Fleet Management

Wer neu in einem Unternehmen mit einem großen Fuhrpark anfängt zu arbeiten, fragt sich oft: Was ist Fleet Management? Der englische Begriff lässt sich in Flottenmanagement übersetzen Es geht also darum, den Bestand an firmeneigenen Fahrzeugen effizient zu organisieren. Hierbei kommt häufig auch spezielle Software ins Spiel, welche dabei helfen die Fahrzeuge zu lokalisieren, ihre Routen zu verfolgen, die gefahrenen Kilometer zu berechnen und die Vergabe zu regeln.

Fleet Management Software – Definition & Nutzen

Person tippt auf dem SmartphoneFleet Managament lässt sich relativ direkt mit Flottenmanagement übersetzen. Es geht also darum, dass ein Flottenmanager in einem Unternehmen den Bestand an Fahrzeugen überwacht. Das kann sich z. B. auf den Fuhrpark einer Logistikfirma oder eines Lieferbetriebes ebenso beziehen wie auf den öffentlichen Nahverkehr. Eine klassische Tätigkeit im Fleet Management ist zunächst einmal, eine Bestandsliste anzulegen. Was früher händisch gemacht wurde, erfolgt heute oftmals digital. Neuanschaffungen werden so einmal manuell in das System eingespeist und sind nun bei jeder Gelegenheit abrufbar. Eine Fleet Management Software kann jetzt bei der Planung der Vergabe dieser Fahrzeuge helfen.

So gibt es unlängst Fleet Management Programme, die unter den Mitarbeitern via App mit bestimmten Zugangsrechten verfügbar sind. Benötigt ein Angestellter beispielsweise ein Auto für eine Lieferung, kann er dieses einfach über sein Smartphone reservieren. Der Fleetmanager weiß in diesem Moment genau, welche Person das Kfz für wie lange genutzt hat. Die Information wird nämlich direkt an das System weitergeleitet. Auf diese Weise lässt sich die Nutzung des Fuhrparks allgemein effizienter gestalten. Man weiß stets, welches Fahrzeug momentan verfügbar ist und muss keine langen Formulare ausfüllen.

Routenoptimierung dank digitalen Fleetmanagements

Zudem ist es möglich, die Fahrtroute über einen GPS-Sender mitzuverfolgen. Das ist letzten Endes für die Steuererklärung und die Abschreibungen wichtig. So lassen sich zudem wesentlich besser private von dienstlichen Anteilen trennen. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Fleetmanager nun die Routen der Mitarbeiter im Unternehmen optimieren kann. Die Fleet Management Software rechnet so genau aus, welche Wege am schnellsten sind und wie sich verschiedene Zielpunkte miteinander kombinieren lassen. Für die gesamte Firma heißt das: Es werden Kosten und Zeit eingespart. Einerseits bei den Ausfahrten selbst und andererseits beim Arbeitsaufwand im Fleetmanagement. Es entfallen die Eintragung in Listen, das Ausfüllen von Ausgabe- und Abgabeformularen, das manuelle und oft ineffiziente Planen der Nutzungszeiten sowie die händische Eingabe von Daten in das System. Alle wichtigen Informationen sind bereits in dem Programm vorhanden und können direkt weiterverarbeitet werden. So ist eine Software für das Fleet Management nicht nur vorteilhaft für den Fleetmanager, sondern auch für andere Bereiche wie die Buchhaltung.

Broschüre zur Fahrzeugortung Fleet Geo

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Fleet Management in der Zukunft: Das sind die Trends und Entwicklungen

GPS im TeslaDie Digitalisierung unserer Welt schreitet voran und macht auch vor den Fuhrparks nicht halt. Was neu ist, sind die GPS-Geräte, die in jedem Fahrzeug ganz einfach eingebaut und an eine Fleet Management Software gekoppelt werden können. Setzt sich der Mitarbeiter für eine dienstliche Fahrt in das Auto, schaltet sich der Sender ein und schickt Daten an das zentrale System. Nun weiß der Fleetmanager, wer aktuell im Besitz des Fahrzeugs aus dem Pool ist. Er braucht dabei nicht selbst die Übergabe regeln. Über ein Buchungssystem lässt sich das Kfz reservieren und das Telefon öffnet dem Angestellten die Tür. Nun wird das Fahrtenbuch anhand der GPS-Daten exakt aufgezeichnet. Dabei sollte man auf eine möglichst sichere Software setzen, die auch vom Finanzamt akzeptiert wird.

Lizenzierte Programme sind dabei so vertrauenswürdig, dass der Steuerbearbeiter keine langen Nachprüfungen anstellen wird und der Bescheid deutlich schneller in der Post ist. Der Fleetmanager kann sich in der Software ganze Grafiken anzeigen lassen und damit die Vergabe sowie die Fahrtrouten effizienter gestalten. Das geschieht schon heute und wird in den nächsten zehn Jahren ausgebaut werden. Der Computer sagt dann, wie man am besten eine Tour plant und wo sich auf dem Weg oder auf der Rückfahrt noch Dinge erledigen lassen. So der Mitarbeiter das Auto mit nach Hause nehmen darf, wird das GPS-Signal ausgeschaltet. Dadurch kann auch der Anteil der Eigennutzung errechnet werden.

Vorteilhaft ist auch, dass die Bedienung per Smartphone erfolgen kann. Jeder Mitarbeiter kann sich eine App herunterladen und damit die von ihm verlangten Daten eingeben. Dazu gehören u. a. auch Schadensmeldungen, die für das Fleet Management von enormer Bedeutung ist. So lassen sich Reparaturen und Wartungsarbeiten einfacher planen. Sie tauchen nicht einfach unvermittelt am Horizont auf.

Zur englischen Definitionserklärung geht es hier: Fleet Management Hub.

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