Werbungskosten sind alle Kosten, die für Arbeitnehmer durch ihre Arbeit entstehen. Diese Kosten mindern außerdem die Steuerlast bei Einkünften und werden von dem Finanzamt berücksichtigt. Wer den festgelegten Pauschalbetrag von 1.000 Euro mit betrieblichen Ausgaben übersteigt, muss deswegen alle Werbekosten in seiner Steuererklärung aufführen und zurückfordern.

Werbungskosten – ein Mittel zum Steuern sparen

Wer arbeitet, hat fast immer Ausgaben— oft muss beispielsweise in Arbeitsmittel investiert werden, ohne die die Arbeit nicht geleistet werden kann. Hierbei kommen die sogenannten Werbungskosten ins Spiel. Als Werbungskosten werden Kosten bezeichnet, die für einen Arbeitnehmer durch die Arbeit entstehen und in der Einkommenssteuer die Steuerlast mindern. Dies können zum Beispiel Reisekosten im Zuge einer Dienstreise oder aber die Anschaffung eines neuen PCs sein. Ausschlaggebend für eine Geltendmachung als Werbungskosten ist deswegen, dass die Kostenquelle aus beruflichen Gründen entstanden ist, also beispielsweise durch die Anschaffung eines Arbeitsmittels, das überwiegend für berufliche Zwecke genutzt wird. Folgende Kosten können außerdem als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden, wenn Sie zumindest anteilig eine berufliche Nutzung nachweisen können:

1. Arbeitsmittel
(z. B. Schreibtisch, Aktentasche, Bürostuhl etc.)
2. Arbeitszimmer
(Vorsicht: nur wenn es keinen anderen Arbeitsplatz für Sie gibt, der Großteil Ihrer betrieblichen Tätigkeit muss sich in dem Zimmer abspielen, für das Sie Werbungskosten absetzen wollen)
3. BahnCard
4. Berufsausbildung
(Vorsicht: Kosten für das Erststudium nur bis 6.000 Euro ansetzen, alle späteren, anknüpfenden Berufsausbildungen, wie z.B. ein weiteres Studium, kann ohne Obergrenze geltend gemacht werden)
5. Berufskleidung
(typische Berufskleidung wie z.B. Sicherheitsschuhe, Blaumann oder Richter-Robe)
6. Berufsverband
(z. B. Ärzteverband oder Gewerkschaften)
7. Bewerbungen
(z.B. Druckkosten oder Bewerbungsfotos)
8. Computer
(z. B. Laptop und Software)
9. Doppelte Haushaltsführung
(z. B. Zweitwohnungssteuer)
10. Fachliteratur
11. Fahrten zur Arbeit
12. Feierkosten
(z. B. Feier, die zumindest anteilig beruflich veranlasst ist, wie Dienstjubiläum etc.)
13. Fort- und Weiterbildung
14. Führerscheinkosten
15. Kontoführungskosten
(z. B. Gebühren für Überweisungen)
16. Kreditkartenkosten
17. Meisterprüfung
18. Promotionskosten
19. Rechtsberatung
20. Reisekosten
21. Sprachkurse
22. Steuerberatungskosten
23. Telefonkosten
24. Umschulungen
25. Umzugskosten
(z. B. bei Umzug in eine neue Stadt für den Job)
26. Unfälle
(z. B. Schadensbeseitigung bei Unfall auf dem Arbeitsweg)
27. Vermietungen und Verpachtungen
(z. B. Abschreibung)
28. Zinsen

Stellt Ihnen Ihr Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung, können Sie zusätzlich eine Reihe von Betriebskosten absetzen. 

Werbungskosten bei gemischt genutzten Fahrzeugen

Wird der Privatwagen für dienstliche Zwecke genutzt, kann der Arbeitgeber für die Dienstfahrten einen pauschalen Betrag erstatten. Wird anderenfalls der Dienstwagen auch für Privatfahrten genutzt, kann der Arbeitgeber eine pauschale Zuzahlung verlangen. Da die gemischte Nutzung eines Fahrzeugs häufig Grund für Reibereien zwischen dem Finanzamt und dem Steuerzahl ist, sei es als Arbeitgeber oder als Arbeitnehmer, erläutern wir im Folgenden die Möglichkeiten, geleistete oder empfangene Zuzahlungspauschalen steuerlich geltend zu machen.

Fahrer im Firmenwagen
Der Mitarbeiter ist privat mit dem Firmenwagen unterwegs.

Leistung einer Zuzahlung für die private Nutzung des Dienstfahrzeugs durch den Arbeitnehmer

Der Arbeitgeber stellt ein Dienstfahrzeug zur Verfügung, das auch für private Zwecke genutzt wird? Manchmal wird in diesem Fall eine betriebliche Zuzahlung vom Arbeitnehmer erhoben. Die anfallenden Zuzahlungen können vom Arbeitnehmer dann als Werbungskosten geltend gemacht werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Berechnung der Nettolistenpreis zugrunde gelegt wird und das dieser über dem durch das Fahrtenbuch ermittelten Nutzungswert liegt.

Beispiel: Arbeitnehmer Schmidt leistet an Arbeitnehmer Meyer eine Zuzahlung in Höhe von 150 € zur privaten Nutzung des Dienstwagens. Insgesamt wird der Wagen zu 85 % für Dienstfahrten verwendet. Die 1-Prozent-Regel entspricht meist einer Privatnutzung von 30-35 %, deshalb kann Arbeitnehmer Schmidt Zuzahlungen  in Höhe von 150 € beim Finanzamt geltend machen.

Darüber hinaus gibt es auch individuelle Abmachungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, z.B. solche, dass der Arbeitnehmer nur für Tankgebühren aufkommt, während der Arbeitgeber die Anschaffung, die Versicherung und die Steuer bezahlt.

Erstattung von Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug durch den Arbeitgeber

Nutzt der Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug für dienstliche Fahrten, kann der Arbeitgeber ihm die entstandenen Aufwendungen in Form einer Pauschalvergütung steuerfrei erstatten. Hierbei handelt es sich stets um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Dies gilt insbesondere, wenn bei der Erstattung weder die Anzahl noch die Fahrtstrecken der tatsächlich aufgeführten Fahrten berücksichtigt werden.

Beispiel: Arbeitgeber Meyer erstattet seinem Arbeitnehmer Schmidt einen pauschalen Betrag in Höhe von 150 € pro Monat für die Nutzung des privaten KFZ für betriebliche Fahrten. Schmidt fertigt keinerlei Aufzeichnungen über die tatsächlich durchgeführten Fahrten für betriebliche Zwecke, die er mit seinem Privatwagen unternimmt, an. Da die monatlich erstatteten 150 € steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn darstellen, könnte Arbeitnehmer Schmidt in seiner privaten Einkommensteuererklärung die einzelnen durchgeführten Betriebsfahrten nachweisen und mit 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer als Werbungskosten absetzen.

Fahrtenbuch als Geheimwaffe zur Geltendmachung von Werbekosten

Ein Fahrtenbuch ist nicht nur dann sinnvoll, wenn Sie selbstständig tätig sind. Auch für Angestellte, die ihr Privatfahrzeug häufig für dienstliche Zwecke nutzen, kann das Fahrtenbuch als Beleg gegenüber dem Arbeitgeber und für die Geltendmachung von Werbungskosten vor dem Finanzamt ein lukratives Hilfsmittel sein.  

Angestellte haben die Wahl zwischen verschiedenen Möglichkeiten, um betriebliche Fahrten und Arbeitswege steuerrechtlich geltend zu machen. Während bei der Erstattung mit pauschalen Sätzen je Kilometer das Risiko besteht, bares Geld einzubüßen, hilft Ihnen das Fahrtenbuch dabei, sich die tatsächlich entstandenen Kosten erstatten zu lassen. Im Folgenden zeigen wir beispielhaft zwei Möglichkeiten, wie das Fahrtenbuch dabei hilft, sich Betriebsfahrten vollständig durch den Arbeitgeber oder anteilig von Arbeitgeber und Finanzamt erstatten zu lassen. Und: In welchen Fällen das Fahrtenbuch lukrativ für die dienstliche Nutzung von Privatfahrzeugen ist.

Wie können die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten erstattet werden?

Nutzen Sie Ihr Privatfahrzeug für dienstliche Fahrten, kann der Arbeitgeber Ihnen die entstandenen Aufwendungen steuerfrei erstatten. Dabei zu berücksichtigende Positionen sind Neben Benzin-, Wartungs- und Reparaturkosten auch Kosten für  eine Garage, die Fahrzeugversicherung, die Kfz-Steuer sowie ggf. Zinsen für die Anschaffungsfinanzierung. Darüber hinaus ist auch der Aufwand für die Abnutzung Ihres Kfz, die so genannte Abschreibung, als Kostenposition zu berücksichtigen. Die Finanzbehörden gehen bei einem Neuwagen von einer gewöhnlichen Nutzungsdauer von sechs Jahren aus; bei Gebrauchtfahrzeugen ist die diese entsprechend kürzer.

Die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist jedoch nur dann möglich, wenn der Arbeitnehmer die entstandenen Kosten für das Fahrzeug anhand von entsprechenden Belegen nachweisen kann. Der einfachste und schnellste Weg dafür ist das Fahrtenbuch.

Praxisbeispiel: Arbeitnehmer Meyer fährt im Kalenderjahr mit seinem privaten Fahrzeug 40.000 km. Davon sind 28.000 km betrieblich bedingt, die restlichen 12.000 km setzen sich aus Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Privatfahrten zusammen. Die Anschaffung des Neuwagens, dem eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugeschrieben wird, hat Herr Meyer 45.000,00 € gekostet. Seinem Arbeitgeber reicht er folgende Aufstellung der Gesamtkosten für das Fahrzeug ein:

  • Anschaffungskosten 45.000,00 Euro
    verteilt auf sechs Jahre = Abschreibung            7.500,00 Euro
  • Zinsen für Anschaffungskredit
    (jährlich anteilig zu ermitteln)                                800,00 Euro
  • Kfz-Steuer                                                                  400,00 Euro
  • Kfz-Versicherung                                                      800,00 Euro
  • Wartungskosten                                                    1.400,00 Euro
  • Garagenmiete                                                           600,00 Euro
  • Benzinkosten                                                         5.000,00 Euro
  • Gesamtkosten p. a.                                             16.500,00 Euro

Teilt man die Gesamtkosten durch durch die Jahresfahrleistung, lässt sich ein Kilometersatz von 0,41 Euro ermitteln (16.500,00 Euro : 40.000 km). Durch diesen Nachweis kann der Arbeitgeber für die tatsächlich nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug bis zu 11.480,00 Euro (0,41 Euro x 28.000 km) steuerfrei für die betrieblichen Fahrten erstatten.

Was kann ich tun, wenn der Arbeitgeber nur den pauschalen Satz erstattet?

Sollte sich Ihr Arbeitgeber dafür entscheiden, die betrieblich gefahrenen Kilometer mit dem Pauschalsatz von 0,30 Euro pro Kilometer zu erstatten, können Sie die übersteigende Differenz im Rahmen Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Praxisbeispiel in Anlehnung an den vorherigen Fall: Der Arbeitgeber erstattet die betrieblich gefahrenen Kilometer mit dem Pauschalsatz von 0,30 Euro je Kilometer (28.000 km x 0,30 Euro), sodass sich für Herrn Meyer eine Erstattung in Höhe von  8.400,00 Euro ergibt. Da die tatsächlichen Aufwendungen für die betrieblichen Fahrten aber mit 11.480,00 Euro deutlich über dem pauschal errechnetem Betrag liegen, kann Arbeitnehmer Meyer die Differenz, die nicht vom Arbeitgeber erstattet worden ist, als Werbungskosten geltend machen. Es ergibt sich dabei folgender Betrag: 11.480,00 Euro ./. 8.400,00 Euro Erstattung des Arbeitgebers = 3.080,00 Euro für den Ansatz als Werbungskosten gem. § 9 EStG.

In diesem Fall muss der Arbeitnehmer die entstandenen Gesamtkosten für das Fahrzeug gegenüber dem Finanzamt glaubhaft machen – mit einem rechtssicher geführten Fahrtenbuch ist das kein Problem.

Leeres Fahrtenbuch
Ein noch leeres Fahrtenbuch.

Wie nützlich ist das Fahrtenbuch im Werbungskostenfall?

Essentiell bei der Geltendmachung von Werbungskosten ist, dass zwischen Privat- und Firmenfahrten sauber getrennt wird. Das geht am besten mit einem penibel geführten Fahrtenbuch, das die Glaubhaftmachung der entstandenen Aufwendungen für Sie nachhaltig erleichtert. Für welche Variante Sie sich auch entscheiden, bitte beachten Sie: Erstattet der Arbeitgeber die Kosten, dürfen diese natürlich nicht in der Steuererklärung aufgeführt werden.

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Poolfahrzeuge sind Fahrzeuge, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Dürfen die Mitarbeiter mit den Autos auch Privatfahrten zurücklegen, entsteht ein geldwerter Vorteil, der zu versteuern ist. Wie die 1-%-Regelung und das Fahrtenbuch sich in diesem Fall auswirkt, erfahren Sie in folgender Infobroschüre.