deshalb folgende Punkte beachten:
• ein Fahrtenbuch führen – am besten digital
• absolut wasserdicht beweisen, dass die GmbH das Privatnutzungsverbots regelmäßig überwacht sowie dokumentiert
Das Privatnutzungsverbot für den Dienstwagen kann durch folgende Maßnahmen nachgewiesen werden:
• Nach Dienstschluss Abgabe der Schlüssel bei der Sekretärin
• Durch die Bestätigung einer monatliche Unterschrift des Gesellschafter-Geschäftsführers, die darlegt, dass er den Pkw nicht privat genutzt hat
Um wirklich auf der sicheren Seite zu sein, sollte es im Haushalt des Gesellschafter-Geschäftsführers ein weiteres Fahrzeug geben – extra für Privatfahrten.
Fazit
Die Einführung des Privatnutzungsverbots für den Geschäftsführer ist ein weiterer Schritt zur Optimierung der Unternehmensprozesse und zur effizienten Nutzung der Ressourcen. Indem Verantwortliche die Kosten im Blick behalten und im Interesse der Firma handeln, tragen sie gemeinsam zum langfristigen Erfolg und Wachstum des Unternehmens bei.
Das Privatnutzungsverbot des Firmenwagens gehört dabei auf jeden Fall in den Arbeitsvertrag. Ein Privatnutzungsverbot der GmbH im Anstellungsvertrag des Gesellschafter-Geschäftsführers ist obligatorisch, wenn man die Besteuerung einer Privatnutzung des Dienstwagens vermeiden möchte. Hier sprechen die Urteile des Bundesfinanzhofs eine eindeutige Sprache.
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